中小企业如何建立内部控制管理体系

随着经济社会的发展，国家出台了一系列创业激励政策，中小企业数量激增，逐渐成为国民经济发展的重要动力。作为国民经济的重要组成部分，中小企业在劳动就业、政府税收等方面发挥着重要作用，但由于其经营规模较小、技术含量较低，因此相较于大型企业来说，面临的市场竞争更加激烈。中小企业要结合自身实际情况，加强内部控制体系建设，增强风险识别与防范能力，提升资源配置水平，营造良好的工作氛围，为自身可持续发展夯实基础。建立完善、高效的内部控制体系作为提高企业运行效率的方法和手段，是防范风险问题的重要路径。是否具备科学完善的内部控制体系是衡量企业经营管理水平的重要标志。文章简要阐述中小企业建立内部控制体系的积极意义，并针对问题提出有效的优化策略。与大型企业相比，中小企业普遍具有发展速度快、存货时间短的特点。分析成因可以发现，许多中小企业在发展过程中没有认识到内部控制体系的重要作用，在实践中仍存在诸多问题，具体表现在内部控制环境不佳、风险评估不到位、控制活动滞后等方面，严重制约了其可持续发展。基于此，本文分析中小企业构建内部控制体系的路径，明确其在建立和实施内部控制体系的过程中存在的困境，追踪各种问题形成的原因，并提出解决策略。中小企业建立内部控制管理体系的重要性通过构建和应用内部控制体系，企业不但可以规范保管和科学利用各类资源，避免出现资产损坏、挪用、浪费等问题，而且能够识别经营管理各个环节存在的风险问题，对经济活动进行事前规划、事中控制、事后纠正，防范和处理风险，避免给企业带来经济损失。并且，能够主动识别各环节的风险，针对各类风险形成的原因，制定防范措施和方法，规范经营管理流程，约束有关人员的行为，从而有效提高运营效率和治理水平，确保战略目标的实现。内部控制还可以调整业务处理流程，按照各部门、各层级实际工作要求做好权限和职责划分，通过组织协调和绩效考核，督促各个部门员工深入了解自身工作目标，认真履行自身职责，有效减少错误或者违规问题的发生。通过构建内部控制体系，企业可以更加有效地收集和分析数据，提升数据的准确性和完整性，帮助管理者审视过去、控制现在、规划未来，为调整经营决策提供数据支撑。此外，中小企业在经营管理过程中要严格遵守有关政策方针和法律法规，建立一套可行性较强的内部控制体系，约束好内部各项经营行为，并将其落实到工作中，从而使自身生产经营活动符合有关监管要求，保证运营的合规性和合法性。中小企业构建内部控制管理体系存在的问题内部环境不少中小企业过于注重短期利益，忽视了内部控制管理体系建设，也没有全面认识到其对自身发展的重要作用，没有结合内部控制工作实际需求优化内部组织结构和审批流程，也没有合理设置各个部门的职能和权限，影响了各个部门工作职能的发挥，容易出现管理混乱或者权力交叉的问题。一些企业治理结构不够完善，未能建立科学的权责发生制，董事长和总经理由一人兼任，影响了董事会监督职能的发挥，提升了运营风险出现的概率。一些企业根据主管领导的个人意愿建设企业文化，使得员工对企业文化缺乏认同感，影响了企业内部的凝聚力，容易出现消极怠工和徇私舞弊问题。风险评估许多企业未能建立专门的风险评估部门，对风险的认识还停留在机会风险层面，风险管控工作过于被动，无法识别和评估经营管理各个环节的风险，对潜在风险问题出现的概率和带来的影响缺乏准确的判断，容易给企业带来巨大的经济损失。一些企业决策层对风险的认识不够全面，缺乏对市场环境的深入分析，无法准确分析企业的风险承受能力，制定的风险管控措施缺乏全面性和系统性，没有对风险进行事前预警和事中控制，导致风险问题出现时管控不够及时。控制活动一些企业将工作重心放在内部控制体系建设方面，忽视了后续内部控制活动的实施。首先，企业系统控制不够规范，会计系统控制过于混乱，没有实行不相容岗位分离制度，会计核算缺乏准确性。其次，不同部门之间没有建立制衡机制，权责不明，反馈机制不够完善，预算指标设置与企业实际情况不匹配，在实际执行中容易出现偏差。再次，企业没有建立科学规范的审批制度，没有合理设置有关人员的权限，提升了经营风险出现的概率，容易造成成本损失。最后，部分企业在很多方面都存在不足，如固定资产管理、存货管理等，没有科学配置各岗位，也没有对账目、实物、资金做好分离，存在管理混乱的问题。信息与沟通信息与沟通是内部控制取得理想效果的重要保障，但许多中小企业在这方面存在各种问题。首先，企业领导层出于建设成本、效益提升等方面的考量，没有做好ERP系统研发，各种业务管理依然使用人工模式，工作效率低下。其次，企业将信息化建设工作的重心放在业务模块建设方面，不能保证各系统数据来源一致，导致部门间存在“信息孤岛”现象，难以将信息快速反馈到各管理层，影响每项决策的制定。最后，企业在使用信息化系统的过程中，缺乏对操作风险和信息安全工作的重视，容易出现各种数据泄露或者操作失误等风险。中小企业优化内部控制管理体系的策略优化内部控制环境首先，完善内部控制制度。中小企业要结合有关政策法规完善内部控制管理机制，使其在内部控制活动中充分发挥指引作用，帮助企业防范各种风险问题。企业要以会计制度为依据，结合自身所处行业特点编制出与管理规划、内部控制特征相匹配的内部控制管理制度，并结合内外部环境变化持续优化，为内部控制各项工作提供指引。其次，优化组织结构。企业要结合自身实际情况优化组织结构，形成董事会、监事会、股东大会相互制约和高效协同的工作模式，科学整合内部资源，从而提高各个部门的运作效率。再次，设置岗位职能。企业要严格遵循岗位不相容原则，科学设置各岗位，确保各岗位员工间相互制约和监督，从而建立相互监督的工作机制。例如，在付款工作中，出纳要负责制定单据，由会计或总经理复核；在盘点工作中，财务人员负责主导，并检查账目和实物的一致性；在采购环节，收到发票以后，要对单据、发票、合同进行配对，由会计负责做账和核对；出差以前，要由总经理负责审批，报销以前要填写报告，从而管控销售人员的行为。最后，培训岗位技能，建设企业文化。企业要通过编制岗位职能书和说明书的方式确定各个岗位员工的工作内容和职责范围，明确行为细节、工作重点、内部控制节点等，定期组织员工接受培训，提高他们的专业水平和综合能力，从而为各项工作的落实奠定基础。同时，企业要充分考量业务特点、发展现状和企业文化，通过各种形式在内部进行宣导，并利用绩效考核制度加强员工对其的重视，从而增强员工的责任感和企业的凝聚力。健全风险评估机制一方面，评估风险。中小企业要结合自身实际情况设置风险管理机构，配备具有较强专业能力和较高综合水平的风险管理人员，邀请专业咨询机构人员到企业对员工进行培训和辅导，完善自身风险评估机制。通过加强绩效考核，激发员工参与风险管理的主动性，动员所有员工在履行岗位职责的同时评估风险，从而建立全员参与的风险管理模式。企业必须定期识别经营管理中各环节存在的风险，评估各类风险产生的概率、影响程度，从而制定防范措施和方法，将各类风险控制在可承受范围内。例如，在管理应收账款风险时，企业要结合客户财务和信用状况，为其设置合理的账期和额度，并定期评估风险，从而保证账款及时收回。另一方面，制定风险应对策略。企业在完成风险识别、分析、评估以后，要制定具有针对性的预警和应对方案，将风险危害控制到最小。各个部门要结合风险评估结果，提前模拟应对措施，从而保证风险控制的有效性。同时，企业要结合真实发生的风险事件，及时改进和优化风险管理机制，最大限度地减少给企业带来的经济损失。例如，企业应收账款到期未还，销售人员要积极与客户沟通。假如时间超出一个月，要通知有关人员停止发货；假如应收账款规模超过了客户额度，要及时联系客户付清超出货款；假如长期存在超额问题，而客户没有付清超额部分，要及时停止发货。强化控制活动首先，优化业务流程。企业要结合规章制度和岗位说明书，优化内部业务流程，规范数据信息和单据凭证的传递流程，实现不同岗位的有效衔接，为物流、资金流、信息流的高效流通奠定基础。企业在发展过程中，要结合内外部环境变化梳理现有流程，精简无效或者低效流程，从而避免出现冗余问题，保证内部控制工作的有效性。例如，应用纸质银行承兑汇票，主要是为了避免实物在传递过程中遗失。随着电子承兑汇票系统的应用，纸质汇票的开具和应用增加了采购、销售、财务的工作量，变成了冗余流程，企业可以及时取消。其次，完善授权审批制度。中小企业要完善内部授权审批制度，规范审批流程，通过应用绩效考核机制，对严格执行授权审批制度的员工给予奖励，对执行不规范的员工进行批评教育或扣除奖金，从而提升员工遵守企业制度的积极性，为防范风险问题提供助力。最后，优化财产保全制度。企业要建立科学完善的财产保全制度，主要包括存货管理、固定资产管理等方面，规范资产采购、使用、处置等工作，并通过绩效考核制度，惩处损害企业财产安全的行为，鼓励员工及时反馈发现的问题，核实以后给予物质或精神奖励，增强员工的资产管理意识，确保无形资产、实物资产完整和安全。提升信息化建设水平一方面，中小企业要全面梳理内部业务流程和管理制度，科学规划信息化系统建设路径和方法，加强各个部门的沟通和交流，结合自身实际情况搭建和完善ERP系统，以工作需求为基础进行流程设计和权限分配，从而提高数据信息收集和分析效率。在开发信息化系统的过程中，企业要对可能出现的风险节点进行动态控制，建立规范化的权限分配制度、文档保留制度、数据访问制度等，特别是要充分考虑自身未来发展趋势，保证系统的可拓展性。同时，企业要主动安排专项员工高效应用信息化系统，并且做好升级维护，认真收集经营管理过程中在信息系统应用方面遇到的问题，积极与外部专业机构合作，优化系统功能，从而满足业务工作的实际需求。另一方面，完善内部报告制度。企业应结合自身实践，设定科学、