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文档简介

原始记录管理制度一、引言为有效保护企业信息的安全性，规范企业内部数据的管理，提高工作效率，本文档旨在制定适用于公司的原始记录管理制度。本制度的实施目标是确保所有的原始记录能够被正确保存、归档，并且能够追溯和审计，以便为企业决策提供真实、准确的依据。二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工的原始记录管理。三、定义为便于全面理解本文档，以下术语定义如下：1.原始记录：指员工工作中产生的所有文件、电子邮件、报告、备忘录等记录形式。2.归档：将原始记录按照一定的分类方式进行整理、组织，并存放于相应的存储介质或系统中。四、原始记录管理流程1.原始记录的生成所有员工按照规定的标准和要求，按照事实准确记录工作内容。2.原始记录的整理与归档（1）每个部门设立专门的原始记录管理人员负责收集和整理该部门的原始记录。（2）原始记录按照文件类型分门别类，按照日期和时间的先后顺序进行排序。（3）原始记录归档的存储介质包括纸质文件、电子文件和存储系统，具体存储介质由部门主管根据实际情况决定。3.原始记录的保管与查阅（1）原始记录的保管应放置在安全、防潮、防火以及防盗的环境中，且只有授权人员才能访问。（2）员工有权查阅和使用自己所属部门的原始记录，但必须在保密的前提下使用。（3）其他部门需要查阅某个部门的原始记录时，必须经过该部门负责人的批准，并签订保密协议。4.原始记录的备份与恢复（1）为保证原始记录不会因为意外损坏或丢失而无法恢复，原始记录管理人员应定期进行备份，备份的介质应存放在不同的地点。（2）当需要恢复原始记录时，原始记录管理人员应及时提供所需备份的副本。五、违规处理对违反本制度进行处理的情况，公司将严肃处理，根据情节轻重可能给予口头警告、书面警告、记过或辞退等处分。六、制度宣导与培训公司应定期组织原始记录管理制度的宣导和培训，确保员工充分了解和遵守相关规定。并且，应建立反馈机制，及时了解员工对该制度的理解和遵守情况，以及存在的问题和改进建议。七、制度监督与评估公司应设立专门的监督人员，对原始记录管理制度的实施情况进行监督和评估。通过定期检查和抽查，及时发现问题并提出改进措施，以保证制度的有效运行和落地。八、附则本制度的修改与解释权归公司所有，并由公司制定的制度评审委员会负责定期对本制度进行修订和审查。九、结语本制度的制定旨在规范企业内部的原始记录管理，确保信息安全和工作效率。通过严格执行该制度，企业能够更好地管理和使用原始记录，为企业运营决策提供依据。同时，员工也应自觉遵守制度的

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