《秘书文档管理》思考与实训习题及答案 －第6章

《秘书文档管理》习题参考答案第六章想一想机构大事记材料的选择应该从哪几个方面入手？一般来说，凡是涉及以下内容的事件，应当被纳入到大事记的编写范围内：（1）组织的各种重要会议、重大活动情况；（2）组织领导人的各种重要活动情况；（3）以组织名义制定的方针政策，发布规定，做出的重要决定、决议、规划；（4）本组织的成立、撤销，以及隶属关系、职权范围、内部机构的变动情况；（5）本组织主要领导成员的任免、奖励情况；（6）本组织工作中出现的典型事件、事故；（7）上级组织或上级领导对本组织的重要指示，以及上级领导到本组织检查工作的重要活动情况；（8）报纸、刊物发表的关于本组织的经验、事故和批评的报道和重要新闻等。（9）重大成果（生产上的重大突破、科研上的重大发明创造、重要产品等），经济建设、文化建设、科学技术的重大变革和成就，以及重大公共设施的建设。思考与实训１．简述档案检索工具的种类及编写要求。（1）按编制方式分，可分为目录、索引、指南。（2）按载体形式分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具。（3）按检索范围分，可分为全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、若干馆范围检索工具。（4）按功能分，可分为馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具。２．试述大事记的功能及作用。（1）可以提供有关某一问题的历史梗概，便于利用者系统扼要地了解、研究历史的演变及发展规律。（2）可以帮助机构负责人和职能工作人员回忆过去的工作，了解本地区、本单位工作活动和发展的历史概况，便于总结经验和研究问题。（3）可以作为档案汇编、历史著作、地方志的辅助性参考资料，为史学研究提供方便。（4）大事记是对社会公众宣传的良好素材，通过大事记提供的系统资料，人们可以透视历史发展的脉络，从历史发展的事实中总结经验教训，提高认识。３．组织沿革主要包括哪几个方面的内容？（1）机构的历史发展概况、行政区划、建制等情况；（2）机构的性质、任务、职权范围和隶属关系；（3）机构内部组织机构的设置和人员编制的变化情况；（4）机构主要负责人和相关责任人的任免情况；（5）机构名称变更、印信的启用与废止、机构办公地点的迁移等情况。４．制发档案复制件应当注意哪些事项？（1）档案要经过检查后才能复制。（2）档案复制件的幅面要清晰、准确、完整，能够突出显现档案利用者所需要的那部分信息。（3）复印件一般只限一份，并加盖档案管理机构的查阅章。档案复制件经管理机构盖章，注明原件档号，具有档案原件的效力。（4）在进行电子档案的复制过程中，档案管理人员应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。（5）能够被利用者复制的档案应当符合国家有关档案、保密和保护知识产权的规定。（6）档案的复制要严格履行登记制度，凡是使用完毕后需交回档案馆（室）的复制件，档案管理人员要进行催还，同时对收回的档案复制件要进行集中的销毁。（7）经档案管理机构复制的档案，使用单位和个人均不得以任何形式公布、陈列展出或再行复制，如确有需要，应当与档案保管机构、档案形成机构达成一致。５．简述档案咨询服务的一般步骤。（1）接受咨询。档案馆（室）一般专门设立档案参考咨询的专用电话或邮箱，档案管理人员要首先了解利用者此次咨询的目的、内容和具体要求。（2）查找信息。对于一些专门询问档案馆（室）藏资源的利用者，档案管理人员可利用馆（室）的检索工具迅速的查找利用者需要的档案是否为本馆（室）所藏，如确为所藏，应与利用者商洽如何提供其需要的档案，并介绍档案利用服务的相关流程，约定档案利用服务的时间。（3）回复咨询。对利用者提出的一般性问题，档案管理人员可以给予当面直接的回答，回答问题要详细具体，言之有据；对一些需要进一步处理后回复的问题，档案管理人员一定要明确告知利用者在多长时间内给予回复，并在问题处理完毕后直接回复利用者。（4）建立记录。在对档案利用者的咨询服务过程中，档案管理人员要在档案咨询服务登记簿中进行详细完整的记录，其中包括利用者提出的问题、问题解决的措施、问题需要处理后回复等内容。（5）反馈跟踪。档案信息服务人员可以定期的向那些可以联系到的档案利用者进行针对参考咨询工作的反馈调查。６．试论档案网站服务主要内容。（1）提供档案在线浏览服务档案馆（室）将经过数字化处理后的档案以可视化的格式通过档案馆（室）网站展现在利用者面前，使利用者能够足不出户便能浏览到所需要的档案信息。（2）提供档案检索服务档案馆（室）将馆藏目录以数据库的形式嵌入到档案馆（室）的网站上，供档案利用者检索。（3）档案展览档案馆（室）将本馆（室）极具特色的档案经过数字化处理后在档案网站上专门开设平台用于展示和宣传这部分档案。（4）在线咨询与预约服务档案馆（室）通过网站建立利用者与档案管理人员的沟通平台，用于回答和解决利用者提出的问题，并对其提出的利用需求给予咨询，同时也可用于为利用者安排入馆（室）利用档案的预约服务。（5）远程档案信息服务档案馆（室）网站的优势在于能够随时随地为档案利用者服务，解决了利用者因为时间或地点的限制而无法到馆（室）利用档案的情况。７．根据下列给定素材，对该件档案进行著录。KY4324124032-4-31-12中国档案学会关于召开“数字档案馆建设研讨会”的通知：中档学会发〔2010113号/中国档案学会+“数字档案馆建设研讨会”回执.