第二章-商务便函(2003格式)课件

新编商务函电孙平1.第二章商务便函第一节概述第二节商务便函的构成要素和样式第三节商务便函的种类第四节怎样用MEMO发会议通知2.第一节概述3.2.1概述商务便函是一种“录以备忘”式的公函,它仅限于企业或公司内部各部门之间使用,而不能用于公司或企业之间的交流其目的主要在于传递信息、通知决定、说明工作程序等它所涉及的一般都是一些需要迅速处理的事情,因此属于随用随写的一种非正式的文函。行文要求清楚明白、简练客观,语气必须坚定4.2.1概述商务便函一般有比较统一的格式由于商务便函属于非正式文体,因此用语多趋向于口语化一般来说,一封商务便函只陈述一个主题5.2.1概述写商务便函有以下两个主要目的:Toinformothers.公司内部的信息需要上下贯通，比如说什么时候开会，公司新公布的政策，人事变动等等Topersuadeothers.公司内部的一些决定或策略需要获得其他人的赞同，这时候，就需要通过商务便函来劝说别人同意你的观点6.2.1概述不同公司的商务便函在格式上略有不同，但总的来说，由以下两大部分组成:Heading(商务便函的函头):在商务便函的起始，接收人期望知道以下几个情况:towhomthemessageisbeingsent，thepersonwhoissendingthemessage，thedatethemessageissent，andsubjectlinethatdescribethecontentsofthemessage7.2.1概述针对这几个方面，商务便函的函头的栏目往往包括了:(l)“To”Line(2)“From”Line(3)“Date”Line(4)“Subject”Line.8.2.1概述Mainbody(商务便函的正文):在写商务便函的过程中，有一些需要注意的方面。首先，SubjectLine是Memo中的非常重要的内容。SubjectLine可以是完整的句子，也可以是词组。比如：Subject:PleaseRepairMyComputerSubject:ReviewofNewProductLaunchProcess9.2.1概述其次，Memo正文的写法力求做到条理清晰，逻辑性强，能很快使接收人理解其间含意。一般的写作步骤如下:Provideanopeningstatement.Providesupportingdetails.Indicateactionorfollow-up.Attachment.10.第二节商务便函的构成要素和样式11.2.2商务便函的构成要素和样式商务便函与商务信函在构成要素和样式方面最大区别是：商务便函不使用商务信函所必须的称呼和结尾礼词正文每段开头也不要缩进5格12.2.2商务便函的构成要素和样式商务便函的构成要素ComponentsofBusinessMemos至少由以下基本要素构成:日期、发送人、接收人、主题和正文还可以根据需要增加：函头、保密、序号、接收人清单、续页、附件、抄送、标识、署名、回复13.2.2商务便函的构成要素和样式日期TheDate公司便笺一般都印有Date字样，你只需在后面填上日期就行发送人TheWriter公司便笺一般都印有From字样，在后面写上自己的名字，有时，还可以注明自己的职务。如：From:HenryMander,GeneralManager

亨利·曼德(总经理)FROM:GraceFrick，Director,Sales

格雷斯·弗里克(销售部经理)14.2.2商务便函的构成要素和样式接收人TheRecipient便笺一般都印有To字样，在其后填上接收者的姓名，也可注明对方职务如接收人较多，可在正文后列份接收人清单，并在To后做相应标注。如：To:Seedistributionlist见接收人清单To:Seebelow见接收人清单15.2.2商务便函的构成要素和样式主题TheSubject便笺一般都有印Subject或Re字样，你要用高度概括的语言把该函的主要意思写出来，让对方一看即知内容，最好10个词以内，或仅占一行。如：AProposaltoChangetheFormulaforCalculatingRetirees’Benefits变更退休员工福利计算方式的建议ReducingEnergyCostsintheShanghaiOffice降低上海办事处的能源费用16.2.2商务便函的构成要素和样式正文TheBody正文是便函的核心部分，必须认真对待更多的便函是要存档备查的在写完便备函后，要留备份，便函传递的有些信息特别重要，不能马虎17.2.2商务便函的构成要素和样式函头TheHeading写便函时既可用印就函头的便笺，也可使用空白纸张。便笺一般印有：InterofficeMemorandum/Memo/Correspondence/Communication;OfficeMemo,Memorandum,Memo等字样有些还印有公司名称公司地址一般不需要，使用空白纸张时，如写函头，则用Memo18.2.2商务便函的构成要素和样式保密TheConfidentialLine便函内容如需对方保密，可在函头下注明PERSONAL或CONFIDENTIAL字样序号TheFileNumber有时为了方便管理，要对便函进行编号。编号由File或FileNo.引导19.2.2商务便函的构成要素和样式接收人清单TheDistributionList若该函的接收人较多，在便笺To后写不完的话，应在To后注明，然后在正文后一一把接收人列出。如：To:GalenFarley,Director,SalesJewelHornby,ViceDirector,PurchasingLornaKenny,Director,PRMackMoses,Director,After-SaleService接收人：盖伦·法利(销售部经理)

朱厄尔·霍恩比(采购部经理)

洛娜·肯尼(公关部经理)

麦克·摩西(售后服务部经理)20.2.2商务便函的构成要素和样式续页TheFollowingPage便函如一页没能把内容写完，需要加续页时，应在续页的上方注明接收人的姓名、日期、和页码。如：ManfredHealy—2—April15,2010曼弗雷德·希利

第2页2010年4月15日附件TheAttachment便函若附有其它材料，应在正文后以Enclosure或Attachment引导予以说明。如：Attachment:SalesRepotforMarch附件：3月份销售报告

21.2.2商务便函的构成要素和样式抄送TheCarbonCopy便函如果抄送给了相关部门或人士并且你想让接收人知道的话，可予以注明。可以用CarbonCopy的缩写cc或CC引导，注明抄送给了哪些部门、人。如：cc:BernardBlake,President抄送：伯纳德·布莱克总裁22.2.2商务便函的构成要素和样式标识TheInitials便函有时由负责人指示，秘书写作并打印，再经负责人审核并署名为方便以后查阅可在正文后写上两人的姓名首字母缩写。如由AaronBloor指示，由DaphneCross起草打印的便函可以标识为：AB/DC、AB/dc、AB：DC、AB：dc23.2.2商务便函的构成要素和样式署名TheSignature署名虽然不是便函必不可少和构成要素，但涉及帐目等内容时，署名就很重要了便函的署名较随便，可以署在正文后，也可署在打印的发送人姓名后；可以署全名，也可以只署姓名的首字母缩写24.2.2商务便函的构成要素和样式回复TheReplyNotation便函若要接收人回复，可在正文后打印Reply字样，并留出一定的空白，或给出几个可能的选择。如：REPLY________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Date__________上例中的Date指的是接收人回函的日期。25.2.2商务便函的构成要素和样式商务便函的样式StyleofBusinessMemos商务便函的日期、发送人、接收人和主题没有固定的相对位置，但发送人和接收人总放在一起。这些构成要素或要素之间一般都要间隔一行正文的每段开头顶格，不必像缩进型信函那样缩进5格。段与段之间应间隔一行26.第三节商务便函的种类27.2.3商务便函的种类通知函NotificationMemos商务便函的一大功能是把消息、安排等通知公司内部的相关部门或人士28.2.3商务便函的种类通知函的写法TipsforWritingNotificationMemos开会通知函应把开会时间、地点、需要商讨的事情用简洁的语言表述清楚，还可附上会议日程安排表。如果安排对方发言，要把发言的主题、时间等事项告诉对方。如果是通知对方更改会期，应把更改的原因做简要的说明提价通知函应向对方解释不得不提价的原因，以求得对方的理解好消息通知函一开头就应把好消息告诉接收人，不要绕弯子坏消息通知函在把坏消息通知接收人的时候，应表示遗憾，并应着重谈谈以后将采取怎样的相应措施29.2.3商务便函的种类建议函RecommendationMemos用便函的方式向企业内部的有关部门或上司提出建议，这是便函的一大用途当然，上司也常用建议函的方式对下属的工作给予指导30.2.3商务便函的种类建议函的写法TipsforWritingRecommendationMemos建议函一般以提出建议的背景开头，然后提出建议，最后说说采纳建议会带来的好处当然也可以一开头就提出建议，然后才说明提出该建议的原因以及采纳该建议能带来的好处较正式的建议在最后可以加上Conclusion或Summary以强调建议的要点以及采纳它能带来的好处建议函应以事实为依据撰写，提出的建议要具体，操作性要强；对采纳建议能带来的好处既要写得乐观，又要防止吹嘘31.2.3商务便函的种类政策发布函PolicyMemos企业内部规定是企业正常动作的前提；而这些规定，尤其是些具体规定，往往是用便函方式传达给相关部门、相关人士或全体职员的32.2.3商务便函的种类政策发布函的写法TipsforwritingPolicyMemos首先陈述制定该项规定的背景因素，也就是让接收人知道为什么要颁布这项规定。然后详细、清楚地说明该规定的内容。最后希望便函接收人遵守该项规定。此类函自始至终都要信任接收人能自觉遵守企业规定，不要过多地强调对违规者的惩罚。33.2.3商务便函的种类询问函与解释函InquiryandResponseMemos部门与部门之间，职员与职员之间，若有什么不清楚或需要了解的可以写张便函询问询问函接收人应尽快回函对对方询及的事情予以解释34.2.3商务便函的种类询问函与解释函的写法TipsforWritingInquiryandResponseMemos写作询问函时，应做到以下几点：询问函应直截了当地说明想了解什么信息询问函应做些提示询问函往往以希望对方尽早回函结尾35.2.3商务便函的种类写作解释函时，应做到以下几点：解释函应着重说明发生某件事的原因，或采取某个行为的理由。如果是对自己的失误进行解释，不要回避自己的责任，但也不要满篇致歉，而应说说自己准备采取什么措施来弥补自己的过失。解释为何有某种想法或为何采取某种行为时，不要对他人的想法或行为给予过多的批评，而应重点阐述自己的那样想和那样做的理由。36.2.3商务便函的种类表扬函与批评函AppreciationandCriticismMemos下属工作完成得好，可以写张便函，既表示感谢，又表示鼓励如果下属违反了规定或做错了事，可以写张便函，予以批评37.2.3商务便函的种类表扬函与批评函的写法TipsforWritingAppreciationandCriticismMemos写作对下属进行表扬的便函时，应注意：表扬函应以热情的口吻对下属所做的工作表示感谢表扬函最好能抄送给相关部门或相关领导，以使相关部门领导对被感谢的人有所了解，同时也能更好地激励被感谢人的工作热情38.2.3商务便函的种类写作对下属进行批评的便函时，应做到：批评函应根据事实，准确措词批评函要就事论事，不可辱骂、诽谤对方39.2.3商务便函的种类其他种类便函定期报告函公司内部有一些定期写的报告，比如每周，每月，每季度，每年写的例行报告此类报告一般没有固定的统一格式，从而可以便于公司对连续一段时间内的情况进行比较，同时是写此类报告的人省去一些格式上的重复下面是一个有关月度销售情况的报告40.2.3商务便函的种类定期报告函MemoTo:DanSilvermanFrom:LucyCoedDate:November1,2010Subject:SeasonTicketSalesforOctoberOctoberseasonticketsalesincreased6.9percentoverlastyear’sfigures.Wesold8666seasontickets,ascomparedwithlastOctober’s8190.

Asresultofouradvertisingeffortsandupcomingseasonopener,soccerfevercontinuedtobuildduringthislastmonthofthecampaign.OctobersalescontinuedtheupwardtrendwesawinJuly,August,andSeptember.41.2.3商务便函的种类工作日志函下面是一封美方转化炉专家致中方转化区现场设计工程师的便函42.2.3商务便函的种类工作日志函MEMORANDUM

To:Mr.Lo(YCFP)From:Mr.Napoli(KELLOGG)Date:October30,2010Subject:INTERFERENCEOFGASPIPINGATAUX.BOILERONMONDAY10/29/2010THEBUYER&SELLERHADADISCUSSIONATTHEJOBSITECONCERNINGTHEINTERFERENCEOFTHEBUYER’SPIPINGANDTHEACCESSDOOROFTHEAUX.BOILER.

THESELLERHEREBYAGREESTHATTHEGASPIPEFORTHEBURNERSHOULDBEREROUTEDATA45DEGREESANGLEFROMTHEHEADERTOALLOWTHEACCESSDOORTOOPEN.FURTHERTHEBUYERISTOINSTALLTHE3INSTRUMENTCONNECTIONSONAUX.BOILERINTHEHORIZONTALPOSITIONATTHEELEVATIONOF113—3，3/4〞.43.2.3商务便函的种类这篇便函还有这种文体的两个典型特点:函头部份格式规范，文字简洁。通篇便函除人名与阿拉伯数字外，全部采用大写字母以确保辨认清晰、准确、无误44.2.3商务便函的种类传递坏消息函SandwichingTechnique把坏消息夹在两段比较委婉的头尾之间，从而使得坏消息不至于使阅读者太难堪45.2.3商务便函的种类一般，我们可以采取这样的三段式:StartbysayingsomethingpositivePresentthenegativenewsEndonapositivenote46.2.3商务便函的种类同时，我们在SubjectLine中可以用中性的词汇，而使坏消息显得不太突出下面有一个例子：47.2.3商务便函的种类传递坏消息函MemoTo:JonathanFrom:MelvinStoneDate:September3,2010Subject:YourVisitWithMeonSeptember1Jonathan,youreallyspenttimepreparingyourpromotionmaterialsfortheAccountantIIposition.Youhaveperformedwellinyourcurrentposition,andI’mgladwetalkedaboutyourcareergoals.

WewantourAccountantIspecialiststohaveatleasttwoyearsofexperiencebeforetheyareeligibleforpromotion.Youhavebeenwithusjustover16months.

Yoursituationwillbereviewedinanother6months,andyourpromotionwillbeconsideredatthattime.48.第四节怎样用MEMO发会议通知49.2.4怎样用MEMO发会议通知MEMO是MEMORANDUM的简称，既可指备忘录这种外交文件，也可指便函这种商务文件(businessdocuments，或译为事务性文件)涉外企业发会议通知用的MEMO显然是后一种作为商务文件的MEMO，是一种比较简单的仅用于公司内部通信的(英文)文件总公司与分公司、办事处的通信以及分公司、办事处之间的通信，也属于公司内部通信的范围，所以也可采用发MEMO的方式50.2.4怎样用MEMO发会议通知MEMO的书面结构可以分为三个部分引导词部分正文部分文后部分51.2.4怎样用MEMO发会议通知引导词引导词(guidewords)是一组出现在正文前的准备引出该份MEMO最基本情况的词常用的引导词有四个，它们是“TO”(接收人)、“FROM”（发送人)、“DATE”(日期)和“SUBJECT（主题)。有些公司的MEMO还用“CC”(抄送)、“RE”（参照)等引导词引导词纵向排成一列，也可横向排成两至三行管理规范的公司大都要制订本公司MEMO的标准，这些标准不仅规定了引导词的排列形式，而且规定了MEMO的打印格式。有些公司还印制了带引导词的MEMO标准用纸52.2.4怎样用MEMO发会议通知如用MEMO发会议通知，应在“TO”后面打印被通知者的姓名或名称(如，公司内的一个部门或团体)按英美人的习惯，在.“TO”后面应打印所有这次会议应出席者的姓名或名称，他(它)们的排列或按姓、名称的首字母顺序，或按职位从高至低的顺序在发给某人或某个部门、团体的MEMO上，应用笔在该人姓名或该部门、团体的名称后作出“√”符号，以示区别53.2.4怎样用MEMO发会议通知在“FROM”后面应打印签发这份MEMO的人的姓名(如有必要，还可打印其职称)，这个姓名必须与正文下面打印和签署的姓名一致在“DATE”后面应打印签发这份MEMO的日期，包括月、日、年在“SUBJECT”后面应打印这次会议的名称(必须用全称)，例如：“EXECUTIVES’ROUNDTABLEMEETING”(经理圆桌会议)，或再加上“通知”一词。例如：“EXECUTIVES’ROUNDTABLEMEETINGNOTICE”(经理圆桌会议通知)54.2.4怎样用MEMO发会议通知正文作为一份会议通知的MEMO，正文的第一段必须出现会议的名称、时问和地点例如“TheDistinguishedScholarshipAwardCommitteewillmeetat3.p.monMonday,February27,inRoom10oftheEducationBuilding.”(杰出学者奖金评判委员会将于2月27日〔星期一〕下午3点在教育楼10室举行会议)正文的其他各段则补充说明这次会议的其他细节，例如谁主持这次会议、被通知者在出席会议时应带什么东西等作为会议通知的MEMO，也可以只用一段写出通知的全文55.2.4怎样用MEMO发会议通知正文结束后应空出4一6行，然后分两行分别打印出这份MEMO签发人的姓名及职称，并需由这位签发人在其打印的姓名上方空白处签名。一份没有签发人签名的MEMO是不能发出的，即使发出了也是无效的。56.2.4怎样用MEMO发会议通知文后MEMO的文后即正文后的部分最多可能包含五个内容一是这份MEMO签发人和打字员姓名的首字母。例如签发人是JohnSmith，打字员是MaryHart，则应打印“JS:mh”.也可只打印打字员的首字母，如“MH”或“mh”二是附件标记。通常用“Enc.”表示，它是附件即Enclosure的缩写式打印“Enc.”，然后在此标记下打印出附件。一份MEMO如有附件(作为会议通知的MEMO大多会有议事程序、会议材料等附件)，应先的名称和数量57.2.4怎样用MEMO发会议通知三是抄送标记。通常用“CC.”表示，它是复印副本即carboncopy的缩写式。一份MEMO如需抄送给“TO”后面被通知者以外的人或部门、团体，应先打印“CC.”，然后在这个标记下面打印这些人的姓名或这些部门、团体的名称四是附言标记。通常用.“PS”表示，它是附言即Postsc