会议管理与服务

第9章会议管理与效劳主要内容一、会议的定义与分类二、会议的筹划三、会议的现场管理重点与难点1、重点：会议筹划会议的现场管理2、难点：高效会议的筹划与管理第一节会议的定义与分类一、会议的定义：

会议活动是围绕特定目的而开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。二、会议的分类1、按举办单位分协会会议:公司会议：其他组织会议：协会会议与公司会议特点比较比较项目协会会议公司会议周期准备时间选址饭店类型饭店定位出席者会期展览

根本固定，1年按需1年以上少于1年按业务需求吸引与会者会议性质、规模期限开会目的自愿、吸引,200-500人相关人员，100人以下多于3天1-5有时有比较少比较项目协会会议公司会议会议策划与决策一会一支票费用当地会员董事会、理事会等决策者多是公司出自费多需要当地有会员二、会议的分类2、按会议规模分问：多少人参与的会议才称之为大型会议呢？小型会议：不超过100人中型会议：100-1000人大型会议：1000-10000人超大型会议：万人以上二、会议的分类3、从会议的性质和内容上分年会：convention专业性会议：conference代表大会：congress论坛：forum讲座：lecture研讨会：seminar专题讨论会：workshop座谈会：Symposium讨论会：Panel二、会议的分类

4、按会议购置者性质分非营利性机构会议指：SMERF组织，即社交〔social〕、军人〔military〕、教育〔educational〕、宗教〔religious〕和联谊团体〔fraternal〕等举办的会议。营利性会议：指公司会议、产业性协会会议说出以下的会议属于哪一类？全国血吸虫病防治工作会中澳国际公司2023年度前期销售工作会议上海人大常委会2023年全国冶金物理化学学术会议“全球导航，智慧生活！〞——2023GARMIN〔佳明〕新产品发布会第二节会议筹划从本质上来说，会议筹划是具体答复六大要素问题：会议目标〔why〕——为什么开会会议主题和议题〔what〕——开什么会与会人员〔who〕——谁参与会议会议时间〔when〕——什么时候开会会议地点〔where〕——在什么地方开会会议形式〔how〕——怎样开会一、会议目标筹划——why例如，博鳌亚洲论坛的目标是创立第一个以亚洲为立足点，从亚洲的视觉去审视世界重大经济问题，同时通过与世界其它地区的对话与交流来深化亚洲内外经济联系的论坛活动。二、会议主题筹划——what例如，博鳌亚洲论坛2007年年会主题是“亚洲寻求共赢：亚洲制胜全球经济-创新和可持续开展〞。

博鳌亚洲论坛2023年年会主题是“绿色亚洲：在变革中实现共赢〞。

博鳌亚洲论坛2023年年会主题是“经济危机与亚洲：挑战与展望〞。会议议题筹划程序：收集筛选加工和调整确定三、确定会议参加对象——who四、会议发言筹划〔一〕发言人的挑选1挑选途径：行业内专家、权威人士2考察发言人的能力素质3发言人要有代表性4发言人人数确定5发言时间限定6发言顺序安排：按照发言主题的重要程度、报名时间先后、身份高到低或低到高、姓氏笔画、抽签、发言人自由决定、主持人临时点名

〔二〕发言人确实认：会前确认〔三〕注意发言人的特殊要求五、会议时间地点筹划——when&howlong〔一〕会议时间筹划1、会议时间筹划的原那么——时机原那么：选择成熟时机举行会议合理原那么：符合生理、心理规律可操作性原那么：根据行业特征和与会者的时间情况来安排2、会议时间筹划的几个本卷须知——避开关键日期避开节假日避开重要运动会及特殊活动案例分析：“天下第一会〞遭遇“长春寒流〞

2004年9月12日至15日，第71届秋季全国糖酒商品交易会〔糖酒会〕在长春举办。历届秋季糖酒会均在10月中举办，此次主办方考虑到东北的气候因素，首次改变秋季办会时间，比以往提前近一个半月举行。然而，这届糖酒会比以往的糖酒会来说，不但规模上有所下降，而且在规格上、水平上、档次上都有所下降。长春糖酒会创下了近5年来秋季糖酒会的“最低点〞试从糖酒会举办时间上，分析此次糖酒会遭遇“寒流〞的原因。六、会议地点筹划————where(P158)1选择举办地声誉和环境交通季节和气候2选择具体场所〔1〕场所类型的选择第一，培训活动第二，研究和开发会议第三，学会年会第四，表彰、奖励型会议第五，交易会和新产品展示会〔2〕场所选择的本卷须知住宿接待能力交通位置和根底设施效劳花费平安和其他标准七、会议日程安排筹划16.00-16.10北京市政府代表致词16.10-16.20科隆市市长FritzSchramma致辞16.20–16.35科隆市副市长Walter-Borjans博士发言“科隆—通往欧洲的大门”16.35-16.45HerbertFerger发言“科隆的国际竞争实力”16.45–17.00德国北威州投资促进署总裁

PetraWassner发言

“北威州–在德投资首选”17.00–17.10科隆展会负责人

MichaelDreyer发言17.10–17.20中国通用技术(集团)控股有限责任公司代表发言“投资科隆的优势”17.20–18.00讨论18.00–20.00冷餐会八、会议公关和宣传筹划印刷宣传手册通过电子邮件、传媒散发宣传资料补充资料：申办世博会的根本流程1申办：确定主题、开闭幕式时间2考察：由假设干代表参加；3投票：在举办日期前8年投票表决；4注册：正式承担责任第三节会议的现场管理注册报到开幕式闭幕式第三节会议的现场管理一、注册〔一〕预先注册〔Pre-registration〕专门为那些在会前已经支付注册费的与会者效劳台。由于大局部人与会者都会在会前注册，所以报到注册人数比较多。这个台要长，效劳人员要多。有的按字母区域来分几个台或区。根据估计注册人数安排工作人员。主要工作就是核对确认信、发送资料袋等。第三节会议的现场管理〔二〕现场注册〔On-siteregistration〕会前没有注册或未缴注册费的与会者，到现场注册台注册和缴纳费用。需要3，4位经验丰富的工作人员，最好有专业的财务人员。和外语人员国内外的注册表要分开。应急事项：托收汇票没有到达银行；信用卡拒付；没有支付银行代办费形成差额。补充资料：现场注册时间1、会前注册时间？提前1-2天2、每天什么时段注册？会议前的半小时3、注册是否间断〔午休〕？4、注册结束时间？与闭幕式同时甚至稍晚补充资料：注册台的搭建由标准展板搭建，分为两个区域前区：可以分为不同职能的几个台：预先注册台、现场注册台、旅游台、补交款等。每个台的眉板上著名本台的职能后区：工作间；堆放资料和文件的库房第三节会议的现场管理二、会议开幕式安排〔一〕开幕式时间两种方式：会议正式开始前一天晚上；会议正式开始的上午。主要由会议主办方是具体的情况而定。〔二〕开幕式地点和与会人数直接相关；原那么与会议场所靠近。〔三〕开幕式会场布置1、主席台的布置〔1〕背景板和横幅主席台背景幕之前，要与主席台构成协调三局部构成：会议的会徽和组织标志徽章；会议的中英文名称、缩写以及时间地点；会议的主办单位画面要显眼、色调明快、美观，主色调与各轮通知书的封面一致。大会的横幅。红布白字。中英文全称〔2〕主席台(2)会议座位安排主席台必须排座，放名签领导为单数时，1号领导居中，2号领导在1号领导的左手位，3号领导在1号领导的右手位7531246主席台观众席第三节会议的现场管理三、闭幕宴会的安排〔一〕时间的选择会议结束的前一天或者当天的晚上7点时间持续2，3小时〔二〕地点的选择就近；室内和室外。〔三〕闭幕宴会的形式室外那么为冷餐；室内为10人桌餐、设有主桌，主桌上应该有效劳人员为贵宾分餐。主桌：长型和圆桌，如是圆桌设有三个，一大二小。讲话和小型的文艺演出，设有话筒和音响设备等1、菜单：中国特色菜组合2、酒水：最好不上烈性酒。3、其他特殊要求素食主义者、穆斯林信徒等，桌子要有明显标志补充资料：闭幕宴会菜单〔四〕人数的预定与餐厅协商好人数调整的最后时间。约为注册人数的60%-70%。〔五〕闭幕式宴会的程序