浅谈中学电子学籍档案的管理

浅谈中学电子学籍档案的管理

中学生的学籍档案是学校档案信息的重要内容。随着吉林省中小学和幼儿园学生电子学籍系统管理的实施，怎样认真认识和思考中学生电子学籍档案的规范化管理，使学校档案管理工作更好地为学生服务，已成为学校档案室的重要工作内容之一。一、中学电子学籍档案管理的意义

学籍档案管理是一项繁杂而又事务性很强的工作，随着许多中学办学规模的扩大、学生人数的逐年增加，有关学生的各种信息也成倍增长，原来基于小型数据库的、半手工操作的学籍档案管理系统已难以适应学校发展的要求。面对庞大的信息量，有必要开发学生学籍信息管理系统来提高学生管理工作的效率。因此，运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料，利用计算机管理学籍档案，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使各级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化就显得尤为重要。

档案不是历来就有的一种社会现象，它是随着社会的发展、文字的发明和运用而产生的。随着科学技术的飞速发展，档案信息的储存进入数字化时代，已由“有纸档案”向“无纸档案”发展。“无纸档案”通过对计算机技术、现代通信技术以及光盘技术等组合成综合性系统设备的应用，把各种文件以磁盘、光盘的形式呈现，并且通过配套的显示器显现其内容，从而显著改变工作环境，极大地提高工作效率与工作质量。随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，传统的学籍管理模式跟不上时代的步伐，在这种背景下推进中学学籍管理的信息化势在必行。实行学籍电子管理，不仅能避免头绪多、操作难、手续复杂等诸多问题，更重要的是能排除人为因素，及时、客观、准确地为教育质量评价提供科学的数据。二、学生电子档案形成过程的问题

在大多数高中生不了解学生档案的组成内容和学生档案的重要性。在我国目前的人事制度里，现行的档案管理制度在比较长的一段时间内还不会取消，学生档案今后将会涉及很多方面的问题，诸如高校招生，社会保险等国家推行的福利政策。我们档案管理人员和任课教师、班主任老师都有责任利用学校集会，校园广播、校园网、宣传窗等对高中学生进行档案意识的教育，教育每个学生日常行为习惯养成，提醒每个学生慎待自己的档案。提醒每个学生在个人电子学籍档案形成过程中应注意的问题，我们还应转变观念，树立人本管理，扩大学生档案的利用范围来显示它的价值，而档案价值发挥越大，人们对档案也就必然会越加重视。（三）做好中学电子学籍档案管理队伍的建设中学学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方中学普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。中学必须紧紧围绕当前时代发展新要求，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。中学必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。（四）做好中学电子学籍档案管理的具体工作环节电子学籍档案管理工作主要包括四项内容：归档管理、档案申请、档案借阅、档案归还。归档管理：档案管理员根据文档类别可创建、删除、添加、重命名文档文件。档案申请：由借阅人提出申请，提交的申请信息经办公室同意后用户方有权限在规定的时间内借阅。档案借阅：用户需要察看某档案详细内容或借阅档案时，可以进行“借阅”操作，进入档案借阅流程。档案归还：用户可以自己归还档案也可以到期后由系统自动取消该用户浏览此公文档案的权限。普通用户和档案管理员的权限不同，普通用户只可以借阅已封卷的档案文件。而档案管理员拥有档案管理模块的全部权限。如图1所示。图1档案借阅流程业务流程图电子化学籍管理是一个新鲜的事物，对于负责这项工作的老师们来说，在