XX集团公司帐款管理制度

XX集团公司帐款管理制度第一节内销帐款管理

1.1收款 -１～３

1.2缴款 -３～４

1.3客票管制 -４

1.4销货折让处理 -５

1.5货款票期提前或延长处理 -５

1.6票据退还、退换、延兑处理 -５

1.7退款处理 -５

1.8退票处理 -６

1.9退延票反应处理 -６第二节外销帐款管理

2.1缴款 -７

2.2货款之回收管制 -７

2.3应收帐款异常反应 -８

2.4外销费用报销 -８第一节内销帐款管理1.1收款「对帐单」传真或寄送

每月初或定期由计算机自动将「对帐单」（附表四十一）传真给客户，（若传真不成功，则于隔日打印「对帐单」送营管部门邮寄客户或至以「对帐单重传设订作业」重新传真「对帐单」），以供客户对帐及缴款，另每月初或定期由计算机打印「应收帐款明细表」（附表四十二）送营业部门供核对缴款之用。收款方式A.邮寄收款a.客户以挂号邮寄付款者，应请客户于开票时将票据受款人载明本公司全衔，并于票据正面加注「禁止背书转让」字样及左上角划并行线，以避免邮寄途中遗失或遭冒领。b.营业人员接获客户寄回之货款票据时，应即依「票据审核要点」（附件五）及「应收帐款明细表」等凭以核对客户付款金额及票据内容。若核对无误，即于「票据寄送清单」（附表四十三）签收回联签章后寄还客户，并依1.2规定办理缴款；如核对不符，应查明内容填入「票据寄送清单」备注栏内，连同票据寄还客户处理。B.电汇收款

营业人员接获客户通知货款已汇入本公司指定之银行帐户时，应先向银行确认货款汇款人及汇入金额无误后，即依1.2规定办理缴款。C.银行代收货款a.客户依据「对帐单」列示之货款金额开立票据并填写「存款凭条」（附表四十四）或「代收款项单」(附表四十五)后，至附近与本企业有约定之银行缴交货款。b.货款票据为客票者，不得由客户直接至约定银行办理缴款，需由营业部门依1.2规定办理缴款。

c.每日由计算机将各客户别应收帐款余额资料与银行传送之资料查核比对：若属现金交易（冲当月货款者）或期票交易且其金额与帐款余额一致者，即由计算机自转缴款资料并由营业部门打印「EDI缴款单」（附表四十六），一联自存、另一联送会计部门备查。若属期票交易且其金额与帐款余额不一致者，则打印「EDI缴款待确认清单」（附表四十七），供营业部门以「EDI缴款资料确认（内销）」屏幕逐笔确认入帐后，打印「EDI缴款单」，一联自存、另一联送会计部门备查。D.国内信用状押汇

国内信用状押汇时，由营业部门填写「内销汇票承兑文件送件单」连同填妥之「汇票承兑申请单」、「不可撤销信用状」、「汇票（盖妥印信）」、「专用发票」等各项承兑文件送押汇专人向银行办理承兑手续，取回汇票或存入证明单据后，依1.2规定办理缴款。E.营业人员收款

营业人员于营业外勤活动时收取之货款，应依本项A.b之规定办理核对及缴款事宜。F.企业内收款

企业内之应收帐款由各营业部门自行收缴及提报处理异常未收款，其已纳入计算机作业者，应依「企业内拨转计算机作业」之规定办理。G.全方位现金收款a.每一公司依公司别于华南银行开立汇款收款专户，每一专户银行将另予一组虚拟帐号。各公司每一往来客户均赋予一虚拟帐号供汇入货款。b.客户依据「对帐单」列示之货款金额并以本企业所指定之虚拟帐号至附近银行缴款或透过跨行、联行、ATM或语音等各类方式汇款转帐。

c.每日分数次由计算机自银行收款系统下载客户汇款资料与应收帐款数据检验：若属现金客户可冲销当月份帐款者，即由计算机自转缴款资料并由营业部门打印「EDI缴款单」，一联自存、另一联送会计部门备查。若属放帐客户采到期电汇者，则打印「EDI缴款待确认清单」，供营业部门以「EDI缴款资料确认（内销）」屏幕逐笔确认入帐后，打印「EDI缴款单」，一联自存、另一联送会计部门备查。收款期限

授信交易之货款，营业人员应依各公司规定之期限办理收款。异常未收款之反应A.为加强应收帐款之回收，每月定期由计算机查核上月止货款票据仍未收票者，即打印「应收未收票反应单」（附表四十八）及「应收帐款异常反应表」（附表四十九）送各营业处。B.「应收未收票反应单」由营业人员说明原因及处理对策后呈主管核示，并依批示处理。C.「应收帐款异常反应表」由处务专人跟催处理后备查。D.凡逾期三个月及逾四个月以上未回收之异常帐款，每月由计算机打印「应收帐款异常反应表」送各公司总经理室及总管理处总经理室据以跟催各公司、各事业部处理。1.2缴款营业人员或营管人员应于收款当日办理缴款，若所收票据为客票者，应于「缴款单」填注「发票人」及「前手背书人」以利查核其真实性。除1.1之「银行代收货款」、「企业内收款」、「全方位现金收款」等收款方式，依1.1(2)项办理缴款外；余由营业人员或营管人员将缴款资料自「缴款资料输入(内销)」屏幕输入计算机，并打印「缴款单」（附表五十）后连同款项解缴出纳部门或本企业指定银行，经确认后入帐。预收款处理

营业人员收款后，除依前述规定办理缴款入帐外，并打印「发票」交营业人员转送客户；待成品交运后，由计算机自动转冲货款。暂收款处理

营业人员收款后，须依前述规定办理缴款入帐；待成品交运后办理转冲货款手续。现金担保款处理

营业人员收款后，除依前述规定办理缴款入帐外，须依第4.4规定办理授信申请。转帐处理A.因帐务处理需要须做转帐时，营业人员应将转帐资料输入计算机打印「转帐通知单」（附表五十一）并说明转帐原因由主管核准后，送会计凭以审核入帐。B.若转帐款项为保证票据者，营业人员应填写「保证票据提兑通知单」（附表五十二），经主管核签后送出纳办理提兑，俟票据兑现后始得办理转帐。1.3客票管制为提高客票信用度，营管部门应就客票帐户向银行及客户进行信用度及真实性查核，必要时请经销商提供交易凭证或可资证明实质客票之资料后，将结果填「客票查核表」（附表五十三）呈经理核签后，输入计算机建立票信文件。缴款资料输入后，每月即由计算机针对客票查核票信，凡该笔金额或该帐号未兑金额累计达五万元以上者，经查未建票信档、或该帐号信用度欠佳、或有退票记录者，即由计算机依客户别打印「客票查核表」送营管部门查核。营管部门收到「客票查核表」后，即从「缴款单」转记「发票人」及「前手背书人」，并应于十四天内完成查核作业。查核后将结果填入「客票查核表」连同查核依据（发票、送货单、或帐簿）呈经理核签后，输入计算机更新票信文件。若信用度欠佳或有退票记录者，营业人员应即洽请客户更换其它票据。每月初由计算机自动查核客票资料文件，凡同一直接客票帐号之票据累计未兑金额达五十万元以上者，亦打印「客票查核表」送营业部门洽请客户尽量提供其它票据，以分散客我放帐风险。客票票信档应定期复查，并将复查结果输入计算机更新票信文件，做为计算机自动查核客票之依据。1.4销货折让处理

营业人员需办理销货折让时，应填「销货折让申请单」（附表五十四）（客诉赔偿时则依呈准之「客诉处理表」，免填本单）送营管部门输入计算机，并打印「营业人员销货折让证明单」（附表五十五）交营业人员转送客户加盖公司及负责人章后，连同「销货折让申请单」等原始单据送会计审核后，确认入档。1.5货款票期提前或延长处理每月货款缴入后，即由计算机自动比较货款到期日与标准到期日，若票期差异积数超过管制基准者，由计算机打印「货款票期延长（提前）反应单」（附表五十六），送营业人员说明客户要求延长或提前付款之理由，拟具处理对策后依核决权限呈核。「货款票期延长（提前）反应单」呈核后，送营业或营管部门依下列方式处理：A.应付利息者，由营业部门依1.4规定办理折让。B.应收利息者，由营管部门将应收利息资料输入计算机后打印「发票」，交营业人员向客户收取利息。C.免收（付）利息者，由营业部门径予归档。营业人员应于收到「发票」后七日内收取票延利息。1.6票据退还、退换、延兑处理客户支付之票据，要求退还、退换、延兑或货款因客诉及其它原因须将原缴款票据退予客户时，营业人员应将票据退延资料输入计算机，并打印「票据退换通知单」经说明处理对策后，依核决权限呈核。呈准后，属票据退还、退换、延兑者，应检附缴入新换票据或现金之「缴款单」及利息发票存根联（退换延后票及延兑者检附），送会计审核，凭以向出纳部门办理票据退还、退换、延兑。1.7退款处理

客户之货款因溢收、客诉及其它原因须退款予客户时，营业人员应将退款资料输入计算机，并打印「退款通知单」（附表五十七）经说明原因及处理对策，依核决权限呈准后，送会计审核后以汇款方式办理。

1.8退票处理出纳部门于「退票通知单」打印后，一联送会计部门，一联连同遭退票据及「退票理由单」具函送营管部门签收处理，同时由计算机将退票金额由应收票据转入应收帐款。营管人员收到「退票通知单」及退票票据后，应即将「退票通知单」转送营业部门处理，退票票据由营管部门负责保管。营业人员接到「退票通知单」后，应即将退票情形填入「客户资料卡」。退票超过七日，客户仍未付现或另开新票据时，营管人员应负责跟催营业部门提报「交易异常处理记录表」（附表五十八），并采确保债权措施。1.9退延票反应处理为使营业部门能迅速获得客户之退延票情形，俾采取确保债权措施，于退票或退延资料输入计算机后，即通知本企业各相关营业部门处理。营业部门应即检讨对该客户之债权确保情形，并针对现状拟订处理对策呈核后依批示办理；营业部门并应将此退延票记录转记「客户资料卡」中，以为尔后授信及营业措施之参考。

第二节外销帐款管理2.1缴款L/C缴款：进出口事务组于办理押汇完成次日，由银行透过EDI作业，直接将缴款资料传送进出口事务组，并由进出口事务组直接打印「EDI缴款清单(外销押汇)」，连同结汇水单，送会计办理缴款。D/A、D/P缴款：银行于货款到期日，透过EDI作业，直接将缴款资料传送进出口事务组，并由进出口事务组直接打印「EDI缴款清单(外销押汇)」连同结汇水单，送会计办理缴款。T/T、OA、现金、票据缴款：营业部门于收到货款后，应即以「外销缴款资料」输入屏幕输入缴款资料，并打印「缴款单」后，连同缴款凭证向出纳办理缴款。2.2货款之回收管制营管每月月底，针对次月份到期之托收款，依客户别打印「托收款对帐单」（附表五十九）供营业人员通知客户将届期之款项明细，并通知托收银行代收。每旬由进出口事务组自计算机打印「D/A、D/P款异常反应表」，针对付款条件D/A、D/P托收款到期但计算机尚未报销结案者，出表反应，跟催托收款回收。每旬由营管自计算机打印「OA、T/T款异常反应表」，针对付款条件OA、T/T款到期但计算机尚未报销结案者，出表反应，供营业人员确认系客户未汇付时，即向客户催收，并将催收结果填于「OA、T/T异常反应表」之「处理结果」栏，呈经理批示。货款异常管制基准：付款方式管制基准D/PONBOARDDATE+10天+4天D/A+天数ONBOARDDATE+天数+4