电子档案演示

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电子文件管理培训北京外国语大学档案馆电子文件根底知识电子文件电子档案电子文件的“三性〞逻辑归档和物理归档元数据

电子文件指法人、其他组织和个人在公务活动中构成的数字形状记录。它是经过计算机进展操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形状表现，经过编码和解码来输入和输出。例如在计算机中构成的word文档、FoxPro构成的数据库文件、数码相机拍摄的数码相片等，只需是代码方式〔数字方式〕构成、存在的文件，都是电子文件。

按照信息类型可以分为一、字处置文件二、图像文件三、图形文件四、影像文件五、声音文件六、多媒体文件七、数据库文件八、超文本文件九、计算机程序十、数据文件

按照信息类型可以分为一、字处置文件写教案出试卷成果单科研恳求出国恳求学惹事务教学事务考务〔一〕搜集种类〔二〕如何建立文档及模版Word文档的建立和编辑首先是键入文字，进展编辑和错误修正；其次是设置文本格式，进展字体、大小、下划线、粗体、斜体的文本格式的设置；最后是设计版面格式，如段落的缩进、分栏、插入图片、美术字、加页眉脚、插入各种外部对象，用于美化版面。Word文档的保管保管文件可以有几种选择方式：1。退出Word运用程序〔不引荐〕Word文档的保管2.只保管文件，不封锁窗口“文件〞“保管〞或“另存为〞Word文档的保管保管新文件时，须指明：文件名保管位置类型保管位置框给文件起名选择文件格式新建文件夹Word文档模版的建立选择模版格式中文EXCEL2003步骤1：明确内容输入的单元格—当前活动单元格步骤2：内容输入建立一个EXCEL任务表的方法保管EXCEL任务表的方法1、单击[文件]→[保管]，翻开[另存为]对话框2、在保管位置框找到保管文件的磁盘和文件夹在文件名框中输入文件名,在文件类型框中选择:Excel任务薄选项。3、最后单击确定按钮4、Excel文档的保管与Word文档大致一样保管位置框给文件起名选择文件格式新建文件夹

二、图形图像文件〔一〕根本概念图像就是指景物在某种介质上的再现，是经过描画或拍摄等方法得到的景物的类似物或视觉印象。普通地讲，凡是能为人类视觉系统所感知的信息方式或人们心目中的有形想像统称为图像，例如各种图片、光学影像、照片等。图形是一种笼统化的图像，是对图像根据每种要求进展分析产生的结果，它表示图像对象的外形和轮廓。它不直接描画数据的每一点，而是描画产生这些点的过程和方法，因此它又称为矢量图形。〔二〕搜集范围教学活动学生活动艰苦活动国际会议

数字图像图形的获取和存储1．获取和存储常用的数字化设备有扫描仪、数字化采集卡等。如今，数字照相机和摄像机可以直接获取数字化的图像和视频。扫描仪对已有的照片和图片进展扫描，并把图像数字化进入计算机。摄像机和照相机那么可以实时地采集实景空间和现场的图像，它们经过与计算机的数字接口，进入计算机。2．紧缩和转换由于图像的数据量非常大，普通要经过紧缩后才进展存储和传输。不同的紧缩技术可以用于图像，减少数据冗余。假设采用无损紧缩，紧缩比不会太高；而采用有损紧缩，那么对图像的视觉质量会有不同程度的影响。紧缩算法要根据详细的运用来选取。同时，紧缩也会对实时处置、存取和检索产生一定的影响，即带来一定的处置延迟。

对于保管文件的问题，应该根据不同的用途来确定图像图形的格式。保管为软件的公用格式，这也是一种最大能够地保管可修正性的作法。但作为档案保管，一定要存成通用图像格式。数字图像图形的文件类型

数字图像图形文件的保管〔一〕直接保管在计算机文件价中〔二〕保管在数据库中1.采用普通数据库〔建立imaage字段〕2.采用专门数据库

三、声音、影像及多媒体文件的保管〔一〕根本概念1.音频(1)从计算机产生声音的原理上又可以将音频分为数字声音和MIDI音乐.声音文件是实践声音的数字化录音。(2)音频格式在计算机中存储声音数字化波形信息的文件格式主要有：WAV、SND、MP3、VOC文件等。存储合成音乐信息的文件格式有：MID、MOD及RMI文件等音频的采集、制造与保管〔1〕工具：录音机、录音笔、mp3、麦克风〔2〕软件：SoundForge、Wavelab、CoolEdit〔3〕保管：2.视频〔1〕视频是延续的图像序列，当然它的数据量非常大，这给视频的存储、处置和检索提出了新的问题，例如如何对海量视频数据进展存储和检索。〔2〕视频的存储必需求经过紧缩，由于它的数据量太大了，现阶段再大的存储容量也难以存储稍长时间的未紧缩的视频。〔3〕MPG格式、AVI格式、DAT文件、MOV格式等视频的采集、制造与保管〔1〕工具：摄像机、光盘〔2〕软件：ACDSee等〔3〕保管：3.多媒体〔1〕20世纪90年代，多媒体技术得到了快速的开展，计算机具有了综合处置文字、声音、图形和影像等信息的才干，可以处置多种媒体信息。〔2〕视频的存储必需求经过紧缩，由于它的数据量太大了，现阶段再大的存储容量也难以存储稍长时间的未紧缩的视频。〔3〕MPG格式、AVI格式、DAT文件、MOV格式等课件开发〔1〕建立模版〔2〕素材资源库支持〔3〕课件数据库

四、数据库文件教学资料数据库教学素材库考试题库

五、超文本文件远程教学网上教学管理教师管理考试管理信息发布网上授课课件教学作业处置等网页制造

六、计算机程序和数据文件教学软件管理软件编制程序

利用计算机技术构成，经鉴定具有保管和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处置并且曾经归档的电子文件。

电子档案

指电子文件的真实性、完好性和有效性1.真实性指按规定对电子文件的内容和显示形状进展鉴定后，确认其与构成时的原始情况一致。电子文件的“三性〞2.完好性指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。3.有效性指电子文件应具备的可了解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。逻辑归档和物理归档

2.物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保管的载体上，向档案部门移交的过程。逻辑归档指在计算机网络上进展，不改动原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档中，电子文件在归档前后的物理存储位置并没有发生变化，换句话说，电子文件本身并没有向档案部门移交。不过，依然有一个事物发生了移交行为，那就是文件管理权，即文件管理的权益由文件构成者一切变为档案人员一切。

指描画电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排构造、硬件和软件环境、文件处置软件、字处置和图形工具软件、字符集等数据。元数据第二节电子文件管理根底归档流程电子文件管理原那么国家政策需求处理的问题

电子文件管理原那么文件整理原那么集中保管原那么开放严密原那么

国家政策

电子文件管理的益处和面临的问题1.接纳方便、归档及时齐全2.面临的问题电子文件归档根底知识

文件文件的概念电子文件与我们平常任务中构成的纸质文件一样，都是由各类内容信息组成。人们把这些文件系统分类整理后存储到磁盘上，在预备操作计算机，建立文件之前，首先必需先学习如何管理文件。尤其是电子文件的正确储存更需求认识电子文件的构造。文件是存储在一定介质上的一组信息的集合。文件创建文件的三要素

文件名存放位置类型〔扩展名〕文件创建文件的三要素

文件名什么是文件名？其实也很简单，文件都有本人的名字，叫文件名，用来区分不同的文件。日常生活中的文件也是有名字的，这个好了解。说起来Windows任务界面下的文件名几乎是随心所欲，比如：某某学院的2000年任务方案。文件名即可用中文直接表达，而且长度最长可达256个字符，让人看起来一目了然。文件创建文件的三要素

2.存放位置(1)磁盘分区文件创建文件的三要素

2.存放位置(2)文件夹一个文件夹对应一块磁盘空间。这与我们平常整理纸质文件也挺象的，假设成百上千的文件都堆在一同，是不好找。假设能把相关的文件放在相应的文件夹子中就快多了。而当文件夹多了之后，再把一些相关的文件夹存储在更大的文件夹中，这样管理文件是比较科学的。管理电子文件的良好习惯就是将建立的电子文件放在特别的文件夹内。如此一来，不但容易找到文件，也防止文件被无意中删掉。文件创建文件的三要素

3.类型〔扩展名〕为什么一切的文件都会有一个后缀名呢？这是由于

DOS下规定用后缀名来区分各种不同的文件。在windows下，普通都可以看到文件的后缀名。字处置的文件、图形图像文件、多媒体文件在计算机中构成的编码不同，因此会有不同的文件格式，这些文件格式，可以经过文件后缀名加以识别和区分。

电子文件的管理原那么与方法1.瞻前顾后2.承上启下3.左顾右盼

电子文件的管理的难点一、观念认识：未注重文件管理二、管理举措：未跨上新的平台三、系统设计：未明确功能需求四、教训电子文件归档流程根本步骤

一、建目录首先：在计算机存放数据的磁盘分区内建立专门的一个电子文件归档目录；第二步：在该目录下建立归档电子文件子目录，子目录的建立可以按照该单位的归档范围建立；第三步：在归档范围子目录下在按照平常任务建立预设任务子目录；第四步：将平常构成的电子文件随手存入相应目录中；第五步：任务中或年终可对这些目录根据实践情况进展调整。二、文件著录首先：建立一个exl文档；第二步：按照以下著录工程进展著录；第三步：保管后与被著录文件保管在一同；第四步：存入根目录三、编辑文件目录和阐明文件首先：翻开Windows记事本；第二步：按照以下要求填写目录和阐明文字；文件按行编写。每行的左边为标题，右边为阐明内容，中间用冒号分开。第三步：将该阐明文件存成README.TXT；第四步：将该文件存入根目录；四、刻录光盘第二步：选择要刻录的文件；第三步：选择整盘刻录；首先：翻开刻录软件；五、填写归档电子文件登记表首先：在档案馆主页上下载登记表；第二步：按照有关工程进展填写；六、填写归档电子文件移交、接纳检验登记表首先：在档案馆主页上下载登记表；第二步：按照有关工程进展填写；七、填写光盘封面封底首先：填写封面第二步：填写封二；第三步：填写封底和封脊ROOT(\)根目录阐明文件著录文件电子文件目录Readme.txtdescription.xls

电子文件子目录1.树状目录构造：2.一些概念:根目录(\),子目录,下级目录,上级目录(父目录),当前盘,当前目录F:光盘文件目录构造小节电子文件归档根本流程电子文件分门别类存入相应目录2.对文件进展著录3.编辑文件目录和阐明文件4.拷贝光盘5.填写相关表格6.填写封面电子文件归档规范

一、字处置文件转换格式TxtXmlWordExcelpdf直接作为电子档案存储RTFWPSXmlPdfword其他类型文档有关软件二、图像文件转换格式TiffJPEG直接作为电子档案存储其他格式图像TiffJPEG无法转换格式的图片有关软件三、图形文件1．图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。2．归档时应留意其设备依赖性、易修正性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。四、影像文件转换格式AVIMPEGVCDDVD直接作为电子档案存储其他格式影像AVIMPEG无法转换格式的影像有关软件五、声音文件转换格式WAVMP3直接作为电子档案存储其他格式音频WAVMP3其他类型音频有关软件六、多媒体文件信息完好的多媒体文件如ppt、Fla