股份制企业档案管理研究

第第页股份制企业档案管理研究摘要：为更好地提高企业档案管理水平，本文笔者结合股份制企业的特点，提出了搞好档案建设和管理的具体策略。

关键词：股份制企业档案管理研究

随着企业改革改制工作的不断深入以及投资环境的不断完善，我国企业投资渠道和融资方式获得多元化发展，各种股份制企业不断出现。一方面，企业集团的投资主体越来越呈现多元化的趋势；另一方面，社会投资的多元化也加速发展。这都使得传统体制下的档案管理和工作方法已经不能适合股份制企业发展的需要。因此，企业档案管理也应与时俱进，顺势而变，不断转变工作和管理观念，积极探索社会主义市场经济下的股份制企业档案建设、管理的新型架构模式和运行方式，做好企业档案管理改革。

一、重视股份制企业档案的价值

众所周知，企业档案是企业非常重要的信息资源，对于企业建立现代企业制度至关重要。企业需要根据市场变化不断调整发展战略，不断创新管理体制，并围绕核心竞争力，不断创新发展，增加研发能力，不断开发出独具竞争优势的专利技术，不断强化商标权的管理和保护等等。因此，企业的管理者和档案的管理者必须对档案重新认识，不断树立和增强股份制企业档案信息管理的新理念。

企业档案是企业信息最为重要的载体，事关企业的经济利益。对于企业土地、设备以及各种产品工艺等各种有形资产进行真实记录，并作为最为有效凭证。同时，每一个企业都有自己的专利技术、自有商标权、专利使用和保护权、适合自己企业的各种非专利技术等无形资产，这些也都是由企业档案来承载，并时时提供凭证。另外，每一个企业档案本身都是一种特殊的无形资产，具有企业无形资产同等重要、等同性质的特征和作用，也是企业资产的重要构成，这些内涵和界定在传统档案理论中却未明示。作为股份制企业，每一个股东在企业中的资产和产权需要最为基本的原始凭证，这个凭证就是企业档案。企业档案又是维护各个股东资产和产权的最为重要的保障，事关各个企业道德商业机密和知识产权，甚至关系行业乃至国家机密。

二、建立健全政策法规，实现制度化管理

政策法律法规是档案管理的基本依据，也是保证管理正规科学规范的基本保障。不管是淀粉股份制企业，还是其他经营的股份制企业，在档案管理过程中，都应严格执行《档案法》，并根据各自企业经营经营范围、经营性质、经营方式等制定《企业资产与产权变动处理制度》《企业稳健材料归档办法》等。此外，企业还应通过制定科学、合理、完善的制度和管理办法，依靠政策和法规让企业档案管理实现依法治档。档案管理部门应严格按照我国档案管理的各种法律法规，遵照企业制定的各种管理办法和制度，并结合企业自身特点逐步探索出符合企业自身发展和综合服务的有效机制和途径，做好各个方面的协调，把握重点环节，逐步使企业建立起依法治档的新秩序，更好地为企业发展、市场经济服务。

结合淀粉股份制企业实际，我们应把企业档案管理真正纳入到企业的发展规划和企业各项工作计划，制定严格的档案规章制度，建立并逐步完善“档案管理办法”“借阅制度”“文书立卷归档制度”“保密制度”“企业库房‘八防’措施”“淀粉企业管理制度”“档案员岗位责任制度”等等，同时严格执行，一丝不苟，坚决落实，并根据工作实际，不断修复漏洞，确保完善。

三、完善企业各类档案，加强企业档案建设

随着企业经营规模不断变化，经营方式不断更新，甚至经营业务日益多元，即使单一公司，也应分工到位，管理细化。作为企业的重要构成和发展保障，档案管理人员应根据股份制公司发展需要，不断完善企业的各类档案，加强各种档案建设，确保档案系统有机统一。

（一）建立规范、独立的档案全宗

“档案全宗是指一个国家机构、社会组织或者一定的个人建立的具有有机联系的档案整体。”股份制企业一定要注重建立规范而又独立的档案全宗，以便更好地整理、保管、统计及提供利用企业档案。如果企业是由国有企业改制而来，就要科学地界定改制后企业的档案资产的产权，由此前的国家所有变为混合所有制，档案资产的所有权是以国有为主体，形成后档案必须分别构成全宗。如果实现了上市，还要包括原始股东、上市后的股权归属和构成比例等，如果企业是多个投资主体，就要明晰投资主体的股本比例、企业的产权分属等。

（二）强化企业各类档案建设

股份制企业的档案建设主要包括以下两种类型。

1.资产评估档案建设。在资产评估过程中，企业档案部门需要提供真实有效的档案材料，需要建立非常完善的档案体系，包括固定资产档案、产品经营档案、财务档案等。固定资产档案主要包括企业经营所需的各种生产设备、生产厂房、各种机械和仪器以及基础建设项目，这些固定资产想要很好地发挥其功能并能进行适当的维护，必须有相应的档案材料作保障。企业的产品经营档案，包括各种产品设计档案、各种工艺文件和产品档案，事关企业生产的核心利益，尤其在企业经营机制转换时，必须保证产品继续生产的档案完整无缺。企业的财务档案不可或缺，是企业资产计算的依据。在股份制企业中，财务档案必须对企业法人占有量、企业产权登记、产权界定、出资人及出资比例等提供足够翔实可靠的档案材料依据。

2.产权变更后的新档案建设。由于股份制企业的股东不是单一的，构成数量较多，且很容易产生数量和比例的变化，所以，股份制企业的产权发生变革是非常正常的现象。为此，一方面需要为产权变革提供大量档案材料；另一方面，还要做好产权变革后的收集和管理工作，以便更好地管理和经营，也为以后的变革提供最具说服力的档案材料。

四、提高管理人员素质，推进管理工作现代化

档案管理的对象是企业档案，而管理的关键是管理人员。人是最为关键的因素，工作人员的综合素养事关整个档案工作的整体质量和管理水平。为此，需要不断提高管理人员的综合素养。首先要不断解放思想，更新管理理念，增强社会主义市场经济和竞争意识，树立全新的服务理念，不断增强企业档案管理的责任感和敬业精神。其次，不断提高管理人员的知识水平和专业技能，在大力推进档案工作标准化和规范化的同时，提高管理人员的信息化处理和管理能力，力求档案管理科学先进，服务高质量，工作全方位。再次，增强管理人员的协同理念，提高管理工作的统一性。股份制企业的档案事关各个部分，需要加强协调，提高管理人员的整体观念，发挥档案体系的整体功能。

总之，股份制企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，事关企业的经济利益、历史面貌和合法权益。因此，我们应在认真贯彻档案法的同时，