电子表格Excel应用教程

第4章电子表格Excel2003运用4.1认识Excel2003系统4.2任务表中数据的输入与编辑4.3任务表的编辑和格式化4.4创建图表4.5Excel2003的数据处置4.6建立和编辑数据透视表4.7页面设置和打印4.1认识Excel2003系统4.1.1Excel2003的特点4.1.2Excel2003的启动与封锁4.1.3EXCEL2003的窗口界面4.1.4翻开与保管任务簿4.1.5选择任务表、单元格4．1．1Excel2003的特点〔1〕简单、方便的表格制造功能；〔2〕强大的图形、图表处置功能；〔3〕方便、快捷的数据处置与数据分析功能；〔4〕丰富的宏命令和函数等4.1.2Excel2003的启动与退出Excel2003的启动:〔1〕单击“开场〞按钮，在“程序〞选项的子菜单中单击MicrosoftExcel选项。〔2〕单击已存在的电子表格文件启动Excel，同时也翻开了该文件。〔3〕假设桌面有Excel2003快捷方式图标，双击快捷图标。4.1.2Excel2003的启动与退出Excel2003的退出〔1〕单击运用程序标题栏最右端的〔封锁〕按钮。〔2〕单击【文件】/【退出】命令。4.1.3初识Excel2003的窗口界面4.1.4翻开与保管任务簿1．新建任务簿2．翻开已有的任务簿文件

3．保管任务簿新建任务簿〔1〕启动Excel2003时，系统将自动产生一个新任务簿，称号为“BOOK1〞，任务簿名就是excel的文件名，扩展名为.xls。个任务簿在默许设置下有三张任务表，每一张表由65536行256列个单元格构成。〔2〕在已起动Excel的情况下，单击常用工具栏中“新建〞按钮或单击【文件】/【新建〔N〕】命令。翻开已有的任务簿文件单击常用工具栏中“翻开〞按钮〔〕或单击【文件】/【翻开】命令，系统会翻开“翻开文件〞对话框，选择他要翻开的文件名后单击“翻开〞按钮。保管任务簿(1)单击【文件】/【保管】或【文件】/【另存为】命令。“另存为〞即以新的文件名保管，第一次保管任务簿时，“保管〞和“另存为〞的功能一样，都会翻开“保管〞对话框，如图4-3所示。在对话框中可以选择保管文件位置，在“文件名〞编辑框中输入文件名，然后单击“保管〞按钮。假设想将任务簿保管为HTML格式，以便于在INTERNET上发布，只须在保管文件对话框中的“保管类型〞下拉列表中选择“WEB页〞。〔2〕单击常用工具栏中“保管〞按钮。〔3〕封锁运用程序窗口或封锁任务簿窗口，系统提示“能否保管修正的内容〞，选择“是〞。4.1.5选择任务表、单元格1．单个单元格的选择2．选择延续的多个单元格3．选择不延续的多个单元格4．选择部分延续总体不延续的单元格5．选定整行6．选定列7．选定任务表的一切单元格例如4.2任务表中数据的输入与编辑4.2.1Excel2003数据输入4.2.2输入公式与函数4.2.3数据编辑4.2.1Excel2003数据输入1.文本类型选定单元格后，可以直接输入文本数据。2.数值类型数字数据可以直接输入，分数应先输“0〞和一个空格再输入详细分数。否那么作为日期处置。当数字有效位过长时，显示“#〞，需调整单元格列宽。把数字做文本处置，数字前需加半角单引号。负数的输入方法有两种。3.逻辑类型只需两个值,True和False。4.出错值单元格中显示#DIV/0！出错值。输入时期日期的输入格式为：年-月-日或年/月/日。时间的输入格式为：时：分〔AM/PM〕，AM代表上午，PM代表下午，分钟数字与AM/PM之间要有空格。例如要输入2004年3月5日可以输入：2004/3/5或输入2004-3-5；要输入时间“下午5：30〞，可以输入：5：30PM。自动输入序列数据1．填充柄2．用户自定义序列：“工具〞->“选项〞->“自定义序列〞3.利用“编辑｜填充｜序列〞命令4.在一组单元格中输入一样的数据，可以用以下方法：

选择一切要输入一样数据的单元格，在独一激活的单元格中输入数据后，按Ctrl+Enter键。例如4.2.2输入公式与函数1．运用公式2．运用函数3．单元格的援用(1)．运用公式公式中的运算符有以下四类：〔1〕算术运算符〔2〕比较运算符〔3〕文本运算符〔&〕〔4〕援用运算符〔：〕(2).公式的输入：公式普通可以直接输入。其操作方法如下：①选择要输入公式的单元格。②在编辑栏或直接在单元格内部输入“=〞，接着输入运算表达式。公式中援用的单元格可以直接输入，也可以用鼠标选择要援用的单元格。例如(3).公式的复制①选择要复制的公式所在单元格。②拖曳所选单元格的“填充句柄〞到其他运用公式的单元格。或者：①选择要复制的公式所在单元格。在该单元格中单击鼠标右键，在弹出菜单中选择【复制】选项〔或用Ctrl+C〕。②选择要粘贴公式的单元格。在该单元格中单击鼠标右键，在弹出菜单中选择【粘贴选项】(或用Ctrl+V)图4-13输入公式输入公式例如2．运用函数〔1〕函数的输入〔2〕函数复制〔3〕常用函数的运用〔1〕函数的输入函数的输入有两种方法：一为直接输入一为粘贴函数法〔即使用函数导游〕。例如〔2〕自动求和图4-19自动求和〔3〕自动计算计算结果显示功能菜单选择的区域图4-20自动计算功能(4).函数的复制

函数复制方法与公式复制方法一样，请参考公式复制(5).常用函数的运用①SUM〔参数表〕: 求和函数②AVERAGE〔参数表〕：求平均值函数③IF〔逻辑表达式，前往值1，前往值2〕：条件函数，执行真假值判别，根据逻辑计算的真假值，前往不同结果。=IF(I2<60,"不合格","合格")可以运用函数IF对数值和公式进展条件检测。例如④COUNTA〔参数表〕：计数函数，前往参数列表中非空值的单元格个数。利用函数COUNTA可以计算单元格区域中包含数据的单元格个数。参数值可以是任何类型，它们可以包括空字符("")，但不包括空白单元格。假设参数是单元格援用，那么援用中的空白单元格将被忽略。假设不需求统计逻辑值、文字或错误值，请运用函数COUNT。⑤COUNT〔参数表〕：计数值函数MAX〔参数表〕：最大值函数MIN〔参数表〕：最小值函数3.单元格援用1．相对援用:例如公式=A5*A62．绝对援用:例如公式=125*$B$23．混合援用:例如公式=$B3+A$24．三维地址援用:[任务薄名]+任务表名+！+单元格援用5．援用名字:名字援用为绝对援用例如1〕称号的第一个字符必需是字母或下划线。称号中的字符可以是字母、数字、句号和下划线；

2〕称号不能与单元格援用一样，例如Z$100或R1C1；

3〕称号中不能有空格。可以用下划线和句号作单词分隔符，例如：Sales_Tax或First.Quarter；

4〕称号最多可以包含255个字符；

5〕称号可以包含大、小写字符。MicrosoftExcel在称号中不区分大小写。例如，假设曾经创建了称号Sales，接着又在同一任务簿中创建了称号SALES，那么第二个称号将交换第一个。

4.2.3数据编辑1．数据修正2．数据删除3．数据复制和挪动4．单元格、行、列的插入和删除5．查找与交换6．给单元格加批注1．数据修正在Excel2003中，修正数据有两种方法：一是在编辑栏中修正.二是直接在单元格中修正。例如2．数据删除〔1〕数据去除单击【编辑】/【去除】命令〔2〕数据删除单击【编辑】/【删除】命令例如3．数据复制和挪动〔1〕数据复制、挪动〔2〕选择性粘贴选择性粘贴操作步骤为：先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目的区域中的第一个单元格，选择“编辑〞菜单的“选择性粘贴〞命令，出现如图4-25所示的对话框。例如4.单元格、行、列的插入和删除〔1〕插入单元格〔2〕插入整行〔3〕插入列

例如5．查找与交换图4-27查找对话框图4-28交换对话框①单击【编辑】/【查找】命令，弹出查找对话框，如图4-23所示。②在“查找内容〞文本框中输入要查找的信息。③单击“查找下一个〞按钮，那么查找下一个符合条件的单元格，而且这个单元格成为活动单元格。6．给单元格加批注图4-29批注对话框给单元格加批注的操作步骤如下：〔1〕选择需求加批注的单元格。〔2〕单击【插入】菜单中的【批注】命令，弹出批注对话框〔3〕在批注对话框中输入注释文本4.3任务表的编辑和格式化4.3.1任务表的删除、插入和重命名4.3.2任务表的复制与挪动4.3.3隐藏和取消隐藏任务表4.3.4任务表窗口的拆分与冻结4.3.5任务表格式化4.3.1任务表的删除、插入和重命名1．选取任务表2．插入任务表3．删除任务表4．重命名任务表例如4.3.2任务表的复制与挪动1．运用菜单命令复制或移开任务表2．运用鼠标复制或移开任务表例如4.3.3隐藏和取消隐藏任务表隐藏任务表的方法如下：〔1〕选择要隐藏的任务表。〔2〕单击“格式〞菜单中“任务表〞命令，在弹出的级联菜单中单击“隐藏〞命令。取消隐藏任务表的方法如下：〔1〕单击“格式〞菜单中的“任务表〞命令，在弹出的子菜单中单击“取消隐藏〞命令。〔2〕在弹出的“取消隐藏〞对话框中选择要取消隐藏的任务表。4.3.4任务表窗口的拆分与冻结1．任务表窗口的拆分拆分可分为三种：程度拆分、垂直拆分、程度和垂直同时拆分。2．任务表窗口的冻结窗口冻结操作方法：〔1〕选择冻结位置〔2〕选择“窗口〞菜单中的“冻结窗口〞命令。任务表窗口拆分例如窗口冻结例如4.3.5单元格格式化1.设置数字格式2.设置对齐格式3.设置字体4.设置边框线5.设置单元格或单元格区域图案和颜色6.设置列宽、行高7.条件格式例如4.4创建图表4.4.1创建数据图表4.4.2图表的编辑4.4.3图表的挪动、复制、缩放和删除4.4.1创建数据图表〔1〕选择所需数据区域。〔2〕单击【插入】→【图表】命令。例如4．4．2图表的编辑1．图表对象2．图表中数据的编辑3．修正图表选项4．图表格式化1．图表对象一个图表中有许多图表项即图表对象，它们可以单独进展编辑。编辑图表前选选择要编辑的对象，图表对象的选择有二种方法：①单击【图表】工具栏中的【图表对象】下拉按钮，单击对象名；②在图表中单击某对象，将选中该对象，同时【图表】工具栏中的【图表对象】文本框中将显示选中的对象名。2．图表中数据的编辑〔1〕修正表中数据〔2〕添加数据〔3〕删除数据例如3．修正图表选项〔1〕单击图表区选择图表。〔2〕选择【图表】→【图表选项】命令，可以重新翻开“图表选项〞对话框。在该对话框中，用户可以各标签页重新设置。4.图表格式化要对图表对象进展格式化可以有三种方法：〔1〕选择要编辑的对象，单击“格式〞菜单中添加的该对象选项。〔2〕在图表中直接双击要进展编辑的对象。〔3〕在要进展格式化的对象上点击鼠标右键，在弹出菜单中选择对象格式命令。例如4．图表格式化图表格式化是指对图表中各对象的格式化，格式化前先选择要格式化的对象图区格式化例如4.4.3图表的挪动、复制、缩放和删除实践上，对选定的图表的挪动、复制、缩放和删除操作与任何图形操作一样，拖动图表进展挪动；Ctrl+拖动对图表进展复制；拖动8个方向句柄之一进展缩放；按Delete键为删除。当然也可以经过“编辑〞菜单中“复制〞、“剪切“和〞粘贴“命令对图表在同一任务表或不同任务表间进展挪动和复制。例如4.5Excel2003的数据处置4.5.1建立数据清单4.5.2运用记录单4.5.3挑选数据表4.5.4数据排序4.5.5分类汇总4.5.1建立数据清单在建立和运用数据清单时，用户应留意以下几个问题：1.防止在一张任务表中建立多个数据清单。2.数据清单的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。3.防止在数据清单的各条记录或各个字段之间放置空行和空列。4.最好运用列名，而且把列名作为字段的称号。5.字段名的字体，对齐方式等格式最好与数据表中其他数据相区别数据清单行列表示图4.5.2运用记录单1.运用记录单阅读数据2.运用记录单添加数据3.运用记录单修正和删除记录4.运用记录单搜索条件匹配的记录1．运用记录单添加数据〔1〕单击要添加数据的数据清单的恣意单元格。〔2〕单击【数据】/【记录单】命令，弹出记录单对话框，〔3〕单击“新建〞按钮，可添加一条新记录2．运用记录单修正和删除记录〔1〕单击数据表的恣意单元格。然后单击【数据】/【记录单】命令，弹出记录单对话框。〔2〕单击“下一条〞按钮或用鼠标拖动垂直滚动条到要修正的记录，然后对该记录中要修正的数据进展修正3．运用记录单搜索条件匹配的记录输入查询条件查找到满足条件的第一条记录4.5.3挑选数据表1．自动挑选2．自定义挑选3．高级挑选1．自动挑选〔1〕单击数据表的恣意单元格。〔2〕单击【数据】/【挑选】/【自动挑选】命令。〔3〕在每个字段名的右边都有一个下拉箭头按钮单击“笔试〞右边的下拉箭头，在下拉列表中选择“70〞，结果如图4-57所示例如2．自定义挑选

〔1〕单击数据表的恣意单元格。〔2〕单击【数据】/【挑选】/【自动挑选】命令。〔3〕单击“机试〞右边的下拉箭头，在下拉列表中单击【自定义】选项，弹出“自定义自动挑选方式〞对话框，。例如3．高级挑选假设用户要运用高级挑选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定挑选的数据必需满足的条件。空二行条件区域4.5.4数据排序1．按一列排序2．按多列排序2．按一列排序主关键字陈列顺序〔1〕单击数据表中数据区域中恣意单元格。〔2〕单击【数据】/【排序】命令，弹出“排序〞对话框。〔3〕在“排序〞对话框中进展设主关键字置2．按多列排序单击数据区域的恣意单元格。单击【数据】菜单中的【排序】选项，弹出【排序】对话框。〔3〕分别设置【主要关键字】和【次要关键字】对应的字段和排序方式例如4.5.5分类汇总1．简单的分类汇总2．创建多级分类汇总3．分级显示数据4．去除分类汇总1．简单的分类汇总〔1〕按分类字段排序。(2)单击【数据】/【分类汇总】命令，弹出“分类汇总〞对话框。〔3〕在“分类字段〞下拉列表中选择分类字段〔3〕在“汇总方式〞下拉列表中选择方式〔4〕在“选定汇总项〞列表框中选择汇总字段。

例如2．创建多级分类汇总在一级分类汇总的根底上进展嵌套的分类汇总留意：要先按多级分类汇总的字段进展多列排序。例如3．分级显示数据下面引见分级视图中的各个按钮的功能：一级数据按钮：只显示数据清单中的列标题和汇总结果，该级为最高级。二级数据按钮：显示分类汇总结果即二级数据。三级数据按钮：显示一切的详细数据即三级数据。分级显示按钮：表示高一级向低一级展开显示。分级显示按钮：表示低一级折叠为高一级数据显示。4．去除分类汇总〔1〕选中分类汇总后的数据清单中恣意单元格。〔2〕单击【数据】/【分类汇总】命令。〔3〕单击“分类汇总〞对话框中的“全部删除〞按钮。4.6建立和编辑数据透视表4.6.1建立简单的数据透视表4.6.2编辑数据透视表4.6.1建立简单的数据透视表数据透视表普通由7部分组成，它们是：(1)页字段(2)页字段项(3)数据字段(4)数据项(5)行字段(6)列字段(7)数据区域数据透视表的数据源数据透视表的数据源是透视表的数据来源。数据源可以是Excel的数据清单，也可以是外部数据表和Internet上的数据源，还可以是经过合并计算的多个数据区域以及另一个数据透视表。数据透视表和数据透视图导游－3步骤:

——选择数据来源数据透视表和数据透视图导游－3步骤之2〞对话框

——选择数据区域普通情况下它会选择整个任务表数据透视表和数据透视图导游－3步骤之3〞对话框

——选择数据透视图的位置假设数据透视表要显示在新任务表中，单击“新建任务表〞单项选择按钮；否那么选中“有任务表〞数据透视表〞工具栏根据需求用鼠标分别将“数据透视表〞工具栏中的字段拖放到透视表的相应位置，作为页字段，行字段，列字段和数据项创建的数据透视表用页字段挑选数据例如单击B1的下拉箭头选择2001-3-15用列字段挑选之后的数据选择列字段项4.6.2编辑数据透视表1．添加和删除字段2．设置数据透视表选项3．数据透视表的复制和删除1．