北京集佳青岛办管理制度

智建领航者智建领航者北京集佳知识产权代理有限公司青岛办事处管理制度第一部分：上班时间及请假规定：上午8︰30—11︰30；下午13︰00—5︰30；迟到：非公外出于8：30至9：30或12：30至1：30间到岗者一律视为迟到。因存在交通不顺情况，所以每月允许有一次迟到情况发生。早退：凡于中午10：30至11：30，下午4：30至5：30非为公外出而离开公司的一律为早退。旷工：凡未办理请假手续且不属于因公外出，于早9：30后到岗或晚4：30前离岗位者一律视为旷工。员工除休假外，均应按规定时间上、下班，不得迟到、早退、旷工或擅自离岗。迟到一次罚款：20元；早退一次罚款：20元；旷工一次罚款：100元。请假：各类请假必须亲自向主管申请，不得借第二人转告，否则视该次请假无效，无效请假视为旷工，处罚同上。事假：员工因个人私事请假者，需经主管批准，请假申请应在请假前交到考勤处备案，事假超过一天（含一天），需至少提前一天提出申请；请假不到一天的，需至少提前二小时请假；确属紧急情况不能提前请假者，需于请假当日上班半小时内通知主管，说明情况并经同意方可。凡超过时限办理请假手续者，一律视为旷工。请假视为未出勤，请假工资全部扣除，旷工处罚同上。考勤处应监察每一个员工的考勤状况，如发现不正常情况，应及时通知主任。病假：员工因病请假时具体手续与事假相同。但请假超过一天（含一天）者需事后补交医院开具的病假条（或病历、挂号单等医院证明）。凡无法提供病假条或其他相关证明者一律按事假记录。员工未办理任何请假手续而不上班者作旷工处理。病假视为未出勤，病假时期工资为原工资50%，旷工处罚同上。第二部分：男员工仪容与着装要求1、仪容要求：头发无油腻感、清洁整齐、每周洗两次头、无头皮屑。保持每月理发的习惯。面部：每日刮胡须、牙齿刷净、口腔清洁无异味、耳朵及面部无秽物、洁净无面油、无鼻毛。手指：手指清洁；不留长指甲、甲缝无脏物。2、着装要求：服装：周一至周四须着正统西装，彻底清洗干净，着装时西装衣领应与衬衫贴紧，不系或不系最下边纽扣。夏天着装可以穿正装衬衫、短袖衬衫；周五可着商务休闲装；如约见客户则须着正装，不配戴不合时宜的饰品；衬衫：应保持清洁、熨烫平整，不穿休闲衬衫；衣领、袖口无污渍；衬衫与西装配色和谐；单穿衬衫时应打领带；衬衫要求两天一换，不能解开袖口或将袖子挽起。领带：必须配合衣服颜色；必须用合理的方式打结。鞋：穿正装皮鞋，配以正装深色袜，鞋子每天保持干净。不允许穿休闲鞋、凉鞋。第三部分：女员工仪容与着装要求1、仪容：头发：梳理整齐，庄重大方，不梳理过于夸张发型；若染发，只允许使用自然色。面部：上班期间应着淡妆，给人清新健康的感觉。以下形象应该避免：口红太红，或使用过偏的色调；唇线过火；眼线、眼影过浓；粉底过多、腮红过重。3）手指：指甲修剪适度，不使用有颜色的指甲水。2、着装服装：在公司办公及公事外出，服装保持清洁，熨烫平整；上装与套裙、丝袜搭配合理；着裙装不得露出袜口；不得穿着过于轻薄、透明或款式过于夸张的服装；不允许穿无袖裙衫。严禁休闲装。饰品：饰品合理佩带，给人高雅感觉，不允许佩带影响气氛的饰物，如过于花俏的头饰，过于大的戒指、耳环。鞋：鞋面清洁，色调、款式应与服装相配；鞋子应穿着舒适，便于行动；穿正统皮鞋、凉鞋；禁止穿休闲鞋，凉拖鞋。第四部分：电话礼仪电话是沟通的重要工具，应把自己的意图充分表达，将别人的意思尽量领会。一、打电话时：1、应提前整理谈话内容，必要时列出提纲2、手边应备有所需资料、笔记本、笔3、合理设计未联系到目标客户时所需用的标准商务语言对方接听时：您好，集佳知识产权代理有限公司，请问是某某公司吗？麻烦您找一下……本人不在，拜托别人转话时：抱歉能不能麻烦您转告一下。报告坏消息时：抱歉关于您……打错电话时：打搅您了，谢谢、再见二、接电话时：１、应铃声响起三声以内尽快接听；２、手边应备有笔记本、笔；接听时：集佳，您好！或：您好！集佳！确认时：是的，这里是集佳（知识产权代理有限）公司。对方找人时：请稍等！应接听电话的同事不方便接听时：对不起，他现在不方便接电话，您方便留下联系方式吗，一会让他给您回电好吗？找的人不在：对不起他不在，请问您贵姓？您是否需要回电？对方提出要求时的：对不起，我需要同主管商量一下3、接打电话声音要适中，即要声音清晰又不能影响他人，禁止“噪音电话”。4、电话谈论内容应符合公司形象，禁止言语粗俗。5、结束通话时，应礼貌的等待客人先挂，且轻拿轻放。第五部分：办公规定一、同事之间应礼貌相称，不得随意乱叫，不准使用非标准称呼（外号或昵称），有客户来访时，应称呼上级领导职位名称。二、合理安排外出办公的时间和事务进程三、在办公区应按合理、端正的坐姿办公；四、注意维持办公区的卫生，不随意扔东西，须保存的文件及时存档。五、禁止电话聊天，如因私事打电话不能超过三分钟；禁止利用公司办公电话打私人长途，拨打者应主动到主管登记并付费用；六、在网上浏览消遣时间二十分钟（除工作必须以外的时间）。七、上班时间要勤俭节约，禁止浪费；严禁使用新复印纸做为便条，本人离开工作位时要随手关灯；上班时如暂不需要使用电脑，不要将电脑打开；中午休息时间，将电脑关闭，以延长电脑使用寿命。八、要爱护办公设备，认真按操作程序使用各种设备；复印机、打印机等设备出现故障，应及时报告和维修，严禁一走了之；九、禁止利用本公司设备如复印机、电脑、传真机、打印机等做与工作无关的事情；十、及时整理办公环境保持办公桌清洁，办公桌只许放以下物品：１、文件柜２、文具３、笔记本4、计算机5、饮水杯，下班前整理桌面后方可离开。十一、办公区域内为保持安静的办公秩序，需将个人手机设置为震动或将音量降低。手机响而机主不在座位上时，邻座同事应及时接听，代为记录或转告稍后再拨。十二、凡于工作时间离开办公室超过15分钟以上者需提前向主任说明，且于行政部外出签字表上注明去向，并注明预计回公司时间，回公司后到行政部门签到。凡外出未签出者一律按缺勤处理，外出签字表未注明去向或未经本部门主任批准，离开办公室15分钟以上者，必须事后说明原因由主管确认签字，否则按旷工处理。十三、办公公司需传真文件、邮寄信件、电邮格式等必须使用集佳统一格式。第六部分：语言礼仪在同客户交谈或同事间交往，都应提高语言的质量：一、使用要点：称呼得体准确，合理使用尊称充分尊重对方，不使用不合时宜的语言对使用的术语应向客户解释，避免使用过多的口头语，严禁说粗话。电话接听：正确、条理地说出自己的想法姿势正确、不懒散。仔细听清对方的话语，不因周围的环境影响注意力，辨别对方的真正意图。不插话而打断别人，如因有情况时要说“对不起”他人电话铃响无人接听时，离电话最近的员工有义务帮助接听电话，公司有人不允许出现电话无人接听的情况第七部分：环境、卫生、责任：1、个人责任区：每个员工所属责任区为个人办公桌及屏风所围住的区域，每个人均有义务保持自己所属区域（包括地面）的整洁卫生，原则上每天上班前和下班后整理，上班时尽量保持，随时整理，桌面电脑要擦干净；下班前整理桌面，文件、名片等不可凌乱摆放。另：相邻两人间的通道为两人共同责任区，共同保持。公共区域：由公司确定值日人员负责2、离开座位时，将椅子放回桌子下面3、工作时间不允许脱鞋，不允许将鞋帽等杂物放在工作位下面4、每个员工均有义务维护公司环境卫生，看到杂物要随手捡起，不要将水洒在地面，窗台上不允许放置任何杂物。5、办公室内不许大声喧哗，同事应尽量放低声音以免影响其他同事工作。6、最后离开公司的人，要检查所有的门窗、电脑、打/复印机是否关闭7、在电梯间、公用走道及其他公共场合员工之间不允许谈论公司内部事务、行业机密及议论其他员工。第八部分：员工手机规定1、员工需对本人使用的手机自行维护，并及时充电，不可因“没电”等原因影响使用。2、员工离开办公区务必随身携带手机，严禁任何员工不接听公司或业务来电。3、员工必须保证24小时开机，以保证正常事务联系4、公司予以话费补贴，超出补贴部分的费用员工自行承担。5、员工应自觉遵守以上规定，凡发现“不开机”“不接听”等情况且一个月内超过三次者，公司将停发当月手机补助；情节恶劣者公司进行进一步处罚；第九部分：计算机管理条例员工应对使用的个人计算机加以爱护，正确的使用、保养、维护，并应当遵循以下原则员工使用个人计算机应本着节约的原则，早上到公司后如暂时不需要使用，可先不开机，外出办事或午餐及下班后，应当关闭主机及显示器。员工应保持个人计算机清洁，经常清理，并远离磁场和潮湿物件员工使用的计算机仅可于本公司交付的工作，绝对禁止用于任何非本公司工作为对公司文件保密，员工应对个人计算机设置登陆密码，并交至行政部备案，不得泄露，禁止任何人未经网管允许，擅自修改密码。收发办公邮件应用公司邮箱，禁止员工使用私人E－mail公司E－mail密码由网管统一设置，员工个人不掌握密码。员工个人计算机，仅可安装办公软件，绝对禁止安装游戏软件及聊天软件。员工计算机C：盘中仅可安装系统软件，一切工作应用资料均应安装在D：E：盘中如因工作需要需加装其他软件的，需报部门主任批准后、网管备案后方可安装。员工应加强病毒防范意识，定期杀毒，并积极配合工作，接到病毒通知后立刻杀毒员工应当慎用公司网络资源，不得浏览任何与工作无关的网页，下载任何软件均应得到主任批准。员工离职其上级主管应当立即通知行政部，由网管按主管要求处理其计算机内部资料，并对其登陆密码及E－mail密码进行修改，禁止任何离职员工再使用个人计算机。二、员工有以下行为均应受到处罚，具体规章如：员工未经上级主管批准，擅自使用私人邮箱联系工作，每发现一次，罚款：10元员工未经主任批准私自下载或安装游戏软件或聊天软件的，每发现一次，罚款：50元员工浏览与工作无关的网页时间超过1小时，每发现一次，罚款：20元员工不按规定处理公司资料，造成损失的，每发现一次，罚款：20元中午或外出离开时不关闭计算机显示器电源，每发现一次，罚款：10第十部分：员工福利规定一、工作表现奖金：公司每季度评选季度度优秀员工，优秀员工公司以资鼓励，标准：200元/次。以现金形式同工资一起发放。二、培训费用：对每名积极提高本专业知识的员工，本公司均予以奖励并补助。申请办法：凡对本职工作有促进作用的学习培训（如：专利代理人，商标代理人，司法考试，管理培训等），事先提出申请，经公司批准，考试通过后，公司给予报销50%，但不包括专升本，考研等本专业升级的考试。三、假期：年假：凡在集佳工作满一年的员工均可享受申请办法：符合休假条件的员工，需休年假的在要求休假日期提前一个月提出申请，由本部门主管批准后，交主任签字后，交行政部备案。标准：一年以上：3天两年以上：5天三年以上：7天四年以上：以后每增加一年增加一天，最高上限为15天。本规定自颁布之日起实行。第十一部分：其他事项一、工资考核：每月按时完成公司布置的工作任务，每月中有两次完不成任务的，予以扣除当月基本工资的30%。二、任务考核：连续两个月达不到公司规定的业绩指标，公司要求员工代岗，时间一到两个月，只发放基本生活费用。三、财务制度：对外购买费用一律需经主任签字方可支付；员工交通费用报销必须写清楚交通路线及客户名称和服务事项并经主任或主管签字后报销。四、合同管理制度：凡以本单位名义与外单位签定任何协议、合同、契约等都必须事先经主任批准。未经主任批准或授权，不得以本所名义对外签定任何协议、合同、契约。所有协议、合同、契约都必须在本所备案存查。第十二部分：业务工作管理条例1、工作人员要严格服从主任的工作分配，工作完成情况应及时向主任或主管