企业档案管理学课件

第一章企業檔案本章主要內容企業與企業制度企業檔案企業檔案工作第一節企業與企業制度企業是組合和處理諸如原材料和勞動力等資源投入以向顧客提供產品或服務的組織。目標是利潤最大化一、企業（一）企業的概念（二）企業類型按其性质划分按所有制划分按组织形式划分製造企業商業企業服務業按其性質劃分國有企業中外合資企業民營企業外資企業按所有制劃分獨資企業合夥企業公司制企業按組織形式劃分（三）企業利益相關者所有者政府債權人員工經營管理者其利益與企業的財務狀況和經營業績相關的個人或組織二、企業制度

適應市場經濟要求、依法規範的企業制度。有限责任公司股份有限公司公司制企業制度的基本特徵產權清晰權責明確政企分開管理科學產權是對財產所擁有的權利。產權制度是國家為調整與財產有關的經濟權利關係所作出的一系列制度性的規定。（一）現代企業產權制現代企業產權制度產權明晰關係市場化運行有限責任制（二）現代企業組織制度是企業組織的基本規範規定企業的組織指揮系統明確人與人之間的分工與協調關係劃定各部門以及成員的職責有限責任公司（股份有限公司）設股東會，股東會是公司的權力機構，由全體股東組成。有限責任公司設董事會，董事會是公司的決策機構，其成員為3人至13人。有限責任公司設監事會。公司設經理，經理及其助手、職能部門組成執行機構。（三）現代企業管理制度公司經營目的和觀念公司目標與戰略公司的管理組織各部門職責……

公司经营目的、理念公司目标与战略组织市场营销、研究开发、生产制造、财务、人事……第二節企業檔案企業檔案概念企業檔案的種類企業檔案的特點企業檔案的作用一、企業檔案概念企業在各項活動中直接形成有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。企業活動的歷史記錄企業活動的直接記錄載體形式多樣有保存備查價值四個要素二、企業檔案的種類從企業檔案整體來看，企業檔案的種類是由企業的類型所決定。（一）從企業類型角度劃分製造企業檔案服務企業檔案商業企業檔案（二）從企業的所有者角度劃分國有企業檔案中外合資企業檔案民營企業檔案（三）從內容角度劃分管理類檔案科技檔案會計檔案人事檔案知識產權檔案黨政管理類經營管理類組織保障類科技與生產管理類管理類檔案科技檔案科研類產品類設備類基建類專利檔案商標檔案著作權檔案商業秘密檔案知識產權檔案三、企業檔案的特點记录性多样性知识性机密性憑證作用是企業開展各項活動的參考有利於企業文化建設，增強企業的核心競爭力是企業知識產權的重要載體，維護企業合法權益不受犯四、企業檔案的作用第二章企業檔案工作企業檔案工作概述企業檔案管理體制企業檔案管理模式本章主要內容一、企業檔案工作的內容第一節企業檔案工作概述企业档案业务工作企业档案行政工作（一）企業檔案業務工作收集整理鉴定保管检索统计编研利用收集:企業檔案工作的起點整理:企業檔案管理工作的核心鑒定:對檔案價值的鑒別判定保管:對檔案進行日常維護管理檢索:對所保存檔案資訊的查檢尋找統計:對檔案及檔案管理進行記錄和量化描述研究編研:對檔案資訊進行編輯、研究與整合利用:企業檔案工作的目的（二）企業檔案行政管理工作

以企業檔案部門為主要對象，由各級檔案行政管理機關、專業主管部門檔案機構和各個企業來進行的行政管理工作。人、財、物檔案行政管理部門統籌規劃組織協調統一制度監督指導企業檔案工作二、企業檔案工作的特點效益觀念突出管理方式多樣化檔歸檔範圍動態化服務內容多元化企業檔案工作自主性增強時間性針對性綜合性三、企業檔案工作的原則（一）企業需求原則資訊需求特點如何做？擴大收集範圍重組文檔管理機構，強化資訊整體服務功能配備人員採用行政、經濟、法律方法和管理手段（二）企業效益原則

V（價值）=大V、高F、低C目標管理原則F（效能）C（成本）四、企業檔案工作的主體企业档案工作机构企业档案工作人员（一）企業檔案工作機構

企業檔案工作機構的職責

貫徹執行檔案工作的法規，建立健全本企業檔案工作的制度負責統一管理本企業的檔案和檔案工作對本企業下屬二級單位的檔案工作監督、指導對本企業檔材料的形成、積累和整理歸檔工作進行指導企業檔案工作機構的設置原則依法設立、自主決定與企業現狀與發展相適應有利於檔案完整、安全和有效利用節約檔案管理成本統一管理檔案和檔案工作負責管理企業某一門類檔案分立型企業檔案工作機構綜合型企業檔案工作機構

企業檔案工作機構的類型

企業檔案館建設企業檔案館的必要性

對企業的生產經營和長遠發展比較有利給企業檔案找到了最適當的歸宿可以解決企業下屬二級單位檔案的集中管理問題企業檔案館的含義和性質收藏和管理本企業的檔案，主要為本企業服務的檔案館保存企業檔案的基地，集中管理企業各類檔案的業務機構是企業檔案資訊存貯和開發利用的中心企業檔案館的特點館、室、處三位一體，一個機構，多種職能。檔案館的職能：集中管理企業檔案史料和開放與服務的職能檔案室的職能：參與企業檔工作的管理檔案處的職能：對檔案工作進行業務指導、監督和檢查企業檔案館的設置模式館級設置館、處合一有館無處處下設館

內部機構設置縱向制橫向制縱向與橫向結合制企業檔案館的建立條件大型以上的企業和企業集團要設館企業內部職能部門15個以上，下屬單位10個以上應設館建立25年以上，檔案數量3萬卷、冊以上（或排架長度600米以上）的企業企業檔案館的申報登記原則上按企業的隸屬關係申報國家計畫單列企業、國家企業集團向國家檔案局申報核准部屬企業向國務院專業主管部門申報登記後，報國家檔案局核准地方企業向所在省級檔案局申報登記後，報國家檔案局核准（二）企業檔案工作人員

構成及職責檔案工作領導檔案實體管理人員檔案資訊開發人員管理技術及其設備所載資訊的維護人員素質要求思想素質加強理論修養盡職盡責保密觀念業務素質檔案學理論知識科學文化素養及相關工作技能組織管理能力和辦事能力企業檔案工作人員的培養請進來與走出去相結合脫產與半脫產普及與提高第二節企業檔案管理體制企業檔案管理體制的含義企業外部檔案管理體制企業內部檔案管理體制

管理體制

管理組織制度和形式企業檔案管理體制

企業檔案管理的組織制度和形式一、企業檔案管理體制的含義二、企業外部檔案管理體制檔案行政管理機關和專業主管機關對企業檔案工作的領導和指導關係檔案行政管理機關包括各級國家檔案局（一）企業外部檔案管理組織及職責國家檔案行政管理機關職責依法研究制定規章制度和具體方針政策組織協調全國檔案事業的發展依法查處檔案違法行為實施監督、指導和檢查研究、宣傳、檔案教育組織、開展交流活動地方檔案行政管理部門貫徹有關企業檔案工作的法律法規制定本地區企業檔案發展計畫和檔案工作規章制度，並組織實施監督指導和檢查本地區的國有及國有控股企業的檔案工作，依法查處檔案違法行為組織、指導本地區檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育

有關主管部門國務院各部門經國家檔案局同意，省、自治區、直轄市人民政府各部門經本級人政府檔案行政部門同意，制定本行業的具體的檔案管理制度和辦法，並對有關國有及國有控股企業的檔案工作進行指導和檢查。科技專業檔案館收集和接受本館保管範圍內對國家和社會有保存價值的檔案對所保存的檔案嚴格按規定進行整理和保管採取各種形式開發檔案資訊資源，為社會利用檔案資源提供服務（二）企業外部檔案管理體制雙軌制國有及國有控股企業的檔案工作，在國家檔案局的統一管理下，由檔案行政管理部門與有關有主管部門按行業進行監督、指導和檢查。目前，國資委把央企檔案納入國有資產管理範圍。

民營企業檔案工作，由檔案行政管理部門按屬地進行指導與服務。管理理念：強調服務管理手段：淡化行政管理的作用管理方式：突出屬地管理三、企業內部檔案管理體制生產水準經營水準管理水準文檔管理水準（一）集中制組織方式：集中統一管理許可權劃分：統一領導、統籌規劃、組織協調和監督指導機構設置：設有一個專門的檔案管理機構管理體制：領導與被領導（二）分散制實現以法人為基礎的分級管理總公司負責總公司的檔案檔管理各成員單位負責本單位的檔案檔管理（三）集中分散結合制組織制度：體現統一管理原則機構設置：設有專門檔案管理機構，對本企業檔案全面管理管理體制：指導和監督第三節企業檔案管理模式

企业档案管理模式的含义和构成企业档案管理模式的特点企业档案管理形态企业档案管理模式的选择原则一、企業檔案管理模式的含義和構成基本思想和方式完整保存、科學管理、有效利用

目標（一）企業檔案管理模式的含義企業檔案管理模式的概念管理模式與管理體制的區別和聯繫管理體制側重於管理的組織制度，而管理模式側重管理的方式管理模式含義比較廣泛，包括企業內部檔案工作管理體制、檔案管理形態、檔案管理思想與制度等內容（二）企業檔案管理模式的構成要素管理體制管理形態管理制度二、企業檔案管理模式的特點綜合性指企業檔案管理模式不是一個單一概念動態性是指企業檔案管理模式不是固定不變的多元性指不同地區、不同類型的企業有不同的檔案管理模式三、企業檔案管理形態（一）按集中程度劃分企業檔案集中統一管理企業檔案分級管理企業檔案分散管理集中統一管理由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理優點：便於維護檔案完整與安全，有利於

形成檔案資訊利用中心企業檔案分級管理指在企業內對檔案實行分級管理優點：管理靈活、職責明確、利用方便企業檔案分散管理由不同部門對各自形成的檔案進行管理優點:分工明確缺點：缺乏整體規劃，對不同類別或新型檔案的管理會出現管理上的空白或交叉，不利於檔案的安全和利用（二）按管理對象劃分企業檔案綜合管理文檔一體化管理資訊一體化管理企業檔案綜合管理按集中統一管理的原則，由綜合檔案機構對企業檔案實行統一整理和開發利用。文檔一體化管理在企業內對檔、檔案實行統一管理，一般多見於企業資訊化程度較高的企業。資訊一體化管理對企業檔案、資料、情報工作實行一體化管理。（三）按管理形態劃分檔案實體管理檔案資訊技術管理檔案資訊資源管理檔案實體管理重心是對檔案實體的整理與保存，以存待用重在對檔案實體的收集、整理、保存與利用

檔案資訊技術管理在檔案實體管理的基礎上，強調電腦技術、光碟技術等在檔案資訊管理中的應用檔案資訊資源管理檔案資訊管理檔案資訊資源檔案知識管理四、企業檔案管理模式的選擇原則（一）適應原則檔案管理數量應與企業需要相適應檔案管理重心應與企業經營形態相適應檔案管理觀念應與企業競爭相適應（二）效益原則不能脫離企業實際追求管理規模的擴大與管理手段、方式的更新，只能在企業的不斷發展中得以提升。（三）一致原則不違背國家檔案法律法規。第三章企業檔的形成

與歸檔

本章主要內容企業檔的形成企業檔形成工作的管理企業檔歸檔制度第一節企業檔的形成

企業創立時期檔的形成企業正常運轉階段檔的形成企業調整階段檔的形成企業破產檔的形成企業檔的形成，就是按照一定的原則、要求與方法，伴隨著各項企業活動的不同階段、不同程式，逐步形成企業檔的過程。一、企業創立時期檔的形成一般而言，企業的設立主要包括：筹备申请登记籌備工作通常包括：確定企業的創辦意向、可行性分析訂立企業章程，報請有關部門批准籌措資金建廠或購買、租賃人員招聘尋找和建立運營必須的各種能源、原材料和交通手段創辦機會的選擇及其可行性研究過程中形成的檔企業章程及有關部門的批准檔企業基本建設活動中形成的檔註冊申請報告、企業資信證明、營業執照人事材料財務和會計檔企業成立檔商標註冊檔

企業創立時期檔的形成：二、企業正常運轉階段檔的形成主要業務檔決策檔行政管理檔黨群檔財會檔人事檔基建檔三、企業調整階段檔的形成企業合併、分立時期形成的檔調查論證報批審查清產核資通知及公告法律公證工商變更登記

整頓是指企業因經營管理不善造成虧損，不能清償到期債務時，為維持社會經濟秩序，恢復企業生計，調整企業債務，改善企業經營管理的秩序，恢復正常的企業行為而採取的具體措施。

企業整頓時期形成的檔整頓中形成的檔有：申請整頓整頓方案形成審議書法院的裁定材料整頓方案的實施檔終止整頓程式的檔破產是指企業債務人不能清償到期債務時，為保護多數債權人的利益，對債務人而進行的一種訴訟程式。

四、企業破產檔的形成向債務人所在地法院提出破產申請債權人會議檔材料法院宣告破產的發佈公告法院指定組成清算組，進行破產清算形成的檔企業破產分配方案及其形成的原始記錄破產過程中形成的檔有：第二節企業檔形成工作的管理企業檔形成的特點企業檔案部門對檔形成進行協助、指導和監督

一、企業檔形成的特點與企業各項活動同步進行來源分散，種類、類型呈多樣化趨勢發展不同種類的企業檔形成規律不同標準化程度日益提高企業檔標準執行情況企業檔形成與積累過程企業科技檔的編號、更改、複製與發放

二、企業檔案部門對企業檔形成協助、指導和監督（一）協助、指導和監督對象製圖標準關於機械產品檔的若干標準公文行文標準關於特殊載體材料的標準

（二）對企業檔標準執行情況的指導監督以程式和規章制度為依據，監督、指導企業檔的形成、積累工作根據生產性質和具體任務，協助、指導企業檔的形成、積累工作根據檔的形成特點，監督、指導企業檔的形成、積累工作

（三）對企業檔形成、積累過程的協助、指導與監督抓薄弱環節和難於形成的檔，協助做好企業檔形成、積累工作實行“三納入”，將企業檔的形成和積累納入企業管理制度恰當運用經濟手段，加強對企業檔形成和積累的監督和指導

第三節企業檔歸檔制度企業檔歸檔制度的要求企業檔的歸檔制度內容符合國家有關法律法規的規定及靈活性符合企業生產經營活動及其形成檔的實際與企業各項管理制度相銜接制度的條文必須明確、可操作性強一、企業檔歸檔制度的要求歸檔範圍歸檔時間歸檔要求歸檔份數歸檔手續二、企業檔的歸檔制度確定企業檔材料歸檔範圍原則：企業生產經營的範圍和性質企業基本職能活動的內容和範圍不同種類企業檔的形成特點和利用價值站在歷史的高度，確定企業檔的歸檔範圍（一）歸檔範圍企業檔材料歸檔範圍包括：本企業內部形成的檔材料本企業引進專案、外購設備等帶來的檔材料本企業派出機構（包括境外機構）報本企業的檔材料本企業所屬單位（包括投資的全資、控股、參股企業）應向本企業提交的檔材料本企業參與的合作專案，合作單位按要求應向本企業提交的檔材料本企業執行、辦理的外來檔材料（二）歸檔時間黨群、行政、管理活動中形成的檔辦理完畢後第二年上半年外購設備儀器或引進專案的檔材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔產品、科研課題、基建專案檔材料週期長的可分階段單項歸檔三個月會計檔材料在會計年度終了後由會計部門整理歸檔，保管一年後向檔案部門移交。電子檔邏輯歸檔即時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的檔材料應在工作結束後及時歸檔，或與相應內容的其他載體歸檔時間一致。更新、補充的檔材料；企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的檔材料；企業產權變動過程中形成的檔材料。其他臨時活動中形成的檔材料等，應做到隨時歸檔。齊全、完整、準確、系統，其製成材料應有益於長久保存。原件。因故無原件的可將具有憑證作用的檔材料歸檔。非紙質檔材料應與其文字說明一併歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一併歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。（三）歸檔要求一般一式一份。重要、利用頻繁和有專門需要的可適當增加份數。兩個以上單位合作完成的專案，在無合同、協議要求情形下，主辦單位保存全套檔材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本檔。檔材料歸檔時，由承辦部門填寫歸檔材料移交清冊。重要專案檔材料歸檔時應由專案管理部門編寫歸檔說明，並經專案負責人審核簽字。一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的則需多歸檔若干份。（四）歸檔份數（五）歸檔手續

填寫移交清單，一式兩份第四章企業檔案管理業務流程

本章主要內容企業檔案的收集與進館企業檔案的整理企業檔案的鑒定與保管企業檔案的統計與利用第一節企業檔案的收集與進館收集工作企業檔進館工作企業產權變動過程中檔案的歸屬與流向國有企業產權變動中檔案的流向國有破產企業檔案的流向

本企業業務職能部門移交檔歸檔外單位轉讓或移交企業人員非職務活動中形成檔案的寄存、捐贈或轉讓面向社會收集、徵集相關材料一、收集工作（一）企業檔案的收集管道承辦部門將《檔案移交（接收）登記表》隨同歸檔檔一起向檔案部門移交檔案部門接收檔案時，要認真核對《檔案移交（接收）登記表》，並檢查整理品質移交清冊雙方各保留一份（二）歸檔範圍內檔材料的接收接收所屬單位因產權變動無規定接收單位卻有保存價值的檔案根據管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案根據企業需要，收集宣傳報導本單位的新聞資料根據研發、市場競爭等需要，收集可供分析研究的資料根據企業歷史研究需要，向社會、離退休人員收集徵集的檔案資料（三）有關檔案資料的收集

企業檔現行期滿，系統整理後移交給企業檔案館企業檔案館（室）依法向國家有關檔案館移交有關檔案

二、企業檔進館工作（一）企業檔進館工作有二方面內容

以法律法規為準繩，謀求檔案資訊資源整體效益的最佳化採取多種措施，實現對企業檔案資訊資源的控制明確進館範圍、品質要求、手續（二）企業檔案進館工作的要求

在大中城市規劃區內進行建設的企業，按《城市建設檔案歸屬與流向暫行規定》向城建檔案館移交有關檔案處於資產和產權變動中的企業，按照或參考《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，向有關的檔案館移交

（三）企業向國家有關檔案館移交檔案的範圍

（四）移交的檔案包括兩個方面

企業資產與產權變動檔案企業資產與產權變動過程中形成的檔案（五）企業集團檔案館的進館範圍集團總部形成的檔核心企業形成的檔其他成員企業形成的重要檔案從外單位、個人等處收集來的對集團有重要參考價值的資料

隨實物走收進（寄存）所在地的國家檔案館收進專業主管部門三、企業資產產權變動過程中檔案的歸屬與流向

《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》四、國有企業產權變動中檔案的流向（一）國有企業之間兼併的，被兼併企業的檔案歸屬於兼併企業或新設置的企業，由兼併方統一管理，單獨保存。國有企業與國有企業合併，其檔案處置按國有企業之間兼併的檔案處理辦法辦理。

（二）國有企業被集體、私營和中外合資、合作等非國有企業兼併的，其黨群工作、行政管理、生產技術管理等類檔案按隸屬關係移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館，也可由企業主管部門或所在地檔案管理部門指定有關的企業代為保管。

（一）破產企業屬產權範疇的科研、基建、設備、產品檔案隨產權的變更而轉移；其他檔案應當移交給企業主管部門管理；無企業主管部門的應當按管理權限移交給市或區縣綜合檔案館代為保管。（二）破產企業被拍賣的，記載國有資產的檔案須經資產評估後以轉讓給對方；企業黨群工五、國有破產企業檔案的流向作、行政管理、經營管理檔案及會計檔案等不需要轉讓的移交給企業主管部門管理，或由市、區縣綜合檔案館代為保管。破產企業產權出讓給中外合資、合作企業的，不需轉讓的檔案可移交原企業主管部門管理。（三）破產企業檔案清理移交工作應當與國有資產清算移交工作同步進行。（四）下列破產企業的檔案應當由市或區縣綜合檔案館無償接收：歷史悠久且在本地區的工商企業發展史上有影響的新中國成立前企業的歷史檔案已經被市或區縣綜合檔案館接收進館的對本地區經濟建設曾起著重要影響並具有一定地位和作用屬本市、本地區首家破產的第二節企業檔案的整理檔材料整理檔案整理方法全宗卷遵循檔材料形成規律，保持有機聯繫，符合有關標準、規範要求檔材料一般按事由結合時間或檔的重要程度排列具有成套性特點的檔材料按專案、專業等分階段或過程排列圖文並存的檔材料按文字在前，圖樣在後次序排列不同載體形式的檔材料應分別排列非紙質載體應編寫時間、地點、事由、人物等文字說明根據需要填寫相應目錄、備考表等一、檔材料整理制定統一的分類方案分類方案應保持相對穩定性和可擴充性，同時附分類說明根據分類方案設定類別符號明確全宗內檔案排列方法根據分類方案擬定檔號編制方案二、檔案整理方法全宗號由企業根據本企業產權變更情況自行設定分類號是根據分類方案設定的類別符號案卷號是根據排列要求編制的案卷順序流水號紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號根據需要填寫檔案盒封面、脊背全宗卷是檔案部門在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關檔材料所組成的專門案卷。檔案部門應對企業每個全宗檔案建立全宗卷全宗卷的主要內容：接收、移交目錄、記錄、說明分類、檔號編制方案、說明檔案鑒定委員會名單、保管期限表、鑒定意見、銷毀檔案的請示與批復、銷毀清冊三、全宗卷安全記錄、重點檔案的保護措施、受損檔案的搶救與修復情況檔案收進、移出情況、檔案利用情況、館藏檔案情況等管理台賬全宗指南（介紹）、利用許可權說明、檔案利用典型實例等軟體說明、操作手冊、數字檔案館（室）和檔案數位化情況說明等第三節企業檔案的鑒定與保管企業檔案的鑒定保管工作檔案工作設施、設備配置企業應成立由主管領導、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負責對檔材料價值和到期檔案的鑒定。一、企業檔案的鑒定從企業、國家和社會角度判斷檔材料對現實和今後工作的依據、參考價值以及對歷史研究的價值。制定本企業檔材料歸檔範圍與保管期限表。保管期限一般分永久、長期、短期。永久:30年以上長期：10以上至30年以下（含30年）短期：10年（含10年）以下（一）檔材料價值的鑒定無保存價值的應進行審核，需繼續保存的應重新劃定保管期限無保存價值的檔案經企業法人代表批准後銷毀，銷毀清冊永久保存檔案銷毀必須實行兩人以上監銷（二）到期檔案的鑒定保管工作應以預防為主，防治結合，確保檔案完整與安全。檔案入庫前應去汙、消毒、去酸對不利於檔案保管的紙制材料和字跡，應以複印或加膜等方式保護對一些不利於檔案保護的包裝物應去除重要檔案應考慮異地備份保存二、保管工作（一）檔案的保管底圖應存放在底圖櫃中，不易折疊磁帶、錄音帶、錄影帶等磁性材料應存在防磁櫃中光碟、縮微膠片和底片應存放於專用的裝具內及時補救或修復受損的檔案採取防火、盜、光、有害氣體、潮、高溫、塵、蟲等措施區分載體控制庫房溫度和相對濕度堅持溫濕度登記，溫、濕度應符合各類載體的保管要求定期檢查庫房設備運轉情況，及時排查隱患定期核對庫藏檔案,做到賬物相符，庫藏檔案發生變化時應記錄說明（二）庫房管理檔案庫房遠離存有易燃易爆物品不在地下樓層或頂層樓面應滿足檔案及其裝具的承重要求符合防火、盜、高溫、潮、光、塵、蟲、有害氣體等有關要求庫房照明應採用冷光源螢光燈三、檔案工作設施、設備配置（一）設施要求設立檔案館的庫房應滿足今後二十年檔案存儲需要檔案館建築應符合有關標準要求閱覽室辦公室檔案業務和技術用房陳列室（展覽室）檔案裝具檔案櫃架應牢固，具有防火、盜、塵作用磁性載體檔案宜採用防磁櫃存放其他非紙質載體檔案應保存在專用櫃、架、盒中檔案的卷盒、卷夾應採用無酸製品（二）設備要求庫房保護設備配置滅火器材、溫濕度監控儀、防光窗簾、防盜門窗等必要的設備根據庫房管理需要配備空調機、去濕機、加濕器等設備必要時配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調控等設備日常管理設備裝訂機、印表機等設備除塵器、消毒櫃、去濕機、加濕機、去酸等設備照相機、攝像機、影印機、閱讀機、裱糊機等設備電腦、掃描器、光碟刻錄機等設備根據需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙影印機、縮微機、縮微閱讀影印機。第四節企業檔案的統計與利用做到統計數字準確無誤統計資料按時報送，統計活動符合規範日常統計工作要有台賬及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表一、統計工作設定利用者許可權。超越許可權的利用必須按相關規定審批利用檔案應按規定登記，利用效果突出的應進行登記提供利用原件、複製件、縮微件和電子版本檔案二、利用工作編制多種檢索工具滿足利用者需要結合企業生產和發展需要，開發檔案資訊資源為企業服務舉辦檔案陳列或展覽，通過檔案展示企業業績和形象第五章企業專門檔案管理本章主要內容企業電算化會計檔案管理

企業人事檔案管理

企業知識產權檔案管理企業電算化會計檔案管理

概述管理制度12管理3電算化會計檔案定義廣義上

狹義上磁性介質或光碟存儲的和列印的書面形式。保存在磁片、可讀寫光碟、磁帶等存貯介質電算化會計檔案特點一二三內涵更廣泛更多的存貯形式四易於修改性

系統依賴性五更高的存放條件管理制度人員設置保管措施定期檢查歸檔範圍12345查閱、複製登記6會計軟體電算化會計檔案的管理記帳憑證的生成與管理會計帳簿和報表的生成與管理會計電算化系統開發的文檔資料的管理磁性介質及其他介質的管理電算化會計檔案的保管和提供利用企業人事檔案檔案管理

概述幹部檔案12職工檔案3企業人事檔案定義

企業人事、組織、勞資等部門在人事管理活動過程中形成的，記述和反映企業人員個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的檔材料。企業人事檔案特點一二三真實性與現實性全面性與機密性動態性與流動性企業人事檔案工作組織部門、勞資部門

幹部檔案職工檔案集中統一管理人事部門、勞資部門

企業幹部檔案定義

企業組織人事等有關部門，按照黨的幹部政策，在培養、選拔和任用幹部等工作中，形成的記載幹部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的檔材料。企業幹部檔案管理原則

政治思想原則

保密原則照章辦事原則企業幹部檔案管理工作內容收集、鑒別和整理辦理查閱、借閱和轉遞登記變動提供情況安全、保密、保護工作定期移交死亡幹部的檔案制定規章制度，搞好業務建設和業務指導企業幹部人事檔案整理工作收集鑒別、分類排序、編目技術加工、裝訂成卷《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》人事檔案正本分10類、副本分7類按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項填寫裁剪與折疊、加邊與包邊、裱糊等企業幹部檔案的轉遞

企業幹部檔案管理部門接到幹部人事任免通知、幹部調動或催要檔案的通知後，要將幹部人事檔案及時轉遞或報送幹部新的主管單位。企業幹部檔案轉遞要求及時裝進檔案，不得扣留通過機要交通轉遞或派專人送取避免產生“無頭檔案”辭職、退職、被辭退等的檔案處理被開除公職的檔案處理受刑事處分和勞動教養的檔案處理出國不歸、失蹤、逃亡的檔案處理企業幹部檔案提供利用嚴格辦理審批手續根據規定確定提供與否與提供範圍不許外借不許個人查閱本人及其直系親屬的檔案嚴格遵守保密制度和閱檔規定不許擅自拍攝複製檔案內容企業職工檔案定義

企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水準、工作表現以及工作變動等情況的檔材料。是歷史地、全面地考察職工的依據，是國家檔案的組成部分。企業職工檔案內容1履歷材料2自傳及屬於自傳性質的材料3鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料4評定崗位技能和學歷材料5政審材料6加入黨團及民主黨派的材料7獎勵（包括科技和業務獎勵）材料8處分材料9招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料10其他可供組織參考有保存價值的材料企業職工檔案的轉遞

企業職工檔案的轉遞是指企業職工由於工作調動辭職、解除勞動合同或被開除、辭退時，應由職工所在單位在一個月內將其單位轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。對於職工被勞教、勞改的，原所在單位今後還準備錄用的，其檔案仍由其原所在單位保管。企業知識產權檔案管理

概述原則與方法12管理措施3企業知識產權檔案定義

從狹義上講,是指那些具有保存價值的有關知識產權的檔材料(包括申請、實施等一系列材料)；從廣義上講,知識產權檔案還包括有關知識產權的法律法規、檢索工具等材料。企業知識產權檔案分類

按照內容可以劃分為四大主要類型:著作權檔案（版權檔案）專利檔案商標檔案商業秘密檔案企業知識產權檔案特點

科學性完整性服務性保密性企業知識產權檔案管理的必要性案例分析：

竊取科技檔案侵犯商業秘密案

企業知識產權檔案管理的原則和方法

原則：集中統一管理收集和管理：

收集範圍：知識產權創造活動中產生的檔資料；知識產權申請審批和登記過程中產生的檔資料；知識產權轉化過程中產生的檔資料；知識產權保護維權事務中產生的檔資料；知識產權宏觀管理中產生的檔資料。

整理：分類組卷排列上架保管備份、“八防”等提供利用

加強企業知識產權檔案管理的措施標準化管理制度化管理：“三納入”、“四同步”、“四參加”程式化管理培訓

案例分析寶鈦集團重視專利、商標等知識產權檔案管理某旅行社客戶檔案流失案第六章企業電子檔管理本章主要內容概述業務環節管理系統第一節電子檔概述

電子檔是以代碼形式記錄於磁帶、磁片、光碟等載體，依賴電腦系統存取並可在通信網絡上傳輸的檔。特點系統依賴性資訊可操作、易變性資訊與特定載體之間的可分離性資訊的非人工識讀性12345多種資訊媒體的集成性6資訊存儲的高密度性前端控制原則全程管理原則集成管理原則動態管理原則DBAC電子檔案特性企業電子檔的管理原則第二節電子檔管理業務環節收集歸檔整理保管檔形成部門專人負責，檔案部門監督和指導關聯、標識、備份環境、抽樣檢查、遷移歸檔程式、要求、時間、方法等收集

電子檔的收集積累由檔形成部門指定專人負責，檔案部門負責其監督和指導工作。歸檔歸檔程式要求整理好的電子檔及其配套的紙質檔、歸檔說明及《歸檔電子檔登記表》等移交檔案部門驗收。歸檔要求單位內各部門應指定專門人員負責電子檔的鑒定、歸檔等工作；電子檔形成部門應按照現行檔歸檔範圍的規定，結合本單位工作實際，及時將應歸檔的電子檔整理歸檔；歸檔時間產品研製、工程設計的電子檔在各研製階段結束、產品定型、工程竣工後，由有關責任部門進行系統整理，並在3個月內歸檔。科研課題的電子檔應在課題驗收或評審、鑒定測試合格後立即歸檔。其他類目的電子檔歸檔時間，按各類目現行檔歸檔時間要求執行。歸檔方法

邏輯、物理整理不同保管期限、不同類別的電子檔不應存儲在同一盤載體中。製成歸檔數據集，拷貝至耐久性載體，至少一式二套。必要時複製第三套，異地保存。電子檔與相應的機讀目錄、軟體及相關數據存在同一載體上。保存與紙質檔內容相同的電子檔時，應與機讀目錄建立關聯標識。定期按要求存儲。保管環境：環境溫度：17℃-20℃，相對濕度：35%-45%，遠離強磁場，與有害氣體隔離存放：防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄塗層。直立存放，做到防塵、防形變；保存：定期抽樣檢驗。抽樣率不低於10%，發現問題應及時採取恢復措施。遷移第三節企業電子檔管理系統實現目標1設計原則系統建設內容體系框架234目標理順、優化檔案管理體制。與現有資訊系統無縫集成。實現現有檔案業務的網路化管理。實現網上檔案分級授權管理和利用機制。建立企業內部統一集中的檔案資料庫。設計原則系統規劃原則標準開放性原則循序漸進原則協調發展原則實用經濟性原則安全可靠性原則建設內容標準規範運行機制

管理系統建設內容資訊化人才系統框架第七章企業檔案資訊

資源開發與服務

本章主要內容開發與服務的主客體開發途徑資訊服務第一節企業檔案資訊資源開發

與服務的主客體企業檔案資訊資源開發主體企業檔案部門企業業務部門企業資訊部門企業檔案資訊資源服務主體

企業決策人員--------決策企業研發人員--------產品研發企業行政人員--------企業文化企業檔案資訊資源開發與服務的客體企業檔案資訊企業檔案企業檔案資訊編研成品形成於企業內部的檔案資訊形成於企業外部的檔案資訊第二節企業檔案資訊資源開發途徑開發要求開發方式12開發措施3開發途徑

開發要求時效性針對性適用性開發類型獨立型聯合型網路型開發方式檢索工具

編研檔案目錄、科技成果文摘、檔案指南、專題介紹選題、資訊選擇與組織、編研成果的審核公佈資訊收集並整理與企業相關的資訊資訊專題分析與編研開發措施提高館藏檔案品質------基礎研究企業需求------方向利用資訊網絡技術------手段第三節企業檔案資訊服務內容方式12控制3資訊服務企業檔案資訊服務1內容

熟悉本企業檔案資源的內容成分，瞭解企業的業務活動及業務流程，掌握用戶對企業檔案資訊的需求，通過檔案諮詢和接待等項服務工作，把經篩選鑒別、加工整序、編目匯纂出來的檔案資訊提供給企業人員，滿足其利用需要。企業檔案資訊服務2要求

主動服務有針對性地服務多元化服務及時服務社會化服務保證企業檔案資訊的安全企業檔案資訊服務3方式

閱覽出借複製供應資訊公佈資訊諮詢專題服務展覽、陳列，媒體報導公開出版，目錄交流企業檔案資訊服務4控制

做好借閱登記、統計工作建立企業檔案資訊服務回饋機制實地調查或電話採訪第八章企業檔案資訊化本章主要內容檔案資訊化概述建設的主要內容和要求建設路徑企業檔案資訊化方案檔案資訊化概述含義意義12原則3第一節概述資訊化含義

企業檔案資訊化是指在企業檔案管理活動中，全面應用現代資訊技術，對企業檔案資訊資源進行有效採集、管理和提供利用。資訊化意義

檔案資訊化將為企業及時提供各種原生資訊，滿足企業生產經營的需要。檔案資訊化是企業檔案工作自身發展的需要。資訊化原則促進、完善企業資訊化和提升檔案管理水準檔案資訊化建設與企業資訊化建設同步技術與管理並重第二節建設的主要內容和要求企業檔案資訊化建設的主要內容基礎設施資訊資源應用系