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文档简介

教育活动文件管理制度一、制度概述为规范教育活动文件管理工作，提高管理效能和效率，建立规范的文件管理流程和制度，制订本教育活动文件管理制度。二、适用范围本制度适用于教育机构所有教育活动相关文件管理。三、文件的管理分类为了对文件进行便于管理，文件应根据其用途和保存期限分为以下两类：1.文书档案文书档案是指用于记录机构运行和管理活动的文书，例如会议纪要、决策备忘录、工作报告、评估报告等。2.业务档案业务档案是指机构业务运作所产生的各种办公文书档案，例如合同、协议、报价单、发票等。四、文件的管理流程1.文件的制作文件的制作应根据机构规定的格式和标准进行，在制作过程中必须保证文件的准确性、合理性和规范性。制作完成后，应当由制作人签署并交由相关部门或负责人审核。2.文件的颁发审查通过的文书档案应当于制作完成后发送至关联部门，业务档案应当于制作完成后发放至相关部门。3.文件的归档机构应对各类文书档案和业务档案，建立完整、正确、规范的档案管理制度，并对档案加以分级和归档，建立档案档号、书名号、档案页号、页数等信息，并建立档案管理系统进行档案查询和维护。4.文件的借阅机构对档案材料进行实时管理，未经授权不得擅自外借、转移、销毁，同时应建立档案借阅申请、登记和管理流程，明确借阅人员、借阅目的、借阅时间和借阅期限，并加强对借阅档案材料的安全保障。5.文件的销毁按照机构所制定的规定，档案应当在规定的保存期限届满后进行销毁。机构应当对档案材料进行暂时保存、鉴定、编目等流程，明确哪些文件可以销毁、如何销毁、销毁后如何记录等问题，并由收到档案销毁通知的人员进行销毁操作。五、文件的保存期限文件的保存期限应按照文件类型和需求，在机构规章制度内确定。文件分类清单及其文件保管期限，如下：序号档案分类保管年限1人事档案30年2财务档案20年3工会档案10年4客户档案3年5合同档案3年六、文件管理的责任和义务1.各部门或负责人应负责本部门或责任区内文件的管理工作。2.文件管理人员应加强对档案的管理和保密工作，确保档案安全。3.如有发现违反保密要求、泄露文件机密的行为，应及时报告，追究责任。七、制度执行与修订本制度在执行中如有需要进行修订或补充，应由主管部门组织各部门协商完成，并经过机构领导批准；自升级执行之日起，原有的规章制度失效。八、监督检查机构对文件管理的制度应定期进行监督检查，发现问题及时进行整改，并制定相应的改进方案，提高文件管理

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