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PAGE题目论中小企业应收账款内部控制学院会计学院专业会计学摘要随着国际经济一体化步伐的加快和我国宏观经济政策的不断调整、变化,企业面临的风险愈加复杂,竞争环境也愈加激烈。一方面,企业为了扩大产品的销售规模和市场占有份额,增强企业竞争力,不可避免的要采用赊销这种信用销售方式,因此应收账款大量地出现在企业间的交易中。另一方面,客户不守信用,随意拖欠账款,导致坏账比例逐年升高,企业需要投入大量的精力和财力去解决收款难的问题,导致企业资产质量严重恶化。甚至有一些企业由于大量应收账款不能及时收回而陷入财务困境,最终被迫重组或破产,究其原因大多是企业应收账款管理不善造成的。面对应收账款的种种问题,有研究认为既有购买方的原因,又有销售方的原因,要解决这一问题需要从企业的内部入手,加强内部控制的管理。鉴于此,文章从分析应收账款内部控制在企业管理中存在的问题入手,概述企业应收账款内部控制的内容,归纳我国企业应收账款内部控制活动中存在的问题,通过对我国企业应收账款内部控制现状、存在问题的充分剖析,提出建立应收账款内部控制制度的具体措施和建议。 关键词:应收账款;内部控制;制度设计
ABSTRACTWiththeacceleratedpaceofinternationaleconomicintegration,aswellasconstantlyadjustourmacro-economicpoliciesandchanges,enterprisesarefacedwiththeriskofincreasinglycomplexandcompetitiveenvironmentisintensifying.Ontheonehand,inordertoexpandtheproductofsalesandmarketshare,companiesmoreandmoreadoptionofcreditsalesmethods,solargenumbersofaccountsreceivableresultingappearsintheinter-enterprisecredittransactions.Ontheotherhand,thecustomerbreaksone’swords,isinarrearswiththefundsonaccountatwill,theresultproducesalargenumberofbaddebt,enterpriseisinvestalargeamountofenergyandfinancialresourcestosolvethedifficultproblemofmoneycollecting,overdueaccountsreceivable,aseriousdeteriorationinassetsquality.Duetopoormanagement,someenterprisesfallintofinancialdifficultiesandevenfacereorganizationorbankruptcy,becauselargeamountofaccountsreceivablecannotbecalledbackintime.Facingtheproblemsofaccountsreceivable,weconsidereditnecessarytostartfromtheenterpriseinterior,tostrengtheninternalcontrol.Thereasonsoftheproblemsofmanagementofaccountsreceivableareboththebuyersandthesellers,webelievethatitneedstostartincompanytosolvethisissue,strengtheninginternalcontrolandmanagement.Inviewofthis,thispaperstartedwiththeproblemsanalysisofinternalcontrolonaccountsreceivabletoenterprisemanagement,andsummarizedthecharacteristicsofaccountsreceivableinChineseenterprisesafteranoverviewofitscontentsandcauses,thenputforwardthenecessityoftheestablishmentofinternalcontrolonaccountsreceivablethroughthestudyofitscurrentsituationandspecificproblems.Keywords:Accountsreceivable;Internalcontrol;Systemdesigning
目录引言 1一、中小企业应收账款内部控制的现状及存在的问题 2(一)应收账款内部控制的定义 2(二)中小企业应收账款内部控制的现状 2(三)中小企业应收账款内部控制中存在的问题 31.应收账款内部控制比例欠佳 32.应收账款老龄化严重 33.应收账款坏账率较高,坏账准备提取不足,内部控制力度不够 44.应收账款数额逐年增加,数额较大,企业缺乏管理力度 4二、中小企业应收账款内部控制失控的原因分析 5(一)中小企业应收账款内部控制失控的内部原因 51.应收账款内部控制意识淡薄,风险意识淡化 52.企业的整体管理水平较低,机构职能划分不清,执行能力欠佳 53.内部激励机制不健全,考核制度出现偏差 6(二)中小企业应收账款内部控制失控的外部原因 61.法律环境欠缺 62.信用机制不健全 63.买方市场的形成 6三、完善中小企业应收账款内部控制的防范措施 7(一)应收账款的事前控制 71.设置一个专门的信用管理部门,制定科学合理的应收账款信用政策 72.建立销售合同会审制度,推行正确的营销政策 73.规范应收账款授权批准机制,明确应收账款相关职责岗位权限 84.建立健全赊销业务内部审计制度,充分发挥内部审计的监督作用 85.建立健全应收账款明细账簿,强化应收账款管理 8(二)应收账款的事中控制 81.应对赊销客户的资料进行动态管理 82.明确各部门职责,强化各部门联系 93.采用风险转移机制防范与化解应收账款风险 104.建立应收账款账龄监控、分析制度,设立应收账款台账制度 10(三)应收账款的事后控制 101.及时清对,严格催收,建立坏账损失责任追究制度 102.企业应对应收账款内部控制制度的执行情况进行检查评价 113.建立合理的坏账准备制度、注销坏账的备查登记制度 11结论 12参考文献 13致谢 14PAGE14引言在我国社会主义市场经济的条件中,商业竞争十分激烈。竞争机制促使企业以各种手段扩大销售,在产品的质量、售后服务、价格等相同条件下,通过使用在商业信用基础之上建立的赊销方式,以帮助企业提高市场竞争力,减少存货,缓解竞争带来的压力。适度的应收账款作为一种信用手段和营销策略,它能够充分挖掘和利用企业的现有生产能力,提高企业产品的市场占有率,扩大销售量,节约存货资金的占用率、降低存货的成本,实现利润的增长,在一定程度上提高企业的竞争力;但由于有的企业盲目的扩大销售,随着销售的增加,大量的应收账款也为企业带来了新的风险隐患,因为过高比例的应收账款,导致销售收入的增长只能给企业带来账面的利润,不能带来维持经营、扩大生产规模等所必需的现金流入,这就使得企业的营运能力、偿债能力下降,资金周转速度变慢。因此,建立系统、有效的应收账款内部控制制度是企业加强资金周转,提高资金使用效益,保护财产的安全完整的重要手段,并且会进一步提高企业的经营利润。如何从企业内部管理角度出发,防范、降低这种风险,加强对应收账款的内部管理控制,使资金能够顺畅的流通,确保应收账款的回收,成为应收账款内部控制管理中的关键问题,也影响到了企业能否健康的生存与发展。本文针对应收账款内部控制的问题进行分析,并有针对性地提出了解决和控制的方案,目的是发现应收账款控制的薄弱环节,加强企业应收账款的内部控制,促进企业的可持续发展。
一、中小企业应收账款内部控制的现状及存在的问题(一)应收账款内部控制的定义应收账款:是指企业在日常生产经营过程中,由于销售产品、商品或者提供劳务等原因,应向购货客户或接受劳务的客户收取的款项,它是企业采取信用销售而形成的债权资产,其实质是企业向购货单位提供的一种商业信用。应收账款是企业流动资产的重要组成部分,是企业为了扩大销售和盈利而进行的一种超前的投资,也可以说是一种让利投资。其流动性强弱直接影响到企业的资金周转和经营业绩的状况。企业必须根据“没有现金流量的利润不是利润”的原则,加强对应收账款的内部控制,加快应收账款的回收速度。随着市场经济的不断深入和完善,应收账款数额占流动资产和总资产的比重不断增加,应收账款代表着企业的债权,体现着企业未来的现金流入。因此,应收账款在企业的财务报表中越来越受到人们的关注。内部控制:是由企业董事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理的合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。企业建立与实施有效的内部控制,必须包含特定的五个要素:控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督。企业内部控制系统主要围绕着这五个核心要素展开,它们取决于管理层经营企业的模式,并融入企业的管理过程本身。应收账款内部控制就是通过内部控制体系的五大要素,做好应收账款的事先预防、事中控制和事后监督等管理工作,以保证应收账款的合理占用水平和安全,尽可能减少坏账损失,降低企业的经营风险。因此,应收账款内部控制体系包括:控制目标及原则、业务流程控制和执行保障机制。(二)中小企业应收账款内部控制的现状随着国际经济一体化步伐的加快,以及我国宏观经济政策的不断调整和变化,企业面临的风险愈加复杂、竞争环境亦愈加激烈。绝大多数的企业都面临“销售难、收款更难”的双重困境。我国的中小企业的应收账款状况一向不容乐观,一方面,一些企业为了片面追求高的销售指标,大量采用赊销方式销售货物,延长信用期限,扩大赊销范围,致使企业应收账款日益膨胀,所占资产总额比重越来越大,企业资金周转缓慢,坏账风险增加,企业资产质量严重恶化。另一方面,客户又不守信用,随意拖欠账款,企业需要投入大量的精力和财力去解决收款难的问题,一些企业甚至由于大量应收账款不能及时收回而陷入财务困境,最终被迫重组或破产。我国多数企业的管理层和财务人员对内控机制在赊销业务中的作用认识不足,应收账款内控意识淡薄。有的企业根本没有建立应收账款的内部控制制度,或者有的企业虽已建立,但是时间过长已不适应本单位现在内部管理的要求,或在执行过程中没有到位,所设立的制度形同虚设,未能起到内部控制的作用,给赊销业务的管理及责任的落实、风险的防范留下了极大的隐患,从而使应收账款无法收回,给企业带来损失。我国企业应收账款方面的问题不仅仅影响着单个企业的经营状况,也制约着市场经济信用关系的建立,甚至还威胁着国民经济的健康运行。(三)中小企业应收账款内部控制中存在的问题我们以H公司的应收账款内部控制为例来分析我国企业应收账款内部控制中存在的主要问题:H公司为我国一家从事钢铁制造的中小企业,截止2011年12月31日,H公司总资产73亿元,净资产15.73亿元,拥有17家子公司和9家分公司。公司2009年实现归属于母公司的净利润-3.76亿元,同比减少-242%2011年12月31日,H公司应收账款达到6.69亿元,占流动资产的18.4%,占总资产的9%。2011年公司当年实现营业收入48.83下表列出了H公司2011年期末应收账款按账龄分析统计的表格:H公司2011年应收账款按账龄划分的期末余额(单位:亿元)账龄账面原值比例%坏账准备一年以内5.5541.290.26一至二年0.483.610.02二至三年0.221.660.03三年以上7.1853.446.43合计13.431006.74从以上H公司应收账款相关财务数据的内容分析可以看出,H公司应收账款内部控制中存在着如下问题:1.应收账款内部控制比例欠佳H公司一年以内和三年以上的应收账款的数额占总数额的比列较大,但是二至三年的应收账款的数额占总数额的比例较小,而二三年的应收账款的收回可能性要远远高于三年及三年以上的应收账款的收回可能性。2.应收账款老龄化严重H公司三年以上的应收账款占到了总额的53%,回收可能性较小,这表明大部分应收账款都已经失去了流动性,变现能力很差,已然不能称其为“流动资产”了,这些应收账款的存在会给公司带来风险隐患,造成一定损失。3.应收账款坏账率较高,坏账准备提取不足,内部控制力度不够H公司三年以上的应收账款有7.18亿元,这基本上都已经收不回,应该归属于坏账,由此可以看出,H公司的坏账率较高,内部控制力度严重不足。4.应收账款数额逐年增加,数额较大,企业缺乏管理力度在阅读H公司的相关数据中发现,H公司2009年的应收账款总额为4.98亿元,2010年的应收账款数额为5.78亿元,而到了2011年H公司应收账款的余额达到了6.69亿元。应收账款数额的逐年增加,说明企业只在乎销售业绩的增长,而忽视了应收账款的管理,这种只在乎账面利润增长的销售方式将对企业未来经营造成威胁。二、中小企业应收账款内部控制失控的原因分析(一)中小企业应收账款内部控制失控的内部原因1.应收账款内部控制意识淡薄,风险意识淡化企业在信用风险管理这方面,一则没有建立有效的客户信用档案,没有完整的信用历史记录,并且没有设置独立的信用管理职能部门,忽略授信前管理和交易过程中的跟踪管理,缺乏一套科学的客户资信管理与审查制度和客户授信管理制度。二则企业对外赊销行为缺少专业的资信评估、资信限额和资信控制,没有设立专门的信用评估部门进行评估,现有的业务部门和财务部门信用管理的职责理不清,在事先未对付款人资信度作深入调查、确定其资信等级、对应收账款风险进行正确评估的情况下,盲目地采取赊销政策去挤占市场,加大了形成坏账的可能性,从而增加了企业的经营风险。企业经营者的法律意识也较为淡薄,自我保护意识薄弱。对于债务人不按照合同归还欠款的违约行为,经营者由于不愿意恶化与客户的关系,也不愿耗费人力、时间上门催讨,所以宁愿坐视应收账款沦为呆账,也不愿意通过法律手段来保护自己的正当利益,从而导致企业间相互拖欠账款的状况不断上升,三角债务愈演愈烈,债务链越结越紧,形成难以自拔的畸形经济形态。2.企业的整体管理水平较低,机构职能划分不清,执行能力欠佳企业的整体管理水平是指企业所有经营管理者的专业水平、业务能力,工作经验及其与工作相结合的程度。我国部分企业的整体管理水平不高,导致企业应收账款管理水平也很低,严重抑制了企业正常的竞争能力与发展。目前我国企业管理者普遍只看重销售业绩而忽视了对应收账款的系统规范性管理。企业中的应收账款难以建立有效的回收模式,在很大程度上是由于相应的应收账款管理的责任部门未建立明确的权责模式,由此应收账款的管理未建立规范且合理的管理流程和控制措施,从而导致了企业应收账款难以回收等问题。企业无法根据系统化、规范化、程序化的应收账款内部控制标准进行内部管理。我国一些企业对应收账款的内部管理控制不严,措施不力,从而导致账务不清,责任不明。我国许多企业并没有建立详细的应收账款内部控制制度,缺乏必要的规章制度的指导,应收账款在控制管理上存在很大的盲目性和随意性,导致业务部门盲目放账、滥用信用资源,致使企业遭受到巨大的应收账款风险损失。我国企业的内部会计监督也相对薄弱,会计监督是管理者运用会计方法来确保经济活动按设计的目标有效运行的重要手段。我国企业的会计监督方面十分薄弱:首先,我国企业没有建立应收账款台账管理制度,未对应收账款进行辅助管理或按账龄进行辅助管理。其次,财务部门没有设置专人负责对应收账款定期、定向的清欠,没有建立应收账款定期清查制度,使得账龄超过三四年的应收账款较多,账龄老化程度严重。3.内部激励机制不健全,考核制度出现偏差企业内部的考核制度出现了一定程度的偏差:企业未建立以现金流量指标为年度的考核,而片面追求表面的销售利润,忽视了企业持续发展资金的流转作用的发挥。企业相应的管理和领导人员在考核过程中着重强调利润指标,从而导致销售人员在销售过程中将销售额这一指标放在了首位。企业并没有实现对企业经营和发展起重要作用的实际回款额度的管理和控制,或是在相应的销售额指标的设置过程中并未建立严格的应收账款回收率的指标。(二)中小企业应收账款内部控制失控的外部原因1.法律环境欠缺我国的法律环境比较欠缺,这是由于社会主义市场经济法制建设相对滞后,欠债不还现象比较普遍,打官司即使胜诉也无法收回款项的事司空见惯。这种情况就造成了企业一般不打官司、打不起官司、不敢打官司的局面。法律制度的不健全,欠账不还不受任何惩处等现象,这是造成应收账款失控的主要原因。2.信用机制不健全市场经济是信用经济,而社会主义市场经济在我国推行时间较短,许多企业还没有形成诚信经营的价值理念,并且部分企业由于经营不善而导致资金紧张,使在商品交易过程中还存在严重的拖欠资金的现象,企业对客户的信用等级、资金状况及经济合同履行的基本情况也缺乏应有的了解,轻易的就将产品赊销出去,导致货款无力收回。信用机制不健全,法制建设又相对落后,导致企业自己“要账难”,诉诸法律又“难执行”的两难局面。3.买方市场的形成随着经济的发展,市场供应日趋充足,人们的物质文化生活越来越丰富,同时又由于其他的社会原因导致消费市场不景气,同行竞争激烈,产品消费市场向买方市场转移,主动权掌握在流通领域,企业必须采取赊销方式才能占领市场,这也是应收账款失控的原因之一。三、完善中小企业应收账款内部控制的防范措施在分析了中小企业企业应收账款内部控制管理中出现的问题后,中小企业要控制应收账款风险,加速应收账款的回收,减少坏账损失的发生,企业就要加强应收账款的事前、事中和事后3个阶段的控制,建立应收账款内部控制制度,实现对控制3个阶段的全面管理。与其在应收账款的事后追讨上耗费精力,不如在事前增强对客户的信用调查、信用评价等方面多做努力,以取得事半功倍的效果。具体来说,应在以下三方面探讨:(一)应收账款的事前控制应收账款的事前控制也就是在销售环节之前的控制。有效的事前控制使得企业能够从源头上有效的降低企业风险,发挥应收账款内部控制的作用。这方面的控制措施主要有以下几点:1.设置一个专门的信用管理部门,制定科学合理的应收账款信用政策所谓信用政策是指企业为了对应收账款投资进行规划和控制而制定的有关原则,具体包括信用标准、信用条款、收账政策。为了控制企业应收账款投资的风险,就应该对企业应收账款的信用政策进行有效的管理。企业应设置一个专门的信用管理部门,这个部门在应收账款事前控制中的作用是对销售部门提出的赊销申请,根据事先制定好的授权审批制度进行审批。为此,信用管理部门应当收集相关客户的资料,在审批之前对赊销客户的资信状况等方面进行审议,详细了解该客户的各类信息,经过仔细评估后决定是否给予该客户赊销。对于经审议发现财务状况不好或信用不良的客户,信用管理部门可以要求其出具信用证明或经济担保。企业制定科学、合理的信用政策,还要在实际情况中具体地确定信用标准、信用条件和收账政策。首先,企业应对客户建立资信档案,同时采用动态更新管理的机制,及时录入新的信息资料,实行对客户信用的动态管理;其次,对客户资信进行风险评估。最后,根据风险评估的结果制定科学合理的信用政策。2.建立销售合同会审制度,推行正确的营销政策企业应建立严格的销售合同管理制度,在批准销售部门的赊销申请后,信用管理部门应派出专门人员会同销售人员与客户签订销售合同。在销售合同中要详细注明产品的销售价格、信用政策、还款方式、还款期限等,也可由信用管理部门向合同管理部门详细列明上述的信用条件,由合同管理部门会同销售人员签订赊销合同。签订合同时,应尽量采用票据信用方式,如商业汇票、银行承兑汇票,以求更加安全可靠。企业应根据自己的产品特点、市场、现有资源等具体情况,制定有利于控制应收账款的营销模式和营销策略。一是营销部门和营销人员要建立健全营销台账制度,推行谁经办的业务由谁负责的制度,以便结清账款;二是对营销人员实行风险抵押金制度,以增强营销人员的责任心和风险意识,三是建立适度的激励机制,将营销人员的工资、奖金与营销回款挂钩。3.规范应收账款授权批准机制,明确应收账款相关职责岗位权限授权机制是指企业在处理经济业务时必须经过授权批准,以便进行有效的控制,它主要解决分级管理的问题。分级授权体现了纵向控制的思想:将工作按不同层次加以划分,各个层次间彼此制约,各司其职,其每一主体的权责都是对等的。企业在决定是否赊销时,应考虑到若应收账款在赊销额度以内的,结算部门应按照应收账款的日常管理办法来进行处理;若应收账款超过赊销额度的,必须严格地按授权机制、审批程序等进行逐级审批,最终由企业负责人决定是否赊销。企业还应明确应收账款相关的岗位权限职责,以便明确责任。对于应收账款的内部控制可以根据工作的具体要求划分为若干岗位,明确各岗位的责任和权限。设立岗位职责时还应该考虑到不相容职务职责的分离,以便形成内部牵制,达到控制目的。4.建立健全赊销业务内部审计制度,充分发挥内部审计的监督作用内部审计与监督是内部控制的重要组成部分,在内部控制系统中肩负着监督和纠错的功能。在应收账款业务中,内部审计也要贯穿于销售、记录、收款和信息披露等全过程。通过内部审计找出业务流程中的薄弱环节和存在的问题,以帮助企业建立相对合理的赊销业务的内部审计制度,强化相应的内部管理。5.建立健全应收账款明细账簿,强化应收账款管理企业要建立应收账款明细账簿,通过经常的对账,了解客户付款的及时程度,所欠债务是否超过期限,已到期货款的增减情况等,以便及时发现问题,采取措施。赊销较多的企业,如果不可能对所有客户都进行单独的管理,则可侧重于总额的控制。另外还要指派熟悉业务的财务人员负责分析应收账款周转率和平均收款期,以判断流动资金是否处于正常水平,掌握应收账款回收情况,来衡量企业信用措施是否恰当,应否调整,以及检查应收账款变动能力等,力求使企业资金周转维持在一个恰当水平上。(二)应收账款的事中控制赊销合同签订至应收账款收回之前这段时间相应的控制措施称为事中控制。这个阶段的控制工作仍主要由以上三个部门:信用管理部门、会计部门以及销售部门完成。相应的控制措施主要有以下几点:1.应对赊销客户的资料进行动态管理企业的信用管理部门应对赊销客户的资料进行动态管理,随时关注对方的相关信息。一旦赊销客户的经营状况等出现异常并有可能危及到本企业账款的顺利回收时,信用管理部门就应及时的书面告知会计部门,由会计部门负责督促相关销售人员去催收账款。注意此时最好由会计部门去履行督收职责。虽然信用管理部门也可以直接催促相关销售人员去收款,但由于平日与客户的对账、对应收账款进行财务分析、赊销合同到期时货款的回收都是由会计部门完成的,因此该项职能仍交由会计部门来履行比较合适,以保证“政令统一”,防止部门之间拖沓扯皮。信用管理部门还应该根据会计部门提供的财务分析等数据,从本企业实际情况出发,相应的调整原先的信用政策,增减信用额度,以适应企业现实发展的需要。企业应定期对客户进行评审,对那些经常发生销售业务的客户,应当定期审阅该客户的信用情况。企业还应制定相应的程序,明确参与评估的部门、评估的数据、评估的标准等,对需要调整信用额度的客户在系统中调整信用额度,对那些长期不开展业务,或者已经破产倒闭的客户进行锁定,避免向这些客户发货。在接受到来自不活跃客户的新订单的情况下,应该执行明确的审批制度以规避相关风险,对逾期不归还账款的赊销客户应调减或取消它的信用额度。2.明确各部门职责,强化各部门联系会计部门应定期向赊销客户寄送对账单,以确保双方在应收账款的数额、还款期限、还款方式等方面认可一致;对客户提出的异议要及时查明原因,做出相应的处理;根据信用管理部门提供的信息督促相关销售人员提前催收账款,减少发生坏账损失的可能性。会计部门还应对本企业的财务状况、应收账款等实时或定期进行分析,为信用管理部门制定新的赊销政策提供依据。销售部门也应随时关注赊销客户的信息,并根据会计部门的要求催收那些被认为有可能成为坏账的款项。信用管理部门是应收账款控制环节中最关键的部门,它要实时关注赊销客户的相关信息,判断客户有无坏账风险,并及时书面告知会计部门。信用管理部门还应对赊销客户的资料进行动态管理,随时关注对方的相关信息。一旦赊销客户经营状况等出现异常并有可能危及到本企业应收账款的顺利回收时,信用管理部门应及时的书面告知会计部门,由会计部门负责督促相关销售人员催收账款。总之,企业应加强销售部门、信用部门、会计部门之间的信息沟通,一个良好的信息和沟通系统可以使管理部门及时掌握内部控制的运行状况,提供内容全面、及时、正确的信息,并在有关部门和人员之间进行沟通。财务部门要定期统计各笔应收账款的账龄及数额的增减变动情况,并及时将相关情况反馈给企业领导及销售部门,销售部门既要负责当期的销售收入指标的确定,又要负责销售收入中相应比例的现金流入量的指标,并要对所经销的赊销业务承担全部的经济责任,这是考评销售部门业绩的重要依据。这样做,就可以减少坏账损失,保证企业资产的安全和完整。3.采用风险转移机制防范与化解应收账款风险企业可以采用风险转移机制来防范与化解应收账款的风险,手段主要有:①应收账款证券化;②应收账款的抵押;③采取债务重组、仲裁、诉讼等形式保全资产;④应收账款保理业务。这样的措施相应的化解了应收账款变为坏账的风险,提高了企业应收账款的质量。4.建立应收账款账龄监控、分析制度,设立应收账款台账制度财务部门应当定期开展应收账款账龄分析的工作,对应收账款的回收情况、逾期情况进行分析,确切的掌握信用期内的欠款有多少、超过信用期的欠款有多少以及有多少欠款会因拖欠时间太长而可能成为坏账等情况,从而加强对应收账款的监控。企业还应设立应收账款台账制度,及时登记每位客户应收账款的余额增减及变动情况。完善与客户的应收账款对账程序,要求应收会计每季度都要收回对账函,以确保与所有正常客户都核对账目,并保留对账记录。(三)应收账款的事后控制事后控制包括赊销合同到期时款项的收回控制以及款项到期由于各种原因无法收回而形成坏账损失的处理。主要包括:1.及时清对,严格催收,建立坏账损失责任追究制度企业应建立应收账款清收核对制度。应收账款作为企业资产的重要组成部分,要组织定期清理,分户函证核对,督促销售部门及时组织催收,必要时通过法律程序行使追索权,防范因时间过长等原因潜移默化的变为不良资产,最大程度地减少应收账款逾期拖欠造成的坏账损失风险,进而取得良好的应收账款收现率,优化应收账款的资产结构。针对不同的客户,在赊销政策到期时,应采取灵活的催收政策。赊销合同到期时,会计部门应及时书面通知相关销售人员进行款项的催收。对于逾期未收回的款项,企业应根据不同的客户,分析拖欠原因,制定收账政策,如通过信函、电话等方式进行催收,力争问题得到妥善解决。会计部门还应及时报告给有关的决策机构进行审查,以确定是否确认为坏账。如果应收账款确认为坏账损失,应做出相应的账务处理,在账面上核销该笔应收账款;但信用管理部门和相关销售人员还应继续关注赊销客户的情况,一旦发现其经营状况或其他情况好转,有了还款可能,就应及时通知会计部门并加以催收;会计部门也应对已经注销的坏账进行备查登记,并加强监督,如仍定期寄送对账单,以防止相关人员已私自收回坏账却据为己有的状况发生。管理层还应该考虑一些对应收账款有所影响的行为动机,要合理的利用激励措施来激发或者控制这些动机。在实际工作中,应将收款人与营销人员的赊销相联系,实行销、收一体化的管理,即从销货到收款的整个业务流程具体落实到销售部门的营销人员身上,每个销售人员对每一笔赊销业务都必须负责从合同的签订到资金的回收这一全过程,以保证资金按时、按量回笼。同时,企业应建立应收款项的资金回笼与营销人员业绩挂钩和贷款回笼双指标考核,并与奖惩制度相挂钩,由此形成一种风险意识,人人负责的控制机制。2.企业应对应收账款内部控制制度的执行情况进行检查评价企业应定期或不定期的派出专门的部门或专职的人员对应收账款内部控制制度的执行情况进行检查评价,对其中的薄弱环节应及时地加以纠正、完善。负责检查的部门、人员应该是独立的。3.建立合理的坏账准备制度、注销坏账的备查登记制度目前我国的社会信用制度尚不完善,企业间应收账款部分或全部无法收回的情形较多。只要存在着商业信用行为,坏账损失的发生总是不可避免的。因此,企业要遵循稳健性原则,对坏账损失的可能性预先进行估计,积极建立坏账准备制度,对坏账损失的可能性进行预先的估计,并且积极建立弥补坏账损失的准备制度。企业要按照期末应收账款的一定比例提取坏账准备,防范财务风险,促进企业健康良性发展。
结论应收账款内部控制是一项系统性、长期性的工作,因此建立一套全面的内部控制制度,不能仅靠某一个部门的努力来完成,它需要销售部、财务部、信用管理部等多个部门密切配合、共同协作。从内部控制环境的营造,到建立信用管理制度,再到控制活动中的每一个环节的落实,最后到内部控制的监督和评价,整个过程是一套完整的相互牵制、相互稽核、相互验证的控制体系。短期内应收账款的坏账可能是一个无法消除的问题,但最重要的是要使应收账款处于有效的管理及控制之下,加强对应收账款的内部控制,如果每一个要素环节的控制都能做到责任到人,落实到位,必能将应收账款的坏账风险降低到企业可以承受的水平。在实务中,应收账款内部控制的实施还存在诸多困难,它能否有效执行受许多因素的影响,包括信用政策的执行、部门间的沟通与协作、员工的风险意识以及对应收账款的管理控制能力、绩效考核制度的落实等等。我们也应该看到,应收账款内部控制的建设不是短期内就能完成的,也不是仅仅靠企业自身的努力就可以达到的,它的建立和完善是一项长期而复杂的系统工程,受我国市场环境、经济环境、信用文化、国家政策法规等诸多客观因素的影响。这就需要企业随着各方作用因素的变化,不断完善改变相关的制度流程,提高应收账款的内部控制水平。针对文章开篇对H公司应收账款内部控制分析提出的四点缺陷,研究认为H公司也应按照事前、事中、事后三个阶段对应收账款的管理控制加以划分,分阶段制定适合其自身特点的内控制度。针对其长期应收账款回收效果较差的问题,应更合理的估计风险,体现会计谨慎性原则对公司资产进行全面清查,调整坏账准备政策,逐步建立完善的应收账款内部控制制度。具体建议如下
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