建筑施工企业存货管理存在的问题及改进对策-以A公司为例

建筑施工企业受其业务分布范围广泛、建设周期较长、资金投入量较大等特点的影响，存货管理稍有不审慎，很容易造成企业存货积压、成本失控等经营风险，如何更加科学地进行存货管理变得日益重要。加强企业存货管理，采取有效措施控制存货风险，是企业提高存货资产效能、加快存货周转效率、合理降低成本、提升利润空间、进而增强企业市场竞争力的重要保证。一、建筑施工企业加强存货管理的重要性（一）有利于减少企业资金占用加强存货管理，不断提升企业存货管理水平，可以降低存货资金的占用，做到既满足生产需求，又不超储积压，最大程度发挥资金的作用。任何企业既想拥有充足的机器设备、原材料、备品备件，确保企业生产供应稳定不受外界环境的因素影响，同时又想保持较低的库存水平，追求尽可能大的利润空间，科学合理的存货管理有利于企业在各种存货成本和效益之间做出权衡，达到两者的最佳平衡点，降低存货风险，提高资金运营效率，保证企业资金安全。（二）有利于降低成本提高企业获利能力先进的存货管理理念，可以使企业将存货管理风险端口前移，从事中事后成本的经营性控制向事前成本的规划性控制转移，以企业业务模式为基础，将存货成本管理嵌入到业务的各个领域、各层次、各环节，从而使企业总成本不断降低。事前制定合理的物资采购计划，加强与供应商之间的纵向关系管理，可抑制市场的产品价格波动影响，提升材料成本的稳定性，较好的应对材料价格上涨带来的存货成本增加、利润空间收窄风险；事中事后严格控制存货管理成本，消除不必要的非增值作业，引导全员参与管理，降低存货损耗及管理成本，最终实现降本增效，从而增强企业的获利能力。（三）有利于为企业决策提供重要依据加强存货管理，使企业能够关注资产减值现象，合理确认资产减值损失，确保存货核算信息的真实可靠，做好企业存货管理也是规范企业财务管理的重要内容。建筑施工企业存货品种繁多，业务量大，企业充分利用信息系统，规范存货日常管理，及时准确地将存货信息录入管理系统，财务人员通过信息系统及管理权限及时掌握企业存货信息，强化存货信息的成本确认与核算，期末进行准确的会计估计，不断提升存货信息质量及企业管理效率。同时企业管理人员可充分利用存货信息，对各类存货报表及存货数据进行分析，为企业决策提供重要依据。二、A公司存货管理存在的问题A公司是一家专业从事智慧交通科技发展的公司，主要业务涉及智慧交通系统集成、智慧交通科技研发与应用等多个高速公路智能交通领域，业务网络遍及全国27个省市自治区。A公司在存货管理中存在以下几方面问题。（一）缺乏先进的存货管理理念A公司在存货管理方面基础薄弱，管理者存货管理概念模糊，没有认识到存货管理是企业生产经营管理过程中的重要环节，存货管理还在执行传统粗放型管理方式，未建立健全与企业经营目标相适应的相关存货管理制度，使得A公司在存货采购、合同签订、进销存管理、货款支付、财务核算等存货管理全流程中暴露出很多问题。A公司工程项目分散在全国各地，施工周期长，项目所需设备及材料金额大、品种数量多，公司未引进先进的存货管理系统，而是采用手工记录的存货管理方式，致使存货信息失真并延迟，很难对存货的管理状态进行全程化、动态化实时监管，不能及时获取关键库存信息，也不能让各个环节的资源信息在企业内部得以快速共享，无法实现存货的精细化与科学化管理。（二）存货管理内部控制不健全存货管理内部控制是优化存货管理流程，提升存货管理质量，保证企业存货安全、完整，防止发生舞弊行为而制定的控制程序和措施。A公司虽制定了存货内部控制管理制度，但内部控制制度缺乏科学性与合理性，操作程序不规范，且未结合单位的实际情况及外部市场环境的变化、单位经济业务活动的调整和管理需求的提高，对制度进行修订和完善，使内部控制制度形同虚设，无法真正落地实施，不能发挥应有的作用。主要体现以下几点：一是未明确相关业务部门及关键岗位的职责权限，存货管理职责不清，甚至多部门之间存在业务交叉的情况，人力、财力资源浪费，出现问题部门之间、员工之间相互推卸责任，难以进行责任划分。二是关键岗位设置不合理，未实施不相容岗位分离控制措施，一人负责存货多个环节管理，容易造成业务人员与供应商之间，或者是企业内部员工之间相互串通，发生瞒报、虚报、拿回扣等违规行为，导致工程造价虚高，损害企业利益。三是缺乏存货业务分析控制，未定期对存货业务进行分析与监控，不能为领导决策提供有价值的内部信息，对于存货业务发生的重大问题缺乏有效的应对措施，加大了企业存货管理失控的风险。（三）存货日常管理不规范A公司不重视存货验收工作，供应商将设备材料运送到施工现场时，相关人员未按照规范的验收方法和程序，对入库存货的型号、规格、数量、质量等方面进行查验，认为验收工作是施工监理单位的责任，风险意识不强，验收过程敷衍，流于形式，加大了企业资产安全风险。A公司施工项目存货入库依据不全，送货单等原始依据缺失，不能判断其入库信息的真实性和准确性，存货领用出库时，库管员在未见经项目经理审批的领用单的情况下直接将存货发出，领用人员未在领取人处签字直接领走，存货领用随意性较强，不能判断存货领用真实用途。因施工项目人员配置问题，A公司存货验收、入库、出库均由同一人办理，极易出现掩盖错误和舞弊行为，库管人员存货管理责任意识淡薄，经常以工作繁忙等借口不将相关存货入库出库信息及时提交到财务部门，致使财务存货核算严重滞后，财务信息失真。存货管理人员未定期对存货的数量进行清查盘点，存货记录与实际库存不相符，当存货管理人员发现存货盘亏、毁损时，也未将情况向公司汇报，使公司不能采取有效措施及时止损。（四）存货核算缺乏准确性A公司的存货主要指的是工程类存货，为在实施项目成本，使用“合同履约成本”会计科目对工程项目进行成本核算，设备材料到货时按照到货金额增加合同履约成本，工程项目完工时确认主营业务收入成本同时结转合同履约成本，期末合同履约成本形成的借方科目余额，实际为企业成本已发生但未得到业主方确认的一项资产，反映在资产负债表存货科目中。由于A公司存货管理制度不健全，内控机制不完善，管理人员责任心不强等原因，施工现场设备材料到货时，相关责任人员未能及时将到货信息传递给财务部门，造成财务入账不及时，经常发生设备材料成本未计量但已结转的情况，使得存货账面因未进先出而形成负数余额，直接影响企业财务报表和经营成果，使企业营业成本增加，会计利润少计，存在较大的税收风险。此外，公司财务会计人员专业素养不够，期末不能按照科学合理的方法对存货进行准确的会计估计，致使存货核算不准确、不真实，无法为管理者提供可靠的信息。三、完善A公司存货管理的对策建议（一）积极转变传统存货管理观念A公司管理者应高度重视企业存货管理，学习先进的存货管理理念，结合企业生产经营特点，制定与企业经营目标相适应的存货管理制度，规范存货管理流程，并根据外部市场环境的变化，公司业务模式的改变而不断进行调整和完善。公司主要领导人员要发挥关键作用，率先垂范，引领公司相关人员提高存货管理意识，将存货管理纳入企业的重点管控事项范围。A公司要对存货管理人员加大教育培训力度，做好制度的宣贯工作，定期进行业务培训，相互分享管理经验，不断提升其存货管理能力和水平。在当下数字化时代，企业存货管理信息化建设的重要性日渐凸显，A公司要积极上线存货信息管理系统，根据存货管理各项流程，各部门及岗位职责，设置不同权限，联合其他相关部室利用信息系统协同管理，降低企业存货管理成本，为企业开展各项决策提供参考，从而提高企业存货管理效率和运营发展经济效益。（二）建立健全存货内部控制管理制度A公司应加强企业存货管理，结合企业自身条件、单位规模、组织结构、业务性质等建立科学规范、职责清晰、协调有序、监管到位的存货内部控制工作体系，优化存货业务流程，防范出现虚假记录及舞弊行为，堵塞漏洞，促进企业生产经营持续推进稳步提升。公司要梳理存货业务流程，细化业务过程各环节的岗位设置，明确其职责范围，实施不相容职务分离措施，形成相互制约、相互监督的工作机制；公司要建立完善的授权审批制度，明确办理存货业务事项的审批流程和权限，建立存货管理重大事项集体决策和联签制度；公司要强化存货预算控制及财产保护控制，任何超预算及预算外存货采购都要在执行相应的审批流程后方可进行采购；建立存货定期清查机制，采取定期盘点、账物核对等有效措施，确保存货安全完整；公司要指定专门部门对存货内部控制设计及执行的有效性进行评价，对于评价中发现的缺陷予以督促整改，确保存货内部控制建设不断完善并有效实施。（三）规范存货日常管理1．改进设备、材料进销存管理现场工程师对待入库的设备、材料进行规格、数量核实及外观检查，到货检验合格后，库房管理员进行入库信息登记，完成入库手续办理。设备材料入库后，分类摆放，做好保管措施，库房管理员定期整理和检查设备材料的储存情况和库房的安全状况。设备材料出库时，项目部成员联系库房管理员办理出库手续，进行出库信息登记。工程施工完毕时，现场工程师需做设备材料清点，将出库未使用的设备材料重新入库，进行入库信息登记。月末，项目经理部对项目设备材料库存情况进行盘点，填写盘点记录，发现问题及时上报并分析原因。2．完善剩余设备和材料管理对于已正常采购但由于现场或业主变更等原因导致的没有投入使用的设备、材料，项目经理部要认真做好台账记录，及时联系供应商沟通协调退货，避免因存货积压造成价值贬损。不能退货或折价返销给供应商的，要指派专人负责保管工作，定期盘点，并将剩余设备材料清单及时上报公司备案，公司根据在施工项目的需求进行调配使用，统筹管理。3．加强废旧物资管理对于没有使用价值的设备和材料，项目经理部填写废旧物资台账，上报公司备案，由公司统一进行处置。废旧物资处置前公司要成立评估小组对废旧物资进行专业评估，并编制评估报告。对于处置金额较大的，公司要选择三家物资收购方进行收购价格比选，按照比选结果确定最终收购方。（四）加强存货会计核算A公司应建立完善的存货核算制度，并按制度规定严格执行，及时向管理者提供准确可靠的数据信息，保证企业生产正常运营，帮助企业做出有效决策。财务部门要督促各项目部将设备材料验收单、入库单、领用单等原始单据及时交到财务部，项目会计对原始单据进行核验后计入工程项目履约成本，在项目确认收入成本时，先行检查各设备材料是否已经计入成本，如未计入先补记后再对各施工项目设备材料成本进行结转，避免财务账面出现项目存货负数。受经济活动中内在不确定性因素的影响，财务人员需根据当前情况和历史经验，以一定的信息和资料为基础，对企业存货遭受毁损、全部或部分陈旧过时做出合理估计，确保存货信息质量，使企业管理者能够了解公司的真实情况，继而做出正确的经营决策。四、结束语存货是保证项目施工顺利进行的一个必要条件，建筑项目施工是一个连续的过程，需要有设备、材料才能保证施工连续进行，存货的