档案保管工作

第四章档案保管工作第一节档案保管工作概述所谓的档案保管工作，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以便维护档案的完整与平安，最大限度延长档案寿命的工作。具体内容：1.档案的库房管理2.档案流动过程中的保护3.保护档案的专门措施一、档案保管工作的意义档案保管工作质量的上下，对提高档案管理水平具有重大的影响。档案保管工作是整个档案工作有机组成局部之一，它与其他环节有着密切的联系，不能离开其他环节而单独存在和孤立进行。档案保管工作不是单纯为保管而保管，其最终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用。档案的保管和便于提供利用根本上是一致的。〔一〕档案保管工作是开展档案工作的重要根底；〔二〕档案保管工作是开展档案工作的必要条件；〔三〕档案保管工作是延长档案寿命的必要手段。二、档案保管工作的任务为了解决平安留存的要求和档案可能损坏之间的锋利矛盾。档案损坏和遭受破坏的原因，不为乎社会原因或自然原因，或者说是人为因素和自然因素两方面。档案保管工作的任务，就是了解和档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治平安。简言之，档案保管工作应该做到四不：不散〔不使档案分散〕、不乱〔不使档案互相混乱〕、不丢〔档案不丧失不泄密〕、不坏〔不使档案遭到损坏〕。

档案保管工作的具体任务是：

〔一〕防治档案的损坏

要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门的有的放矢技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围内。

〔二〕延长档案的寿命

档案保管工作不仅仅在于只是一味地防治档案的自然损坏，而且还要从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。

〔三〕维护档案的平安

维护档案的平安，一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其平安存在下去；另一方面是指档案作为一种社会现象，要在整个政治斗争范围内，不致因为保管的不当或条件的低劣使档案丧失而发生泄密，造成政治上的不平安。

三、档案保管工作的原那么和根本要求〔一〕以防为主、防治结合〔二〕加强重点、兼顾一般〔三〕相互协调、密切配合〔四〕立足长远、保证当前第二节与保管工作密切相关的群体一、档案形成者与档案保管工作档案形成者对文件制成材料质量的关注程度，对文件有序排放的关注程度，都会影响保管工作的水平。1.使用耐久的纸张、字迹材料；2.管理过程中减少机械磨损和污染，防光、防有害气体等。二、档案利用者与档案保管工作1.不能自如使用检索工具2.涂抹勾画3.污染档案4.任意拆装、复印档案5.随意撕毁、剪裁档案三、档案管理者与档案保管工作1.进一步提高对档案保管工作的认识。2.进一步提高业务水平。3.运用法律手段，切实负责地做好保管工作。4.积极宣传、传播档案保护的知识和利用档案的有关规定、要求。第三节保管工作的技术与方法一、档案库房〔一〕档案库房的建设1.远离易燃、易爆、污染、腐蚀、高压输电线。2.防止“顶天立地〞。3.交通方便，公共设施完备。4.与档案工作人员办公室、生活间分设，防盗、防火、防水、防光、防尘、防有害气体等。〔二〕档案库房的设置1.档案库房温湿度的标准〔见下表〕用房名称温度（℃）相对湿度（%）纸质档案库14~2445～60拷贝片库14～2440～60母片库13～1535～45磁带库14～2440～60声像库20～2550～602.档案库房应配备的根本设备①空气调节装备；②防火设备、如自动报警器、灭火器具；③档案装具。3.档案库房的防光、防尘、防有害气体的措施防光的措施有：①库房窗子要少，东西方不宜有窗、南北向的窗子应小而窄，并加设遮阳措施。②库房的窗玻璃应采取一定的防紫外线措施。③库房照明应使用白炽灯。④存放档案应使用档案装具，档案文件不宜长时间放在近窗处。防尘、防有害气体的措施有：①正确选择档案库房的地址。②注意档案的密闭保存。③库房周围留有绿化地带。④库房维护结构外表应选择质地坚强、光滑、易清洁的财料。⑤档案材料入库前要做除尘处理、进入库房的工作人员应换工作服和拖鞋。⑥注意库房清洁卫生工作。4.如何进行害虫的预防？①搞好库房内外的清洁卫生；②对入库前的档案和档案库房严格消毒；③使用驱虫剂；④控制温湿度；⑤定期检查档案。〔三〕档案库房的类型1.综合档案库房2.专门档案库房3.图书资料库房〔四〕档案库房的编号1.统一编顺序号2.根据库房位置和特征进行编号二、档案装具〔一〕档案装具的种类常用的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集架和档案资料架等；专用档案装具包括防磁橱、底图柜、会计档案橱和照片档案橱等。〔二〕档案装具的排放与编号1.整齐一致2.避光通风3.空间利用4.统一编号三、档案包装材料〔一〕卷皮〔二〕卷盒〔三〕包装纸

第四节保管工作技能训练一、温度的控制与调节二、防光、防尘、防微生物等技能三、档案库房的日常管理1.档案柜架编制顺序号2.绘制档案存放平面图3.设置“代卷卡〞4.入库前消毒5.分清交接责任6.保持卫生7.控制水电四、建立健全平安检查和保密制度〔一〕平安检查制度要建立健全定期和不定期检查制度，内容有：1.档案有无缺少和霉变虫蛀等情况；2.有无失密、泄密的漏洞和水火灾的潜在因素；3.有无超期不归还的的出借档案。〔二〕保密制度档案库房一定要有严密的管理制度。库房管理人员首先应做好防盗工作，必须堵塞一切可能失窃的漏洞。还必须杜绝一切失密的可能性。五、存放秩序确实定和保持〔一〕档案的存放与全宗排列1.档案馆档案的存放应以全宗为单位进行，力求一个全宗的档案集中存放在一起；一个全宗内的特殊载体的档案，如照片、录音、录像等可以分别存放在专门的档案库房内。2.机关档案是一般只保存本单位档案全宗，其存放方法可以按档案门类、保管期限，结合档案产生的时间，分库分橱具存放。3.全宗排列，根本上依照进馆档案的先后顺序，按全宗群排列。4.档案有平放与竖放两种。〔二〕档案存放位置的索引1.标明档案的存放位置。〔P86表1〕2.标明档案库房保存档案的情况。〔P86表2〕〔三〕档案的检查1.档案的实有数量和登记数量是否一致；2.遗失、损坏文件的数量；3.档案防护措施和库房设备的平安情况；4.案卷归入的全宗、类别及排放顺序是否正确；5.案卷的收进、移出是否登记和有无影响档案平安的因素。第五节全宗卷全宗卷是档案室在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷，即“档案的档案〞。一、全宗卷的作用〔一〕有助于全宗的连续管理；〔二〕有助于档案管理人员熟悉档案情况，进一步提高工作效率；〔三〕有助于综合利用档案材料；〔四〕便于澄清事实，明确责任。二、全宗卷的内容1.档案收集工作中材料，包括档案交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值说明等。2.档案整理工作中的材料，包括整理工作方案，分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。3.档案鉴定工作中材料，包括鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。4.档案保管工作中的材料，包括档案检查记录、报告、重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。5.档案统计工作中的文件材料，包括档