项目视图与报表

第6章项目视图与报表

6.1

使用表

6.1.1表的概念以表的形式显示项目相关信息，是Project的另一个重要手段，几乎所有视图都包含有表。复合视图可以显示多个表。实际上，对Project熟悉以后，我们可以随心所欲地设计在桌面上显示任何项目信息，而且使这些信息联动，随时全面掌握项目的进展情况，实施有效管理。默认情况下，打开视图不同，自动显示的表不同，可以选择添加的表也不同，因为与主题不相关的信息没有必要显示。表一般分为任务表和资源表两类。

6.1.2任务表任务表一般与任务相关的视图，如“甘特图”、“跟踪甘特图”、“任务分配状况”等视图一起显示。Project有一个名叫“项”的默认任务表，它包含“标记”、“任务名称”、“工期”、“开始时间”、“完成时间”等常用内容。也可以任选【视图】→【表】下的“差异”、“成本”、“跟踪”、“工时”、“日程”等表同时显示。还可以任选【视图】→【表】→【其他表】下的提供的表同时显示。

6.1.3资源表资源表一般与资源相关的视图一起显示，如“资源工作表”、“资源使用状况”等视图。Project有一个名叫“项”的默认资源表，它包含“标记”、“名称”、“类型”、“材料标签”、“最大单位”

、“标准费率”等资源常用信息。也可以任选【视图】→【表】下的“差异”、“成本”、“跟踪”、“工时”、“日程”等表同时显示。还可以任选【视图】→【表】→【其他表】下的提供的资源表同时显示。

6.1.4自定义表

1、自定义当前表如果需要在当前表中隐藏或插入列，可以右键单击标题栏的插入位置，再选快捷菜单中的“插入列”或“隐藏列”。选择了“插入列”会弹出“列定义”对话框，在“域名称”下拉框中选择需要插入列的名称。通常情况下，列名称、标题对齐方式、数据对齐方式、列宽度是定义好的，标题即是列名称，需要改动时可以输入新的设置参数，默认的话，不用输入，直接点击“确定”。11.22

2、编辑现有表要编辑桌面上没有的表，可以：选择【视图】→【表】→【其他表】命令，在“其他表”对话框中，选择需要编辑的表，单击【编辑】按钮，打开“表定义”对话框。“表定义”对话框的各部分作用如下：⑴名称在输入表的名称时，可以在后面设定一个字母的快捷键，字母前加“&”。以后每当显示子菜单时，按下所定义的字母就可以选择该表。⑵“显示在菜单中”复选框勾选后，该表名称将显示在“视图”的“表”子菜单中；不勾选，只能通过“其他表”选择该表。一般新表不勾选，常用表才勾选。⑶【剪切行】【复制行】【粘贴行】【插入行】【删除行】按钮

对表的“域”（列）进行对应操作。如果列被剪切或删除，该列只是不显示，不会删除项目中的数据。⑷表定义部分配合第⑶条进行，可以在这里集中设置域名称、数据对齐方式、数据宽度、标题、标题对齐方式、标题是否换行等。⑸日期格式下拉选择设置该表中的日期显示格式。⑹行高度选择正整数，就设置了行高是标准行高的几倍，默认值是1。⑺锁定第一列锁定最左侧的一列（一般是标识号或名称），使该列不会滚动到视图以外。默认选中。⑻自动调整标题行高度勾选后，会自动调整标题行高度，将标题字符完整显示出来，不会截断显示。默认选中。

3、新建表如果对现有的表都不满意，需要建立自己的特殊表，有两种建立新表的方式：

⑴在“其他表”对话框中，选择一个表，单击“复制”，弹出“表定义”对话框，然后编辑表的内容、修改表的名称，满意后保存后就成为了一个新表。⑵在“其他表”对话框中，单击“新建表”，弹出“表定义”对话框，然后输入表的名称和全部内容，然后保存为一个新表。4、利用管理器共享表自定义的表在默认情况下，只能在当前项目中使用。要让它在所有项目中都使用，可以利用“管理器”功能将其与其他项目共享，或者干脆将其复制到全局模板中，全部项目共享。选择【工具】→【管理器】→打开【表】选项卡后，在左边的选项中查找到要复制的表并选中，在右边的“表”位于下来框里选中全局模板“Global.MPT”，单击中间的“复制”按钮，就实现了该表的全体共享。

6.1.5自定义域如果现有的域不能满足需求，也可以自定义“域”。

1、自定义域举例例如，要在任务表中增加一个“执行情况”域，域中以绿色圆点表示按时执行的任务；黄色圆点表示延期3日以内的任务；红色圆点表示延期3日以上的任务。⑴选择【工具】→【自定义】→【域】，打开“自定义域”对话框；⑵点击选中“任务”，类型下拉框选“文本”；⑶在“域”表中，选“文本1”，单击【重命名】按钮，将其更名为“执行情况”；⑷在“自定义属性”下，单击【公式】按钮，打开“执行情况的公式”对话框；在这个编辑公式对话框中，可以直接输入公式：

ProjDateDiff([比较基准完成时间],[完成时间],)/480也可以：⑸单击【函数】按钮，选择“函数”→“日期/时间”→“ProjDateDiff(date1,date2,calendar)”命令；⑹拖动鼠标选中公式中的“date1”，单击【域】按钮，选择“域”→“日期”→“比较基准完成时间”的“比较基准完成时间”选项；⑺拖动鼠标选中公式中的“date2”，单击【域】按钮，选择“域”→“日期”→“完成时间”的“完成时间”选项；⑻删除“calendar”及其全面的逗号；⑼在公式最后输入“/480”。注：⑸⑹⑺⑻⑼相当于前面的直接输入公式，该公式的含义是：按分钟计算“比较基准完成时间”和“完成时间”的差值，再换算为工作日。⑽单击【确定】按钮，关闭公式输入。⑾在“自定义”对话框中，单击“要显示的值”下面的【图形标记】按钮，打开“图形标记”对话框；⑿在对话框的测试条件下，选择“小于或等于”，在“值”中输入“0”，在“图标”中选择绿色园点；⒀按⑿步的方法，依次设置大于3为红色园点，大于0为黄色园点。⒁单击两次【确定】按钮，关闭全部对话框。⒂在甘特图或跟踪甘特图中，插入“执行情况”列，就可以看到效果。公式输入中的函数、域都是定义好的，可以根据需要灵活组织使用。

2、自定义大纲代码在上述的“自定义域”对话框的“类型”选项中，“大纲代码”类型提供了按层次级别显示的数据，可以在树型层次结构中选择数据。以资源所属部门的层次结构为例，建立自定义大纲代码的步骤如下：⑴选择【工具】→【自定义】→【域】，打开“自定义域”对话框；⑵点击选中“资源”；类型下拉框选“大纲代码”；⑶将“大纲代码1”重命名为“部门”；⑷单击【查阅】按钮，打开“编辑部门的查阅表格”对话框；⑸单击对话框上方“代码掩码”的【+】按钮，展开“代码掩码”，再单击展开的【编辑掩码】按钮，打开“部门的代码掩码定义”对话框；该对话框定义大纲代码的格式。“系列”栏依次定义代码不同层次数据的类型，有数字、字符等下拉选项；“长度”定义该层次代码的长度，下拉选项有任意、数字0-10；“分隔符”设置系列之间的分隔字符，有“.”、“+”、“-”、“/”四个下拉选项。输入中“代码预览”显示出样式；⑹单击【确定】按钮，关闭“掩码定义”对话框；⑺在“查阅表格”对话框下，依次输入大纲代码内容，并使用“升级”、“降级”按钮调整它们的隶属关系；⑻单击【关闭】按钮，结束大纲代码定义。⑼切换到“资源工作表”视图，插入“部门”列，就可以看到效果。

在“大纲代码查阅表格”对话框下面，还有许多相关选项，他们的主要功能如下：①在查阅表格中显示级别默认选中，即用层级结构显示大纲代码。否则查阅表格中所有的级别会显示在同一层次上。②使用表中的值作为该域的默认输入值默认不选。若选中，则要在对话框的查阅表格中指定作为默认的大纲代码，再单击下面的【设置默认值】。③查阅表格的显示顺序将其点击展开后，有“按行号”、“升序排序”、“降序排序”三种选项，默认是“按行号”显示。点击展开“数据输入选项”后，有：④允许在域中输入其它项默认不选。即该域在使用中只能选择，不能进行修改或添加。如果选中，在使用大纲代码时可以按需要输入更多的值或更改大纲代码，这些原来没定义的大纲代码将被自动添加。⑤仅允许不含附属值的代码默认不选。如果选中，那么以后在使用中只允许选用那些处于层次树的叶子节点上的值，而不能指定枝和干（中间级或上级）上的大纲代码。（上两条是针对大纲代码而言）。

1、Project中的常用视图在Project中，使用了大量的数据来描述项目、任务、资源、工作分配及执行情况等的相关信息，数据量非常大，不可能在一个界面上，以单调的方式来显示、查看和处理这些信息。所以它设计的视图就是从不同的角度、以不同的方式、分门别类地显示和处理相关信息的界面。常用的视图我们都熟悉了。归纳说明如下：甘特图——默认视图，左侧显示项目任务信息，右侧显示与任务工期对应的横道图，直观地表示项目任务的工期及任务之间的关系。

6.2.1Project中的视图

6.2

使用视图跟踪甘特图——右侧同时显示比较基准和当前任务进展情况的横道图，直观地表示项目跟踪信息。任务分配状况视图——显示每项任务的资源分配工时及具体日程安排信息。日历视图——以日历的形式显示每天的工作安排情况，直观地显示每天的具体任务，但难于表达项目的全局情况。网络图——详细地描述每一个任务的信息，同时可以显示任务之间的关系，图幅很大。资源工作表——以表的形式列出项目资源的相关信息，是建立项目资源的基本视图。资源图表——以工作时间占用图的形式，显示每一个资源的工时分配状况，还可以分析资源的过度分配情况。示例除这些基本图以外，还有许多有用的视图，可以点击“其他视图”选择查看。

2、复合视图复合视图是通过视图“拆分”手段形成的一种组合视图，它将显示窗口分成上下两部分，分别显示不同的视图，而且是联动显示。这是Project的亮点。①多图显示给出的信息更多、更全面；②“拆分”出的图可以任意指定和选择要显示的图表，组合出可以显示任何项目信息的窗口；③可以对所显示的任何项目信息进行该信息所允许的任何设置、输入和处理，各部分相关信息会联动计算、修改和显示，这对于跟踪项目进展、把握全局、协调任务进度、调整资源配置、优化组合、研究对策、修改计划等具有极高的实用价值。④应用灵活，可以随时改变窗口下面要显示的图表；不需要时，可以通过视图“取消拆分”关闭下部显示的图表。示例11.29在Project的任何视图中，都可以对所显示的信息进行排序、筛选与分组。这三个功能只用于显示内容太多，需要挑选某些特定信息时才使用。

1、排序

选择【项目】→【排序】→【按…】命令，就会按所选择的选项排序。“…”是Project根据具体图表，动态给出的、供选择的常用选项。默认时，任务或资源按输入时的顺序（即标识号）排序。更深入的排序，可以：选择【项目】→【排序】→【排序依据】命令，打开“排序”对话框，设置主、次、第三排序关键字后进行排序。

5.2.2排序、筛选与分组2、筛选

选择【项目】→【筛选】→【…】命令，就可以只显示符合指定条件的内容。“…”是Project根据具体图表，动态给出的、供选择的常用选项。此外，选择【项目】→【筛选】→【其他筛选器】命令，打开“其他筛选器”对话框，还会给出更多筛选器，选中点击【应用】就可使用。

如果还不满足，还可以在“其他筛选器”对话框中，通过【新建】、【编辑】、【复制】方式创建新筛选器。

例如，创建一个筛选器，筛选出工期大于5的任务：①在“其他筛选器”对话框中，单击【新建】按钮，打开“筛选器定义”对话框；②在对话框中输入名称“工期大于5”，并在“域名称”、“条件”、“值”中分别填入“工期”、“大于或等于”、“5”；③单击【确定】后，这个筛选器就会显示在“其他筛选器”对话框中供选用。在这个例子中，如果希望工期条件不是5，而是可输入的变量，则只要在第②步的“值”这一栏填入：

“显示工期大于此值的任务：”？即可（符号要用半角输入），以后当选用此筛选器时，会显示一个对话框，要求输入工期条件值。此外，Project还有一个自动筛选功能：选择【项目】→【筛选】→【自动筛选】后，视图标题栏每一列的右侧都会显示一个筛选图标↓，单击这个图标可以为每一列设置各种筛选条件。3、分组

选择【项目】→【分组依据】→【…】命令，就可以将任务或资源分组显示。“…”是Project根据具体图表，动态给出的、供选择的常用选项。如果不满足Project提供的分组选项，还可以自定义分组依据：选择【项目】→【分组依据】→【其它组】命令，打开“其它组”对话框，单击【新建】按钮，打开“分组定义”对话框，填入自己定义的分组名称，再依次输入1个或多个分组依据以及它们对应的“域类型”、“顺序”，然后还可以设置“字体”、“单元格背景”、“图案”等信息，最后单击【确定】完成自定义分组。以后该分组模式就出现在【其它组】中供选用。在Project中，各个视图的界面一般是默认的，但允许用户自己定制。如果要设计具有自己特色的视图界面，突出显示效果，可以定制，操作非常庞杂琐碎，只大致介绍一些常用功能：1、定制表格鼠标指在标题栏的相应位置右击，在弹出选项中可以插入或隐藏列。鼠标指在表格中的任意单元格位置右击，在弹出选项中单击“字体”；或者用鼠标拖选要突出显示的内容，选择【格式】→【字体】命令；就会打开“字体”设置对话框，可以像其它office软件一样，任意设置单元格的字体、字形、字号、下划线、颜色、背景色、背景图案等。还可以选择【视图】→【显示/隐藏更改突出显示】命令，设定是否突出显示刚做出的更改。

6.2.3定制视图界面2、更改条形图样式必要时，可以更改条形图的样式。鼠标右键单击条形图的空白处，在快捷菜单中选择“条形图样式”命令，打开“条形图样式”对话框，可以根据提示，设置各任务种类的外观，包含条形图头部、中部、尾部的形状、图案、颜色等；选择对话框下面的“文本”选项卡，还可以设置条形图上显示的文本内容（增加和删除）等。上述操作对项目中所有条形图有效。如果要单独设置特定条形图的样式，只要双击该条形图就会弹出“条形图样式”对话框，如法炮制即可。选择【工具】→【选项】命令，打开其中的“视图”选项卡，可以设置或清除“三维显示甘特图视图中的条形图和形状”。3、设置时间刻度默认情况下，条形图的上方用“周”和“天”显示两层时间刻度。要更改时间刻度时，右键单击时间刻度，在快捷菜单中选择“时间刻度”，打开“时间刻度”对话框，就可以时间刻度的分层显示及每一层的显示单位。默认显示“中层”和“底层”两层，只有在“时间刻度选项”中选择了三层模式，才能分三层显示时间刻度。每一层可以分别设置单位、格式、对齐方式等。还可以在“非工作时间”选项卡中设置其颜色、图案、依据的日历等属性。依据的日历一般应选择项目日历。

Project中已定义了许多视图从不同的角度显示项目的相关信息。如果需要进行更深入的定制，可以：

①选择【视图】→【其它视图】命令，单击【新建】按钮，打开“定义新视图”对话框；②选择定义单一视图还是复合视图，单击【确定】后，打开“视图定义”对话框；③在单一“视图定义”对话框中，分别指定视图名称、屏幕、表、分组依据、筛选器等信息，然后单击【确定】结束。④在复合“视图定义”对话框中，分别指定复合视图名称、上半部分视图名称、下半部分视图名称，然后单击【确定】结束。选项卡中输入实际工时、实际开始、完成时间等信息。

6.2.4自定义视图

Project的所有视图都可以打印，甘特图和日历视图是经常打印的视图。打印方法与Office其他软件一样，建议养成先预览后打印的习惯，通过预览查看打印效果，发现不满意的地方可以立即纠正。在预览窗口里就有“页面设置”，可以对页面、页边距、页眉、页脚进行调整和设置，直到满意后再打印。在“页面设置”的“图例”选项卡中，还可以设置图例的内容和位置。

6.2.5打印视图

Project提供了丰富的报表功能，可以从各个角度获得项目的信息报告。这些报表已基本够用了，我们可以根据需要选择使用。

选择【报表】→【报表】命令，打开“报表”对话框，可以看到Project提供的报表分为六大类：

总览、当前操作、成本、工作分配、工作量、自定义其中每一类又包含若干报表。双击打开或“选定”打开每一类后，就可以看到该类的报表名称。再双击打开或“选定”打开某一个具体的报表，就可以按提示操作，查看和打印该报表。

6.3

使用报表

6.3.1使用报表Project提供的分类报表如下：总览——项目摘要、最高级任务、关键任务、里程碑、工作日当前操作——未开始的任务、即将开始的任务、进行中的任务、已完成的任务、应该已开始的任务、进度落后的任务成本——现金流量、预算、超过预算的任务、超过预算的资源、盈余分析工作分配——谁在做什么、谁在何时做什么、待办事项、过度分配的资源工作量——任务分配状况、资源使用状况自定义——基准日历、交叉分析、每周待办事项、任务、资源、资源（材料）、资源（工时）……（这些是已有的报表，还可以自己创建、添加）如果Project提供的报表尚不能满足要求，可以按照自己的需求自定义报表。方法就是在前述的第六类报表（自定义报表）中创建。双击打开自定义报表类后，除了给出已有报表名称供选用外，还有“新建”、“编辑”、“复制”、“管理器”按钮。新建报表时，Project会弹出对话框要求确定新报表的类型，报表类型有：任务、资源、月历、交叉分析四种。选择一种后，会打开与之对应的报表定义对话框。①在对话框的“定义”选项卡中，可以设置报表名称、范围（周期）、表中显示的内容（表）、筛选器等。②在对话框的“详细信息”选项卡中，可以设置任务及工作分配的详细信息。③在对话框的“排序”选项卡中，可以设置排序规则。

6.3.2自定义报表上述三条是自定义任务类型报表的操作，自定义资源类型报表的操作与其完全类似。自定义月历类型报表是在打开“月历报表定义”对话框后，直接设置报表名称、筛选器、日历以及任务显示方式、任务标签等。自定义交叉分析类型报表与任务类型报表的操作相近，在打开“交叉分析报表定义”对话框后，也有“定义”、“详细信息”、“排序”选项卡。在“定义”选项卡中，可以设定交叉分析的行、列及分析项；在“详细信息”选项卡中，可以设置是否显示行总计、列总计等信息。在Project2007中，增加了更加直观、高效的可视报表。选择【报表】→【可视报表】命令，打开“可视报表-创建报表”对话框，Project提供Excel和Visio两种格式的可视报表，这些报表用不同的选项卡进行分类，同时在“全部”选项卡中给出已经提供的所有可视报表模板。双击这些可视报表模板，Project会启动Excel或者Visio，显示根据项目信息制作的各种Excel或者