DB4401-T 76-2020 电子档案移交与接收技术规范

ICS

14

DB

4401广 州 市地 方 标 准DB4401/T

76—2020

DBJ440100/T

272—2016电子档案移交与接收技术规范Technical

specification

for

electronic

records

transfer

and

accession 广州市市场监督管理局发

布

76—2020

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

5.7

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

6.7

6.8

6.9

XML

10

12

20

21

76—2020本标准按照GB/T

由DBJ440100/T

272—2016DBJ440100/T

本标准与DBJ440100/T

DBJ440100/T

III

76—2020

标准用于州市档案交单与广市各国家案馆行非密文类电档案移交

DA/T

13DA/T

18DA/T

31DA/T

38 DA/T

46—2009DA/T

48 DA/T

58—2014

DA/T

3.1 element

46—2009，定义3.6]3.2documental

electronic

records按照归档文件整理规则，以“件”为保管单位整理形成的电子档案。3.3

electronic

records

4.1

DB4401/T

76—20204.2

4.3

文件级电子档案的内容数据为一个电子文件的内容数据，案卷级电子档案的内容数据为案卷中

4.4

表1

4.5

电子档案的封装结构和元数据应按DA/T

XML格式的电子档案封装包。

76—20205.1

移交数据内应包括说明文件、目录文件、其他文件夹与电子档案文件夹。电子档案内容数据应

文件级电子档案基本存储结构应符合图1的要求，案卷级电子档案基本存储结构应符合图2的要图1

DB4401/T

76—2020图2

5.2

为“说明文件.TXT”。5.3

目录文件应根据电子档案的具体归档方式命名，文件级电子档案目录文件应命名为“文件目5.4

76—20205.5

存放电子档案内容数据及其元数据。根据电子档案归档方式，应按照“年度—类别—文件”或“年度—类别—案卷”的层次设置，命名为“电子档案”。

档案移交单位根据电子档案的整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、案卷、文5.6

5.7

6.1

图3

从时间、保管期限、责任者等角度检验待移交的电子检验电子档案目录信息是否符合第

章要求；检验数据类型、长度、格式、值域等数据是否准确；检验著录项目数据是否包含特殊字符；电子档案档号编制是否规范；检验目录信息是否和接收档案给定的信息一录和电子案元据关检验电子档案元数据与目录数据是否关联；检验目录检验电子档案内容数据的电子属性是否与元数据记录检验电子档案移交数据的信息存储格式和内容是否符

检验电子档案封装包及其元数据是否符合第

章的相DB4401/T

76—20206.2

档案移交单位应按照档案馆的相关要求，确定移交档案范围，筛选出应移交的电子档案。移交

档案移交单位应按照DA/T

18

采用技术手段加密的电子档案应在解密后移交，压缩的电子档案应解压缩后移交，特殊格式的6.3

表2

检验电子档案数量是否正确；检验电子档案目录数据检验档案目录项目是否按第

章和第

章的目录文件相关要求填写齐全；目录数据是否包含电子档案主要修改过程和办理情况；具有连续编号的目录数据（档检验电子档案是否有对应的内容数据；检验内容数据是否齐全完整；检验电子档案内容是否包含附件，附检验电子档案元数据是否涵盖附录

中所有枚检验电子档案封装包及其元数据是否符合第

章的相检验电子档案目录数据是否可以被正常访问，包括数检验电子档案内容数据是否可以被正常打开和浏览；检验内容数据格式是否有利于长久保存；检验电子档案内容的大小是否与元数据记录的大小一致；检验特定格式的电子档案内容是否可读；检验数字化加工之后的内容数据相关指标是否符合

DA/T

31

对电子档案检验电子档案的产生环境是否符合电子档案长期保存对载体中存储的数据进行可读性检验，确保电子档案

76—2020表3

表4

表5。检验目录数据中密级标识和控制标识是否对应；检验检验软件系统是否安装杀毒软件；检验电子档案是否检验参与电子档案管理和移交接收的计算机系统是否DB4401/T

76—2020表5

6.4

离线移交电子档案应采用一次性写入光盘作为移交载体，光盘的技术指标以及刻录应符合DA/T

38行标注，载体标注和载体盒标注的制作应符合附录C的相关要求。光盘表面不允许粘贴标签，以防止光6.5

档案馆应对接收的电子档案数据的可用性和安全性进行检验，具体要求见6.3。6.6

登记表”的格式应符合附录D的相关要求。“电子档案移交与接收登记表”也可采用电子形式并以电子6.7

档案馆在接收电子档案后，应根据DA/T

6.8

76—20206.9

档案馆对电子档案归档光盘的保存、环境检测、预警、性能检测等工作应按照DA/T

38的相关要求DB4401/T

76—2020

XML

A.1

encoding=”GB18030”?><文件目录><文件><顺序号> <档号></档号><责任者><题名></题名><日期></日期><密级> </密级><电子档案名称>

</电子档案名称><保管期限></保管期限><备注> </备注><文件></文件目录>A.2

encoding=”GB18030”?><案卷目录><案卷><顺序号> <档号> </档号><责任者> <题名> </题名><日期> </日期><密级></密级><电子档案名称>

</电子档案名称><保管期限> </保管期限>10

76—2020<备注> </备注><案卷></案卷目录>11M1M2

M3中管特定围档的专机构M4案馆予全的标，一由接M5M6于记立档位在理电档案子档的室电子案号本单档案类方和配顺序件编年度-保管期限代码构代码-号-子流M7于记立档位在交管电子应由宗号-录号-号-流水号组成；案卷级电子档案应由全宗号-案卷号-目录号-件号-电子流水号组成。按件归档取消“目录号”。01-001DB4401/T

76—2020

本标准对移交电子档案元数据的描述方法符合DA/T

B.1

12M8档号档案在整和管纸质案过中赋档案一组一代M9档号立档位在交档时按B04814案局

令》布后著录久、30

年、10

30

子档按年分类标记形成2013电子案进实体类整时按据电档案体分方案予电案室制的件或合文的排0001案馆制的件或合文的排0001电子案对的纸档案案卷合文中多电子案之的排

广州市档案局归档管理工作

76—2020表B.1

132013-01-0213-12-15DB4401/T

76—2020

14子档和元据中要解和补电子档案的外在征象，由编号

件级合层上文聚合况的电子案对的纸档案卷内1210件的稿类或版类型相关ZB电子案内涉及具有权益

电子案利进行权的则描由张三通过委托书的方式授权李四进行数予对被授的对子档操作权对对电档案施授行为政务外网发布

76—2020表B.1

15电子案物和逻存址一组

于记电子案网在线储地

识电档案机存载体列顺分组。存载体码用母表CD

CD-R

表示

光盘，

MT表示磁带，DKDK20130011子档作为算机件所有的

a）

MIME

b）

格式注册系统名称：XXX，注册计算存储中唯标识子档号.pdfDB4401/T

76—2020

16产或理电档案信息统的件环用于述电档案支持件环用于述电档案支持库系名称版本应用件名2013-11-122013-11-13述文数字关键征的组关

300dpi件或案数化生数字像时

电子案电签名一组述信

76—2020表B.1

171.2.840.113549.1.1.41.2.840.113549.1.1.5

子签时系自动获的期和

:15:30识别名身并表签名认可wdzs1auHoTi+如:1024

位、2048

字证书的电子认证服务机构为广州市数字证书认证中心

XXX，证书序列号为

2012

28

2015

27

2048DB4401/T

76—2020

18证实子签人与子签制作据有系的子文或其电子

76—2020表B.1

19DB4401/T

76—2020

C.1

2001

年至

2006

C.2

C.1

2011

日即写为：

套别是指