工作分析与岗位管理-基于数字化转型 课件 9工作说明书的编制

工作说明书的编制本章内容第一节工作描述第二节工作规范第三节工作说明书的撰写

工作分析的内容确定工作的具体特征---工作描述找出工作对任职人员的各种要求---工作规范2024/1/283第一节工作描述一、工作描述的定义工作描述又称职务描述、工作说明，指用书面形式来对组织中各类职位的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境等所作的统一要求。二、工作描述的作用1.基础作用2.直接作用3.研究用途工作描述原始资料工作设计流程规划、招聘绩效评估薪资管理劳资处理三、工作描述的内容工作描述核心内容社会环境可选择性内容工作活动和程序工作标识聘用条件工作环境与工作条件职责的量化信息工作权限绩效标准工作职责核心内容工作标识（工作名称、代码）工作内容和活动程序（职责）物理环境（工作条件）社会环境（上下左右内外）聘用条件（岗位基本工资）2024/1/289工作标识社会环境工作活动和工作程序工作描述工作条件和物理环境聘用条件工作标识又称工作识别、工作认定，即某一工作区别于其他工作的基本标志。工作名称职位编号工作地点其它识别标志注意事项：（1）准确反映主要职责；（2）指明等级制度下的相关等级；（3）尽量按照社会上通行的做法来拟定；（4）讲求艺术性工作名称是指一组在重要职责上相同的职位总称。职位编号又称工作代码HR-03-06：MS-04-TS-08：HR：人力资源部03：主管级06：人力资源部全体员工的顺序编号MS：市场销售部04：普通员工TS：技术支持类06：市场销售部全体员工的顺序编号工作地点是指工作中所在的实际位置。其他识别标志主要是为了便于管理和提供特殊的类属信息。组织目标部门目标岗位目标组织目标三年内成为省内最大的房地产开发商。五年内实现公司上市，成为东部地区具有很强竞争力的房地产开发商人力资源部部门目标吸引、保留、激励与优化配置公司的人力资源，确保人力资源能支持组织目标。进行组织优化和管理变革，以提升竞争力，并满足公司上市要求。帮助公司建立董事会并优化治理结构，以提升竞争力并满足上市要求薪酬主管的岗位目标建立并管理科学的薪酬体系，以确保公司对于核心人才的吸引、保留和激励搜寻并招募服务公司战略要求的中高层人才，确保公司的核心能满足战略发展的需要社会环境是指任职者与组织内外其它职位或人员之间的关系。（1）该职位在组织中的位置；（2）任职者在工作中形成的关系；（3）组织内外的工作关系某公司人力资源经理的工作关系向人事副总裁作汇报；监督下列人员：人事部门的工作人员：行政助理、劳资关系主管、人才培训主管、秘书；工作上配合对象：所有部门的经理人和行政主管；组织外：职业介绍所、政府劳动管理机构、各种职位应征者。工作环境和工作条件：是指经常性工作场所的自然环境、安全环境和社会环境。工作的危险性；可能发生的事故、事故的发生率和发生原因；对身体的哪些部位易造成伤害以及伤害程度；易患的职业病、患病率以及危害程度等环境中的温度、湿度、照明度、噪音、震动、异味、粉尘、辐射等，以及任职者与这些环境因素接触的时间工作持续时间、是否单调重复工作、注意力集中程度和时间。是否持续保持同一劳动姿势。工作地点的生活方便程度、环境的变化程度、环境的孤独程度、与他人交往的程度等自然环境安全环境强度环境可以包括：岗位基本薪酬、升迁的机会、培训机会、福利、住房、专车服务、免费午餐以及特殊待遇等。聘用条件是指该岗位可以提供的一般岗位基本薪酬和福利标准，以及特殊的岗位待遇。

职责的量化信息工作权限绩效标准职责的量化信息：常用的职责的定量化信息表达方式有三种：（1）具体的工作量包括纯劳动时间和岗位工作定额与绩效考核相关的数据；（2）各项职责所花费时间的百分比；（3）各项职责的复杂程度及各项职责的重要性排序。工作权限：是指根据该职位的工作目标和工作职责，组织赋予该职位的权限范围、层级与控制力度。主要应用于管理人员的工作描述与职位评价“对组织的影响大小”和“过失损害程度”工作职责是工作描述的主体，是指为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合。绩效标准：是在明确界定工作职责的基础上，对如何衡量每项职责完成情况的规定。它包括衡量要素和衡量标准两个方面。正向绩效标准反向绩效标准四、撰写工作说明的问题和建议1.描述长度：一般来说，不应过长。2.具体层次：要提供足够的细节五、编写工作描述的注意事项1.责、权、利一致2.与组织结构设计、职能分解和职位设置保持一致3.职责范围清晰第二节工作规范一、工作规范概述1.工作规范的概念工作规范又称岗位规范或任职资格，是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格与条件。（1）工作规范关注的应该是工作或者是岗位，而非任职者本身（2）一般是教育、经验、知识、技能、体能、个性特征方面的最低要求

（3）一般用经验判断编写、也可以用精确的统计方法（4）在建立工作规范时要综合考虑：（a）某些工作可能面临法律上的资格要求。（b）职业传统。2.工作规范与工作描述的区别工作描述工作规范目的以工作为中心以对人的要求为中心内容范围广相对简单3.特别应注意的问题任职资格必须与工作高度相关，不能随意主观判断3.特别应注意的问题2024/1/2830一般要求心理要求工作规范书生理要求1、显性任职资格（一般要求、生理要求）身体素质教育程度工作经验工作技能培训要求身体素质是人先天的形状和能力的物理状况。教育程度是指岗位所需的接收教育的程度。工作经验是指任职者所需的工作经历，它可以通过工作年限和所从事的具体工作来表述。工作技能是指对与工作相关的工具、技术和方法的运用。2、隐性任职资格（心理要求、生理要求）隐性任职资格是指难以测量或者测量的准确性较低，但与工作绩效相关性更高的任职要求，主要指任职者胜任能力要求。三、工作规范的形式1.计分式2.文字表达式3.表格式四、编制工作规范的具体注意事项1、工作规范应结合本组织实际情况加以确定2、工作规范应以工作描述为依据来拟定3、不要与有关法律规定相抵触第三节工作说明书一、工作说明书的含义工作说明书也称职位说明书，是关于工作是什么以及工作任职者具备什么资格的一种书面文件。这种信息包括两部分，即工作描述和工作规范。二、工作说明书的作用■为招聘、录用员工提供依据■对员工进行目标管理■绩效考核的基本依据■为企业制定薪酬政策提供依据■员工教育与培训的依据■为员工晋升与开发提供依据

工作说明书的资料来源工作岗位调查工作岗位评价三、工作说明书的编制一份合格的工作说明书必须达到以下标准：准确性完备性普遍性简约性预见性可操作性四、工作说明书的形式叙述式表格式复合式六、工作说明书编写的常见问题职责界定缺乏系统性工作描述表达方式不规范，用语不准确工作说明书的编写缺乏实用性宣传不到位，员工不理解工作规范与工作描述之间缺乏内在联系七、工作说明书编制的注意事项对工作分析的结果取得一致认同定位明晰，高层认同格式统一，用语准确，内容得当及时沟通案例分析：小王为何要辞职？

小王来到公司的人力资源部，“张经理”，小王说，“可能我无法适应目前的工作，我希望在这个月末试用期结束时离开公司。”张经理听了很惊讶。小王是两个月以前到公司销售部担任销售部经理助理的。在这段时间的工作中，人力资源部通过销售部经理及销售部其它同事了解小王试用期的工作情况，大家反映都很好，想不到小王会主动提出辞职。三个月以前，销售部经理提出了增加经理助理职位的需求，由于销售部将加强与国外厂商的业务联系，急需熟练使用英语口语和处理英语书面文件的员工，并希望新增加的员工具有一定的计算机水平，同时可兼顾公司对外网站的管理工作。人力资源部就所需增加的岗位进行工作分析，经过与销售部经理协商，编写了该岗位的工作说明书。其中对岗位职责的描述是：

1.协助经理处理国外业务的联系及英文书面文件、合同；

2.在需要的情况下可担任英文翻译；

3.整理销售部内部业务文档；

4.负责在网站上发布有关公司的业务信息，并进行公司网页的更新、调整。由于工作岗位对语言能力方面的要求决定了应聘人员最好是英语专业的毕业生或在国外生活过的人员；而计算机网站管理又对应聘人员的计算机水平提出了较高的要求，要求能制作网页和进行数据库处理，应聘者最好是具备计算机专业学历的人员。

看到这样的任职资格要求，人力资源部感到这个岗位的招聘工作难度较大。当招聘信息在人才招聘渠道发布后，应聘的人员不多。小王是华南地区某商学院毕业的学生，毕业后在广告公司做过业务工作，后来到英国留学，在国外所学的专业是计算机应用，留学回国才一年，各方面的条件完全符合招聘岗位的要求。经过两次面试后，销售部和人力资源部都觉得小王是这个岗位的最佳人选，于是通知小王来公司报道上班。

”为什么你会觉得自己不能适应这项工作呢？“张经理问小王。小王说：”工作中业务文件处理、与客户的业务联系都没有问题，内部文档也能按要求管理好，但是我不了解我们公司生产产品的技术参数和生产能力，在与客户联系的过程中，需要根据客户的需要为客户