学生工作部处2010年9月

学生工作部（处）2010年9月2010级新生档案整理培训一、档案整理的重要性二、档案整理的时间安排三、档案整理要求一、档案整理的重要性1.便于学校了解学生情况；2.便于学生工作的顺利开展；3.学生档案与学生就业挂钩（机关、企事业单位根据档案到达的时间发放工资）。二、档案整理的时间安排时间工作安排地点院系自行决定

2010级新生档案整理培训

网络下载PPT自学9.27-9.29领取《华南师范大学学生登记表》《华南师范大学学生档案目录》及学生档案袋

学生事务管理科（石牌行政楼327，大学城行政楼A416）

10.1-10.15院系整理新生档案

院系妥善安排

10.18-10.22（大学城校区）上交新生档案、电子版和纸质版的《新生档案编号表》（纸质版一式两份）

大学城校区行政楼A41610.25-10.29（石牌校区）石牌校区桃李园档案室（会议室隔壁）

三、档案整理要求

材料：《华南师范大学学生登记表》《华南师范大学学生档案目录》

学生档案袋时间：9.27－9.29（周一——周三）

地点：石牌——行政楼327

大学城——行政楼A4161.领取材料2.收齐新生档案档案来源：（1）学生上交（2）学生工作处移交（3）招生办移交3.编制学生档案编号（1）

查阅院系代码，见下表各院系学生档案代码院系名称院系代码院系名称院系代码院系名称院系代码数学科学学院I公共管理学院U文学院A历史文化学院B教育信息技术学院R法学院F政治与行政学院C化学与环境学院K美术学院N外国语言文化学院D生命科学学院L音乐学院P教育科学学院E地理科学学院M综合文科一班Wa物理与电信学院J计算机学院Q综合文科二班Wb经济与管理学院G旅游管理系S综合理科一班Wc体育科学学院H软件学院V综合理科一班Wd信息光电子科技学院T（2）编制学生档案编号编号标准：年级+院系代码（A、B……）+三位数字（001、002……）

如:文学院代码为A，2010级新生人数为363人，则档案编号为10A001至10A363。

（3）除综合班为Wa、Wb、Wc、Wd外，其他院系代码均为英文大写字母，不要写成英文小写字母。

4.组织新生填写《华南师范大学学生登记表》及《华南师范大学学生档案目录》的基本信息。（见模板1）5.材料核实、增减与登记

（1）核实新生中学阶段的档案材料，并登记

对照档案袋里的资料，在档案目录相应项目的“入学时”空格栏中打勾。若无相对应内容，在“其他材料”一栏中补充。（2）档案材料增加

入档《华南师范大学学生登记表》，并登记。（3）档案材料分类处理抽取新生团员材料及党员材料，登记整理完后，分别上交院系团委和党委统一处理。6.补充、登记《华南师范大学学生档案目录》上的相关信息（具体填写规范见模板2）

（1）登记档案编号

位置：《华南师范大学学生档案目录》右上角“档案编号”处（2）登记新生档案整理时间

位置：《华南师范大学学生档案目录表》左下角“入学整理时间”处（3）辅导员签名确认

位置：《华南师范大学学生档案目录表》右下角“整理人签名”处模板2《华南师范大学学生档案目录》右上角“档案编号”处《华南师范大学学生档案目录》页脚处7.粘贴《华南师范大学学生档案目录》

位置：学生档案袋正面（粘贴规范见模板3）粘贴后正面粘贴后背面8.制作电子版《新生档案编号表》（1）下载表格模板

位置：《关于做好2010级新生档案整理工作的通知》附表（1个）（2）填写电子表格《新生档案编号表》（具体填写规范见模板4）。模板49.检查学生档案与《新生档案编号表》是否一致；10.捆扎新生档案；

方式：30份一捆11.移交前与接收人预约石牌/大学城校区:蔡老师85215261/39310042

12.上交《新生档案编号表》电子版院系档案上交前一天发送至学生事务管理科工作邮箱。

邮箱地址：

石牌——xsswglk@126.com

大学城——xsswglk2@126.com13.移交新生档案及纸质版《新生档案编表》，辅导员、蔡老师签字确认

地址：石牌——桃李园档案室（会议室隔壁）

大学城­——行政楼A41614.注意事项（1）各院系副书记或2010级辅导员在整理过程中必须在场；（2）2010级新生不宜参加档案整理，院系可安排非2010级素质好的学生党员若干名协助整理；（3）确保档案材料没有错装；确保《大学生登