OA系统运行管理制度

第4页共8页OA系统运行管理制度第一章总则目的：加强OA系统运行管理，保证系统有序、安全运行；理清流程、分清责任、明确权限及办理时限，提高工作效率、减少推诿扯皮；建立信息集成平台，增强领导监控能力；强力推行无纸化办公，实现OA系统价值的最大化。适用范围：本制度适用于XX公司（以下简称股份公司），下属公司及控股公司参照执行。职责：股份公司X部负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作；负责OA系统规章制度制定，以及对制度执行情况进行检查、考核；负责股份公司OA流程设计、修改；公司领导（各部门部长、分管副总、股份公司总经理，下属公司总经理）支持OA系统建设，在分管单位强力推行无纸化办公、减少纸质文稿审批。按时限及表单要求审批各项业务流程；对分管单位发起的业务流程把关，严禁不合理、不合规的流程进入下道工序。对分管的业务流程实施检查、考核，确保每项流程按时完成，杜绝超期办理。OA系统管理员维护OA系统运行，不破坏系统安全，不私自串改、删除他人账户信息。及时处理OA系统运行过程中的各种问题，必要时组织操作培训。对固定业务流程检查，对超期办理、违规签批的行为通报、考核，每周一次。其他使用人员流程发起人：按时限要求提交各项业务流程，并对办理业务流程的后续节点进行跟踪、催办。按时处理待办事项，尽量保证待办流程数量为0。系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照岗位职责、工作权限、时限要求，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。线上审批要以线下沟通为基础，各部门在发起业务流程前应事先充分沟通。控股公司及其下属子公司负责制定本单位OA系统相应的管理办法，并向股份公司报备，管理办法不能与本制度相冲突。运行基础用户开户与注销开通：按工作需要，需开通OA账户的需经部门部长同意后由系统管理员开通。注销：人员离职后一周内，行政人事部人事管理科通知系统管理员完成离职人员账户注销。账户安全系统使用人员的账号初始密码为123456，使用人员登陆后必须修改密码，并避免他人使用。禁止使用“ABCDEF”或“AAAAAA”形式的密码。若密码丢失，由本人提出申请，部门负责人或上级领导同意后，系统管理员恢复初始密码。使用规范登陆地址：公司内网地址：http://XXXX，外网地址：XXXX，手机端普通连接：http:/XXX在线要求：为保证各项业务办理及响应时间，以下为强制要求。有办公电脑、或有共用的办公电脑的用户每天至少登陆OA系统2次（上午1次，下午1次），休息时间不作要求；配备手机OA的用户，在休息时间也要登陆OA处理待办事项，要求每天至少登陆2次；其他因办公条件限制，不能保证每天登陆OA系统的用户，至少要每周登陆1次OA，对待办流程进行处理。OA系统使用实行实名制，任何人不得在OA系统上发布与公司工作无关的内容，言论应遵守公司各项规章制度。公司培训计划审批每月26号3工作日培训记录表填报培训实施情况培训后三日内2工作日辞职审批表辞职申请表的审批——2工作日离职人员周报表申报部门离职信息——1工作日面试审批表人员入职审批——2.5工作日试用期转正审批表新员工试用期满转正——4工作日干部转正审批表干部试用期满转正——5.5工作日加班审批单申报加班加班2小时前5.5工作日工伤申请审批表申请工伤认定或工伤鉴定——5.5天绩效考核数据提交表填报绩效考核数据每月8号1工作日供应类临时采购申请单申报临时采购计划——3.5工作日月度采购计划申报申报月度采购计划每月23号1工作日委外维修加工申请部门申请委外维修——5工作日简易合同流程采购金额不超过1万元的合同评审——2工作日合同归档——7工作日合同评审单采购金额高于1万元的合同评审——4.5工作日合同归档——15工作日企划管理报告需向公司报告、申请、请示、汇报工作时，无固定模板、无固定流程的事务皆可用报告流程——5工作日整改通知书向其他部门下达整改要求——7工作日制度检查报告制度检查后提交检查报告——1工作日制度发布会签单制度会签——5工作日检查通报下达检查通报——2工作日重点工作计划重点工作计划申报表每月23号1工作日重点工作计划审批表每月26号3工作日工作总结提交重点工作总结每月8号2工作日自查报告部门工作自查每周六1工作日工作联络单向其他部门联络事务，告知、申述——3工作日会议纪要会议纪要审批会后1天内1工作日整改通知单下达整改通知——7工作日经营计划资金支付计划申报月度资金支付计划每月23号1工作日生产计划申报生产计划每月23号1工作日销售计划申报销售计划每月23号1工作日大宗物资采购计划申报采购计划每月23号1工作日生产经营计划生产经营计划报批每月26号3工作日安全管理动火证易燃或安全隐患部位动火动火前1天3.5工作日事故报告事故发生后的分析、调查、处理事故发生3天内2.5工作日生产产质量日报表填报每天产质量每天1工作日工艺指标变更通知单一级工艺指标变更申请变更前1天内1工作日质量管理类材料报检单材料报检——1工作日材料验收评审单材料验收结果评审验收完3天内4工作日工程项目验收申请申请工程项目验收——1工作日工程项目验收报告工程项目验收结果评审验收完3天内7工作日原料进厂验收单原燃材料验收结果评审验收完3天内3工作日其他超期玻璃库存表报送超期玻璃明细月中、月底2工作日档案借阅申请单借阅档案——2工作日用印审批单申请用印——4工作日物资报废鉴定表报废物资鉴申请定、入库、处理——7工作日注：各表单模板的具体流程以OA系统中表单模板的备注说明为准。人员变更调整后，由系统管理员对督办者进行调整八、单位文档管理文件归档所有使用固定模板发起的业务流程，业务文档及流程痕迹自动归档在单位文档对应的子文件夹中。所有公文收文、签报、发文文档自动归档在公文文档中。所有公司制度由“文档管理员”手动归集在单位文档对应的子文件夹中。文档消息订阅：所有采用固定模板发起的业务流程在单位文档中自动归档，同时自动生成订阅消息，知会消息订阅人。文件共享：单位文档按岗位职责对指定的人员开放共享权限，拥有共享权限的人员可监控对应流程从发起到结束的全部动态。第三章公共信息管理九、公告分类及发布管理公告分类及发布权限行政管理公告，发布权限：制度检查公告，发布权限财务公告，发布权限：检查通报栏，发布权限：生产公告，发布权限：安全专栏，发布权限：安全专员公告发布要求：公告发布人对所发布的内容负直接责任，部门领导负管理责任。公告需报经分管领导审批后方可发布。第四章应急处理十、系统故障应急处理，系统故障导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知行政人事部，行政人事部尽快组织有关单位查明原因，排除故障；系统管理员确认系统故障无法在24小时内恢复正常的，相关业务流程以纸质文稿审批；所有表单文件对应纸质文件由行政人事部负责收集、保留。第五章考核管理十一、考核超时办理，每次扣款20元；出现违规签批，每次扣款20元；未按时限要求发起流程，每次扣款20元；主管领导、分管领导对业务流程把关不严，让不合理、不合规的流程进入下道工序的，每次扣款20元；在线时长或次数未达要求，一周内超过1次的每，每次扣款20元；OA系统中已有固定的流程模板，在工作中却不使用的，每次扣款20元；危害系统安全，侦测、盗用他人账号和密码等信息，刺探服务器配