秘书档案管理实务

什么是档案？请测试一下你对档案的了解程度。1〔A〕可以称之为史前时期的档案。A结绳、刻锲b甲骨文档案c陶文档案2〔C〕是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。A陶文档案b简牍档案c甲骨文档案3金文档案可分为〔A〕和金石档案。A石刻档案b甲骨文档案c陶文档案4〔B〕和简牍档案几乎是同时产生的。A纸质档案b缣帛档案c陶文档案5、商周时期产生了一种刻在龟甲兽骨上的档案叫〔A〕A甲骨文档案b石刻档案c陶文档案6我国对文书、档案最早的称呼，按现有资料，叫〔A〕A典、册b简牍c简书7“档案〞一词最初见于〔A〕A清代b宋代c明代8在周代档案有叫〔B〕A典b中c册9档案最根本属性〔A〕A原始记录性b信息属性c知识属性10档案具有凭证价值和〔A〕价值。A参考b研究c借鉴判断题：1档案是人类出现时就同时产生的一种现象和物质实体。〔〕2图书、报刊、资料是档案〔〕3所有文件都可以转化为档案。〔〕4档案是文件的根底，文件是档案的精华。〔〕5档案是根据需要编写、收集、复制的二手或三手材料。〔〕判断题：1档案是人类社会开展到一定阶段才产生的文明产物。2图书、报刊、资料不是档案。3文件转化为档案必须要满足几个条件。4文件是档案的根底，档案是文件的精华。5档案是当时、当地形成的原始文件，是第一手材料。档案起源的两种观点：1、文字说：档案和文字同时产生，当人们第一次用文字来记录和交流信息时，档案也就出现了。2、国家说：档案起源于国家之后。当国家第一次用以进行阶级统治和国家管理的文件被有意识地保存起来时，档案就出现了。档案定义：“档〞字在《康熙字典》里解释为“横木框档〞即木架框格的意思。“案〞字在《说文解释》里解释为“几属〞，就是像小桌子一类的桌几。连用就是存如档架的文案和案卷。档案是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存起来的历史记录。档案形式：陶文档案甲骨文档案金石档案简牍档案缣帛档案纸质档案现代载体档案迄今发现的最早的档案：甲骨文档案。1899年河南安阳小屯村。最早的档案文件汇编：《尚书》汇编尧舜秦穆公的古代档案文件。你知道吗？《中华人民共和国档案法》1987年9月5日通过。1988年1月1日起施行。它是我国有史以来由国家最高权利机关制定并公布的第一部档案法。档案的最大特点：原始记录性。〔区分档案和文件的原那么〕文件档案档案室：各机关单位统一保存本单位、本机关档案的内部机构。档案馆：国家的科学文化事业机构永久保管档案的基地。档案的作用：1参考作用2工具作用3教育作用例一：记录片《邓小平》第一集邓小平的留学经历在法国国家档案馆查到的。“戎马生涯〞太行山抗战的是山西档案馆拍的。意大利女记者采访邓小平的录音是外交部档案馆提供的。例二：1949年国民党在大陆溃败撤退前夕，奉蒋介石的命令秘书等将蒋介石的个人资料、国民党的党政军各部门重要档案予以收集整理后空运去台湾，分批贮藏称“大溪档案〞。例三：1942年1月27日，国民党中央银行将各机关委托保管的重要档案资料，以及中央银行自己的重要档案1317箱装上工联公司的“太平〞轮运往台湾。当天夜里“太平〞轮驶至舟山洋面与台湾迎面驶来的轮船互撞漂浮。全部重要档案沉入海里。国民党行政院、财政部、交通部听到这一消息大为震惊。

第一步：档案的收集：测试一下你了解多少？1文书、档案的最根本单位是〔〕。A文件b案卷c全宗2文书立卷工作应该有哪个部门完成？A文书部门b档案部门c文书部门主要负责，档案部门协助指导。3好的立卷方法要满足两个根本要求：一是〔〕，二是便于保管和利用。A便于检索b方便查阅c保持文件之间的联系4按〔〕特征组卷，是将同一事件、人物、问题、工作性质的文件组合在一起。A名称b作者c问题5按〔〕特征组卷，是双方相互往复的文件。A作者b通讯者c名称6“海尔公司2005年各季度销售情况的统计表〞是结合哪几个特征组卷？A作者+时间+名称b作者+时间+问题c作者+时间+问题+名称7短期保存的期限是〔〕年，长期保存的期限是〔〕年。A15年以内，16—50年b3年以内，4—15年c10年以内，11—30年8未生效文件要不要归档保存？A要b不要c视情况而定。9一个案卷页数最好在〔〕页。A100b200c300

第一步：档案的收集：测试一下你了解多少？1文书、档案的最根本单位是〔B〕。A文件b案卷c全宗2文书立卷工作应该有哪个部门完成？(C)A文书部门b档案部门c文书部门主要负责，档案部门协助指导。3好的立卷方法要满足两个根本要求：一是〔C〕，二是便于保管和利用。A便于检索b方便查阅c保持文件之间的联系4按〔C〕特征组卷，是将同一事件、人物、问题、工作性质的文件组合在一起。A名称b作者c问题5按〔B〕特征组卷，是双方相互往复的文件。A作者b通讯者c名称6“海尔公司2005年各季度销售情况的统计表〞是结合哪几个特征组卷？(C)A作者+时间+名称b作者+时间+问题c作者+时间+问题+名称7短期保存的期限是〔A〕年，长期保存的期限是〔〕年。A15年以内，16—50年b3年以内，4—15年c10年以内，11—30年8未生效文件要不要归档保存？A要b不要c视情况而定。B9一个案卷页数最好在〔B〕页。A100b200c300张阳和李明都在公司做档案保管员，两人虽说职业相同，境遇却有很大的不同。这到底是怎么回事呢？事情是这样的：张阳和李明两人平时工作都很用心，所不同的是张阳是刚接触这项工作，业务上很不熟练。虽说她平时也是勤勤恳恳，收集的档案满箱满柜，可是上司几次要求调档查阅几份重要文件，她都没有找到，有一次还差点误了大事情，上司狠狠地批评了她一顿。而李明就不同了，她收集的档案从数量上讲，比张阳的还多，但同事或上司找什么文件，她很快就能找到，上司对她的工作很满意，准备提拔她做部门主管。注意：收集工作不是将文件拢拢堆，而是将散乱在部门、个人手中的档案集中到档案室，实行统一管理，“怎么收〞会造成结果的大相径庭。档案收集包括立卷、归档。

20世纪50年代，援华的前苏联水利专家：“中国的河口是世界上最多的，掌握河口的资料是世界上最少的。桥梁专家茅以升在20世纪30年代设计建造钱塘江大桥时，特别重视收集工作，拍摄了一部电影片，记录下所有特殊工程部位的全部细节。立卷：将公司办理完毕的文件材料中有价值局部，按照其联系和规律，组成案卷。案卷：文书档案的根本保管单位是案卷，而不是单份的文件。好的立卷方法要满足两个要求：1保持文件之间的联系。2便于保管和利用。立卷的方法：1、按问题特征立卷：如宣传工作的文件资料、购置某设备的文件资料、评定工资问题的文件资料、撤消某人职务的文件资料。

2、按时间特征立卷：如某公司2005年上半年生产情况统计表。

3、按名称特征立卷：如某公司会议记录文件材料。

4、按作者特征立卷：同一作者的文件放在一起《巴金文选》

5、按地区特征立卷：同一地区的文件集中。

6、按通讯者特征立卷：本单位与某单位之间双方形成的来往文书。也可以灵活运用其中几个特征来组卷。如《某公司2004年各季度销售情况的统计表》同时用作者、时间、问题〔销售情况〕、名称〔统计〕四个特征。小艾在一家重型机械厂做秘书，平时主要负责公文写作和档案管理工作。他工作有个特点，能拖的事情怎么也要拖一拖，不是逼急了，他是不会去做的。他有句口头禅“到时候再说吧〞，他经常拿这句话来搪塞。小艾平时总将办理完毕的文件和其他业务部门送来的重要资料随手放在抽屉里，时间一久，抽屉、柜子都被塞满了。平时哪个同事假设是来找什么资料，小艾总是满屋子乱翻一通，十有八九找不着，同事对他颇有微词。很快到了厂里对档案例行检查的时间，这下小艾急了，连着加了好几个夜班，可惜的是他平时的工作太粗糙了，那么多文件也不是几天就能整理得完的。更糟糕的是，他发现很多重要的文件“不翼而飞〞了。可想而知，检查的结果很不妙，自打那以后，熟悉小艾的人发现他不再说那句“到时候再说吧〞的口头禅了。归档：文书部门或业务部门将文件整理立卷后，按照规定的时间移交给档案室集中保管。匈牙利布达佩斯市市长说：“档案是城市的记忆，档案的提供利用为城市建设解决了很大问题。〞所以谁拥有过去，谁就拥有现在。

1987年7月，林彪、江青案件的档案全部移交中央档案馆。这批档案共计6000余卷，录音带1000余卷，整理工作用了一年半时间。归档范围：是一个单位形成的全部文件中哪些需要归档，哪些不需要归档。但凡经过办理完毕的，具有查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、记录、会议记录、本单位编印的出版物原稿、图表、有照顾片等文件和资料。不需要立卷归档的文件材料：重份文件；无查考利用价值的文件；不需要办理的文件；未经领导审批未生效的文件；一般文件的历次修改稿。归档时间：一般在第二年上半年向档案室移交。案卷的整理：调整立卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列、编号、填写卷内目录与备考表、填写案卷封皮与装订。调整立卷：1、检查文件是否齐全完整，有无遗漏的文件。2、检查卷内文件的联系：立卷特征是否统一。

3、检查卷内文件数量，太多分卷，太少组卷。填写案卷封皮：机构名称、案卷标题、卷内文件张数、年月日。

装订：使用麻绳，勒紧结牢认识一个新朋友全宗：一个独立机关、团体、企事业单位在社会活动中形成的档案有机整体：全宗案卷文件测试一下现有水平：1一个立档单位可以形成几个全宗？A一个b两个c多个()2全宗是〔〕的文件集合体。A同一地区b同一时期c同一来源3按文件的载体，可以把档案分为〔〕A报表、帐簿、凭证等B声像、电子、纸质档案等c卷片、平片、开本等。4按年度分类法分类，跨年度的总结应归入哪一年度？A开始年度b最后年度c都可以5〔〕就是案卷排列的顺序号，是档案管理中最常见的代号。A全宗号B案卷号c案卷顺序号。测试一下现有水平：1一个立档单位可以形成几个全宗？A一个b两个c多个(A)2全宗是〔C〕的文件集合体。A同一地区b同一时期c同一来源3按文件的载体，可以把档案分为〔B〕A报表、帐簿、凭证等B声像、电子、纸质档案等c卷片、平片、开本等。4按年度分类法分类，跨年度的总结应归入哪一年度？BA开始年度b最后年度c都可以5〔B〕就是案卷排列的顺序号，是档案管理中最常见的代号。A全宗号B案卷号c案卷顺序号。档案的保管工作：测试一下吧，你了解多少？1档案的寿命长短与档案〔〕工作有直接关系。A整理b保管c收集2档案损毁的原因有两方面：一是自然损毁；二是〔〕A人为损毁b直接损毁c偶然损毁3档案库房建筑应遵循〔〕、经济和美观的原那么A大方B高大c适用4下面哪一项属于档案自然损毁的内因？A文件制成材料的变化b不适宜的温湿度c机械磨损5下面哪一项属于档案自然损毁的外因？A文件制成材料的变化b不适宜的温湿度c管理不善6档案库房的“八防〞措施有防火、防水〔〕〔〕〔〕、防光、防尘和防盗。A防潮、防霉、防虫b防霉、防有害气体、防虫c防霉、防有害气体、防潮7库房较为适宜的温度为〔〕，相对湿度为〔〕。A8~14，35%~50%b14~20，50%~65%c20~26，65%~70%8库房里可以用日光灯作照明吗？A可以b不可以c无特殊规定9库房里放〔〕可以降湿。A硅胶b湿草垫c麻绳档案的保管工作：测试一下吧，你了解多少？1档案的寿命长短与档案〔B〕工作有直接关系。A整理b保管c收集2档案损毁的原因有两方面：一是自然损毁；二是〔A〕A人为损毁b直接损毁c偶然损毁3档案库房建筑应遵循〔C〕、经济和美观的原那么A大方B高大c适用4下面哪一项属于档案自然损毁的内因？AA文件制成材料的变化b不适宜的温湿度c机械磨损5下面哪一项属于档案自然损毁的外因？BA文件制成材料的变化b不适宜的温湿度c管理不善6档案库房的“八防〞措施有防火、防水〔A〕、防光、防尘和防盗。A防潮、防霉、防虫b防霉、防有害气体、防虫c防霉、防有害气体、防潮7库房较为适宜的温度为〔B〕，相对湿度为〔〕。A8~14，35%~50%b14~20，50%~65%c20~26，65%~70%8库房里可以用日光灯作照明吗？A可以b不可以c无特殊规定B9库房里放〔A〕可以降湿。A硅胶b湿草垫c麻绳你知道吗？红军长征途中，毛主席将行装减少到只剩下一条军毯，却将两箱档案文件随身保管。西周时期王朝的重要档案要珍藏“天府〞“盟府〞，这是当时最好的建筑和神圣之地。

1989年12月31日凌晨，河北省一县级法院一栋办公楼发生火灾，内存的刑事案卷、民事案卷、经济案卷共18315卷档案，除百余卷抢救出来，其余全部随办公楼烧毁。档案保管的三个主要任务：1、防止档案的损毁。2、延长档案的寿命。3、维护档案的平安档案损毁的人为因素：1、由于政治、经济等原因，对某些档案进行有方案、有意识的破坏。2、由于档案工作人员或接触档案的有关人员麻痹大意疏忽职守造成档案丧失、损毁或紊乱。3、档案的利用难以防止地加速档案的老化和磨损。档案损毁的自然因素：文件的制成材料如磁带、光盘、墨水等，不适宜的湿度、温度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素。档案库房：1适用：防火、防水、防霉、防潮、防虫、防光、防盗、防尘等防火：有灭火器材，报警器，自动灭火装置。防水：库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源。防潮；适宜的温度是14~20之间。适宜的湿度是50%~65%之间。可用挂湿纱布以增加湿度。放生石灰、硅胶等适当降湿。防霉、防虫：放置防霉、防虫药品。防光：尽可能全封闭。防尘：定期清扫，保持清洁。防盗：随时锁门，安装报警装置。2经济节约经费开支3美观：充满文化气氛。档案柜：文件柜分直式、横式。每个抽屉要贴标签，以指示其中的内容。每个文件夹所存放的文件最多不超过50份。每个档案柜都要上锁。例：某机械厂技术员正研制新型的装载机，秘书王某利用工作之便，乘档案员将钥匙放在桌上不备之时，将钥匙压在事先准备好的胶泥上，并成功配制钥匙，当天夜里，秘书将档案室门翻开，盗出了新型装载机图纸，以2万元价格将图纸卖给外地一家机械厂，由于厂里没及时发现，当他们还在研制时，外地厂家已投入生产，该厂产品一上市就全部滞销，经济损失沉重。档案柜编号：架号：自门口起从左右编栏号：每个架子的栏从左右编格号：每栏的格号从上下编档案的鉴定：鉴别和判定档案的价值。有价值的妥善保管，确定保管期限，期满后复审再鉴定。无价值的档案，按规定销毁。

20世纪80年代，中国第二历史档案馆为新进馆的一批年轻人组织培训，老师在讲授档案分类时形象地说：“其实呀，整理档案就像整理家里的碗橱一样，容易！油瓶归油瓶放一档，碗与碗归一格，大碗与大碗摞在一起，小碗与小碗叠一快……控制档案的使用：档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上。档案不许擅自带离规定的使用场所。确定档案的使用权限。要求上司规定，谁可以接触纸制档案。只有档案保管人员才可以进到档案室去取资料。不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自所利用的档案。未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印。建立健全的借阅制度。日期材料名称借出日期归还日期转借人备注档案的检索：档案工作不是为了藏，它的最终目的是“用〞，档案检索就是在“藏〞与“用〞之间架起一座桥梁，将两者联系起来。测试一下：1档案检索工具有两个根本功能：一是存贮；二是〔〕a登记b查找c统计2〔〕是将档案中的各种事物名称、档号或存址按照一定的原那么和方法排列起来的检索工具：a指南b目录c索引3档案提供利用的主要方式是〔〕。A制发档案证明b阅览室阅览c外借4照片、影片、录象带当档案原件可否外借？A可以b不可以c视情况而定档案的检索：档案工作不是为了藏，它的最终目的是“用〞，档案检索就是在“藏〞与“用〞之间架起一座桥梁，将两者联系起来。测试一下：1档案检索工具有两个根本功能：一是存贮；二是〔B〕a登记b查找c统计2〔C〕是将档案中的各种事物名称、档号或存址按照一定的原那么和方法排列起来的检索工具：a指南b目录c索引3档案提供利用的主要方式是〔B〕。A制发档案证明b阅览室阅览c外借4照片、影片、录象带当档案原件可否外借？A可以b不可以c视情况而定B例一：在1955~1978年22年时间，日本支付了150亿美圆引进国外技术设备，却支出了500亿美圆用于档案信息的分析、研究、吸收工作，从而日本经济腾飞缩短了10年的时间，并降低了3倍的代价。例二：文档管技125档案检索的两大功能：1、存贮：集中档案信息。2、查找：找出所需档案材料。档案检索的步骤：明确查找范围选择检索工具检索档案检索工具：按编制方法：1目录2索引〔名称、档号，存址〕3指南〔表达式介绍档案情况〕按载体分：1书本式2卡片式3缩微式档案的利用：1阅览室阅读2外借：要经过审批，控制数量，按时收回。

3制作复印件。档案复制本分为：副本、摘录副本，反映档案原件的所有组成局部。摘录：只选取文件的某些局部。4档案展览5档案咨询：向利用者提供档案、档案专业知识和档案检索途径。电子档案：测试一下：1〔〕档案的信息与载体是脱离的。A纸制b电子c缩微2下面哪一项不是电子文件的优点？A存贮量大b多种表现形式c信息平安系数高。3下面哪一项不是电子文件的缺点？A非直读性b拷贝时易出现清晰度下降、信息丧失等问题c载体不稳定。4电子档案管理工作分为两方面内容，一是载体的物理保护二是〔〕A档案信息平安维护b载体的化学保护c载体修复工作。5电子档案的利用可分为三种方法：一是提供载体拷贝；二是〔〕；三是直接通过电脑提供利用。A网络传输b提供原件c提供打印件。电子档案：测试一下：1〔B〕档案的信息与载体是脱离的。A纸制b电子c缩微2下面哪一项不是电子文件的优点？A存贮量大b多种表现形式c信息平安系数高。C3下面哪一项不是电子文件的缺点？BA非直读性b拷贝时易出现清晰度下降、信息丧失等问题c载体不稳定。4电子档案管理工作分为两方面内容，一是载体的物理保护二是〔A〕A档案信息平安维护b载体的化学保护c载体修复工作。5电子档案的利用可分为三种方法：一是提供载体拷贝；二是〔A〕；三是直接通过电脑提供利用。A网络传输b提供原件c提供打印件。电子档案与纸制档案的不同：存贮量的变化：一张光盘3·4亿个字。信息独立性：可以通过网络在线等形式获取档案信息，而不必同时获取档案载体，可将其复制假设干份，确保档案信息的平安。电子档案的优点：操作方便：增、删、改都方便。传递快捷，实现资源共享

存贮空间小具有多种表现形式：文字、图形、声音、影响、影象。使档案比纸制档案更加全面、形象、生动。复制时不容易丧失信息。电子档案的缺点：

对设备的依赖：设备发生故障，系统瘫痪，文件读不出来。电子文件加密后，不解密就无法识别。信息不平安性：黑客攻击，病毒入侵都有可能破坏电子文件信息。

使用技术与载体的不稳定性：技术和设备在飞速更新，使用户难以及时了解和掌握。声像档案：录音、录象档案、照片档案。测试一下：1录音、录象档案以音乐、语言和形象传播文化和知识，表达了它什么特点？A存贮性b真实性c直感性2录音、录象档案如果接近超过〔〕奥斯特的磁场，信息就有可能丧失。A50b60c703磁带应每隔〔〕月就要重绕一次A4~10b6~12c8~124照片档案由底片、照片和〔〕构成A底片袋b照片簿册c文字说明5文字说明编写的六个要素包括事由、时间、地点、人物、背景和〔〕A摄影者b拍摄过程c拍摄对象6下面哪种做法是正确的？A多张照片用盒子或袋子装在一起b照片簿册立放c卷片压摞叠放7将彩色照片处理成〔〕照片，有利于长期保存。A反转b黑白