建筑工程公司档案管理制度及建筑工程公司电气部的管理制度

建筑工程公司档案管理制度20年9月目录1.档案管理目的 32.档案管理范围 33.档案管理机构及职责 34.档案管理原则 45.档案管理办法 66.档案分类管理说明 81.档案管理目的为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规，制定本公司的档案管理制度。2.档案管理范围2.1此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。2.2本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。3.档案管理机构及职责3.1公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。3.2综合部对公司各部门上交的档案进行管理。3.2.1公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。3.2.2综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。3.2.3统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。3.3各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。3.3.1坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。3.3.2负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。3.3.3归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。3.3.4保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。3.3.5接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。3.4档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。3.5档案管理人员变动时，综合部部长要对档案交接负有监交责任，且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。3.6会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。4.档案管理原则4.1档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。4.2归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。4.3借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。4.4任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。4.5归档文件的密级，按照《保密工作管理规定》的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生；涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。4.6借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立即向综合部部长报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。4.7借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。4.8公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。4.9企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。5.档案管理办法5.1档案档号的编制：5.1.1档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。5.1.2档号编制方法■档号基本结构组成是由公司标志、分类号、（一级分类、二级分类）年度号和案卷号组成。5.2档案保存期限：5.2.1档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。5.2.2工程档案（土建技术、质量、安全、经营；水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保存；人事档案列为长期保存；会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。5.3档案的归档5.3.1归档范围：可根据实际情况进行归档，具体应由公司各部门的负责人确定编制。5.3.2归档要求：■公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档；工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档；电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久保存的介质中，连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交；声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档，对于会议形成的声像归档，会议结束后半个月归档。档案交接时，双方当面点清，并同时在《档案案卷移交目录》上签字。■已经归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给档案管理部门《文件更改申请单》，连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。■归档的文件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留的，综合部保存复印件。5.4工程竣工档案管理：5.4.1工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交综合部，办理档案移交手续。5.4.2项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交综合部，归档存放。5.4.3档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字，方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。5.4.4年终档案归档结束后，将存档情况上报总经理。5.4.5定期检查档案存放情况，发现问题及时处理并上报公司领导。5.4.6档案一律存放在柜内，档案按工程竣工时间分区，按工程分类，按专业分号。按先后顺序整齐存放，并填写《竣工档案登记明细表》，档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。6.档案分类管理说明6.1文件档案的管理：6.1.1文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。6.1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。6.1.3归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。6.1.4档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。6.1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。6.1.6文件档案纸张的规格以A4纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达到210mmx297mm尺寸标准。6.2电子文档的管理：6.2.1收集、积累要求：■记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。■在“无纸化”计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。■用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。■由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。■通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。6.2.2收集、积累方法：■及时按照要求制作电子文件备份。■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。■电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。6.2.3归档要求：■把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。6.3声像档案的管理：6.3.1声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件(底片)，重要资料要附文字说明。6.3.2文字说明的编写要求：■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。■应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。6.3.3声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。6.3.4底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。6.3.5用。建筑工程公司电气部管理制度20年9月目录1.电气部工作职责 32.电气负责人岗位职责 43.技术负责人岗位职责 54.电气工长岗位职责 65.施工组织设计与、施工方案管理 86.图纸会审、设计变更、技术联系通知单管理 87.技术交底管理 98.技术内业档案管理 109.电气工程实物质量管理办法 111.电气部工作职责1.1负责与本部门工作相关的上级主管及有关部门的沟通工作。贯彻执行国家法律、法规、方针、政策。1.2负责公司所属电气工程施工技术管理工作，全面监督和检查工程质量，对工程质量全面负责。1.3工程开工前，组织电气施工队伍专业技术人员进行内部图纸初审，参加建设单位组织的图纸会审，跟踪图纸会审记录会签情况的落实。1.4对新开工程进行总交底，按阶段检查技术、质量及安全技术交底。1.5负责电气工程施工组织设计及施工方案的审核，参与重大及特殊施工方案的编制工作，解决施工中出现的技术和质量问题。1.6检查和指导各项目部电气工程施工生产，及时了解和掌握各项目部的工程进度，协调和解决影响施工进度的问题。1.7负责对电气工程中使用材料的质量检查和监督。1.8深入各施工现场，开展安全检查活动，对查出的隐患问题立即组织整改。1.9负责组织临时用电施工组织设计的编制及审核，组织临时用电的验收工作。1.10负责与各相关部门的沟通与协调工作。1.11负责组织参加公司电气工程投标工作。1.12负责本部门管理体系运行工作。1.13负责监督检查强电、消防电、弱电工程的质量。1.14负责检查督促电气施工队伍及时完成与电业局等部门相关手续的完成。1.15负责检查督促电气施工队伍及时完成阶段性报检、验收及蛤础T作。1.16负责竣工工程技术资料审查、归档和保修期内质量问题的处理工作。2.电气负责人岗位职责2.1贯彻执行国家法律，法规、方针、政策，执行公司的管理制度，维护公司的合法权益。按照施工组织设计组织施工，及时协调解决施工中的各种问题，做到按程序施工。2.2认真贯彻建筑电气施工技术规程，规范和标准，保证管理体系的有效运行，对所承建的工程质量负全面责任。2.3建立施工现场组织机构(技术负责、工长、质检员、预算员、安全员)，明确各岗位管理人员职责权限。2.4负责对强电、消防电、弱电工程进行统一协调，对消防、弱电工程施工按公司的要求进行管理，对存在质量问题及时纠正并监督改正，重大质量问题及时反映到公司主管部门。2.5负责与公司管理层，建设单位、监理单位等部门的协调工作，解决施工中出现的问题。2.6负责组织并参加施工组织设计，临时用电组织设计，招投标文件和各种方案措施的编制工作；参加建设单位组织的图纸会审。2.7施工班组进场前，必须及时对作业人员进行安全教育，将安全责任落实到人。2.8对采购的电气材料负质量责任。负责与公司有关部门签定工程质量责任状。2.9负责与质量监督部门沟通工作，做好中间阶段隐蔽检查验收工作。2.10负责检查工长、技术人员、质检员等管理人员施工日志填写与执行情况。2.1l严格遵守公司财务报销审批制度。3.技术负责人岗位职责3.1全面负责单位工程施工技术管理工作，认真贯彻公司管理体系文件和公司标准。严格执行现行建筑施工验收规范和标准，操作规程和检验评定标准。3.2负责编制电气安装施工组织设计方案、临时用电施工组织设计方案、制定各项施工技术措施、安全技术措施。3.3组织专业内部图纸会审，参加建设单位组织的图纸会审，督促完成会审记录的交底与会签落实工作。3.4在施工前，进行技术质量交底及安全技术交底并监督执行。解决施工中技术质量存在的疑难问题。3.5及时对隐蔽工程检查验收，确认全部符合技术要求后，会同监理单位、建设单位或监督部门共同办理隐蔽验收工作及办理相关手续。负责组织阶段验收和竣工验收工作。3.6按工程进度组织做好工程技术内业资料，工程竣工后负责组织整理技术资料和竣工图纸，并做好移交建设单位、档案馆、公司档案室备案工作。3.7对电气工程存在的质量问题及时上报公司主管部门。3.8负责与监理单位、设计单位进行技术联系工作，办理技术联系和设计变更单，认真及时的完成监理单位及设计变更所要求的工作。3.9积极配合土建技术人员，掌握工程实际施工情况，保证工程施工的协调性和连续性。3.10负责对工程所使用材料、构配件的出厂质量证明文件重检工作，进场检验记录，材料二次试验，试验报告整理工作。3.11参加公司组织的招投标工作，编制投标文件。并在招投标规定时问内，提交投标文件。3.12必须严格按现行施工验收规范、操作规程标准进行施工，如因技术交底失误或因技术I．--J题出现质量事故或造成大面积返工负有直接责任，负激励200元／次。4.电气工长岗位职责4.1贯彻执行国家政策、法规、和施工规范、操作规程及强制性标准，贯彻执行公司管理制度。4.2负责现场施工的组织、协调工作，对工程进度、质量、安全、文明施工负责。4.3参加图纸初审和图纸会审，严格按照施工图纸、规程、标准和措施指导施工。4.4参与施工组织设计，临时用电组织设计和各种施工方案，技术措施的编制并组织实施。4.5负责进场材料管理，做好材料检验验收工作，并严格控制不合格、不符合质量验收规范的材料使用在工程上。4.6负责对操作人员进行安全教育，严格控制违章操作和反程序作业。4.7负责隐蔽工程检查验收工作，及时组织“三检”工作，协助建设单位、监理单位、质量部门对报验工程的检查和验收。4.8负责施工现场的文明施工、做到工完场清。4.9认真填写施工曰志和相关记录，配合联检小组进行检验查、验收工作。4.10参与竣工工程回访保修工作，并负责质量问题的具体处理及维修。4.11参加工程验收，协助做好竣工资料向业主移交工作。4.12负责与土建等专业的施工协调配合工作，发现消防电、弱电工程质量问题及时纠正并及时上报公司主管部门。5.施工组织设计与、施工方案管理5.1施工图下达后由技术负责人组织现场专业技术人员，认真进行研究，制定切实可行的施工组织设计，由技术人员编制，项目经理、技术负责人、质检员、安全员、预算人员分别审核签字后，在施工前一周内报公司有关部门进行审批，经公司审批后，必须有建设单位或监理单位审批。编制完成时间为l2天，拖延一天负激励100元。5.2各种方案的编制按公司通知之日一周内编制完成，报送公司审批，超期者负激励200元／天。5.3施工组织设计的编制，按公司管理制度要求执行，内容完整齐全，有针对性。6.图纸会审、设计变更、技术联系通知单管理6.1施工图纸下达后，由项目技术负责人组织自审，对图纸存在的问题做好初步确认，并做出书面记录。6.2在参加建设单位组织的正式会审前，技术负责人组织施工队伍专业人员进行联审(初审)。6.3图纸会审记录要求参加人员在首页上签字，参加人员在每页汇签栏签。6.4参加由建设单位组织的图纸会审，详细填写会审记录，记录要求打字，填写清晰、整洁、不得有涂改，打印8份，施工单位保留原件。6.5图纸会审完成之日起，书面材料要求在一周内整理完毕，(加盖各单位公章，签字手续齐全)超期负激励100元／天，同时将图纸会审记录转发给所有管理者及各班组长一份，办理交接签字手续。6.6涉及变更时技术人员必须及时同建设单位现场代表办理现场签证、工作联系函手续，并要有建设单位代表、监理单位代表签字，并交到负责人及预算员各一份。6.7技术人员在关键部位及有重大设计变更通知时，必须有报建设单位和监理单位共同审批的施工方案后才能施工。6.8设计变更、技术联系单、工作联系函应及时收集整理，并发放给施工队各有关成员及各班组长手中，并办理交接手续。7.技术交底管理7.1技术交底必须及时准确，其中应包括工程概况、施工方法、技术措施、质量要求、安全措施、成品保护、环境保护等相关内容。7.2由技术负责人在施工前负责做有针对性的技术交底、安全技术交底。并且应在分部分项施工前发到项目经理、工长、质检员、安全员和班组长手中，并且办理发放记录签收单，违者负激励100元／次。7.3针对设计变更及技术联系通知单的工作内容，必须做出有针对性的交底。7.4对重要部位和工序，班前要由工长进行口头交底。8.技术内业档案管理8.1工程技术内业必须与工程进度同步进行。技术员每月清查一次，及时掌握技术内业资料完成情况，清查出所缺项目，应在3日内补充完成，违者负激励100元／次。8.2工程所用材料、构配件的出厂质量证明文件，进场检验记录，试样委托单及试验报告等必须齐全、完整归档。发现材料应做二次试验未做材料二次试验负激励l00元／组。8.3技术内业中的施工过程质量控制记录、施工质量检测记录必须及时、完整、准确。8.4检验批的划分应按照“地标"划分原则，结合工程实际情况综合考虑，既要便于施工划分，也要便于记录。其具体划分应在施工组织设计中明确。8.5技术员必须按时做好监理内业报验工作，并及时收回监理审批完的技术内业资料，以便整理保存。8.6技术内业资料必须有完整的目录索引，如果分册装订，既要有总目录，也要有分册目录，并注明各种资料所在册数及页码。8.7技术内业装订顺序应按要求装订，既要符合施工工序，又要便于编制、查阅。8.8竣工图上必须标明图纸会审、设计变更、技术联系通知单中更改的内容，对更改变动少的，可在施工图中标明，并盖竣工图章，签字手续齐全。8.9竣工图和技术内业资料均按210mmX297mm尺寸要求装订成册，每册厚度不得超过50ram，如超厚可分册装订。8.10工程竣工验收后15日内，将竣工技术资料和竣工图报送公司有关人员审核并归档，并办理交接手续，违者负激励50元／天。8.11管理体系运行资料必须及时、准确编制完成。9.电气工程实物质量管理办法9.1接地、避雷引下线、接闪器、均压环、等电位在施工中，必须有专业的电焊工。(1)接地：利用建筑物基础钢筋做接地体的，钢筋连接可靠，材料使用热镀锌钢材，焊缝不能有夹渣咬肉，焊缝饱满，焊接倍数满足规范要求。(2)避雷引下线：利用柱内钢筋作引下线，引下数量和做法要满足规范要求，要将做为引下线的钢筋做好标记，防止串位。焊缝不能有夹渣咬肉，焊缝饱满，焊接倍数满足规范要求。明敷设的避雷引下线应平直、无急弯；与支架焊接处刷油漆防腐，无遗漏。(3)接闪器：避雷带(网)位置准确，焊缝不能有夹渣咬肉，焊缝饱满，焊接倍数满足规范要求。螺栓固定的应备帽等防松零件齐全，焊接部分补刷防腐漆，平整顺直，支持件固定可靠，每个支持件能承受大于5K9的垂直拉力，支持件间距均匀。(4)均压环、等电位：镀锌扁钢(钢筋)连接时焊缝不能有夹渣咬肉，焊缝饱满，焊接倍数施焊面满足规范要求。均压环与防雷引下线可靠连接。9.2墙体砌筑时，必须将电线管及时敷设到墙内，在120衄厚墙敷设管时，用无齿锯割槽埋管，埋管深度经土建技术人员检查合格后方可进入下道工序。及时了解掌握土建进度，根据土建进度予埋管线，予留孔洞，设置予埋件等，位置必须准确。9.3墙体砌筑后，按土建专业给出的lm水平线，按图纸要求做到开关盒、插座盒、配电箱各自的标高一致。9.4土建砼浇注及抹灰前，按项目部规定时间，完成所有导管、箱、盒安装，安装符合标准、检查确认无遗漏。9.5开关、插座盒安装时，利用土建抹灰饼及给出的室内水平线，找准盒口与墙面平齐度和盒位水平度(挂通线)或用水平管进行超平安装。检查如有位置不正现象，及时找准位置进行处理。在土建抹灰时，有专人进行监护，发现盒有松动的现象及时进行处理。9.6要重视成品保护，做