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文档简介

第页共页公司档案资料管理制度是为了保障公司档案资料的安全、完整和可查阅性，规范公司档案资料的创建、整理、存储、借阅和销毁等一系列工作流程而制定的规章制度。一、档案资料的创建与整理1.标准化的文件模板：公司内部各种文件、报告和合同等资料的创建应遵循标准化的文件模板，确保文档格式一致、内容清晰。2.档案编号与命名规则：每份档案资料都应有唯一的档案编号，并按照一定的命名规则进行命名，便于检索和管理。3.定期整理：定期对档案资料进行整理，清除过期和无效的文件，确保档案资料的及时更新和整齐有序。二、档案资料的存储与保管1.存储设施：公司应提供专门的档案室或档案柜，配备防火、防潮和防蛀等设施，并定期进行检查和维护。2.分级存储：根据档案的重要性和保密级别，进行分级存储，将核心资料和重要档案储存在安全级别较高的区域。3.档案保管责任人：指定专门的档案保管责任人，负责档案的存储、借阅和归档等工作，并记录档案的流转情况。4.条码管理：采用条码管理系统，将每份档案资料与档案室对应的位置进行绑定，确保档案的存储位置准确无误。三、档案资料的借阅与归还1.借阅申请：借阅档案资料需要填写借阅申请表，说明借阅的目的和时间，经批准后方可借出。2.借阅期限：借阅档案资料的时间一般不超过15天，如需延期，需提交延期申请，并得到批准。3.借阅登记：每次借阅档案资料都需要在借阅登记簿上记录借阅人、借阅时间和归还时间等信息，确保借阅情况可追溯。4.归还审查：归还档案资料时，由档案保管责任人进行审查，确定档案的完整性和准确性，如有损坏或遗失，责任人需承担相应责任。四、档案资料的销毁与归档1.档案资料的销毁：公司档案资料在存储一定时期后，如不再需要，应按照规定进行销毁，包括纸质档案的碎纸和电子档案的删除。2.档案资料的归档：对于重要的历史和备份档案资料，应进行归档，并将其储存在条件适宜的特殊档案室或库中，确保其安全可靠。以上是公司档案资料管理制度

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