制作电子文档

项目4制作电子文档教材：《计算机应用基础》出版社：水利水电出版社主讲：项目目录任务一认识Word2003任务二产品说明书制作任务三制作文档中表格/任务一认识Word20031．任务描述2．知识准备3．启动Word20034．Word2003的界面组成/1．任务描述了解Word2003熟练掌握Word文档的基本操作，包括新建、保存与关闭文档及打开和另存文档。2．知识准备Word是美国微软公司（Microsoft）所推出的文字处理软件，它是办公软件的一种，一般用于文字的格式化和排版目前，中文文字处理软件主要有微软公司的Word和金山公司的WPS。这里，我们主要介绍Word。Word可以处理日常的办公文档，排版，处理数据，建立表格，还可以做简单的网页，而且通过其他软件还可以直接发传真或者发mail等，能满足普通人的绝大部分日常办公的需求。3．启动Word2003当用户安装完Office2003（典型）后，Word2003也将自动安装到系统中，此时，就可以启动Word2003创建新文档了。常用的启动方法有三种：常规启动、通过创建新文档启动和通过现有文档启动〔1〕常规启动常规启动是操作系统中应用程序最常用的启动方法。鼠标左键依此单击【开始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→【Word2003】，即可启动/〔2〕通过创建新文档启动在桌面或文件夹内的空白区域右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【新建】→【Word文档】命令，即可创建一个名称为“新建MicrosoftWord”的文件。此时，文件名处于可以修改的状态，用户可以重命名该文件。双击文件图标即可启动Word2003，同时打开新建的Word文件。〔3〕通过现有文件启动如果用户已经创建过Word文档，可以通过双击已有的Word文档，启动Word双击已有的Word文档启动Word4．Word2003的界面组成〔1〕工作窗口〔2〕视图模式〔1〕工作窗口Word2003的工作窗口主要包含5个区域标题栏菜单栏工具栏文档编辑区状态栏Word2003工作窗口/〔2〕视图模式Word2003视图模式有五种普通视图Web板式视图页面视图阅读板式视图大纲视图五种视图模式任务二产品说明书制作1．任务描述2．制说明书主要步骤3．文档格式1．任务描述我们经常会看到一些产品的说明书一类的文字材料，在说明书中使用了各种不同的字体效果和文档版面设置。本任务要求仿照下面“NUK婴儿洗发香波”的产品说明书，制作一篇产品说明书文档，字体为隶书。本任务主要涉及一些文档基本操作。“NUK婴儿洗发香波”说明书/2．制说明书主要步骤〔1〕文档输入与编辑〔2〕文档格式设置〔1〕文档输入与编辑在上面的说明书中涉及到的文本的输入和编辑两类操作。输入与编辑问题：文本编辑制作：〔2〕文档格式设置文档格式设置可在选定文本之后，使用【格式】工具栏上的命令按钮执行，也可以在【格式】中执行相关菜单命令。编辑与格式菜单3．文档格式〔1〕设置文字格式〔2〕设置段落格式〔1〕设置文字格式在文档编辑过程中，有时须要对文字进行一些特殊设置以增加文档观感，图4-7是一个典型的关于字体格式设置的例子，供练习使用。在图4-7的字体格式设置样例，主要使用到了【格式】菜单中的【字体】命令、【边框和底纹】、【中文板式】命令。对已经录入的文字做格式设置要先选中文本再做设置。/图4-7字体格式设置的样例图4-8【字体】设置对话框图4-9【边框和底纹】设置图4-10【中文板式】命令〔2〕设置段落格式段落格式是文档格式的另一类与文字格式针对文本进行设置不同，段落格式所做的格式设置，如对齐方式、缩进方式、行间距等。任务三制作文档中表格1．任务描述2．知识准备3．个人履历表制作4．工作计划表制作5．学生成绩表的计算与排序/1．任务描述表格是构成文档的重要组成部分，表格不仅可以增加表达力，还可以使内容之间的关系简洁、清晰。表格制作是Word的主要功能之一，在进行表格制作时，关键是要掌握正确的方法本部分就是要学习表格制作的思路和基本方法2．知识准备〔1〕创建表格〔2〕选取表格单元格〔3〕编辑行列及单元格〔4〕调整行高和列宽〔1〕创建表格创建表格首先要分析表格的基本结构，确定表格中最多处的基本的行列数，再按行和列最多的行列数创建表格。创建表格有两种方式使用【插入表格】对话框【插入表格】工具栏。A．使用插入表格对话框创建表格选择【表格】菜单的【插入】→【表格（T）…】来实现。创建一个6行和9列的规范表格插入表格对话框创建6行9列基本表格/B．使用插入表格工具插入表格〔2〕选取表格单元格A．基本选取操作选择区域左上角单元格，拖动鼠标至右下角，可选择一个矩形区域。B．选取行或列将鼠标移至行的左侧，当鼠标变成

时，单击鼠标即可选中整行。将鼠标移至列的上方，当鼠标变成

时，单击鼠标即可选中整列。

C．选取单元格将鼠标移某单元格的左边框线上，鼠标会变成

，单击鼠标即可选中该单元格。〔3〕编辑行列及单元格在规范表格的创建过程中，如果表格的基本结构缺行、缺列或者多行、多列，可通过插入行、列和单元格或删除行、列和单元格来调整行列和单元格结构。A．插入行、列和单元格将鼠标移至要插入行、列和单元格的位置上，执行菜单栏上的【表格】→【插入】命令，可直接选择要插入的行、列和单元格选项。B．删除行、行、列和单元格将鼠标移至要删除的行、列和单元格的位置上，执行菜单栏上的【表格】→【删除】命令，可直接选择要删除的行、列和单元格选项。〔4〕调整行高和列宽由于各单元格输入的内容有多有少，表格中各单元格的高度和宽度均有不同的要求，因此需要调整单元格的列宽和行高一般有四种方法：A．缩放整个表格B．手动调整C．自动调整D．自定义行高与列宽A．缩放整个表格将光标放在表格中任意位置，表格的左下角将会出现一个方框型的调节句柄

用鼠标拖拽

即可对表格进行整体缩放。B．手动调整把光标移动到表格单元格的横线或竖线位置，光标的形状将变成双向箭头。上下拖动鼠标，可调整相邻单元格的行高左右拖动鼠标，可调整相邻单元格的列宽把光标移动到标尺栏表格控制块时，光标的形状将变成双向箭头。上下拖动表格控制块，可调整控制块上侧行的行高。左右拖动表格控制块，可调整控制块左侧列的列宽。C．自动调整执行菜单栏上的【表格】→【自动调整】命令，Word会根据内容与窗口调整表格，或固定列宽，或平均分布各行各列。D．自定义行高与列宽在需要自定义的单元格内单击一下，执行菜单栏上的【表格】→【表格属性】命令，在弹出的“表格属性”对话框中选择行或列选项卡，勾选“指定高度”，设置行高的具体值列的设置方法相同/3．个人履历表制作首先考虑制作与目标表格最接近的规范表格再通过绘制表格、合并、拆分、表头斜线等手段修改表格然后输入内容，设置字体，调整行高和列宽最后通过边框和底纹工具进行表格修饰如果表格中有计算，则可以运用【表格】菜单中的【公式】进行计算。以制作个人履历表为例表格的外部边框线为1.5磅的红色双实线内部单元格为1／4磅黑色单细实线学生信息与成绩信息用3磅黑实线分割照片单元格设置绿色底色。个人履历表样例个人履历表制作步骤〔1〕创建样例表格〔2〕绘制边框与加粗线〔3〕合并单元格〔4〕设置照片区域底色〔5〕填写表格文字〔1〕创建样例表格观察个人履历表样例，创建一个6行9列的规范表格为了表格的整体美观，也为了方便手工填写，现在须要将表格行高度加大一些用鼠标拖拽表格的右下角的方框型的调节句柄

，至适当大小。〔2〕绘制边框与加粗线使用【表格和边框】工具栏完善表格结构【表格和边框】工具栏可从【视图】菜单中【工具栏】菜单命令中找到勾选后打开表格与边框工具栏表格与边框工具栏/A．使用【绘制表格】工具设置“双线”线型调整线型“粗细”至1.5磅调整颜色为“红色”选择“绘制表格”工具，将表格边框绘制成样例形式。再次设置“单线”线型调整线型“粗细”至3磅调整颜色为“自动”选择【绘制表格】工具，绘制学生信息与成绩的粗分割线。B．使用【边框和底纹】菜单使用菜单栏的【边框和底纹】命令完善表格边框线，可完成批量设置，较适合应用于表格整体调整，还可以设置一些特殊横线，使表格更多姿多彩。对于个别线条的修改使用【绘制表格】工具更方便快捷。设置单元格边框执行菜单栏上的【格式】→【边框和底纹】命令，在弹出的【边框和底纹】对话框中设置。选择【设置】为“全部”，【线型】为“单实线”，【颜色】为“自动”或“黑色”，【宽度】为“1磅”，设置表格单元格框设置表格边框再次用鼠标在表格内任意处单击，执行菜单栏上的【格式→边框和底纹】命令，在弹出的【边框和底纹】对话框中设置。【设置】为“自定义”【线型】为“双线”【颜色】为“红色”【宽度】为“1.5磅”在预览窗口中用鼠标点击四周的连线，调整至如图的样式设置表格边框/〔3〕合并单元格选择两个以上的单元格，点击表格工具栏上【合并单元格】按钮，可将选中的单元格合并。知识拓展：在合并单元格的右侧还有一个拆分单元格按钮，选择单元格（可以是一个，也可以是多个）点击表格工具栏上【拆分单元格】按钮，可按指定行列数分割该（区域）单元格。〔4〕设置照片区域底色选择照片单元格，执行菜单栏上的【格式】→【边框和底纹】命令在【边框和底纹】对话框中选择【底纹】选项卡设置【填充】为“鲜绿”【应用于】为“单元格”设置单元格底纹〔5〕填写表格文字设置对齐方式选择全部表格，点击表格工具栏中的对齐方式图标右侧的三角按钮将对齐方式设置为（居中）设置字体选择全部表格，设置字体为楷体设置完成后开始录入文字4．工作计划表制作〔1〕创建表格〔2〕调整单元格〔3〕设置标题行重复〔4〕设置表格自动套用格式

知识点：表格自动套用格式我们在创建完表格后，可以通过前面练习过的方法进行表格的格式设置。Word2003还给我们提供了丰富多彩的表格样式可以直接套用可以直接把希望用到的表格格式套用在创建的基本表格上面/2009年3月工作计划表样例〔1〕创建表格利用【常用】工具栏上【插入表格】图标，绘制4行6列规范表格〔2〕调整单元格对规范表格按目标表格结构通过拆分、合并、调整文字对齐方式等操作进行调整，生成样例表格的结构〔3〕设置标题行重复在表格制作的过程中，有的表格规模较大，如果表格在一个页面上不能全部显示，那么可一通过设置标题行重复，使每页的表格都有同样的表头执行中先选择需要重复的行，选择【表格】→【重复标题行】即可。〔4〕设置表格自动套用格式打开【表格】菜单，使用【表格自动套用格式】命令选择【表格样式】列表中的样式名称，再钩选“将特殊格式应用于”部分的复选框，即可对样表的基本表格套用个性化的格式效果表格自动套用格式深度调整套用格式后在“第一个”单元格中，有一条斜线，是我们套用过表格格式过程中所不需要的，对于此类问题，可使用【表格和边框】工具栏上的【斜下框线】按钮将其去掉，最终完善表格。表格中单元格格式及属性的详细设置可通过选中单元格后，在选中区域点击鼠标右键，使用【表格属性】菜单设置。/【表格属性】设置

知识拓展：在有些表格的绘制中，经常会在A1单元格插入斜线表头，Word提供了绘制斜线表头的功能在本例中，将光标定位在A1单元格，执行菜单栏上的【表格】→【绘制斜线表头】命令在弹出的【插入斜线表头】对话框中选择【表头样式】为“样式三”，【行标题一】为“时间”，【行标题二】为“项目”，【列标题】为“部门”插入斜线表头5．学生成绩表的计算与排序学习了表格的创建、编辑、格式设置的多项操作，利用Word制作的表格也可以进行简单的计算和排序。在该任务中，我们对表格进行简单的计算和排序。成绩表的计算与排序步骤〔1〕创建表格〔2〕自动求和〔3〕公式〔4〕排序〔5〕表格和文字相互转换〔1〕创建表格使用【插入表格】对话框，创建学生成绩表。/〔2〕自动求和在表格的最右侧添加一列，在E1单元格中输入“总分”最下方添加一行，在A6单元格中输入“平均分”。选择E2单元格，单击表格和边框工具栏上的【自动求和】按钮，得到“王建”三门课总分为263。〔3〕公式如果E3单元格也用【自动求和】按钮来求和，那么计算时会自动变为求这个单元格以上所有单元格的总和，而现在要求的是该单元格左侧数据的总和，这时就需要用公式来完成。选择E3单元格，执行菜单栏上的【表格】→【公式】命令，在弹出的【公式】对话框中输入=“SUM（LEFT）”，其中SUM表示求和函数，LEFT表示求和的范围为此单元格左边的数据。公式计算其他E4、E5单元格也可以使用相同的方法计算求平均分的三个单元格的【公式】为“=AVERAGE（ABOVE）”，其中AVERAGE表示求平均函数。ABOVE表示求和的范围为上面的数据表格的数值计算〔4〕排序选择A2：E5单元格，执行菜单上的【表格】→【排序】命令在弹出的【排序】对话框中进行设置【主要关键字】为“总分”【类型】为“数字”的“降序”【次要关键字】为“计算机”【类型】为“数字”的“降序”表格排序对话框表格按总分排序/〔5〕表格和文字相互转换在编辑文档过程中，有时需要将表格转换成文字，有时也需要将文字转换成表格。在Word中表格和文字是可以相互转换的在转换时，可以选择单元格之间如何分隔。A．将表格转换为文字选中整张表格，执行菜单栏上的【表格】→【转换】→【表格转换成文本】命令在弹出的【表格转换成文本】对话框中选择【文字分隔符】为“制表符”表格转换为文本表格转换成文字的结构B．将文字转换为表格选中转换好的文字，执行菜单上的【表格】→【转换】→【文本转换成表格】命令在弹出的【将文字转换成表格】对话框中设置【文字分隔位置】为“制表符”文字转换成表格/任务四图文混排1．任务描述2．知识准备3．杂志分栏板式4．文档与表格混排板式5．文档与图片混排1．任务描述让文稿图文并茂、赏心悦目是我们学习Word的必然追求在本部分中，我们将学习通过多种手段来实现图文混排，力求所编辑的文稿达到最佳效果。2．知识准备此部分主要知识点文本框、艺术字、自选图形、插入图片、分栏、版式（文字环绕）、叠放次序、组合、页眉、页脚、组织结构图常用工具栏有【绘图】、【图片】、【艺术字】等3．杂志分栏板式杂志中的页面通常都是用多栏显示对于这种版面，用Word的分栏功能就可以轻易地实现。操作步骤〔1〕分栏的基本操作〔2〕分栏的几点说明分栏样例〔1〕分栏的基本操作点击【格式】→【分栏】命令，打开【分栏】对话框在【预设】下面选中【三栏】选项调整好【宽度】或【栏间距】（由于二者是相关联的，故只需要调整一项即可）如果需要在栏间添加分隔线，选中【分隔线】选项/分栏对话框〔2〕分栏的几点说明如果需要分栏的数目超过2栏，在【分栏】对话框中，将分栏的数目（介于1-45之间）直接输入到【栏数】右边的方框中即可。文章的标题通常是不分栏的如果文档中只有1篇文章，将光标定在正文第1行的行首，在【分栏】对话框中，点击【应用范围】右侧的下拉按钮，在下拉菜单中，选中【插入点之后】选项如果文档中有多篇文章，先分别选中需要分栏的正文部分，在【分栏】对话框中，【应用范围】右侧的方框中智能化地显示为“所选文字”〔2〕分栏的几点说明（续）采用上述操作进行的分栏结果，常常在文章的结尾处出现长、短栏的现象修正的方法是：将光标定在文章结尾处，然后按【Enter】键，插入1个空行（如果需要均衡的行数是偶数行，此空行不需要插入）执行【插入】→【分隔符】命令，打开【分隔符】对话框，选中【分节符类型】下面的【连续】选项如果分栏操作完成后，需要调整栏间距，可将光标定在需要调整栏间距的文本任意位置中，然后将鼠标移到“水平标尺”中间“右页边距”或“左页边距”处成双向拖拉箭头状时，然后按住左键拖动，即可快速调整栏间距（如果在按住Alt键的同时再拖拉，即可精确调整栏间距）。4．文档与表格混排板式在文档中插入表格，既增加了文章的可读性，又提高了杂志的美感。因此，将表格插入到文档中，并进行准确的定位，也是我们编辑、排版的一项重要工作。首先将表格插入到文本中，将光标定位在表格中，打开【表格】菜单的【表格属性】命令，在弹出的表格属性窗口中，将表格的【对齐方式】设置为【居中】，【文字环绕】设置为“无”，即可实现样例中所示效果。表格与文档混排样例【表格属性】对话框

知识拓展在Word中可插入Excel表格（项目6学习）执行【插入】→【对象】命令，打开【插入对象】对话框切换到【由文件创建】标签下，通过【浏览】按钮，定位到需要插入的Excel表格所在的文件夹，选中相应的表格，确定后返回再选中【链接到文件】选项后，确定退出（此时，如果对原Excel表格进行了修改，则插入到Word文档中的表格会做相应的修改）。/插入Excel工作表5．文档与图片混排在文档中插入图片，使得文章图文并茂，既增加了文章的可读性，又提高了杂志的美感。因此，将图片插入到文档中，并进行准确的定位，也是我们编辑、排版的一项重要工作。文档与图片混排操作步骤先输入文字部分执行菜单栏上【插入】→【图片】→【剪贴画】命令，找到图示的剪贴画后插入到文本中选中图片后单击鼠标右键，在弹出的【设置图片的格式】对话框中选择【颜色与线条】选项，设置为图示效果在【版式】选项卡中【环绕方式】设置为“四周型”最后移动把图片放置在文本中合适位置即可【颜色与线条】设置【板式】设置/任务五宣传页制作1．任务描述2．制作水印3．绘制自选图形及格式设置4．插入艺术字5．制作文本框6．任务拓展1．任务描述在文档中添加一些图片、图形、文本框、艺术字，可以文档图文并茂，更加生动形象。此部分我们以一个宣传页的制作为任务，引入各项图文混排的操作知识点：本任务的核心操作是插入图片、设置图片格式，自选图形的绘制及格式设置、艺术字、文本框。宣传页样例2．制作水印〔1〕管理图片剪辑〔2〕插入来自文件的图片〔3〕裁剪不必要的区域〔4〕设置图片格式/〔1〕管理图片剪辑执行菜单栏上的【插入】→【图片】→【剪贴画】命令，在Word窗口右侧弹出【剪贴画】任务窗格单击【管理剪辑】，打开【收藏夹】→【Microsoft剪辑管理器】窗口【Microsoft剪辑管理器】窗口里有Office收集的图片，也有从计算机内收集的其他图形文件选定所需的图片，单击选定图片右边的小三角，从弹出的快捷菜单中选择【复制】命令，在文档中需要粘贴的位置点击鼠标右键，选择【粘贴】命令，即可插入这张选定的剪贴画。Microsoft剪辑管理器〔2〕插入来自文件的图片首先把光标定位在要插入图片的位置上，执行菜单栏上的【插入】→【图片】→【来自文件】命令，在弹出的【插入图片】对话框中选择存放图片的文件夹及文件名，确认后，单击【插入】按钮即可宣传页上部背景图片文件插入来自文件的图片修改插入图片在文档中插入图片后，可对图片进行格式设置，如设置颜色、对比度、裁剪、旋转、边框、文字环绕等。在本例中，要对插入的图片做下面的格式设置裁剪不必要的区域设置图片格式/〔3〕裁剪不必要的区域选中图片，图片四周出现8个黑色小方块控制点单击图片工具栏上的，将鼠标移至图片上要裁剪的控制点，按住鼠标左键不放并拖动鼠标可对图片进行裁剪在裁剪时按住ALT键鼠标的移动更精细，可进行精确裁剪〔4〕设置图片格式图片在文本上要通过格式设置，让它和文字能更好的在版面上取得和谐统一的效果。宣传页样例的上半部分是将风景图片进行放大后再做成水印选中图片，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择【设置图片格式】命令，在弹出的【设置图片格式】对话框中选择【大小】选项卡在【大小】选项卡中，取消【锁定纵横比】选项，设置【尺寸和旋转】中的【高度】为“12.11厘米”，【宽度】为“14.6厘米”，设置风景图片的大小〔4〕设置图片格式（续）在【板式】选项卡中设置【环绕方式】为【衬与文字下方】，【水平对齐方式】为【居中】在【图片】选项卡中设置【图像控制】中的【亮度】为80%，【对比度】为20%，如图445，可以使图片带有水印效果。设置图片版式设置图片格式的图片选项卡3．绘制自选图形及格式设置〔1〕绘制带图案的线条〔2〕添加心形图案〔3〕绘制云形标注〔4〕标注文字/〔1〕绘制带图案的线条单击【视图】→【工具栏】菜单，选择【绘图】菜单命令在弹出的【绘图】工具栏上，执行【自选图形】→【线条】→【曲线】命令在文本区绘制一根曲线在图案绘制线条设置线条的颜色选择图案线条的格式设置线条格式〔2〕添加心形图案利用【自选图形】→【基本形状】→【心形】命令模仿样例添加若干的心形图案选择绘制心形图形设置自选图形填充效果〔3〕绘制云形标注执行【自选图形】→【标注】→【云形标注】命令在文本上绘制一个云形标注选中云形标注，在【设置自选图形格式】对话框中进行云形标注格式的设置设置图形格式和填充效果〔4〕标注文字选中标注，单击【阴影样式】按钮设置“阴影样式6”效果阴影样式三维效果对绘制的自选图形还可以进行三维效果的设置设置三维效果，在绘图工具栏中单击【三维效果】按钮即可4．插入艺术字艺术字的使用，可以让文档制作出更为丰富的效果宣传页样例中的“再别康桥”、“徐志摩”和页眉上的“诗歌天地”均为艺术字插入步骤：〔1〕打开艺术字库〔2〕【编辑】艺术字文字〔1〕打开艺术字库执行菜单栏上的【插入】→【图片】→【艺术字】命令〔2〕【编辑】艺术字文字确认艺术字要旋转的位置，选择第二行第6列样式，单击【确定】按钮弹出【编辑‘艺术字’文字】对话框在【编辑‘艺术字’文字】对话框中，设置【字体】为“楷体”，【字号】为“48”在文字框中输入“再别康桥”完成后，单击【确定】按钮。编辑【艺术字】文字〔2〕【编辑】艺术字文字（续）用同样的方法，插入“—徐志摩”艺术字样式为第三行第六列样式的“SayingGood-byetoCambridgeAgain”，【字号】为“24”。执行【视图】→【页眉和页脚】命令，在弹出的【页眉】区域中插入艺术字“诗歌天地”插入艺术字后的效果5．制作文本框文本框是用来特殊显示一段文字的方框，它可以放在文档中的任意位置，其中的文本也可以进行字体和段落的设置，并且可以横排和竖排，制作出特殊的版面效果。制作步骤：〔1〕插入文本框〔2〕设置线条颜色〔3〕设置填充效果〔4〕设置文本框版式〔5〕插入文本框的几个注意事项〔1〕插入文本框输入英文部分的文字，再选择所有英文段落执行菜单栏上的【插入】→【文本框】→【竖排】命令此时英文段落就进入了文本框设置英文【字体】为“Verdana”，【字号】为“8”，【颜色】为“白色”〔2〕设置线条颜色选中文本框，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择【设置文本框格式】命令在弹出的【设置文本框格式】对话框中进行文本框的格式设置设置“线条”的【颜色】为“无线条颜色”〔3〕设置填充效果在【颜色与线条】选项卡中，设置【填充】的【颜色】为“填充效果”在【填充效果】对话框中选择【图片】选项卡，单击【选择图片】按钮，从保存的资源中选取合适的图片【填充效果】选择的图片〔4〕设置文本框版式在【版式】选项卡中，设置【环绕方式】为“四周型”，【水平对齐方式】为“居中”，【文本框】的“内部边距”为“0厘米”最后将文本框放置在中文诗歌文字的后面插入文本框后的效果〔5〕插入文本框的几个注意事项如果你编辑的杂志要送印刷厂印刷，那么为杂志配发的照片，通常是要单独制版的，然后用彩色印刷的方法套印到文档中去的可以在编辑的时候，预先用文本框为照片预留好位置注意事项续1①执行【插入】→【文本框】→【横排】命令，然后在文档中拖拉一下，画出一个文本框。②将鼠标移至文本框边缘处成梅花状时，点击一下，选中文本框，再执行【格式】→【文本框】命令，打开【设置文本框格式】对话框。③在【颜色和线条】标签中，将【线条】→【颜色】设置为【无线条颜色】格式（清除文本框的外边框）。注意事项续2④再切换到【版式】标签下，仿照上述图形版式设置操作，设置为【四周型】并距离正文0.5cm。⑤确定返回，根据照片的需要，调整好文本框的大小，并将其定位到文档合适的位置上。注意事项续3⑥在文本框中，按回车键让光标定位到文本框的下部，输入照片所需要的文明文字（如果在一个文本框中不好输入照片的说明文字，可以用再插入一个文本框的方法来解决）。如果一张照片由两个文本框来控制（一个预留位置，一个输入说明文字），为方便整体移动，最好将两个文本框组合起来：按住Shift键，然后分别点击两个文本框，再右键点击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择【组合】→【组合】选项。6．任务拓展——制作贺卡梅花原图实现步骤如下：执行菜单栏上的【插入】→【文本框】→【竖排】命令，在页面右上角绘制文本框区域，并写入诗词“咏梅”。设置文本框格式，使文本框边框为无色。再启动【画图】程序，在画图程序中绘制【梅花】图案，保存文件名称为“梅花.bmp”。回到Word文件中，执行菜单栏上的【插入】→【图片】→【来自文件】命令，选择图形文件“梅花.bmp”插入到Word文件中。对“梅花.bmp”图片进行格式设置，调整其大小和文字环绕方式为合适样式。最后，在文本中合适位置绘制自选图形，并将其转化为文本框，填入“凌霄居士”和“梅花”字样，并设置格式效果，完成图章绘制。任务六活动邀请函制作1．任务描述2．准备数据文件3．任务实现1．任务描述在工作中经常回需要“批量”制作类似的文档，比如，同一份邀请函要寄给100个不同的人时，也许你会把空的邀请函复印100份，然后分别写上每个收件人的姓名、地址这种文档的一部分内容是固定的，另一部分内容是变化的，而Word提供的【邮件合并】功能可以很好地完成这种任务。2．准备数据文件邮件合并功能涉及的知识点有：文档编辑数据源两方面的内容下面用例表中的数据源制作一份公司邀请函，说明邮件合并制作过程客户信息表

知识点：该客户信息表由Excel表格处理软件制作，创建客户信息表时，打开Excel软件，将上述内容录入，以客户信息表这文件名保存普通操作与Word相同，更详细的操作参看本书项目5。3．任务实现〔1〕创建客户信息表〔2〕创建邀请函主文档〔3〕启动邮件合并向导〔1〕创建客户信息表启动Excel，按客户信息表所示内容创建“客户信息表”，并保存为利用表格中的数据制作邀请函做准备〔2〕创建邀请函主文档利用Word中制作“邀请函”主文档保存为“邀请函.doc”“邀请函”主文档〔3〕启动邮件合并向导打开“邀请函.doc”，执行菜单栏上的【工具】→【信函与邮件】命令打开【邮件合并】工作窗口的“选择文档类型”工作页面选择文档类型选择开始文档选择收件人【选择表格】对话框邮件合并收件人撰写信函插入合并域预览信函完成合并合并到新文档打印预览“邀请函”任务七商务文档编辑1．任务描述2．标题设计3．编制样式4．题注与交叉引用5．设置分隔符与页眉页脚6．尾注和脚注7．目录与索引1．任务描述在前面学习了制作企业产品的说明、宣传页或通知较小篇幅的文档本项目将提出如何制作一份企业应用的标准商务文档。商务文档的特点就是专业、正式。一份正式和专业的设备文档通常需要具备几个要素：文档结构清晰、专业文档格式正式、简洁目录结构准确、规范本任务将以投标书编制为主线学习制作商务文档的编写。图473施工投标文件商务文档标准的商务文档在企业中的应用十分广泛，这其中包含商务会议文档、商务洽谈文档、企业规范、设备或系统使用说明和员工手册等在各类建筑企业中，工程项目的招投标是不可少的工作程序，其招投标书也属于商务文档招投标书的编写对于参与工程建设的各方都是一项极重要的工作建设工程的招投标书由于其涉及内容繁杂，编写任务庞大，采用一般的编写手法不仅费时、费力而且极易出错本任务将介绍使用Word编写大型文档所使用方法和技巧，综合应用Word软件的各项技巧商务文档编写内容商务文档编写需要运用一些特殊技术，主要有：大纲编写样式设置分隔符与分节符使用题注与交叉引用目录与索引编写大型商务文档还要具备一定的应用文写作能力和统筹能力，熟练使用上述技术可以为全局控制提供方便本任务并不是要求学生组织一份招投标书，其目标是使学生掌握并能灵活应用Word的技巧，编写类似于招投标书这样的大规模文档。〔1〕商务文档特点分析作为商务文档，应该具备以下几个特点：文档风格简单明了、前后一致指在书写商务文档时，应尽量避免不必要的修饰文档内容直截了当，前后各部分文风一致文档格式规范、专业指在对商务文档作美化时，不用进行过多的修饰，要符合行业或专业的通告规范通常要为文档制作“封面”、“目录”、“页眉和页脚”等通常还会在封面、页眉和页脚中加入公司的名称或LOGO图片文档结构清晰、直观指文档制作时要尽量使文档结构合理、清晰目录完整准确，图表标注格式统一、引用正确在图表较多时，应添加图表目录，必要时还应加上脚注和尾注〔2〕任务分解本任务可分解为6个步骤，可分小组完成。设置标题，编写大纲编制样式题注与交叉引用设置分隔符与分节符尾注和脚注目录与索引大纲编写，可由学习小组成员讨论，最后确定一个大纲模式，制作成模板。由小组成员利用共享资源分别完成招投标书的一部分，再将各自完成的部分拼接完成本项目任务实施情况表〔3〕设计目标依据商务文档的特点，本任务要求招投标书按以下主要要求制作：首页为标书封面，封二为空白，后接目录；制作全文三级目录，目录页采用罗马数字独立编写页码；双面打印，各章均从奇数页开始；偶数页眉为标书名称，奇数页眉为一级标题名称；页脚设置公司LOGO和名称，页码位于下端外侧；文档中图名设在图的下方，表名设在表的上方，序号包括章号和图表序号；2．标题设计〔1〕设置标题大纲〔2〕确定设计方案〔3〕设置一级标题—标题1〔4〕设置二级标题—标题2〔5〕设置三级标题—标题3〔1〕设置标题大纲标题的设计，主要是为了设计文档的整体框架，要将编写的内容从整体上做出安排设计标题相当于设计一本书的目录，从标题中要能看出本编文章所陈述的内容、各部分之间的关系和次序对文章的各部分内容要总体平衡，避免章节的篇幅过于悬殊

知识点：设计中要注意标题的级别，主标题与次标题的关系查看不少于5本书的目录，从中归纳出不同目录的形式提示：标书内容不作为本书讲述内容某招标书目录样式（A方案）：1招标1.1总则1.1.1适用范围1.1.2招标项目要求1.2项目招标简介1.2.1招标单位介绍1.2.2招标企业资信状况1.2.3项目简介项目定位系统建设目标项目涉及范畴……2投标文件2.1投标人商务文件构成2.1.1授权委托书2.1.2投标报价书2.1.3开标一览表……2.2投标文件要求2.2.1投标文件的语言及计量单位2.2.2投标货币2.2.3投标人资质文件……某投标书目录样式（B方案）：第一章 招标第一节 总则1.1.1 适用范围招标项目要求1.1.2 招标项目要求1.1.3……第二节 项目招标简介1.2.1 招标单位介绍1.2.2 招标企业资信状况1.2.3 项目简介……第二章 投标文件第一节 投标人商务文件构成2.1.1 授权委托书2.1.2 投标报价书第二节 投标文件要求2.2.1 投标文件的语言及计量单位2.2.2 投标货币2.2.3 投标人资质文件……〔2〕确定设计方案通过对招投标书标题格式的观察，总结标题格式组成要素主要有：标题有级别。示例列出的有三级，即一级（X或第X章）、二级（X．Y或第Y节）、三级（X．Y．Z）。编号有中文和英文。即编号可以使用中文和英文也有混合使用的。编号有继承性。即下级编号中含有上级编号的内容。完成至少3章的标题设置，每章不少于三节，每节不少于三个三级小标题知识点：标题形式为X（一级）、X.．Y（二级）、X.．Y．Z（三级）的在Word中称为“正规形式编号”也是Word推荐使用的编号形式。按照初步选定方案，利用Word的【样式】完成标题编号及格式设置制作，并保存〔3〕设置一级标题—标题1启动Word文字处理软件，新建一个空白文档在【格式】菜单中选择【样式和格式】（Word2000为【样式】），或单击格式栏中的按钮在屏幕的右侧出现【样式和格式】设置窗口样式和格式将当前行设为“标题1”修改样式对话框“标题1”设置要求“标题1”设置要求：字体采用二号宋体字编号采用多级符号，阿拉伯数字号码，与后面内容间隔一个空格；左顶格；另起一页。根据“标题1”设置要求，分别从【字体】，【段落】，【编号】三方面进行设置【编号】为【多级符号】设置标题多级符号自定义多级符号对话框注意事项按下【自定义…】按钮后，按下【高级】按钮（按钮转变为【常规】），打开列表中的所有项目必须将级别链接到“标题1”样式，否则，所设置的级别与“标题1”没有任务关系，所有设置不会产生作用。要将标题设置为不同级别必须使用多级符号，使用编号只能设置序号〔4〕设置二级标题—标题2二级标题是文档目录的重要元素，在中文中通常表现为“节”，按Word【正规形式编号】表现为“X．Y”，其中“X”为章号，表示“Y”所在的章。从中可以看到，Word正规形式编号具有良好的“继承性”，而常用的编号不具备这一特点在设置二级标题时一定要注意，其“X”值是取自一级标题的编号（或“章”的序号），而不是人为写的若是手工写上去的，在一级标题（章）变化时是不会自动变化的“标题2”设置要求“标题2”设置要求：字体使用三号宋体字；采用多级符号，编号采用X．Y格式，其中X为一级标题的编号，号码采用阿拉伯数字，与后面内容间隔一个空格；段落格式为左顶格，与下段同页。分别从【字体】，【段落】，【编号】三方面进行设置。设置标题2的多级符号注意事项设置“标题2”的多级符号格式，第一个“1”不是键盘输入的，而是从【前一级别编号】中提取的，第二个“1”是从【编号样式】中提取的注意选择右下角的【在级别1后重新开始编号】〔5〕设置三级标题—标题3“标题3”设置要求字体采用四号宋体字；编号采用多级符号，阿拉伯数字号码，与后面内容间隔一个空格；段落格式为左顶格，与下段同页，即“标题3”不能独立出现在页的最后一行根据“标题3”设置要求，分别从【字体】，【段落】，【编号】三方面进行设置知识点：一篇文章的标题系列，要设在一组中，这样在更改时会一致3．编制样式〔1〕观察与思考〔2〕新建一个样式〔3〕设置字体〔4〕设置段落格式〔5〕设置标书正文快捷键〔1〕观察与思考_样式样式与文本格式相似又与格式不完全相同在【格式】中设置格式仅对当前选择的内容有效。重复同样格式的内容，则要重新设置或使用【格式刷】功能，全为手工操作。在【样式】中设置格式，则可以将使用同一种样式的内容同时自动修改，操作完全自动化。商务文档不能在文章的不同部分出现不同的正文格式正确的做法是按照格式要求设置一个样式，其它各段正文都应用该样式，这样文章的所有正文都会是相同的格式，且在需要调整格式时，只须更改样式即可，所有【应用】该样式的内容同步得到修改。标书文档的正文设置要求中文字体使用宋体，英文字体使用TheNewRoman字体；字号使用五号首行缩进2字符；两端对齐；段前、段后间距0.5行；1.3倍行距；正文文本级别不对孤行进行控制；段前不分页；允许段中分页；不要求与下段同页。设置针对该样式的快捷键（以后按该快捷键即可将指定内容设置为该样式）〔2〕新建一个样式启动Word文字处理软件，在【格式】菜单中选择【样式和格式】（Word2000为【样式】），在屏幕的右侧出现【样式和格式】设置窗口。点击“新样式”，在【新建样式】对话框中点击左下角的【格式】按钮对【字体】、【段落】、【快捷键】进行设置，并命名新样式为【缩进】，【快捷键】可命名为Ctrl+S，J。新建样式对话框

知识点：一定要建立新样式，一般不要在原“正文”上进行修改。因为Word中的所有样式都是基于“正文”样式的，也就是说所有的Word样式都是以“正文”样式为母本的，修改“正文”样式意味着所有的样式都有可能发生变化，先前做的工作因此可能化为乌有通常应建立新样式〔3〕设置字体〔4〕设置段落格式〔5〕设置标书正文快捷键正文是文档的主要内容，篇幅大、文字多，若逐项设置比较麻烦，设置快捷键可以起到加快操作速度的功效若将后续样式也设置为该样式，则回车另起一段时，自动延用上一段样式注意：快捷键保存的位置有两个，一是保存的文档模板中（Normal.dot），二是保存到当前文件中若保存到文档模板中，将后续编辑任何文档时该快捷键均有效；若是保存到当前文件中则该快捷键仅对该文件有效。下图所示的内容是将【缩进】的快捷键设置为“Ctrl+S,J”，并将该设置保存到当前文件中（第5章电子文档制作.dot）中，该设置仅对该文件有效设置缩进操作快捷键4．题注与交叉引用〔1〕知识准备〔2〕设计方案确定〔3〕制作“图”字标签〔4〕制作“表”字标签〔5〕设置交叉引用〔1〕知识准备在编制文档过程中会出现许多图和表，对文档中的图表通常须要对其进行编号，如图X-Y，表X-Y等。这种对图、表和公式的标注称为题注。另外配合图表的使用文档中会出现“如图X-Y，表X-Y所示”等字样，这样字句中的编号也应该是随着图或表的编号变化而变化的，这种“如图X-Y所示”的用法称为交叉引用。使用题注和交叉引用可以解决文档中图、表编号变化的自动更新问题。题注中各部分的名称〔2〕设计方案确定在Word中题注的标签有：图表、表格、公式几种，但没有在中文中常用的“图”和“表”这两种标签本次任务要求设置“图”和“表”两种标签，并设置他们的字体、字号和对齐方式。具体要求如下：建立“图”字标签。字体为“宋体”；字号为“五号”；对齐方式为“居中”；题注位于项目下方建立“表”字标签。字体为“宋体”；字号为“五号”；对齐方式为“居中”；题注位于项目上方制作要求打开任何一个文档，在其中插入不少于三幅图片或剪贴画，添加至少三个表格对其中的图、表制作题注在相关文字中使用“交叉引用”〔3〕制作“图”字标签设置题注编号〔4〕制作“表”字标签〔5〕设置交叉引用5．设置分隔符与页眉页脚〔1〕知识准备〔2〕设计方案确定〔3〕制作〔1〕知识准备在Word中分隔符有两类一类是分隔符，包括【分页符】、【分栏符】、【换行符】三种另一类是分节符，包括【下一节】、【连续】、【偶数页】、【奇数页】四种。分隔符仅实现将文本分隔的作用，如【分页符】仅仅是将一些内容分置在不同的页上，其它特性不变。分节符除了要影响文本的位置外，还会对页号、页眉、下一节出现的位置（奇数或偶数页）、纸张设置、页面设置等内容产生影响。节的前后，页号可以不同，页眉可以不同，纸张可以不同，页面设置可以不同。Word的格式设置以节为单位。分隔符对话框观察与思考观察3～5本书中页码、页眉、内容版式（横排或竖排）等内容，并记录以下几项内容：页码是否全文一致（□是，□否），若是有几组页码：__________。页眉是否奇偶页相同：□是，□否。页眉是否各章不同：□是，□否。书中是否有横排、竖排两种版式：□是，□否。章是否都起自奇数页：□是，□否。〔2〕设计方案确定在Word中可以通过插入分隔符的方法，实现排版中的特殊要求本任务设计要求按下面具体要求进行设置：设置奇偶页不同