人力资源服务公司人事档案查（借）阅管理办法

2-1-人力资源服务公司人事档案查（借）阅管理办法第一条为加强冷月人力资源服务有限公司（以下简称“冷月”）人事档案管理工作的规范性、专业性，提高科学管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地服务企业、服务员工，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律、法规的规定，制定本办法。第二条本办法适用于人事档案管理人员和办理业务的工作人员。第三条任何人不得查（借）阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的人事档案及材料。第四条有下列用途之一的可以查（借）阅人事档案：干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、治丧、办理社会保险、公证、撰写大事记或人物传记等。第五条查阅人事档案的手续。用人单位有人事档案查档权限且经过本单位组织（人力）部门负责人同意的工作人员前来查档，随带本人证件，持手续完备的查（借）阅人事档案审批表（以下简称“审批表”，附件1），查档人员应填写人事档案查阅登记台账，在完成登记后，人事档案管理人员方可从库房中取出查档对象的人事档案。人事档案须在阅档室内查阅，阅完归还不得带离阅档室。第六条查阅技能序列人员的人事档案应持本单位人力部门负责人签字并加盖部门章的审批表办理查阅手续；查阅管理序列（13级及以下）、技术序列人员的人事档案应持本单位组织（人力）部门负责人签字并加盖部门章的审批表办理查阅手续。第七条查档者不得查（借）阅本单位主要负责人的人事档案，如必须查阅的，出具的审批表由本单位分管组织人事工作的领导签字，加盖公司党委（党总支）章，报上级组织部门同意。查（借）阅管理序列、技术序列档案时，查档人员应为两名中共党员，其中一名须是组织（人力）部门相关负责人员。第八条集团公司中层管理人员人事档案由集团公司党委组织部负责管理，管理序列（13级及以下）、技术序列、技能序列人事档案一般由员工所在单位人力资源部进行统一管理。第九条借出人事档案的手续。人事档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，严格履行借阅手续，方可借出；用人单位有人事档案查档权限且经过本单位组织（人力）部门负责人同意的工作人员前来借档，随带本人证件，持手续完备的审批表办理借档手续，填写人事档案借出登记表和借阅人事档案保密承诺书（附件2），人事档案管理人员应对借出人事档案、人事档案材料进行登记后，方可从库房中取出查档对象的人事档案，借出时间不超过15天。第十条除公安机关办理案件外，查档单位不得查（借）阅非本公司员工的人事档案，特殊情况需查（借）阅的，由双方公司共同开具审批表，一同前来办理查（借）阅手续。查档人应提前三个工作日预约确认查档时间。第十一条借出技能序列人员的人事档案或人事档案材料应持本单位人力部门负责人签字并加盖部门章的审批表，且审批表经过冷月档案管理服务部分管负责人签字，方可办理；借出管理序列（13级及以下）、技术序列人员的人事档案或人事档案材料应持本单位组织（人力）部门负责人签字并加盖部门章的审批表，且审批表经过冷月档案管理服务部主管负责人签字，方可办理；借出集团公司中层管理人员的人事档案或人事档案材料应持本单位分管组织人事工作的领导签字，并报上级组织部门同意的审批表，且审批表经过冷月主要负责人签字，方可办理。第十二条人事档案的归还。人事档案由借档者本人送还，并办理还档登记手续。人事档案管理人员应对归还的人事档案进行检验，查对无误后，办理归还手续，发现问题及时处理；未能按时归还的，及时联系，追回人事档案；因故逾期未能及时归还的，应提前三个工作日办理续借手续；逾期未能及时归还的，且未办理续借手续的，冷月向借出单位发出关于及时归还人事档案的告知函（附件3），并抄送集团公司相关部门。第十三条人事档案的复印。需复印的材料应在审批表中填写复印材料的名称、页数、份数，方可复印。第十四条查阅人事档案时，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添人事档案材料。借档人员应对借出的人事档案妥善保管，不得转借他人，无关人员和查档对象本人不得翻阅。不得擅自拍摄、复制、涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添人事档案材料。第十五条查（借）阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布查档对象的人事档案内容。第十六条严禁在查阅人事档案时吸烟、饮食，避免污染人事档案材料。第十七条发现人事档案丢失或者损毁的，必须立即报告上级组织人事部门，并且全力查找或者补救。确实无法找到或者补救的，经报上级组织人事部门批准，由负责管理档案的人事档案工作机构协调有关单位重新建立档案或者补充必要证明材料。第十八条对于违反人事档案管理相关规定和纪律的行为，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情节追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。第十九条本办法自发布之日起实施。最终解释权归冷月人力资源服务有限公司。附件：1.查（借）阅人事档案审批表2.借阅人事档案保密承诺书3.关于及时归还人事档案的告知函附件1查（借）阅人事档案审批表内容项目姓名单位职务政治面貌查档对象查档人员查档事由£干部考察£任免£调动£政治审查£组织处理£入党£出国（境）£退（离）休£治丧£办理社会保险£公证£撰写大事记或人物传记£其他查档内容（如需复制，须明确提出复制要求并列出材料明细）£查阅£借出£复制明细：查档单位意见领导签字：（盖章）年月日集团主管部门意见年月日管档单位意见年月日注意事项1.查档对象和查档人员人数超过相应栏数时另附名单，并在所附名单上盖章。2.因特殊情况需复制档案材料的，须在“查档事由”、“查档内容”内详细说明。3.查档单位领导签批之日起5个工作日内办理有效。4.人事档案一般不外借，借出时间不超过15天，因故逾期未能及时归还的，应提前三个工作日办理续借手续。5.此表双面打印。附件2借阅人事档案保密承诺书为积极稳妥做好人事档案借阅工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关规定，本人承诺：对借阅人事档案（姓名身份证号）的纸质档案、数字档案、纸质零散材料以及涉及个人档案信息的全部材料，严格遵守相关法律、法规和有关工作纪律，认真履行保密职责和义务，保守工作秘密，不泄露或擅自对外公布查档对象的人事档案内容。对借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料妥善保管，不转借他人，无关人员和借档对象本人不得翻阅。不擅自拍摄、复制、涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添人事档案材料。如违背上述承诺，愿承担组织纪律处理和法律法规处罚。签名：年月日附件3关于及时归还人事档案的告知函公司：贵公司部门于年月日来我司办理借出姓名身份证号的人事档案