管理电脑中的办公文件

文秘办公自动化培训教程第2课管理电脑中的办公文件主讲：×××文秘办公自动化培训教程学习目标掌握文件与文件夹的根本操作1熟悉搜索、设置与共享文件和文件夹的方法2掌握移动设备的使用方法4文秘办公自动化培训教程课堂讲解选择、删除文件和文件夹新建、重命名文件和文件夹设置文件和文件夹视图模式文件管理根底知识移动、复制文件和文件夹使用U盘管理文件搜索、设置与共享文件和文件夹文秘办公自动化培训教程文件管理根底知识文件与文件夹磁盘文件路径文件属性文秘办公自动化培训教程文件与文件夹文件电脑中各种数据的表现方式就是文件。文件的种类很多，但其外观都是由文件图标和文件名称组成，其中文件名称由文件名和扩展名〔包括小黑点〕两局部组成。文件与文件夹文件夹文件夹的作用是存放文件或其他文件夹。文秘办公自动化培训教程磁盘电脑中的所有文件和文件夹都保存在磁盘中，磁盘的多少取决于安装操作系统之前对硬盘分区的多少。文秘办公自动化培训教程文件路径文件路径显示了文件或文件夹的具体位置，以下图表示当前文件在H盘下名为“会计〞的文件夹中。文秘办公自动化培训教程文件属性只读：表示此文件不能被更改。隐藏：表示将该文件的图标和文件名隐藏在窗口中，呈不可见形式，假设需对隐藏文件进行操作，那么需通过对文件夹选项进行设置后才能使其以半透明状态重新显示出来。存档：指定是否应该存档该文件或文件夹，以便相应程序对此文件进行备份文秘办公自动化培训教程设置文件和文件夹视图模式单击窗口中工具栏上的按钮，在弹出的菜单中选择需要的命令即可改变当前窗口中文件的显示模式。显示模式一般包括“超大图标〞、“大图标〞、“中等图标〞、“小图标〞、“列表〞、“详细信息〞、“平铺〞和“内容〞8种。文秘办公自动化培训教程新建、重命名文件和文件夹创立库新建文件和文件夹重命名文件和文件夹案例——创立“作品〞文件夹文秘办公自动化培训教程创立库1.选择【文件】→【新建】→【库】命令，即可新建库，在其中输入库名称。2.双击创立的库，在翻开的窗口中单击按钮，翻开“将文件夹包含在‘XX’中〞对话框，在其中选择需要包含的文件夹。3.单击按钮即可将选择的文件夹包含到库中文秘办公自动化培训教程新建文件和文件夹在文件夹窗口中选择【文件】→【新建】命令。在文件夹窗口的空白区域中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建〞命令。文秘办公自动化培训教程重命名文件和文件夹1.选择需重命名的文件或文件夹，在其上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名〞命令，或直接按【F2】键。2.此时文件名称将呈可编辑状态。3.输入新的名称后按【Enter】键或单击窗口空白区域即可确认重命名。文秘办公自动化培训教程案例——创立“作品〞文件夹本例将在F盘的根目录下创立文件夹和文件。文秘办公自动化培训教程选择、删除文件和文件夹选择文件和文件夹删除文件和文件夹案例——删除第1和第5个以外的文件文秘办公自动化培训教程选择文件和文件夹直接单击需选择的文件或文件夹。在窗口空白区域按住鼠标左键不放并进行拖动，将出现一个半透明的蓝色矩形框，处于该框范围内的文件和文件夹都将被选择。选择一个文件或文件夹后，按住【Shift】键不放选择另一个文件或文件夹，此时将选择这两个文件或文件夹之间的所有文件或文件夹。选择一个文件或文件夹，然后按住【Ctrl】键不放，依次选择所需文件或文件夹，可选择窗口中任意连续或不连续的文件或文件夹。选择【编辑】→【全选】命令或按【Ctrl+A】键可选择当前窗口中所有的文件和文件夹。文秘办公自动化培训教程删除文件和文件夹选择需删除的文件或文件夹〔可同时选择多个文件和文件夹〕，然后按【Delete】键，翻开的提示对话框，单击按钮即。文秘办公自动化培训教程案例——删除第1和第5个以外的文件本例将通过删除指定的文件来练习选择不相邻文件和删除文件的方法。文秘办公自动化培训教程移动、复制文件和文件夹移动文件和文件夹复制文件和文件夹案例——调整“端午活动〞文件夹结构电脑入门培训教程移动文件和文件夹选择需移动的文件或文件夹，选择【编辑】→【剪切】命令，切换到目标窗口，选择【编辑】→【粘贴】命令。选择需移动的文件或文件夹，按【Ctrl+X】键，切换到目标窗口，按【Ctrl+V】键。在需移动的文件或文件夹上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切〞命令，切换到目标窗口，在窗口空白区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴〞命令。文秘办公自动化培训教程复制文件和文件夹选择需复制的文件或文件夹，选择【编辑】→【复制】命令，切换到目标窗口，选择【编辑】→【粘贴】命令。选择需复制的文件或文件夹，按【Ctrl+C】键，切换到目标窗口，按【Ctrl+V】键。在需复制的文件或文件夹上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制〞命令，切换到目标窗口，在窗口空白区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴〞命令。文秘办公自动化培训教程案例——调整“端午活动〞文件夹结构本例将通过调整“端午活动〞文件夹的结构练习移动和复制文件及文件夹的操作。文秘办公自动化培训教程搜索、设置与共享文件和文件夹搜索文件和文件夹设置文件属性共享文件和文件夹案例——搜索格式为“.MP3〞的文件文秘办公自动化培训教程搜索文件和文件夹1.在文件夹窗口右上角的“搜索〞文本框中输入需要查找的文件或文件夹名称、时间等关键字。2.单击“修改日期〞按钮，在翻开的面板中设置修改日期。3.Windows7将根据设置的条件进行搜索，假设找到符合条件的文件或文件夹，将显示在窗口右侧。文秘办公自动化培训教程设置文件属性1.选择需更改属性的文件或文件夹，然后选择【文件】→【属性】命令，或在需更改属性的文件或文件夹上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性〞命令。2.翻开“属性〞对话框，在下方的“属性〞栏中选中相应的复选框。文秘办公自动化培训教程共享文件和文件夹1.选择需共享的文件或文件夹，然后选择【文件】→【属性】命令，或在需更改属性的文件或文件夹上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性〞命令。2.翻开“属性〞对话框，单击“共享〞选项卡，单击按钮翻开“文件共享〞窗口，在其中直接单击按钮。文秘办公自动化培训教程案例——搜索格式为“.MP3〞的文件本例将通过搜索功能搜索“.MP3〞格式的文件，并设置第一个文件的属性为“隐藏〞。文秘办公自动化培训教程使用U盘管理文件1.将U盘插入电脑主机的USB接口，稍后任务栏会提示“发现新硬件〞，当出现的图标变为状态时，表示U盘顺利与电脑连接。2.翻开“计算机〞窗口，可看见“可移动磁盘〞盘符，双击即可翻开，此时便可将U盘中的文件移动或复制到电脑的某个文件夹中，或将电脑上的文件复制到U盘中等.文秘办公自动化培训教程上机实战熟练掌握移动和复制文件和文件夹的方法。

本课上机实战将创立“6月会议安排〞文件系统和使用U盘传送文件，综合练习本课所学的知识点。上机目标掌握使用U盘的方法。

熟练掌握新建、重命名文件和文件夹的方法文秘办公自动化培训教程创立“6月会议安排〞文件系统操作要求:本例要求在F盘根目录下创立一个名为“6月会议安排〞的文件夹.在该文件夹中创立两个名为“月初方案会议〞和“月底销售总结会议〞的文件夹.分别将会议文件复制到对应的文件夹中。文秘办公自动化培训教程操作思路根据上面的操作要求，本例的操作思路如下。①新建文件夹②移动文件夹文秘办公自动化培训教程使用U盘传送文件操作要求:插入U盘。将“作品〞文件夹复制到U盘中。拔除U盘。文秘办公自动化培训教程操作思路本例的主要操作步骤如下。将U盘插入电脑主机的USB接口中。待电脑识别U盘后，切换到“作品〞文件夹所在的窗口，复制该文件夹。通过“计算机〞窗口双击U盘盘符，然后将“作品〞文件夹粘贴到其中。完成后关闭U盘窗口，单击图标，然后选择“弹出移动设备〞选项，最后拔除U盘。

文秘办公自动化培训教程课后练习〔1〕通过菜单命令在F盘中新建一个名为“办公文件管理〞的文件夹。〔2〕将电脑中所有关于办公的文件和