会计信息系统(第三版)课件：销售与收款核算与管理

会计信息系统

AccountingInformationSystem

销售与收款核算与管理

主要内容第1节销售与收款核算与管理需求分析第2节IT环境下销售与收款子系统的流程分析第3节销售与收款子系统总体结构设计第4节初始设置第5节销售与收款处理第6节销售、收入业务与财务一体化策略第7节统计与分析

第1节销售与收款核算与管理需求分析销售与收款流程销售与收款核算和管理的特点业务频繁,数据量大销售活动参与者众多,数据的实时性要求高业务处理复杂,可靠性要求高核算与管理并重第2节

IT环境下销售与收款子系统的流程分析

销售与收款子系统的目标规范销售流程,全面收集销售信息实行动态管理,有效控制销售—发货—收款三个环节实行价格管理与信用管理,防范经营风险多角度销售分析,提供销售决策支持信息与其他会计子系统集成使用IT环境下销售与收款流程

第2节IT环境下销售与收款子系统的流程分析

第3节销售与收款子系统功能结构设计主要内容数据编码设计数据文件设计总体结构设计销售与收款子系统的数据编码设计产品编码设计 产品编码要想详细反映出各种产品的类别、品种、序号、规格等情况，建议采用群码的方式编制：

#### ####

类别 品种 规格 序号客户编码设计 由于每个企业客户数量不同、地区分布不同、客户所处行业差异，客户代码通常采用群码的编码方式

#########

国家地区行业企业序号数据文件设计客户档案文件销售订单文件销售发票文件收款单文件客户档案文件序号项目说明1

客户编码必须唯一2

客户名称汉字或英文字母3

客户分类将客户按照某些特征进行分类,以便按照客户分类进行统计分析4

开户银行客户的开户银行名称5

银行账号客户在开户银行所开设的银行账号6

纳税人登记号客户纳税人登记号,在给客户开具增值税销售发票时,需要使用纳税人登记号7

联系人客户联系人姓名8

联系地址客户联系地址9

联系电话与联系人对应的联系电话10

发货地址在给客户发出货物时,所需要使用的发货地址11

价格级别同一存货多种价格时,客户适用的价格级别12

扣率客户适用的价格折扣比率13

客户付款条件也叫现金折扣,企业为了鼓励用户偿还货款而允诺在一定期限内给予规定的折扣优待,同时付款条件也规定了最长信用期间14

信用等级在企业的信用评价体系中,客户所处信用等级15

信用额度允许客户欠款的最大额度16

应收金额查询档案时,客户欠款金额销售报价单文件序号项目说明1

销售类型根据某些特征对销售业务进行分类,以便按照销售类型进行统计分析2

报价单号报价单号可由手工录入,或系统根据企业所设置编号规则自动生成,编号唯一3

单据日期向客户提供销售报价单日期,由企业手工录入或参照日历表生成4

客户编码销售报价对象(即客户)编码,手工录入或参照客户档案生成,客户编码必须存在于客户档案中5

部门编码处理当前销售业务的部门编码,手工录入或参照部门档案生成,部门编码必须存在于部门档案中6

职员编码处理当前销售业务的业务员编码,手工录入或参照客户档案生成,职员编码必须存在于职员档案中7

客户付款条件针对当前销售业务,客户在不同期间付款可以获取的现金折扣比率及最长信用期间。系统将根据所选客户从客户档案中读取其对应付款条件销售报价单文件序号项目说明1报价单号销售报价单编号,通过销售报价单号实现报价单固定信息文件和变动信息文件的关联2存货编码待销售存货对应编码,手工录入或参照存货档案生成3税率待销售存货适用增值税税率,系统根据所选存货从存货档案中读取对应税率4销售数量待销售存货可能成交销售数量5销售报价系统根据企业价格政策,自动计算销售报价,如销售报价=销售价格×客户适用折扣率×批量折扣率6销售金额根据销售数量和销售报价所计算出的销售金额,销售金额一般为含税金额销售订单文件序号项目说明1销售类型根据某些特征对销售业务进行分类,以便按照销售类型进行统计分析,如普通销售,可选普通销售、委托代销、直运销售、分期收款2

订单号订单号可由手工录入,或系统根据企业所设置编号规则自动生成,编号唯一3

单据日期签署销售订单日期,由企业手工录入或参照日历表生成4

客户编码销售报价对象(即客户)编码,客户编码必须存在于客户档案中5

客户付款条件针对当前销售业务,客户在不同期间付款可以获取的现金折扣比率及最长信用期间。系统将根据所选客户自动输出其对应付款条件6

部门编码处理当前销售业务的部门编码,部门编码必须存在于部门档案中7

职员编码处理当前销售业务的业务员编码,职员编码必须存在于职员档案中8

发货地址系统将根据该订单对应客户自动从客户档案中读取发货地址销售订单文件序号项目说明1订单号销售订单编号,通过销售订单编号实现销售订单固定信息文件和变动信息文件的关联2存货编码存货编码必须存在于存货档案中3增值税率系统根据文件中的存货编码从存货档案中读取增值税率4订货单价对于有销售报价环节的销售业务,从报价单获取订货单价;对于没有销售报价环节的销售业务,系统自动根据价格政策计算订货单价5订货数量销售订货数量,一般而言,订货数量不能小于零6订货金额系统根据订货单价和数量自动计算订货金额销售发票文件序号项目说明1销售类型根据某些特征对销售业务进行分类,以便按照销售类型进行统计分析,如普通销售、可选普通销售、委托代销、直运销售、分期收款2

发票号由手工录入,或系统根据企业所设置编号规则自动生成3

订单号所开销售发票执行的销售订单编号4

出库单号销售活动中货物出库环节的单据编号5

单据日期签署销售订单日期,由企业手工录入或参照日历表生成6

客户编码销售报价对象(即客户)编码,客户编码必须存在于客户档案中7

客户付款条件针对当前销售业务,客户在不同期间付款可以获取的现金折扣比率及最长信用期间。系统将根据所选客户自动输出其对应付款条件8

部门编码处理当前销售业务的部门编码,部门编码必须存在于部门档案中9

职员编码处理当前销售业务的业务员编码,职员编码必须存在于职员档案中10

仓库编码发出货物的仓库对应编码,仓库编码必须存在于仓库档案中11

发货地址系统将根据销售发票对应客户自动从客户档案中读取发货地址12

开户银行系统将根据销售发票对应客户自动从客户档案中读取开户银行13

银行账号系统将根据销售发票对应客户自动从客户档案中读取银行账号14

纳税人登记号系统将根据销售发票对应客户自动从客户档案中读取纳税人登记号15

审核标志审核确认销售发票生效标志,未审核之前的销售发票可以任意修改和删除,审核后的销售发票不能再做任何修改16

转账标志销售发票是否已经生成记账凭证并传递给账务处理子系统销售发票文件序号项目说明1发票号通过发票号实现销售发票固定信息文件和变动信息文件的关联2存货编码存货编码必须存在于存货档案中3增值税税率系统根据文件中的存货编码从存货档案中读取增值税税率4销售单价对于有销售订货环节的销售业务,从订单获取销售单价;对于没有销售订货环节的销售业务,系统自动根据价格政策计算销售单价5销售数量成交销售数量6销售金额系统根据销售单价和数量自动计算销售金额1增值税系统根据增值税税率及销售金额自动计算增值税收款单文件序号项目说明1

收款单号由手工录入,或系统根据企业所设置编号规则自动生成2

单据日期收到款项日期3

销售发票号该笔收款所对应的销售业务4

客户编码客户编码必须存在于客户档案中5

结算方式客户付款所采用的付款方式6

进账单号企业通过银行收取款项,银行所提供进账单的编号7

收款金额收取客户款项金额8

审核标志审核确认收款单的标志,未审核之前的收款单可以任意修改和删除,审核后的收款单不能再做任何修改9

转账标志销售收款单是否已经生成记账凭证并传递给账务处理子系统销售与收款子系统的总体结构设计报价与订单管理初始设置销售发票管理收款与往来核销账表输出统计分析销售与收款子系统第4节初始设置系统初始化客户档案管理客户付款条件结算方式期初余额客户档案管理客户档案记录往来客户的基本信息，用于对客户资料进行管理；客户档案将存入客户档案文件；将客户档案信息分为四大类：客户基本信息客户联系信息客户信用信息客户应收款信息客户档案管理客户付款条件客户付款条件将决定客户在某段期间内付款所能获取的现金折扣，同时将决定每笔销售业务的最后付款日期。客户付款条件用于录入销售订单、销售发票等环节企业根据自身信用政策，设置客户的付款条件，可以设置多个条件，不同客户适用不同付款条件，同一客户不同时期也可以采用不同的付款条件。

客户付款条件

结算方式企业销售货款的结算方式主要有：现金、支票、汇兑、银行汇票、商业汇票、银行本票、托收承付和委托收款等。结算方式用于收款环节，不同的结算方式管理要求不同，如对支票等需要登记支票号以便加强对支票的管理和进行银行对账。结算方式将用于转账处理中，结算方式不同，收款信息转化为会计凭证对应的会计科目也可能不同。期初余额录入首次启用系统时，在期初必须录入尚未完成销售管理全流程的业务单据，以保持会计信息的延续性，保证系统中每笔业务的完整性。期初需要录入的单据包括：分期收款或先发货后开票销售模式下已发货尚未开具发票的出库单；先开发票后发货模式下的已开发票尚未发货的销售发票；委托代销模式下尚未与受托方办理结算的出库单；尚未办理结算的销售发票和收款单等等。

第5节销售与收款业务处理

报价与订单管理报价与订单管理销售发票管理收款与往来管理往来核销目的：准确核算应收账款、加快应收账款的回收，建立收款与应收款的对应关系，加强往来款项的管理。往来核销具有以下若干功能：

1、逐笔录入以前年度未核销往来账

2、自动核销

3、手工核销

4、查询应收账款核销明细账

5、查询未达往来账

收款与往来管理坏账处理计提坏账准备

设置坏账计提方法计提坏账准备坏账发生与收回计提坏账准备——设置坏账计提方法设定企业所采用的坏账计提方法若为应收账款余额百分比法或销售余额百分比法，则系统要求录入表头的数据项“计提百分比（%）”

如果所选坏账处理方法为直接核销法，则不需要录入任何比例。计提坏账准备——计提坏账准备系统根据企业所选择的应收账款计提方法，计算与当前应收账款匹配的坏账准备余额，并根据本次计提前已经具有的坏账准备余额，计算当前应计提额。以应收账款余额法为例，如下表所示。其中：应收账款总额、计提比例、计提前的坏账准备余额由系统自动获取；系统自动计算：计提后坏账准备余额=应收账款总额×计提比例；本次计提=计提后坏账准备余额-计提前的坏账准备余额

计提坏账准备——计提坏账准备若为为应收账款账龄分析法，则计提坏账准备结果如下图所示：其中：计提后的坏账准备余额=列表中“坏账准备额”合计；本次计提=计提后坏账准备余额-计提前的坏账准备余额。

第6节销售、收款业务与财务的一体化策略

主要内容

定义凭证模板生成记账凭证定义凭证模板

凭证模板的定义是针对不同的单据、业务特征，定义不同的实现业务信息转化为会计信息之间的规则。一般只需要在期初定义一次，在销售业务发生变化的情况下需要调整规则。

销售发票凭证模板的定义收款单凭证模板的定义销售发票凭证模板的定义确认收入记账凭证会计分录如下： 借：现金（或银行存款、应收账款）贷：主营业务收入 应交税费—应交增值税（销项税额）结转成本记账凭证会计分录如下： 借：主营业务成本 贷：库存商品销售发票凭证模板的定义以作销凭证为例，IT环境中，如何实现转账定义。在系统中预先定义好销售发票对应的记账凭证的借贷规则。系统将销售发票自动转为会计凭证的条件是：根据企业核算要求设置借方科目和贷方科目，借方科目为应收账款或货币资金，贷方科目一般为销售收入和销售税金。销售发票凭证模板的定义对于销售收入科目，系统可以提供几种科目设置方式，假设某企业销售收入按商品设定明细科目，无辅助核算，则销售发票转化为会计凭证时的贷方科目（销售收入科目）转账规则设置如下表所示：存货编码存货名称销售收入科目一级科目二级科目0001计算机主营业务收入计算机0002打印机主营业务收入打印机0003传真机主营业务收入传真机销售发票凭证模板的定义对于应收或货币资金科目，首先，系统将根据销售发票的结算方式而自动选择其中一种科目。销售发票可以分为现结和赊销两种，对于现结的销售发票，根据结算方式即可确定其货币资金（即借方科目），因此，需要在系统中设置不同结算方式对应科目，如下表所示。

结算方式科目备注现金结算现金建行存款、工行存款是银行存款的二级科目现金支票结算银行存款——建行存款转账支票结算银行存款——工行存款销售发票凭证模板的定义对于赊销的销售发票，需要在系统中设置应收账款科目，假设某企业应收账款按客户设定明细科目，无辅助核算，则赊销的销售发票转化为会计凭证时的借方科目（应收账款科目）转账规则设置如下表所示。

收款单凭证模板的定义收款时的会计分录： 借：现金（或银行存款） 贷：应收账款（预收账款等）——XX客户收款单对应记账凭证的借贷规则将预制于系统中。需要设置货币资金类科目和应收账款（或预收款）科目。货币资金类科目由收款对应的结算方式而定。收款单转化为会计凭证时，贷方科目需要根据收款类型而定。如收到款项属于应收款项的收回，则贷方科目为应收账款科目，如收到款项属于预收货款，则贷方科目为预收货款。生成记账凭证

系统将根据转账规则，运行凭证模板，自动将业务单据上的数据传送给对应科目的借贷方，生成完整的记账凭证。以销售发票为例，一笔销售业务发生后，录入并审核销售发票，在执行转账生成时，系统对销售发票的结算方式进行识别，进而搜索现金结算方式对应科目、商品为“计算机”的销售收入对应科目，然后进行将销售发票所记载数据传递给记账凭证销售发票对应凭证字段金额科目借贷方向金额含税销售金额1

170库存现金借1

170不含税销售金额1

000主营业务收入——计算机贷1

000销售税金170应交税费——应交增值税(销项税额)贷

170生成记账凭证生成记账凭证的时间点可以由企业选择，既可实时执行转账生成记账凭证，也可批量处理，定时操作。为方便用户的使用，应允许用户选择自动生成或不生成记账凭证。销售与收款子系统在与账务处理子系统集成运行时，生成的记账凭证一般是实时传送到账务处理子系统的。第7节统计与分析销售分析——销售订单执行情况表

订单号订单日期客户存货销售数量销售金额累计发货数量未发货数量累计收款额应收款额销售分析——销售毛利分析

存货名称销售收入销售成本销售毛利销售分析——销售增长分析表存货名称一季度二季度增长(%)销售收入毛利销售收入毛利销售收入毛利应收与收款分析——应收账款账龄分析表客户应收余额1~120天121~360天361天以上金额百分比金额百分比金额百分比案例分析——案例1

假设你正审核A销售公司总公司的下属ABC分公司。有非常可观的年销售量。在审计中，你发现收款过程中ABC分公司处理现金收入的过程如下：直接销售和货到付款销售的收款由出纳负责，他可以从客户处或送递服务处收到现金。收到现金以后，出纳在销售票据上盖上“付讫”的戳，在把一份副本归档以便日后参考。货到付款销售的惟一记录就是这份销售票据的副件，它由出纳保管，直到从客户或送递服务那里收到现金。邮件由信用主管的秘书打开，汇款单交给信用主管的助理审阅。然后信用主管把汇款单交给出纳。在每天存款时，出纳把手头上的支票和现金交给信用主管的助理，该助理负责准备汇款清单，结算银行存款，并把存款带到银行。信用主管的助理还负责把汇款过账到应收账款分类账上，并核准可允许的现金折扣。你还查实，信用主管从A总公司行政部门那里获得了冲销坏账的批准权。在会计年度的年终时，他还保管有最后一个月内收到的汇款单。案例分析——案例1

要求： 1、请描述在处理收款和汇款单的过程中，可能发生的不法行为。2、你建议采取哪些程序来加强对收款和汇款单的内部控制？3、请给出ABC分公司合理的收款系统资料流图以及收款业务按职能部门的描述。4、给出IT环境下ABC分公司处理现金收入系统作业步骤和流程图。案例分析——案例1

答案

请描述在处理收款和汇款单的过程中，可能发生的不法行为。

如果现金销售或者货到付款销售的销售票据没有 编号或者编号管理不善，出纳就可以破坏这些销 售票据，然后把钱装进自己的口袋。挪用资金的现象可能发生。这牵扯到收到现金而不做相应的分录，过些时候，当另外一笔现金收到时，再对第一笔现金做分录。最近一笔的收入就被不诚实的人持有和使用。在以上描述的问题里，ABC分公司的这四名职员中的任何一人都有可能挪用应收账款的收入。由于信用主管的助理知道哪些坏账已经被认为收不回来而被冲销掉，当这些坏账的汇款收到以后，他就可以挪用这些汇款。案例分析——案例1

答案

信用部门的人员可以编造并录入一些实际上没有提供给客户的折扣，或者对于折扣日之后收到的汇款编造折扣。通过这些分录的掩盖，个人可以将这笔资金据为己有。通过邮件得到的收入，在被第四名职员（信用主管的助理）处理之前没有做任何记录，所以四人中的任何一人都可以抽走现金而不需要任何掩饰。当发现盗用行为以后，也没有任何记录可以证明是谁盗用的。信用主管的助理可以添加或者毁坏应收账款分类账记录，或伪造明细分类账试算平衡表，或给出与账户记录不一致的报表等等，以此来掩盖自己抽走现金的行为。案例分析——案例1

答案

你建议采取哪些程序来加强对收款和汇款单的内部控制？

所有销售票据应该编号，并每日清点销售票据的号码。所有盖了“付讫”戳的销售票据应该与银行接收的存款单的副本建立核对。应由一名专人，而不是出纳或信用部门的职员负责核对工作。应该有一名出纳员之外的职员或信用部门之外的职员负责打开邮件，并在当天准备三联的汇款清单。原始单据和支票（或现金，若有的话）直接转交给出纳；一张汇款清单的副本交给上面提到的负责核对工作的职员；一张副本交给负责过账到应收账款分类账的人员。收到汇款清单副本的职员应该把上面列示的汇款单和两联的存款票据相比较，同时核对现金销售票据和存款票据。应调查任何接受的支票或现金没能在当天存入银行的原因。

案例分析——案例1

答案

可以使用不同的形式（或颜色）来表示现销、货到付款销售和赊销的销售票据，以便于每日清点用过的销售票据。出纳不应与应收账款有职责上的联系。出纳准备银行存款单并把存款送到银行。出纳和信用部门以外的一名职员负责审核汇款清单和日存款票据上列示的日收款金额是否一致。汇款单不能留滞在手中。按天或按批处理邮件，不管使用哪种方法处理邮件，都应该将汇款原封不动的存到银行。信用部门应该为那些数目不正确的汇款单准备必要的记录，以备将来进一步查找。把汇款单过账到应收账款分类账的责任可以留给信用部门。这步操作一般安排在现金的接受和控制之后，因此，只要信用部门不接触代表现金的汇款通知单，由信用部门来执行过账职责就不会削弱现金的内部控制。案例分析——案例1

答案

请给出ABC分公司合理的收款系统资料流图以及收款业务按职能部门的描述。 ABC公司典型的收款方式有邮寄和直接向出纳人员或者收款窗口付款两种。客户付款之后应当获得相应的收据和按月列示的付款额清单。对客户付款的确认是相当重要的管理控制措施。下面是ABC公司收款业务资料流程图，图中显示的主要特征是下述的几个职能的分离。

案例分析——案例1

答案

案例分析——案例1

答案

下面是收款系统各职能部门的工作描述：

案例分析——案例1

答案

案例分析——案例1

答案

综上所述，为了控制以邮寄方式取得的现金收入，不管是在收发部门（信件在此打开），在现金收入部门（此处现金被汇总并送存银行，取得相应的存款单据），还是在应收账款部门（在此登账），应当确认没有人能完全控制整个收款业务的交易流程。通常，之所以向客户开具发票，并报送有关报表，主要是为了客户按照其姓名、地址编制汇款通知单，并会同该客户应付的款项一起汇回。登记总分类账的依据是出纳人员为记录送存银行的现金收入数量而编制的日记账凭证通