04第四次课-第三章病案基础管理第二节-课件

04第四次课--第三章病案基础管理第二节回顾病人姓名索引的内容及应用，索引卡的建立流程、建立方法和规则病案编号的概念，编号方法和编号类型，编号分派的方式和控制手段第三节病案的归档是指将病案按一定的顺序进行系统性排列，以便能快速、容易地查阅和检索病案。病案归档系统是病案排列归档的系统性管理方法。决定病案科的工作效率

归档方法我国使用的归档方法：按姓名排列归档(nameChinesecharactersfilingsystem)按户口集中存放归档(familynumbericalfilingsystem)按号码排列归档(straightnumbericalfilingsystem)病案号的色标编码归档

按号码排列归档数字顺序号归档尾号归档尾号切口病案排列归档中间号归档顺序号归档排列法直接将病案按数字大小顺序排列归档。优点：可反映病案建立的时间顺序。易于检索号码连续的病案。缺点：容易出现归档错误。会使近期频繁使用的病案集中在病案库某一区域，影响操作。顺序号归档排列直接将病案按数字顺序排列如：8984108264

898510826589861082668987108267单一编号归档

系列单一编号归档

由于编号的特点，病人始终只有一份病案归档

顺序号归档排列法单一编号归档无论门诊病案还是住院病案,均按记录日期先后集中放在一个病案带内，然后按病案号顺序归档系列单一编号归档归档时需要在消除的原病案号位置设一指引卡，以表示病案最终所处的位置。尾号归档排列法分级号：将6位数的病案号分为三部分，第一部分为号码最右边的2个数，称为尾号（一级号），第二部分为中间的2个数，称为中间号（二级号），第三部分为左边的2个数，称为查找号（三级号）例：142098分为14------20------98查找号中间号尾号排列方法：先按尾号的大小排列分别放入不同的病案架，再按中间号的大小排列顺序放入不同的格子，最后按查找号的大小排列先后顺序。决定病案架14-------20-------94决定格子决定排列顺序132094012194092194

142094022194102194152094032194112194162094042194122194172094052194132194182094062194142194192094072194152194002194082194162194优点：病案均匀分布在100个尾号内，使每个病案架的储藏量相等。每100个新病案可分别分散到100个病案架。免除归档区域内工作人员拥挤的状况。缺点：新旧病案混在一起，不便将旧病案去除。此方法适用于使用频繁的门诊病案库。原则在较大的综合性医院，尾号归档法应和顺序号归档法并用。尾号归档法用于活动性病案被筛选出的不活动病案（第二病案库房），采用序列号归档法尾号切口病案排列归档法不少地区和单位的门诊医疗记录采用门诊病案卡片，在归档排列方法上使用了尾号的排列归档管理方法。此种方法适用于门诊病人较多的医院和采用两号分开归档的病案管理，突出优点在于较其他归档方法快速、简便。

尾号切口归档法

用于门诊病案卡片优点：快速简便同病案的尾号排列法相似，首先把病案号从右至左分为四组：例如：096942

尾号2辨号4圈号9查找号096中间号归档法middledigitfilingsystem优点：基本与尾号归档法的优点相同。缺点：学习和掌握此方法难于尾号法。因病案号不是均匀分布，当旧病案抽取出来存入不活动病案库时，病案中就会出现空号现象，如果病案号多于6位数，此方法效果并不好。病案号的色标编码归档色标编码是指在病案夹的边缘使用不同的颜色标志病案号码，以颜色区分号码。这是为使病案人员便于识别病案号，避免出现归档错误。使用色标编码要比按尾号和中间号排列归档病案更方便。国外色标编码法通常在病案夹的不同位置用10种颜色表示0～9的数字。一种或两种颜色的色标可用来表示尾号归档中的一级号码。就两种颜色来说，上边的颜色代表一级号的十位数，下面的颜色表示一级号的个位数(表3-2)如在142094这个号码中，上边的颜色表示“9”，下边的第2种颜色表示“4”例：l4—20—94尾号“94”颜色的表示：红色在上面位置，表示数字“9”；浅蓝色在下面，表示数字“4”。如果采用中间号排列归档“20”的表示颜色为深绿色和紫色标志在“20”的位置上。色标使用通常限制在2～3位数号码，使其尽可能简单并维持效果，其目的仅仅是为了避免归档错误。我国的色标编码法彩色色标编码法尾号色标编码：用于按尾号方法排列归档病案时．通常在病案夹边缘的不同位置用10种颜色分别表示0～9的数字，以一种或两种颜色的色标用来表示一级号。如：142049这一号码中，用红色和浅蓝色分别表示一级号中的9和4。我国的色标编码法中间号色标编码：采用中间号排列归档，其一级号在中间，就要用颜色表示在“20”的数字上。顺序号色标编码：经不同的颜色标志固定在病案袋右下角，每l000个号码更换一种颜色。单色色标编码法包括顺序号单色画线标志：在病案封袋右边的不同位置印以黑线，从上至下分为7各档次，每档次1000份病案，即1000个号码为一档次。当号码发展到第8个1000时，黑线的位置又返回到第一档次。病案归档管理的方式病案归档管理方式包括集中归档系统和分散归档系统。

一号集中制将住院记录和门诊记录集中在一份病案内，一个编号，在一处归档。优点：可保证病案资料的完整性和连续性。缺点：门诊病案和住院病案较难区别。二号集中制将住院记录和门诊记录分别编号，但将记录放在一起，只归档一份病案。如病人不住院，则使用门诊病案号，如病人一旦住院，则永远使用住院病案号。优点：保持了病案的完整性，且能够区分门诊病案和住院病案。缺点：操作复杂，易发生号码混乱。二号分开制将门诊病案和住院病案分别编号，分别管理，各自存放，但仍在病案室的统一管理之内。优点：门诊病案和住院病案分别存放，便于管理和使用。缺点：一个病人有两个号，易出现差错，造成了病人医疗信息资料的分散。目前，对住院病案进行管理门诊病案发放就诊卡或者门诊小册采用号码归档的方法有顺序号归档系统、单一归档系统和系列单一归档系统等，但不包括集中归档系统

集中归档管理包括两号集中制、一号集中制和两号分开制等，但不包括尾号排列制。归档工作要求1、归档是一项重要工作，归档时要认真细致，思想集中，看准号码，不要抢时间。2、防止归档错误，如将号码看颠倒，字形看错，例字形1、7、9；3、5、8；0、6等，或将双份病案放入一个位置内。3、归档工作要坚持核对制，采取归档“留尾制”，即不要一次把病案全部插入，要留一小部分于架外，经核对无误后方可将病案全部推入架内。病案归档设备贮存病案的归档设备有开放式固定病案架和密集式移动病案架。开放式固定病案架为最常用的病案储存设备，有木制和钢制两种。开放式固定病案架两排之间的距离为75cm-80cm。密集式移动病案架将几排架子密集地排列在一起，利用轨道采用手摇控制或电子移动其中的架子。档案管理员只需输入需要查找的人名、编号或其实信息后确认，所需档案自动转送到操作出口供存取。该档案柜具有智能存取，数字查询、盘库报表和权限设置等功能。广泛应用于干部人事、财务综合等各种档案管理。还有自动检索病案设备公文柜存放病案设备病案供应工作的种类（一）门诊病案供应（二）急诊病案供应（三）预约病案供应（四）住院病案供应（五）科研、教学病案的供应（六）医疗保险病案的供应（七）为公检法取证的供应（八）病人复印病案资料的供应第四节病案的供应病案供应工作的任务负责门诊、急诊、住院和健康保健病案的供应负责医疗、教学、科研、复印等病案的供应负责供应病案的回收、整理、排序、归档负责整理、查找、粘贴各种回报单及病案单页负责病案示踪卡的填写登记、核对等管理工作负责宣传和解释有关供应病案的规章制度病案供应工作包括：查找、登记、运送、回收、整理、粘贴检查检验回报单和归档等每个工作环节都有明确的操作方法和要求病案供应工作的原则病案只有在医疗或教学使用时可以拿出病案科所有送出的病案都要有追踪措施，以表明病案的去向所有借出的病案都要按时回收并有严格的借阅制度凡是科研、复印等临时使用的病案一律在病案科内使用，以保证病案的安全第五节病案的控制一、病案控制系统为保证病案的有效使用及最大效率地发挥病案的作用，采取一系列控制病案的措施，这一系列的措施，即构成了病案的控制系统。原则凡是从已归档病案中取出的病案，必须要有追踪医院工作人员使用病案，必须保证病案完好地送回病案科病案的控制制度除为病人医疗使用外，病案不得从病案科取出凡是送到诊室和病房的病案必须进行示踪每天工作结束应将所有病案从诊室收回，出院病人的病案应在病人出院后24小时内从病房收回如有可能，科研及其他方面使用的病案应在病案科查阅病案的控制方式病案使用登记本填写失踪卡电脑自动示踪系统病案号的色标编码病案归档异卡二、病案的借阅病案工作人员对所有的病案归档操作及使用必须加以控制，不论什么原因，凡是从已归档病案中取出的病案，必须要有追踪。病案取走后，应在原处放一示踪卡或及时登录计算机的示踪系统。有关借阅、摘阅使用病案制度病案借阅的管理再次住院病人的病案调用；临床病例讨论会、病理讨论会、死亡讨论会、尸体病理检查等的调用；医院领导对医疗事故、差错检查、及其他有关问题的处理调用病案；科研调用病案、临床教学的调用；医疗单位以外的因公临时性调阅；提供者应注意对病人的隐私保密，必要的情况下，应经病人签字同意方可提供。摘阅被复印替代病案摘阅的管理科研需要及医师撰写论文病人需到外地医院就医的病情摘要医疗行政部门的检查调查社会方面的使用三、病案的复印病案的复印必须凭借一定的证明材料，并经过一定的部门批准，根据用途复印相关内容。可复印的内容包括：入院记录、病案首页、出院记录、医嘱单、化验单、各种检查报告单。不可复印内容包括：会诊单、手术记录、病程记录、护理记录等