水利普查档案讲座

水利普查档案整理原则

与一般方法山东省档案局法规经科处洪升

Tel13969033360E-mail：hs9341@126.com一、概述二、归档文件分类与保管期限划分三、整理原则四、纸质文件整理方法五、特殊载体材料整理方法一、概述（一）本次讲座依据文件水利部、国家档案局《第一次全国水利普查档案管理办法》（2011年4月）国务院第一次全国水利普查领导小组办公室《部属有关单位水利普查归档文件材料整理要求》（2011年11月23日）国家档案局《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB∕T11822-2008)（二）概念说明卷：即案卷，是由互有联系的若干文件组合而成的档案组卷单位。全宗：一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。卷内目录：登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。案卷目录：以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后或直接印刷在卷皮内底面。保管期限：对档案划定的存留年限。分为两种期限，即永久和定期。定期一般分为30年、10年。档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。科技档案档号实例：

档号示例01F·13·15—11

案卷号

单项工程代号

工业建筑类代号

基建档案类别代号全宗号二、归档文件分类与保管期限划分

水利普查文件材料分为10大类：（一）水利普查管理文件：23项内容。1、永久保管期限：本级党政机关和领导有关水利普查工作的文件材料；本级水利普查机构形成的重要文件材料；上级机关制发的属于本部门主管业务的重要文件材料；同级和下级部门有关重要业务问题的来往文件材料。2、定期保管期限：本级水利普查机构形成的一般性文件材料；上级机关制发的属于本部门主管业务的一般性文件材料；下级部门报送的工作计划、工作总结、会议纪要等材料。（二）河湖基本情况普查：分为河流普查和湖泊普查2类15项内容。（三）水利工程基本情况普查：分为水库工程、水电站工程、水闸工程、泵站工程、堤防工程、农村供水工程、塘坝工程、窖（池）工程9类54项内容。（四）经济社会用水情况调查：分为居民生活典型用水户、灌区、规模化畜禽养殖场、公共供水企业、工业企业、建筑业和第三产业、河道外生态环境用水7类35项内容。（五）河湖开发治理保护情况普查：分为河湖取水口普查、地表水水源地普查、河流治理保护情况普查、湖泊治理保护情况普查、入河湖排污口普查5类30项内容。（六）水土保持情况普查：分为土壤侵蚀普查、侵蚀沟道普查、水土保持措施普查3类17项内容。（七）水利行业能力建设情况普查：水利行政机关、水利事业单位、水利企业、水利社会团体、乡镇水利管理单位5类25项内容。（八）灌区专项普查：分为灌区面积普查、50（含）-2000亩灌区普查、2000亩及以上灌区普查3类18项内容。（九）地下水取水井专项普查：分为规模以上机电井普查、规模以下机电井和人力井普查、规模以上地下水水源地普查3类16项内容。（十）水利普查音像、实物类：3项内容。三、整理原则

（一）水利普查文件材料应按“卷”为单位，遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系和成套、系统，进行整理组卷。（二）成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。（三）精装和平装书本式文件材料自成一卷的，可保持原状。在每件文件材料封面的右上角注明档号，并编制卷内目录和备考表。（四）散装的图纸可不装订，在每张图纸右上角（或适当位置）注明档号；一套图纸一个档号，但在一套内每张图纸的案卷流水号后面应用小括弧注明“几分之几”，如：SP1-2-1（1∕18）。案卷卷内备考表卷内文件N卷内文件2卷内文件1卷内目录案卷封面(五)档号编制原则：水利普查档案档号由水利普查档案类别代码、文件材料类别代码、案卷流水号组成。

如：SP1-1-1.2.3…n

案卷流水号文件材料类别代码水利普查档案类别代码

水利普查科技档案档号的编制为：第一次全国水利普查科技档案类别代码(SP1)－文件材料类别代码－案卷流水号。文件材料类别代码参见《第一次全国水利普查档案管理办法》的附件顺序，具体编制档号如下：1、水利普查管理文件类：SP1-1-1.2.3…n；2、河湖基本情况普查类：SP1-2-1.2.3…n；3、水利工程基本情况普查类：SP1-3-1.2.3…n；4、经济社会用水情况调查类：SP1-3-1.2.3…n；5、河湖开发治理保护情况普查类：SP1-5-1.2.3…n；6、水土保持情况普查类：SP1-6-1.2.3…n；7、水利行业能力建设情况普查类：SP1-7-1.2.3…n；8、灌区专项普查类：SP1-8-1.2.3…n；9、地下水取水井专项普查类：SP1-9-1.2.3…n；10、水利普查音像、实物类：SP1-10-1.2.3…n。(六)水利普查中形成的电子文件参照《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894—2002)进行整理归档。(七)水利普查中形成的音像材料参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA／T15—1995)进行整理归档。(八)水利普查中形成的照片参照《照片档案管理规范》(GB／T11821—2002)进行整理归档。四、纸质文件整理方法（一）卷内文件材料排列常用方法：

1.按文件材料形成的时间顺序排列2.按图样材料和文件的编号顺序排列3.按文件材料的重要程度排列4.按文件材料的形式特征排列5.案卷内密不可分的文件材料应排在一起具体是：管理文件按问题、时间或重要程度排列。业务文件按系统、成套性特点，结合课题阶段、工作程序依次排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。具体排列时，印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复制件在前，原件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后（如批复在前，请示在后）；译文（中文）在前，原文（外文）在后；设计文件材料目录在前，设计图样文件在后；综合性的文件在前，素材性的文件在后；文字材料在前，图样在后。(二)卷内文件页号编写案卷内有内容的文件材料均用铅笔编写页号，空白页不编号。单面有内容的，页号编写在右下角；双面有内容的，页号编写在正面的右下角和背面的左下角。成套图样或印刷成册的文件材料自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。(三)案卷封面编制案卷封面应采用无酸牛皮纸制作（见附图）。案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。业务类案卷题名主要包括项目名称或代号、阶段名称、文件类型名称等（见附图）。立卷单位填写负责文件材料组卷的部门或单位。起止日期填写案卷内文件材料形成的起止日期。保管期限填写依照有关规定给案卷划定的保管期限。密级填写卷内文件材料的最高密级。档号按照有关规定填写。

例：案卷题名

新汶矿业集团孙村煤矿净水、供水站工程配电、照明竣工图

孙村煤矿净水、供水站工程——单项工程配电、照明—————————专业性质竣工图—————————文件材料名称

档号:

（案卷题名）

立卷单位起止日期保管期限密级●●●（四）卷内目录的编制序号文件编号责任者文件题名日期页号备注档号卷内目录①序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。

②文件编号：填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。③责任者：填写文件的制发单位或责任者，填写责任者应使用全称或规范化简称；有多个责任者时，可填写第一责任者。

④文件题名：填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

⑤日期：填写文件形成的时间（年、月、日）。⑥页号：填写每件文件材料在确定卷内排次序时，编写的文件首尾页号，即起止页号。

⑦备注：填写需说明情况(如缺损、修改、移出、销毁等)。

⑧档号（五）卷内备考表编制互见号：说明：

立卷人：

年月日

检查人：

年月日卷内备考表档号：排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面立卷人——由立卷责任者签名立卷日期——填写完成立卷的时间检查人——由案卷质量审核者签名检查日期——填写案卷质量审核的时间说明——标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题互见号——填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型档号（六）案卷目录的编制序号档号案卷题名总页数保管期限备注案卷目录序号：应填写登录案卷的流水顺序号。档号、案卷题名、保管期限应与案卷封面所标识一致。。总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。(七)案卷装订装订前，首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存有影响的金属物品拆掉(精装和平装等书本式的文件材料除外)。其次对破损文件进行修复，对文字模糊或易褪变的文件进行复制(包括对含有以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料制成的文件材料)。对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应根据实际情况，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处，折叠时标题栏露在右下角。案卷采用三孔一线的方法装订，装订长度以160mm为宜，装订位置在案卷左侧中部，距订口边10mm（见上图）。(八)装盒卷盒宜采用单层无酸牛皮纸板双裱压制。卷盒的外形尺寸为31Omm×220mm(长×宽)，盒脊厚度设置为60mm。同一保管期限的文件材料按照档号顺序装盒。五、特殊载体材料整理方法（一）电子文件1、概念说明：归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

2、归档要求：归档电子文件移交档案部门时，应采取物理归档方式。将带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档。归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

3、整理原则：归档电子文件的整理按《归档文件整理规则》（DA/T22）规定的要求进行。归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度-机构(问题)等分类方案进行分类。按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。电子文件的著录应参照《档案著录规则》（DA/T18）进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(如责任者、操作者、背景信息、元数据等)。将著录结果制成机读目录和纸质目录（二）照片档案1、整理原则：照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。2、整理方法：⑴分类：应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。⑵排列：应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

⑶编号：照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码，册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式：格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号格式二：全宗号—保管期限代码—张号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”对应代表永久、30年、10年。册号：在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。⑷入册：照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。⑸大幅照片的放置：对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。⑹单张照片说明的填写：①说明的格式：说明应用横写格式，分段书写。其格式如下：题名：照片号：底片号：参见号：时间：摄影者：文字说明：②说明的内容：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示。摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。⑺大幅照片的说明：对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。⑻组合照片说明的填写：一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，并指出所含照片的起止张号和数量。3、目录编制：目录种类：包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。基本目录：照片档案基本目录的必备项目，包括照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照照片号排序。册内目录：册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。（三）音像档案：归档的磁带必须贴上标签。录像带盒上需标注带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。在贮存音像档案的同时，应保存有关音像档案的文件资料，内容包括：写操作日期、系列号、文件号、记录密度模式、当前目录、状态、生产者鉴定、使用日期及其它一些需要著录的内容。不得用铅笔或水溶性墨水书写。

（四）实物档案：1、概念说明：立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。包括：