外来文件管理制度

外来文件管理制度

外来文件治理制度1

1目的

为了使本公司采纳的外来文件处于受控状态、不损坏、不丧失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和准时更新，特制定本制度。

2适用范围

国家有关法律法规；

压力管道元件制造相关安全技术标准；

压力管道元件的型式与参数、设计、制造、检查和验收、检验与试验方法等国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；

型式试验报告、监视检验报告；

分供方产品质量证明文件、资格证明文件。

3掌握内容

3.1办公室主任负责对本公司压力管道元件产品相关法律法规、安全技术标准、标准的收集、购置、归档、登记造册、贮存和治理工作。

3.1.1积极把握压力管道元件相关法律法规、安全技术标准、国家标准和行业标准的进展动态；

3.1.2准时采纳适合于本公司压力管道元件产品的新的法律法规、安全技术标准国家标准和行业标准，淘汰旧法律法规、安全技术标准、标准；

3.1.3经确认有效适用的法律法规、安全技术标准、标准均应加盖“受控”章，记录标准清单；

3.1.4每年定期对公司全部采纳的法律法规、安全技术标准、标准进展清理，过期淘汰的旧法律法规、安全技术标准、标准应加盖“作废”章，并注明新替代法律法规、安全技术标准、标准名称，存档妥当保管；

3.1.5产品图纸、技术文件所采纳的标准均须由技术负责人负责签字确认；

3.2外来文件的保管、发放和借阅。

3.2.1外来文件统一由办公室负责保管；

3.2.2外来文件的发放范围由技术科长确认，质保工程师审批；

3.2.3外来文件发放的文本一律是复印件，并加盖“受控”章，由使用部门负责人签字领用；

3.2.4本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。

4本制度由办公室负责实施。

外来文件治理制度2

1、目的:

对外来文件的接收、处理、归档治理实施掌握,确保文件的正常治理和能准时处理、遵守和执行。

2、适用范围:

适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它治理关系单位发给公司的文件。

3、引用文件:

3、1质量手册第4、5章

3、2iso9002标准第4、5章

4、职责:

4、1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。

4、2综合办公室负责处理除工程修理部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营治理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业治理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程修理部及经营治理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。

4、3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业治理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责依据领导的批示处理有关文件。

5、工作程序:

5、1外来文件的接收:

5、1、1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。

5、1、2公司各部门的.业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进展分类,登记在《外来文件接收登记表》上。

5、2外来文件的处理:

5、2、1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室依据批示转相关部门,并催促确保文件按总经理或副总经理批示执行。

5、2、2外来的有关物业治理的法令、法规,经总经理批示后,由经营治理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。

5、2、3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。

5、3外来文件的档案治理:

5、3、1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进展销毁,对有价值的文件进展装订成册,并保存。

5、3、2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出详细处理措施报有关领导进展相应处理,建立文件处理档案。

5、3、3归档文件借阅时受综合办公室监视,并做好借阅登记。

6、支持性文件与质量记录:

6、1《外来文件接收登记表》ej-qr-qp6、3-01

6、2《外来文件处理表》ej-qr-qp6、3-02

6、3《外来文件销毁登记表》ej-qr-qp6、3-03

6、4《文件/资料借阅登记表》ej-qr-qp6、1-01

6、5《文件/资料发放登记表》ej-qr-qp6、1-04

外来文件治理制度3

物业公司外来文件治理规程

1、目的

通过对外来文件的有效治理,以保证分公司现场使用的外来文件都是最新版本的有效文件。

2、适用范围

分公司收到的上级公司或政府部门颁发的各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户供应的图样和技术要求、具体的工作文件等。

3、职责

3、1行政部负责收集、整理国家政策、法律、法规等行政性文件。

3、2工程部负责收集、整理国家标准、行业标准、操作规程等技术性文件。

3、3物业部负责收集、整理效劳收费、城建治理等行业性文件。

3、4保安部负责收集、整理消防、治安治理等法律法规文件。

3、5分公司总经理负责批准外来文件在分公司的执行。

4、实施程序

4、1文件的识别

4、1、1依据文件的种类,分为国家法律法规文件、国家标准和行业标准、规程、标准等。

4、1、2相关部门分别负责将与分公司业务范围有关的文件整理出行政性/技术性/行业性/法律法规外来文件名目。名目应列明文件编号、名称、公布日期。

4、2文件的转换

行政性/技术性/行业性/法律法规文件名目,分别由行政部、工程部、物业部和保安部经理签署审核,由分公司总经理批准。

行政部负责把批准转换的外来文件原件收集归档,并编制《外来文件清单》。

4、3掌握发放

行政部对所需要使用的文件加盖受控章,并负责发放、借阅和保管,做好发放和借阅登记。当外来文件发生版本更替时,行政部负责更新《外来文件清单》。准时发放新版文件,收回旧