文档管理系统介绍(英文版)

广州润普文档管理方案FileManagementSolution公司简介CompanyIntroduction石家庄广州GuangZhouheadquarter

上海重庆贵州北京2002年成立于上海，2010年迁至广州，多地有办事处。100+

技术人员占武汉福州60%荣誉资质国家认定双软企业10+年经验积累10+个领域产品50+行业实际应用1000+客户成功实施60000+在线用户主持SoftwareCertificates公司产品BusinessScope自主研发Softwarecopyright专注专业Professionalexperience行业领先FieldLeader档案管理Archivesmanagement

文档管理Filemanagement知识管理knowledgemanagement敏感信息防泄密informationsecurity合同管理ContractmanagementISO文控客户案例KeyClients综合集团政府房地产军工部队国税、地税航天物流媒体出版社医药器械能源金融投资ISO文控客户案例KeyClients电子互联网/通信广告策划IT软件制造业教育学校营销贸易工程研究院文件管理常见问题FileMgt.CommonProblems文件分散,无法集中管理files

arestoredseparately;Lackofcentralizedmanagement格式不规范,编号重复等Nouniformstandards;duplicatefileNum.etc.查找不便，耗时耗力Inconvenientfilesearch版本管理混乱，新旧版本混淆Messyfileversions审批过程繁琐，效率低下LowefficiencyDoc.approval纸质文档，浪费资源，难以保存Paperfilessaverisk&wasteresource存在文件丢失，损坏，信息泄密风险

Doc.lost&damage&Info.leaked解决方案Solution知识文档knowledge日常文件DailyRegularfiles档案

Archives受控文件Controlledfiles解决方案Solution日常文档管理DailyRegularfilesMgt.文档收集FileCollect文档组织FileOrganization文档展现FileView文档获取FileObtain文档协作FileCollaboration文档统计FileStatistics功能详解·文件收集文档管理系统DMS

手机平板邮箱OA等其他系统Windows文件夹传真机扫描仪FTP/WebDAVIMAPIMAPWebDAVWebDAVwebdavhttpwebdav电脑Fuctions·fileCollection

文档收集-网页上传单个，多个文件网页上传文件夹批量上传Uploadfiles

Uploadmultiplefilesbybrowser

Uploadlargesizefileorfoldersbyassistanttool功能详解·文档组织

文档

组织

文档分类classification

文档标签FileTag文档编号Filenumber文档属性Fileattribute文档附件Attachments文档引用Associatedfile快捷方式Shortcut文档状态StatusFileOrganization文档组织·文档分类Fileclassification文档组织·文档属性Fileattributes标签按多个分类维度，标识文件标签

按照标签可检索文件FileTag

varioustagsselectfilesbytags文档管理-1.7自动编号根据编号规则，上传的自动生成编号。可以定义至任意文件夹。Fileauto-generatedserialNo.Generatserialnumberduiringuploadingbyruleautomatically

Setdifferentnumberingruleforeachfolder文档组织·文档关系文档关系包括参考的文档、附件、引用和被引用。

可快速查看引用或被引用的文档或流程。AssociatedFilesAddattachment&associaterelativefilesShortcuttoviewrelativefiles文档组织·快捷方式通过文档快捷方式和文档收藏功能，实现文档引用，便于更新和查询搜索。部门文档共享技术部维护的技术文档和方案提供给销售部的同事使用FileShortcut

only1scriptinsyetem;Avoidduplicatestorage

Interdepartmentalfilesharing

ensureshortcutfileisupdated&correct文档管理-1.8文件排序Filesort

SortbyfileIDnumber文档组织·文档状态文档分成多种状态：包括草稿、待审、发布、存档等。FileStatusFilestatus：Draft,approving,published,archived文档管理-1.5文件导出可根据实际情况选择档案属性，按需导出档案清单，用于案卷目录等。Export/Importfilelist

SelectthefileattributestoexportthefilelistBatchupdatefileattributes文档获取ObtainFiles快速精确获取文档Quickobtainfiles文档检索Search文档关注Subscription文档收藏Filefavorites文档分享Share文档检索·及时搜索

输入关键词可以自动推送可能需要找找的文件Recommendsearch

Recommendnewlyorhotfiles文档检索·全文检索可根据文件正文内容信息精确搜索到相关文档：搜索“易度”支持全文检索的类型：.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.txt,.htm,.html,.xml,.rstKeywordSearch

keywordisincludedintittle/content/tag/attributes

support.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.txt,.htm,.html,.xml,.rstkeywordsearch组合检索可根据文档的标题、正文内容、文档标签、创建人、创建时间、修改时间、文档编号、关键字、格式、状态等进行组合搜索。Conditionssearch

searchfileaccordingtoconditionssuchastitle/tag/content/time/size/creator/storagelocationetc.文档分享·文档内部分享可关注文档，或者将文档分享给其他用户（系统内分享）分享文档时，可同时赋予文档权限。

可直接分享，也可以复制内链发送给接收对象FilesinternalsharingSharefiletointernalpersonorgroupSetfileviewpesission文档分享·文档外部分享外发链接可设置查看密码有效期权限：查看、打印、下载

可增加文件外发审批流程FilesexternalsharingSharefilestoexternalstaffSetpermission/deadtime/passwordShareafterapproval文档关注·定向关注文档用户可主动关注多个文档。关注的文档修改、评注留言之后，系统会自动推送消息通知给您。File/Folder

subscriptionFile/folderupdatenotice文档收藏·常用文档快速入口用户可收藏文档。

收藏的文档可进行个人知识管理。FavoriteAddfilesorfolderstofavoriteShortcuttoviewfilesCustomizetagsforfavorites文档展现FileonlineviewPDFOfficefilesPictureAudioandvideoCADzip3DdrawingsOnlineview

supportsmorethan100formatfilesonlineview100formats。多种视图页面DisplayinmultipleviewUseranselectfiledisplaymode,suchasbycontent/summary/category/recentupdate/etc.MultipleviewdisplayMultipleviewdisplayMultipleviewdisplayMultiple

viewdisplay自定义显示字段CustomizemetadatedisplayDocumentrelatedworkcooperation评注留言comment消息通知Notice在线创建onliecreate在线修改onlieedit部门协同Interdepartment项目协同Projectteam工作组协同Workgroup版本管理Multi-version版本比较Contentcomparison文档协作文档流程Doc.approving文档协作·在线创建无需安装程序，可在系统中直接创建office、html、txt等文档,可使用文档模板。OnlinecreateDoc.Creatoffice、html、txtonlineDoc.template文档协作·在线修改只需要安装易度的外部编辑器插件就可以在线修改文档文档修改时自动加锁，防止多人同时修改的情况保存后，文档会自动上传至服务器中，并覆盖原文档或创建新版本文档锁定功能Onlineedit

EditDoc.

byassistanttoolAutomaticallyuploadedtosystemandcreateanewversion文档协作·版本管理系统自动保存文档的历史版本，可直接查看和提供下载。

可直接上传新版本。历史版本可回滚、可删除。文档协作·版本比较系统支持随意两个版本的版本比较，用显著的颜色标识出差异。Multi-versionManagement

Savehistoricalversionsautomatically

ContentcomparisonUploadnewversion/View/Delete/Restore/etcallversionscomments

Addfilecomments

Addattachment

Sentupdatednoticeautomatically文档协作·消息通知系统内置消息系统，支持消息推送，即时提醒显示。分成：发送给我的、流程处理、订阅、评注、其他几个消息分类Notice

SentsystemnoticeautomaticallyNotifybysystemmessage/e-mail/mobilephone文档协作·文档流程系统内置多个常用流程，

包括文档审批、文档借阅、文档外发、文档提醒等文档协作·自定义流程自带常用的审批、外发、借阅等流程按需自定义流程可定义审批步骤可定义审批人可定义审批范围可定义审批权限可定义并审、串审Defineapprovalprocess文档协作·文件审批

流程自动提醒，催办，可打回或修改继续运行，查询审批状态，委托审批人。Doc.approval文档协作·工作协同提供协同空间，可通过部门、项目、工作组进行协同工作。Projectcollaboration

Projectmanagement/CollectprojectDoc.文档协作·个人工作处理

个人工作台，工作可委托，自定义显示项目，排序和通知方式文档协作·个人工作处理

Personalworkdesk,workcommission,customdisplayitems/sorting/notificationmethods文档统计Doc.statistics新增文档统计Newlycreated日志统计Systemoperation登录统计Loginrecord贡献统计storagecapacity数量统计Numberoffiles文档统计·报表中心系统自带报表中心，可对文档数量、贡献、最近更新、日志、

登录等进行统计移动端平台提供移动版本的常用使用界面，可在微信或其他移动中嵌入使用。可查看文档、视频，上传文件等，同时也提供表单、计划、图片浏览个人工作台文件查看移动端平台提供移动版本的常用使用界面，可在微信或其他移动中嵌入使用工作计划上传文件视频播放文档安全管理Doc.securitymanagement全面防护安全无忧文档存储备份恢复backuprecovery权限控制安全策略permissioncontrol传输加密动态密码Confidentialtransmission动态水印下载加水印dynamicwatermarkIP限制限时登出Logoutcontrol集成其他加密软件Integratesecuritysystem文档安全管理·可靠存储系统采用简单存储、集中存储的方式直接把文档存储至服务器硬盘中。

不依赖系统和第三方软件，安全可靠。得到众多军方部队的认可。文档存储海量存储，无限扩容自动备份RAID容错磁盘阵列集中存储，分区管理简单存储直接采用文件系统存放文件储存越复杂，风险越高数据不会被软件锁定文档安全管理·备份恢复

系统采用每日自动增量备份和每周归档备份的形式进行备份。

同时支持手动备份和30天内的系统恢复。文档安全管理·权限控制

系统采用6角色7级别的权限控制体系，包括文件夹和单个文档的权限控制。

角色授权、权限自动继承、群组授权、个人授权、组合授权等。严格控制每一个文档的访问、查看标题、展现、打印、下载、修改、删除等。Filepermissioncontrol

Controlsthepermissionsoffoldersandfiles

Filesandfolderscanautomaticallyinheritparentfolderpermissions

Strictcontrolofeachfileaccess,viewthetitle,viewcontent,print,downloadect

modify,deleteandsoon.按组织架构，人员，群组授权细粒权限分配文档安全管理·安全策略更加灵活的设置系统安全策略，可实现公司外访问时禁止下载文档，技术资料仅仅在技术部门的网段内可以访问。限制单个或多个IP的操作权限。Securitystrategy

LimittheoperationpermissonbyIPrange&userDifferentuserhasdifferentpermissioninthesam