采购计划和预算课件

第10讲：采购方案和预算10.1物料需求方案〔需求方案〕10.2采购业务方案〔采购方案〕10.3订货作业方案〔订单方案〕10.3.1MRP采购10.3.2JIT采购10.3.3MRP与JIT比较10.4采购预算管理〔预算方案〕方案是管理的首要职能，没有方案就没有管理！企业/组织的方案部门〔企划部〕与方案管理需求-方案-预算有何关联？采购方案有哪些？10.1物料需求方案供给方案流程：实际的供给方案工作过程开始于每年的销售预测、生产预测、总体经济预测中获得的信息。销售预测提供关于材料、产品和效劳的需求总测算量；生产预测提供关于所需材料、产品和效劳的具体信息；经济预测提供价格、工资和其他本钱的总趋势信息。然后将总的预测分解为特定的方案，包括销售方案、生产方案等。最后为每一个重要的需求制定有效的价格和供给方案。物料需求预测：推出新产品需要设备和相应材料；旧设备故障或报废，需要更新部件或新设备；生产需求新材料；现有采购材料不能满足要求，转寻其他供给商。物料需求识别物料需求识别是采购过程〔采购周期〕的起点，采购需求量确定是方案的第一步来源。采购方案从确定采购需求开始。任何采购都起源于企业中某部门确实切需求。需求部门负责请购的业务人员应该清楚的知道本部门的需求，包括需求什么，需求多少，何时需求，并根据需求编制采购请购单〔如以以下图所示〕。申请部门______________编号_____________预算额________________日期_____________品名物资编码计量单位数量规格、技术描述需求日期：对送货要求：请购人：审批人：说明：一式两份，原件送采购部门，申请者保留文件副本物料需求汇总来源方法说明表单1.销售计划表（销售部）2.生产计划表、生产订单（生产部）3.请购单4.库存数量单位用料基准（消耗定额）1.原材料单位用量基准2.包装材料单位用量基准3.保养材料单位用量基准4.消耗材料单位用量基准保养计划1.定期检修或大修的时间计划2.定期检修或大修的用料计划（项目、数量）实际用料的历史数据1.最近3-6月的实际用料2.最近1-2年的同季度实际用料3.最近用料的变化差异分析表物料需求方案〔需求方案〕物料需求方案是根据主生产方案，结合库存情况、采购周期、供给商最小供货批量及供货质量等因素制定的对物料的需求量。编制物料需求方案的主要步骤是：决定毛需求、决定净需求、对订单下达日期和订货数量进行方案。周1234567891011总需求（毛）1505070100015020010008020预期收到50现有库存（期初）1702020净需求50100015020010008020计划发出订货期末库存某制造企业通过MRP系统运行产生的物料净需求表10.2采购业务方案采购方案的类型：采购业务方案与采购订单方案按层次分类按时间分类按物资分类按供应分类采购战略计划采购业务计划采购作业计划长期计划（3-15年）中期计划（2-3年）短期计划年度计划季度计划月度计划每周计划生产用物料维修用物资MRO基建用物资技改用物资科研用物资企管用物资ORM采购认证计划采购订单计划影响采购方案的主要因素采购环境/不确定性外界环境的变化会对采购计划产生一定的影响，如棉花采购除了要按订单要求满足必要的需求外，还要根据棉花市场的价格波动情况选择恰定的时机、改变采购数量。需求预测/销售计划/生产计划采购计划根源于生产计划，生产计划根源于销售计划。销售计划大于实际销量，造成积压，销售计划小于实际销量，造成缺货。销售人员对市场需求预测不准，将会导致生产计划、采购计划的波动。用料清单BOM/材料消耗量物料指原材料、配套件、协作件、半成品、在制品和易耗品等于生产有关的物资的统称，产品BOM称为产品结构表，是定义产品结构的技术文件，也是物料的“配方”、“消耗定额”。物料采购计划依赖准确的最新的用料清单。现有库存数据（存量管制卡）物料需求量-现有库存量=采购量；现有库存量=在库量+已定未到订货量；实际中使用存量卡记载库存量。生产效率生产效率高低使预计物料需求量与实际物料耗用量产生误差，制定采购计划应与生产部门保持联系，考虑生产效率供应商供货能力及质量状况制定采购计划要考虑这些因素，调整采购计划或备选供应商价格预期市场价格波动也影响采购计划制定，预计价格下降，控制采购量，预期价格上涨，建立一定的物资储备。采购政策如果材料供应充足，采购政策可能是将存货减少到经济合理水平；如果材料供应不足，明智的采购策略将是确保足够的存货和合同，可以考虑期货采购的可能性。采购方案工作流程总经理采购总监采购部其他职能部门物资需求汇总提出采购需求检查历史数据①确定采购项目、数量、时间、方式等②编制采购计划草案综合平衡协助审批审核③编制采购计划④执行采购计划

有问题？审批审核调整方案监督计划实施进程相关资料存档（结束）否是采购业务方案〔采购方案〕采购业务方案，通常就简称为采购方案。就是为了维持正常的产销活动，对某一特定期间内〔年、季、月、周、日〕购入材料的品种、数量和时间的一种预选安排。采购方案管理三要素：产品、数量和时间产品：原材料、零部件等品种及其匹配关系数量：物料需求量=现有库存量+采购数量时间：交货期、订货时间〔订货提前期、订货周期〕年度采购业务方案：根据需求〔销售〕方案和生产运作方案来编制一年内采购方案安排。10.3订货作业方案〔订单方案〕订货作业方案或称为订单方案，是采购方案的具体实施方案。订单方案的编制包括订单准备、订货量计算、确定采购批量等环节。物料采购方案有两大目标或用途：或者在生产和运作中直接应用，或者为了保持库存以备以后使用。因此，采购供给系统或者属于生产方案和控制的局部功能，或者属于库存方案和控制的局部功能。采购方案与库存控制：每一种库存工程的需求与其他库存工程之间是独立关系〔独立需求〕时，库存控制是适宜的。决定最适当订货量的方法①经济批量法EOQ②固定批量法FOQ③固定期法〔FixedPeriodRequirement，FPR〕采购方案与生产控制：在生产方案中，所有用于生产产品所需要的材料和部件都由生产的产品需求决定〔相关需求〕，不需要应用需求预测的库存控制技术。MRP方式：MRP—MRPⅡ、DRP—ERPJIT方式：准时生产—准时采购—准时供给决定最适当订货量的方法④物料需求方案法〔MRP方式〕⑤准时制订货法〔JIT方式〕〔批对批订货〔Lotforlot，LFL〕订单作业方案的编制订单计划准备(1)了解市场需求：市场需求决定企业的销售计划，进而确定生产需求计划。(2)了解生产需求：编制物料需求计划的主要步骤：确定毛需求量、确定净需求量、对订单下达日期及订单数量等进行计划。(3)准备订单环境资料：供应商信息、每个供应商分摊的订单比例信息、从下单到交货的订单周期。(4)制定订单说明书：主要内容有：商品名称、需求数量、到货日期、市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。计算订货量月度计划订货量。一般考虑四大因素：物料需求计划；安全库存量；现有库存量，已在途库存量。订货量=物料需求量+安全库存量-现有库存量-已订在途量确定采购批量月需求计划要细化到周需求计划。要根据每次订货的数量或订货次数。可采取经济批量法、固定批量法、周期订货批量法、准时订货法等来确定订货批量。订单计划系统采取MRP订货计划体制或JIT订货计划体制有一定区别。10.3.1MRP采购MRP源于福特公司开创的大量生产方式，随着技术开展现已到了MRPⅡ甚至ERP时代。可以将MRP或MRPⅡ、ERP在采购中的应用称为MRP采购或ERP采购。假设在未来的一段时间内对于产品的需求量是相对稳定的,那么降低存货的关键就在于对这个需求(demand)的准确估计，从而决定适合的生产量,以及原材料、劳务和其他制造本钱的投入量，最终决定采购量。这就是MRP。因此MRP是在事先对需求进行估计和预测，制定方案的根底上进行的，是方案推动方式。MRP采购的实施信息系统支持：在ERP的平台的支持下,企业中数据的采集是非常完整和便利的,所以根据以前的经营状况做出对未来需求量和品种的估计,制定物料需求方案和产品结构方案记录并非难事。然后在预计的产量从投料开始层层的往下推(push),最后到生产出估计的需求量.这对于那种市场需求稳定竞争不剧烈的企业而言,MRP无疑是优化了企业的本钱控制和资源配置,使存货发挥了最大效率。即是在不影响企业正常的营运和潜力的条件下,接近或到达“最优存货〞。运作方案性：MRP的最大的好处就在于让企业有备而战,提高企业内部生产的效率。MRP采购是ERP的一个子系统，根据BOM计算出生产所需物料，按需求方案平衡利库后进行原材料和零部件采购，也有企业进行期货投资的物料采购。MRP采购允许企业拥有一定的库存，但采购的每一项物料都是按方案进行，采购的主要目的是满足企业资源方案〔ERP〕的需求。MRP订货方案流程销售方案粗能力方案〔设备〕主生产方案物料清单〔BOM〕〔消耗定额〕物料需求方案MRP〔月份〕库存状态文件〔存量控制卡〕物料采购方案和采购预算采购方案实施与控制采购和库存政策〔库存水平〕细能力方案〔设备〕MRP的输入MRP有三项根本的输入内容：1.主生产方案：根据时间周期所预测的需求量，该需求量详细说明了在某一特定周期内需要生产的产品数量。2.结构化的物料清单〔BOM〕利用工程或流程记录中的信息列出制造产品所需要的原料或部件用量基准〔消耗定额〕。3.有关库存、未实现订单以及提前期的信息文件。依靠这些信息才能计算出订货数量和订货时机。如库存信息，主要包括现有库存量、方案收到量、已分配量、订购量、平安库存量等６项。MRP可以同时生产订货数量与时间。但计算的根底是所有信息都必须准确，有关数量、提前期、物料清单、产品规格书的记录必须完全准确输入。MRP方案的具体运行可以实现一周或几周时间运行一次，而其持续运行时间跨度的长期性，通常是1年，意味着能实现更长期的供给方案。MRP的输出：处理过程产品项提前期项目周次1234567891011A0层2周总需要量1015预计到货现有数00000000-10-10-10-25净需要量1015计划订货1015B1层1周总需要量1015预计到货10现有数21212121212222-13净需要量13计划订货13C2层2周总需要量202630预计到货10现有数5515151515-5-5-31-61净需要量52630计划订货52630技能训练:MRP订货作业方案10.3.2JIT采购JIT采购源于丰田公司开创的精益生产方式。在采购中的应用称为JIT采购，又称为准时化采购。JIT采购是企业内部JIT系统的延伸，是实施JIT生产经营的必然要求和前提条件。准时化采购是一种直接面向需求的采购模式，他的采购送货是直接原料送到需求点上。它的根本思想：把适宜的数量、适宜质量的适宜品种规格的物品、在适宜的时间供给到适宜的地点，最好地满足用户需要。JIT采购的目标是通过最好地满足用户需要，最大限度地消除库存和浪费，从而降低企业的采购本钱和经营本钱，提高企业的竞争力。JIT采购的极限目标是原材料和外购件的零库存、零缺陷、不断改进。JIT采购的实施JIT用实际需求作为拉动生产的动力。收到订单后,销售部门向生产部门发出信号，生产部门再向原材料采购部门发出信号。于是生产线上的每一个部门都只生产下游部门所急需的产品与半成品,每一个生产活动都受到下游生产活动的拉动JIT的这种拉动模式一方面通过货物准时送达，可以消除不必要的存货,另一方面更是促使各部门之间的移动时间、检验时间大大缩短,从而缩短了制造周期,降低了企业的本钱。但是这也对送货质量提出了更高的要求。准时采购的实施策略：〔1〕单源供给，采用较少的供给商；〔2〕长期的合作关系，对供给商选择标准发生变化〔3〕保证采购质量，供给商进行全面质量管理〔4〕可靠的交货期，严格要求交货准时〔5〕小批量采购和交付〔6〕直达送货和包装要求标准化〔7〕强化信息交流，数据交换〔EDI〕与充分的信息共享JIT订货方案流程看板系统：有效地辅助JIT运作的控制系统，该系统是一个复杂的资源方案和生产进度的统一系统。看板与物料需求方案系统十分相似，主要区别在于看板系统发挥功能要求每月每天理顺产品组合。汇总方案主生产方案必须理顺：1.以月计的产品组合2.以天计的产品组合流程安排看板系统下订单/看板指令供给商采购商生产方案生产订货案例：JIT订货方案模型按照JIT思想构建了准时采购方案模型，提出了准时采购方案方法。设某采购中心要在n个联盟合作企业中采购产品并转销给客户。采购中心在方案期[1，T]内收到客户订购某产品的l份订单，其中第k号订单的交货期为dk，需求量为qk，k=1，2，⋯l。根据联盟合作协议，企业i供给产品的价格为pi，方案期内t时的供给能力为si(t)，i=1，2，⋯n，t=1，2，⋯T。设采购中心在方案期[1，10]内要向3家供给企业采购产品。这3家企业的产品价格依次分别为39，38，39.5，提前/拖期惩罚系数分别为0.12和0.23，各供给能力参见表1，订单汇总见表2。从表1和表2可以看到，由于订单集中在5，6，7时段交货，采购中心在这些时段出现了供给能力短缺。因此，我们有必要按照本文提出的准时采购方案方法，在能力平衡的前提下，制定出一个准时采购方案，如表4所示。比较表3和表4可以看到，客户订单被尽可能按其要求的交货期准时交货，从而极小化了提前/拖期惩罚费用总额。zi(t)为企业i在t时完成的产品需求总量，ri(t)为决策变量，即采购中心在t时段对企业i的方案采购量。xi(t)和yi(t)分别为采购中心在t时段向企业i采购产品的超采购量和欠采购量。10.3.3MRP和JIT采购比较MRP采购与JIT采购的联系MRP的完整的生产方案是理想的规划和控制工具。MRP更多的代表一种内部的企业资源的控制,因为是基于事先的预计量生产,它可以使整个企业的资源的效率在很大程度上的得到提高。JIT的最大的特点就是外部拉动内部,它往往更直观,如及时的满足了客户而直接产生销售上的增加,利润的提高等效果。它在增加客户满意度，降低存货本钱和质量本钱控制方面更有效。两者目标一致，都是以优化制造企业管理为宗旨。MRP采购通过缩短产品的生产周期来保证交货期，在减少在制品和成品的积压和库存、加速流动资金周转的同时，最大限度地降低本钱；JIT采购是通过不断减少浪费、缩短提前期，使企业不断降低本钱。MRP采购与JIT采购的区别1〕适用于不同的加工环境：JIT适合高度重复性的产品加工系统；MRP那么灵活一些，大批量、多品种小批量、单件产品都适用；MRP基于计算机技术，由计算机系统完成，JIT基于企业管理思想，可以由人工操控。2〕管理范围不同：MRPⅡ集成了生产运作管理的许多功能，既是一个生产控制系统，也是一个经营方案系统。JIT的功能相对简单一些。3〕管理思想的差异：JIT起源于日本，MRP产生于美国，表达了两种不同的管理思想和文化，对库存、批量、质量、提前期的处理方式不同。4〕JIT强调发挥工人的积极性和小组协作，不断降低在制品库存、缩短生产周期；MRP强调方案和协调，按方案完成作业，不鼓励提前完工。MRP采购与JIT采购的系统集成MRP采购和JIT采购的系统化集成：这两种采购管理方法进行互补的一条途径。在MRP采购与JIT采购的系统集成中，可将MRP采购作为企业的方案系统，使用JIT采购作为采购方案的执行系统——过程控制系统。ERP采购方案子系统，具有其标准输入模块，诸如需求预测、库存状态、物料清单等，该子系统产生物料需求方案；JIT方式的执行系统，它控制着供给方何时交货、何时生产产品、何时进行产品的分销。从物资采购上讲，MRP重在方案，JIT那么更适合采购管理。ERP采购与JIT采购结合起来的新管理思想，旨在通过合理统筹，全员参与，提高采购效率，到达顾客满意。10.4采购预算管理〔预算方案〕

PurchasingBudgetManagement1、采购预算的功能2、采购预算的种类3、采购预算的编制1、采购预算的功能预算就是用金额来表示的方案。〔1〕杰罗尔德·L·齐默尔曼〔Jerold·L·Zimmerman〕认为：预算体系是公司会计系统的一局部，也是公司方案的一个组成局部，预算是对某一组织在未来一段时间内有关经营活动的正式管理性定量标准，预算要对所有可能发生的交易进行总体的预测。〔2〕汤谷良认为：“预算是一种与企业开展战略相配合的战略保障体系，是与整个公司业务流、资金流、信息流以及人力资源流的要求相一致的经营指标体系；预算是与日常经营管理过程相渗透的行为标准与标准体系；预算是与期终总结相关的业绩评价与奖惩体系“。预算是采购方案实施需要做的最初工作之一：合理分配资源〔1〕组织建立和人员配备〔人〕〔2〕资金预算或资金方案〔财〕〔3〕物质资源配置和方案〔物〕采购预算的功能1、方案保障功能：协调组织的经营资源，合理安排有限资金，保证战略和方案的执行，确保组织的开展方向。用来分配企业的财务、实物及人力等资源，以实现企业既定的战略目标。2、财务控制功能：通过审批和拨款过程以及差异分析控制支出；将目前的收支与预算的收支相比较，对企业的财务状况进行监控。通过预算来监控战略目标的实施进度，有助于控制开支，并预测企业的现金流量与利润。3、绩效评估功能：通过预算执行情况，合理评价企业的绩效。方案保障财务控制绩效评估管理工具2、采购预算的种类1)长期预算和短期预算：长期预算是时间超过一年，固定资产投资或规划性质的资本支出预算；企业战略方案执行和长期目标影响。短期预算：年度预算，对业务方案的执行预算2)全面预算和分类预算：全面预算也称总预算。总预算根据其内容分为财务预算、决策预算和业务预算。3)生产物料的采购预算：原材料预算、MRO工程预算、固定资产支出预算、采购费用预算生产采购预算项目（设备更新、基建费应另编预算）原材料物料采购的资金维护、修理和供应这些物料的成本资金预算资金需求计划采购运作预算全部采购费3、采购预算的编制预算管理包括编制预算、执行预算和考核评价等环节。编制预算的依据：方案期所需材料的方案需求量预计本期库存量方案期期末库存量材料方案价格编制预算的步骤：1、审查企业以及部门的战略目标2、制定明确的工作方案3、确定采购所需的资源4、提出准确的预算数据5、各部门、各单元预算汇总〔汇总编制总预算〕6、提交预算。预算编制的方法固定预算法适用于稳定的采购项目弹性预算法采购数量随业务量、市场价格变化的项目定期预算法服务性、经常性采购项目滚动预算法规模大、时间长的工程类、大型设备采购项目增量预算法需要增加采购费的项目零基预算法适用于各类新项目预算编制的流程企业长期方案整体收入预算企业年度方案销售方案销售收入预算其他收入预算生产方案整体本钱和费用预算采购方案采购预算推销费用预算管理费用预算生产本钱与费用预算直接人工费用预算制造费用预算年度企业效益预算采购预算管理流程总经理财务部采购部其他相关部门提供销售计划、生产计划提供相关信息接收各种资料物资需求计划收集相关信息选择预算方法确定预算数编制采购预算草案协商试算平衡审批审核编制正式预算预算执行相关资料归档（结束）采购预算的实际确定采购预算一般以销售预算为根底予以制定。如某零售商店某月的销售额到达200美元，假定商店的平均利润率为15％，那么商店的采购目标就是：200×(1-0.15)＝170〔美元〕按同样的道理，也可以推算出商品的年采购目标。当然，以上这个公式仅仅是销售本钱计算公式，它并没有估计到库存量的实际变化。采购预算还要加上或减去希望库存增加或削减的因素，其计算公式应为：采购预算＝销售本钱预算十期末库存方案额-期初库存额。实例：某商店一年的销售目标为2000万美元，平均利润率是15％，期末库存方案额为200万美元，期初库存为180万美元，求其全年的采购预算。2000×(1-0.15)十200-180＝1720〔万美元〕即一年的采购预算为1720万美元。再将其按月分配到各个月，就是每月的采购预算。采购预算在执行过程中，有时会出现情况的变化，所以有必要进行适当的修订。如商店实行减价或折价后，就需要增加销售额的局部；商店库存临时新增加促销商品，就需要从预算中减少新增商品的金额。本讲思考题1、编制采购业务方案的目的是什么？依据有哪些？2、简述编制采购业务方案的根本程序？3、实施JIT采购的主要策略有哪些？4、什么是采购预算？为什么要编制采购预算？5、采购预算包括哪几种类型？不同采购品的预算编制的要点有哪些？采购认证方案和采购订单方案采购方案准备认证方案计算认证容量准备订单方案认证完毕制定订单方案采购认证方案采购订单方案评估认证需求制定认证方案评估订单需求计算订单容量采购方案制定认证环节1.准备认证计划开发采购批量需求-接受余量需求-准备认证环境资料-编制认证计划说明书2.评估认证需求分析开发批量需求-分析余量需求-确认认证需求3.计算认证容量分析项目认证资料-计算总体认证容量-计算承接认证容量-确定剩余认证容量4.制定认证计划对比需求与容量-综合平衡-确定余量认证计划-制定认证计划订单环节1.准备订单计划预测市场需求-掌握企业生产计划-准备订单环境资料-编制订单计划说明书2.评估订单需求分析生产需求-分析市场需求-确定订单需求3.计算订单容量分析采购项目供应资料-计算总体订单容量-计算承接点单容量-确定剩余订单容量4.制定订单计划对比采购数量与供应容量-综合平衡-确定余量订单计划-制定订单计划采购认证方案采购认证方案的步骤是准备认证方案、评估认证需求、计算认证容量、制定认证方案。1、准备认证方案(1)接受开发批量需求：开发批量需求有两种：一种是现有的采购环境中可以选择的物品供给。一种是现有采购环境无法提供的新产品，需要寻找新的物品供给商，或者需要与供给商共同开发的新产品。(2)接受余量需求：一是由于需求的快速增长，采购环境的供给量不能支持物品采购的需求;二是该种物品的采购需求持续下降，采购处于萎缩状态，导致非常性的供给不适应需求。例题：1.认证方案的余量需求是(

)，因此造成采购环境扩大。A.原有采购环境容量缺乏以支持采购需求；B.剩余采购容量暂时没有对应需求；C.过去收收缩的采购环境不能满足新的采购要求；D.A和C(3)准备认证环境资料：采购环境包括认证环境和订单环境。(4)制定方案说明书：包括物品工程名细、需求数量、认证周期，还应附开发批量需求方案、余量需求方案、认证环境等资料。2、评估认证需求(1)分析开发批量需求。开发批量需求形式：按需求环境分，有研发物品开发认证需求和生产批量物品的认证需求;按采购环境分，有环境内和环境外物品需求;按供给商状况分，有直接供给物品的需要和需要定制物品需求等。(2)分析余量需求：对于市场需求造成的余量需求可以通过市场及生产需求方案得到各种物品的需求和需求时间;对于因供给商减少造成的余量需求，可以通过分析现采购环境的总体订单容量与原订单容量的差异确定。两种余量相加形成总的需求余量。(3)确认认证需求：根据开发批量需求及余量需求的分析结果确认需求。3、计算认证容量(1)分析工程认证资料：要求技术人员具备财务、市场、技术等综合分析能力。(2)计算总体认证容量：供给商认证容量与订单容量是不同的。因此，计算采购环境的总体认证容量是把采购环境中所有供给商的认证容量加总，并对某些供给商的认证容量加以适当的折扣。(3)计算承接认证量：供给商接受认证量等于当前供给商正在履行的认证合同量。由于周期不同，一般是计算某一段时间的承接认证量。(4)确定剩余容量：某一物品的所有供给商的剩余容量的总和，即物品剩余认证容量是物品供给总体容量与承接认证容量的差额。4、制定认证方案(1)比照认证需求与认证容量：如果认证需求小于认证容量，可直接按认证需求制定认证方案;如果供给商容量远不能满足认证需求量，对于剩余的认证需求要制定采购环境之外的认证方案。(2)综合平衡：综合考虑市场、生产、认证容量、物品生产周期等要素，判断认证需求的可行性，通过调节认证方案尽可能地满足认证需求。