试论办公自动化中的计算机应用技术

摘要为了适应高速发展的现代科技水平以及数字信息浪潮的冲击，企业要重新调整历史定位，突破传统办公模式，有效控制成本投入，合理利用人力资源。基于计算机技术的办公自动化正是在这强烈的社会需求下被应用到各行各业，探究如何提高办公自动化效率也成为当下的研究热点。因此该文旨剖析办公自动化的现代定义，结合KF公司工作现状，研究如何有效利用计算机技术，将办公自动化落实到位。关键词：办公自动化；计算机技术；OA系统

一、引言伴随着社会经济与科学技术的飞速发展和进步，改变了生活、工作的节奏和方式，我们正在进入一个数字信息化大时代，并且以更加开放的姿态拥抱科技，从过去单一的借助机器办公到现在现代化、多元化、自动化办公状态，可以说计算机技术是实现当代自动化办公的核心要素。近年来，越来越多企业、单位引入计算机技术推动自动化办公的进一步建设，来适应社会的发展。二、办公自动化概述（一）办公自动化的定义办公自动化又指OA系统(OA：OFFICEAUTOMATION)是基于计算机技术的现代化办公理念，最早在1975年由美国首次提出，1978年在日本等国家得到了发展和广泛应用。通过借助计算机技术以人为办公主体，以计算机为载体将复杂的工作简化，从内部上实现了员工的信息共享和群体的协同工作，此外还为企业的管理和决策提供了科学依据，从而实现现代化高效办公的目的。目前办公自动化虽然没有一个统一的标准定义，但其显著的优势已经在现代办公领域中愈演愈烈，为现代办公定义了一种新型办公方式。（二）办公自动化特点办公自动化的核心是计算机技术的应用来完成企业智能办公的需求。办公自动化借助了计算机系统将员工之间联系在一起作为信息交互的新型桥梁，也能快速处理工作内容，达到了高效沟通和节约成本的目的。因此办公自动化可以归结为以下三个特点。第一，办公自动化的智能性。能够实现文字、图像处理，帮助决策、检测和管理项目等，这也是企业大力发展办公自动化最直接的目的。第二，办公自动化的集成性。集软硬件技术、网络技术、通讯技术、员工管理等成为了一个有机整体，将内部管理系统以及办公系统与社会信息有形成了密切联系系统。第三，办公自动化的多媒体性。提取多媒体信息如数字图像、影音、表格等内容并进行快速处理，大大提高了办公效率和办公质量。三、计算机技术在办公室自动化中的应用价值（一）扩大办公室范围，改善办公环境互联网如同一张大网将世界连接成为一个整体，如果将每个用户看作一个结点，那么不管多远的距离都可以进行交流。互联网赋予了办公自动化的集成性，这一特性改变了传统办公模式下局限于小范围的办公交流，通过远程而实现了异地、异国协同办公，有效控制了办公的交流成本，也方便了办公的信息交换。办公自动化的集成性还表现在建立信息共享集成环境，例如建立员工档案管理系统、财务结算系统等，将企业重要的数据信息化存储，节省了物理存储空间，提高了查阅、删除和查找等数据操作效率。（二）降低企业运营成本，提高员工工作效率网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到办公系统的工作流中，打通业务数据工程流程壁垒，提高数据的有效利用和企业的信息整合价值。对企业领导来说，也能够利用系统跟踪员工工作进度，掌握工作执行情况，实行实时监控及时反馈的高效管理，帮助领导提出科学决策。（三）改善内部协作办公自动化的智能性表现在了计算机技术能够为办公提供高效操作系统，例如编辑文档、接收和发送各种业务报告以及对其进行审查等机械性工作，通过计算机软件可以自动化、规范化快速处理，实现了办公文件的起草、传阅、审批、签发、归档等步骤的电子化自动流转方式和无纸化办公，不仅提高办公效率，也能进一步提高挖掘员工潜在价值的可能性。而各个部门的领导在进行审批和签字时也能够在信息平台上及时处理，即将办公人员放置在了同一个办公平台进行协同工作。四、办公室自动化计算机技术的缺点——以KF公司为例（一）员工的工作能力与办公自动化操作之间的矛盾尽管计算机技术为办公自动化提供了有力的技术支持，大大提高了员工的工作效率，但公司作为一个岗位丰富的单位，员工年龄、个人专业知识倾向领域不尽相同，也就造成了员工计算机能力参差不齐，对于上了年纪接受新事物能力下降或是不熟悉计算机技术的员工来说，多元复杂的办公自动化操作反而增加了员工的工作量，打击员工工作热情。另外，电视台也未能重视到这一差距，相应的员工上岗培训不到位，没有真正发挥出办公自动化操作的最大效益，提高办公效率成果不显著。（二）办公室管理系统有待完善办公室管理系统是整个办公自动化的中控系统，是奠定办公自动化方向是否正确、过程是否高效的重要基础，在推动企业现代化办公建设中具有重要作用和意义。但在正式的工作中办公自动化并未全方位落实，首先缺乏对办公自动化的正确认识，不能有效实现人机交互的高效合作。其次，办公自动化未能落实到每一个办公环节，造成计算机技术资源和功能的浪费，对推动单位进步和创造经济效益作用并不大。（三）未能构建良好的办公自动化运行环境良好的办公氛围是有效落实办公自动化，提高员工接受度，促进员工工作积极性，提升人机交互协调性的重要客观因素。但是在办公自动化环境建设方面却有所缺乏，本质上仍未跳出传统办公模式，办公环境中的计算机自动化应用仅仅作为锦上添花的部分，在办公过程中处于可有可无的状态，没有根本的、切实的提高办公效率。五、加强计算机技术在KF公司办公自动化中应用的策略基于信息社会发展对信息化建设要求提高而展开的办公自动化建设工作中，公司单位要落实办公无纸化，推动办公自动化就要实现三网融合全台网络互联互通、单位信息自动化程度提升。（一）建立健全的管理体系1.完善协同工作平台管理公司的许多工作例如事项审批、公文汇报、项目请示等工作都可以借助信息平台进行交流和管理。在管理过程中要给予自由和规范两种协同工作方式，支持流程权限节点自定义，实现协同的文档的归档、预归档功能，进行项目的关联，支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。支持手写签名、公章管理、痕迹保留，支持Word、Exccl文件的读写，支持单位内部协同信息与电子邮件之间的相互转换。此外，构建办公自动化系统的过程中，也可以借鉴国外的先进工作经验，结合中国国内计算机技术的发展，构建一套完整的计算机办公自动化管理系统。2.统一规范办公自动化标准为保障实施办公自动化过程中是朝着一致的方向建设和进步的，在落实改进策略时应注意以下原则：第一，为了最大程度利用办公的自动化系统的软硬件平台，有效控制成本，要善于继承和总结前期的运维经验。第二，提高安全保障建设的广度和维度，外部安全建设上多方位阻止恶意软件和恶意攻击，内部安全建设上采取数据多备份存储的方式保障数据的安全。第三，保证操作系统平台和应用系统平台技术的国际先进性。第四，为提高系统的兼容性，在系统设计和使用时要严格参考国家和行业标准，降低因为客观条件带来的不必要影响。第五，人性化设计要求保证各功能模块的简洁、直观、易用。第六，系统符合三层浏览器/服务器(B/S)体系结构，功能扩展性强。第七，设计或引用的系统要具有前瞻性，即能满足当前工作需求的同时，在未来一段时间内也能正常服务。（二）建立健全办公自动化操作环境1.引入适合的办公软件公司在将计算机技术应用于办公自动化中要充分结合单位实际情况，以及我国基本的国情等客观事实目前市场上存在许多实用性并不高的办公自动化软件，不能够满足在市场经济形势下各种不同行业领域的不同办公需求，因此在引入软件之前，技术人员要对软件足够熟悉，管理层也要考虑到软件的实用性，是否与员工能力匹配，避免出现引入软件不适合单位办公，无法将软件与办公联系起来，造成资源浪费。公司的办公主要是服务人民，因此市面上许多盈利性质的办公自动化软件并不适用，以办公自动化系统的功能模块设计为如公司涉及到的业务有财务报销、人事管理、各类宣传、公文发布与管理等基础模块，而企业则有营销模块、生产开发模块等。对此，要选择行业针对性或功能更强大的办公自动化系统。2.技术的多元化整合与应用为了应对多元化时代的影响，公司在建设办公自动化的过程中也要注意技术的多元整合与应用，坚持单一的技术或软件带来的帮助也是具有局限性的，作为媒体行业更要有统筹兼顾的思想，才能更好地服务各个行业的人民，因此，将计算机技术与多媒体技术、通信技术融会贯通联合起来，全面提高办公效益。例如借助多媒体技术，建立公司的公众号、微博号等，方便与人民群众进行交流，行使合法的权利。3.软硬件上保障办公的安全性计算机技术带来便捷的同时也带来了新的安全威胁，因此,为了使在开发过程中有效、持续地提高经济效益,建立办公自动化操作安全环境应该非常重要。注意安重要信息泄露、财务安全等，从技术上要完善办公自动化系统的网络安全技术，有效搭建防火墙，为建设办公自动化环境提供安全保障。（三）提高员工的工作能力员工的工作能力在办公自动化中发挥到至关重要的作用，在推进计算机技术应用于办公自动化中扮演了核心角色。员工是实施办公自动化的主体，要从根源上切实提高办公效率，加强办公自动化就要提高员工的计算机素质教育。首先要做好办公自动化宣传工作，将智能化思想全方位渗透到员工和领导的心中，提高对办公自动化的认可度和重视度。其次，要加强员工的培训工作，安排老师带领学习《手册》内容，并定期进行考核，保证能够充分掌握办公自动化技术，最大程度上利用办公自动化技术来提高办公效益。随着办公自动化的不断深入发展，要降办公自动化相关知识纳入员工入职考核评价中，提高员工入职门榄，选拔满足现代化办公自动化要求的高质量人才。最后，对于技术人员要关注行业最新动态，保持创新性，致力开发出符合公司要求和人民群众需求的办公自动化系统，为创造良好的办公环境贡献力量。结论综上所述，办公自动化是未来社会和市场经济的必然趋势，是提高企业办公效率的有力手段，也是满足高度信息化、自动化的网络办公业务环境，良好的单位文化建设，增强企业竞争力的重要途径。所以对公司来说，要持续推进办公自动化的应用和落实，通过更加高效的办公为人民群众带来更高质量的服务。参考文献[1]周余.计算机视觉技术在农村公路自动化检测中的应用研究[D].重庆交通大学,2