基于SAP系统的集成化在企业财务管理中的应用

一、SAP系统及其优势SAP系统作为全球行业、企业的一种先进的企业管理工具，在优化改进企业业务流程和提高企业运作的协调方面有明显的优势，主要是因为SAP高度集成和兼容，一方面自身具有从前端业务到后端财务实现的集成化功能，另一方面能与各种外围系统形成接口，使得企业资源相互补充，实现企业资源优化配置。同时，SAP系统持续优化，能为客户设计适合企业需要的功能。其主要优势在于以下几方面。（一）SAP系统应用广泛性SAP系统被众多知名大企业所青睐，基本上世界五百强86%的企业都在使用SAP系统，足以见其系统的广泛性。正是因为SAP应用的广泛性，这就使SAP应用功能更加全面，满足企业日常管理需要。（二）SAP系统具有集成化SAP系统具有财务、物资、项目、设备、人力资源等功能，每个功能是大系统中的子功能，这些子功能紧密连接，实现销售、资金及信息的集成化。SAP原始数据始于业务，通过各环节传输、交换将各子功能连接，实现无缝对接，提升企业的管理效率。（三）SAP系统具有提升内部管理职能功能SAP不但具有完善、高效、及时的核算、业务处理及信息更新能力，还具有内部流程管理和内部控制功能，为客户提供翔实的资料和真实的信息，提升企业内部管控能力。二、SAP系统财务管理模块的应用——以W公司为例（一）W公司基本情况与财务管理现状W公司近年来高速发展，规模扩张，多元化业务经营拓展迅速，导致财务工作与日俱增，企业内部迫切需要搭建更为完善、更加灵活、更加稳健的业财一体化管理平台及体系，使之能够作为W公司战略实施的有效管理工具，助力W公司继续保持行业内的领军地位，通过加强财务核算规范及管控力度，为企业管理层提供充足的管理决策信息支持。而原来财务管理系统存在明显缺陷。在系统集成上，传统财务软件没有与外围系统的接口，导致与外围系统无法实现连接。（二）W公司对集成化财务管理模式的需求基于传统财务软件各种弊端，为财务“提效减负”建设一个智能、高效的财务核算平台，引入一个包含准确性、灵活性、高效性、综合性、集成性等功能强大的SAP财务管理系统成为必然。1.企业对财务集成化的要求W公司原财务管理系统，由于数据无法共享，人工线下处理，增加财务人员工作量，同时，降低工作效率，在SAP系统集成化的管理不仅可以实现W公司财务管理信息的共享，还可以实现业财一体化的集成管理。2.企业对核算和预算相结合的全流程财务管理转变的要求集成化财务管理有助于企业建立预算与核算相结合的全流程财务管理转变，通过SAP系统，建立统一、规范的预算管理体系，加强对W公司财务全流程监管，将核算和预算有机结合，不仅能对已有财务活动分析，还能对W公司未来的经营活动预测。通过预算管理和数据分析，实现对W公司全流程管理。3.企业对子公司协同管理的要求W公司组织机构复杂，股权多元化。因此，通过集成化的财务管理方式，各组织下的资源投入到一个统一集团的目标、战略和决策，协同发挥效应，通过集中管理实现规模经济，通过管理结构优化实现资源和管理协同效应。4.企业对经营决策统一性的要求随着市场竞争激烈化和企业发展需要，财务人员不仅局限于财务数据的查询，更多侧重财务数据的分析和处理，通过对财务信息标准化管理，实现集成化系统交互查询、分析，在多角度、多层次、多维度分析的基础，为企业经营决策提供决策信息，同时，还能及时发现隐藏的财务问题，为企业管理层科学判断和决策提供数据支持，提高企业财务管理水平。（三）W公司集成化财务管理系统的应用情况1.RCS系统与SAP集成在SAP实现上线后，与RCS形成接口，实现业财数据一体化，依据成本、采购推送的业务数据，财务自动生成凭证；竣工备案之后根据前端业务集成的系统数据，自动结转开发产品和投资性房地产。从前端业务部门取数，成本付款全集成，实现100%凭证自动生成。2.营销系统与SAP系统的集成在SAP系统上线后，与营销系统形成接口，从前端到案场收银再到会计核算实现无缝对接，实现100%凭证自动生成。减轻财务人员对账及凭证处理工作量；每笔凭证可跟踪追溯前端业务单据。控制收入确认标准，降低收入确认风险；集成销售房源信息，实现收入成本自动结转；动态单方调整系统可自动计算差额，及时调整账务处理；实现收入、成本一键结转，系统可下载底稿。3.收款认领平台与SAP集成在SAP系统上线后，与收款认领平台形成接口，从业务前端发起收款业务，再到财务会计核算无缝对接，通过标准化定制会计凭证，实现凭证自动集成化。同时，业务人员也能通过收款认领平台查询业务收款情况，减少与财务线下口头沟通成本。4.费用报销系统与SAP系统的集成通过智慧报账平台与SAP系统对接，实现企业报销业务处理的自动化、程序化、集成化，为实现集团范围内企业内报销制度统一和报销业务标准化创造了条件，通过费用报销系统提取各类报表，提高财务人员工作效率，减轻财务人员的工作负担。5.资金管理SAP标准功能能整合企业内部流程，规范信息流转，保证部门间协同工作，通过SAP系统资金计划标准化提报功能，从传统方式下业务部门线下提报，财务人员通过Excel手工汇总方式，转变为SAP系统提报，SAP系统汇总方式，形成无缝对接。6.合并报表和预算编制全流程管理W公司SAP财务管理集成化实施耗时两年，主要分为三阶段：第一阶段SAP财务期初数据初始化和迁移阶段；第二阶段外围系统与SAP对接及完成合并报表线上化开发阶段；第三阶段建立全公司统一的经营分析平台和工具。因此，在经历前两个阶段的基础上，公司以“数据仓库”为基础，支持外围系统数据导入，借助数据仓库平台获取及时、准确、全面的企业运营基础数据，对财务综合数据多维度挖掘分析出具各类管理报表。三、W公司应用SAP集成化进程中存在的主要问题（一）业财系统整合度低由于W公司行业特性，未完全使用SAP全部标准功能，采取与外围形成接口连接，而外围系统的生产商和设计理念与SAP系统不一致，SAP系统项目实施时间紧，导致项目实施团队在初期并未完全考虑到整个信息系统中标准化的问题。因此，SAP财务模块在与周边系统配合运行初期，不同部门之间的系统在流程和接口上未执行统一的标准化，非标准化给部门系统间协调带来困难，业务流程不能形成串联，增加实施过程中的管控难度。（二）财务人员认识偏差W公司在SAP财务模块实施前，使用NC财务系统对公司财务工作进行管理。随着财务人员对NC财务系统运用的不断加深，已经逐渐形成了固有的工作模式和工作习惯，难于在短期内接受新的财务管理系统，他们对SAP缺乏全面深入的宏观的理解和认识，导致没有意识到SAP对企业的作用。在运行初期，SAP系统与NC系统两套系统并行，短期内甚至会增加财务人员的工作量。（三）业务人员对SAP系统上线的抵触传统的财务软件业务部门根本不涉及在系统中进行操作，部分人员会认为系统操作都是财务部门的工作，然而，在SAP系统上线后，需要各个部门共同配合，从前端协同到最终财务终端，这就要求业务部门人员全程参与到SAP上线实施过程中，导致业务部门对SAP上线存在抵触心理，甚至认为SAP上线给业务部门增加工作量。（四）业财部门分工边界不清晰企业长期以来形成的社会分工，导致部门间界限清晰，业务和财务之间对双方工作缺乏了解，沟通不顺畅，降低相互沟通主动性，因此大部分业财人员还是依赖原有的工作模式，业财融合意思淡薄，不利于信息变动沟通和传递。在SAP在实施过程中，对会计政策、操作方式、业务流程缺乏集中归口部门管理，内部运行系统过多，某个业务流程涉及多个业务系统，业财人员碰到问题后，无法及时区分哪个环节变动影响，无法及时联系相关部门沟通，不利于业务与财务融合的顺利开展。（五）上线初期系统运行不稳定完整的SAP实施建设，主要包括前期准备、中期运行和后期维护三阶段。SAP上线初期，员工操作不熟练，系统频繁故障、导致SAP系统运维问题较多，不仅增加运维的难度，还影响报表出具的准确性和及时性。这主要是系统实施初期，系统有一个过渡磨合期。除日常运维问题外，评估机制处于探索阶段，并存在很多问题。谁来评估应用过程，如何设定评估的标准，建立一个基于SAP系统高效应用评估机制成为W公司需要解决的问题之一。四、W公司应用SAP集成化存在问题解决措施（一）提前筹划，精心准备，找准科学的实施方法SAP上线是一项系统工程，选择优秀的第三方实施顾问是重中之重，优秀的第三方实施顾问公司的选择一定要选择经验丰富，实施过不同行业、不同经营模式的企业，因为他们能凭借过往的经验，为企业找准实施SAP的科学方法。在蓝图设计之初，实施团队需要提前布局外围系统与SAP系统兼容问题。蓝图设计是决定企业实施SAP成功的关键，它决定企业未来业务流程和系统配置，也决定公司日后实施上线的质量和项目效益。（二）加强引导财务人员对新系统的认识为了让财务人员更快了解SAP系统，企业应当引导财务人员转变固有的财务思维，引导他们学习并掌握SAP设计理念和系统功能，使财务人员对SAP系统有一个全面的认识，提高财务人员的工作效率和综合素质。同时，通过增强SAP体验感，让财务人员理解和认识SAP系统的功能能给财务人员减负带来的帮助，让SAP更好更快的发挥其应有的优势，从而达到企业当初选择使用SAP系统的目的。（三）领导加强SAP系统对业务部门的宣贯SAP成功上线的关键是高层领导重视，企业领导成立由多业务部组成的SAP项目专项领导小组和工作小组，对项目实施进行全程参与和监督，同时，对实施顾问和项目组关键用户成员给予信心和支持，定期组织SAP阶段总结会议，协调SAP项目组需要解决的问题。公司还需要定期组织SAP上线宣贯会议，加强对业务人员的培训，一方面，让业务部门人员充分认识SAP系统是为企业发展所需，改变固有排斥思维，另一方面，让业务人员掌握和熟练使用先进企业管理软件。（四）构建业务和财务的沟通交流平台SAP上线完成之后，搭建专门的业财交流平台及时共享业务流程和业务工作变化等信息，方便相关人员及时了解信息，更快开展工作，遇到问题后，业财人员借助平台沟通和交流，提供解决问题的方案，针对共性的问题，提供规范化的操作手册和知识库，让每一位员工更快熟悉SAP系统和业务系统。业务和财务的沟通交流平台的建立，不仅能加强双方的了解，熟悉对方工作流程，还能为财务人员开展工作提供便利，提高员工的工作热情和工作效率。此外，还需要对业财融合实施激励机制，打破跨部门间的边界，推动财务人员主动参与到业务中。（五）加强流程管理，加强SAP运维推广，建立SAP应用评估机制为保证SAP高质量运行，企业必须建立科学、客观合理的运维机制和应用评估机制，评估SAP系统应用的效益性。首先，结合企业特点，制定相关的运维机制和应用评估体系；其次，在执行过程中，企业应当落实责任，制定奖惩制度，发挥评估机制作用，切实规避风险，保证SAP系统稳定运