公司档案管理规定范本

第页共页公司档案管理规定范本第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，加强档案保管和利用，保护公司利益和员工权益，制定本规定。第二条公司档案管理工作必须依法、及时、准确、完整地组织实施，保障档案安全和档案信息的安全。所有涉及公司运营和员工利益的档案必须按规定管理，禁止私自销毁、私自外借档案。第三条公司档案管理包括档案的建立、保管、整理、检索、利用、销毁等各项工作。各部门和岗位应当按职责分工，协同配合，共同完成档案管理工作。第二章档案的建立和归档第四条公司档案按照归档责任人负责制原则，由各部门和岗位负责建档归档工作。同时，设立档案管理部门，负责全公司档案的综合管理和监督。第五条各部门和岗位应当根据工作需要，建立和及时归档相关档案。档案建立时应当填写有关信息，包括档案题名、文件编号、归档责任人等。第六条档案的归档负责人应当按照规定的分类和归属原则，对档案进行分类归档和整理。同时，建立档案目录和检索工具，便于查找和利用。第七条档案的归档负责人应当定期对归档文件进行鉴定评审和整理。档案鉴定评审应当清楚标明文件的保存期限和处理方式。第八条公司档案应当按照档案法规定的保存期限进行保管。保管期满的档案应当按照规定的程序进行销毁或移交。第三章档案的保管和安全第九条档案的保管应当确保档案安全，防止遗失、损毁或泄露。档案保管地点应当避免潮湿、漏雨、日晒和火灾等因素。第十条档案保管人员应当具备相应的人员素质和岗位技能，按照规定的程序和流程进行档案保管工作。第十一条档案应当进行编号和标识，确保档案的唯一性和辨识度。保管人员应当定期进行档案清点和检查，确保档案完整。第十二条档案的借阅应当按照规定的程序进行，并记录借阅情况。借阅人应当提供真实有效的借阅理由，承诺保密并按时归还档案。第十三条档案的电子化管理应当符合国家有关要求，采取合理的防护措施，防止档案信息的泄露和篡改。第四章档案的利用和查询第十四条公司档案应当按照规定程序进行利用，严禁私自拷贝、外传档案和私自利用档案信息。第十五条公司档案对于公司运营和员工利益有重要的参考和支持作用。各部门和岗位应当根据需要，合理有效地利用档案，提高工作效率和质量。第十六条员工查询档案应当符合公司规定的程序和条件。查询人员应当提供真实有效的查询理由，并承担相应的责任。第十七条公司档案查询应当及时、准确提供信息，并做好查询记录。涉及公司机密信息的档案查询，应当进行特殊审批和控制。第五章档案的销毁和移交第十八条档案保管期满的，应当按照规定程序进行销毁或移交。档案销毁应当由档案管理部门负责组织实施。第十九条档案销毁应当严格按照规定的销毁程序和方法进行，确保档案信息无法恢复。同时，应当建立销毁记录和检查制度。第二十条档案移交应当按照规定的程序和要求进行，确保档案的完整性和保密性。接收部门应当做好档案的接收、整理和登记工作。第二十一条涉及法律诉讼和纠纷的档案，应当按照法律法规的规定进行保留，并做好档案保全和保密工作。第六章违纪处理和责任追究第二十二条对于违反本规定的行为，将依据公司相应的制度和规定进行处理和追究相关责任。第二十三条档案管理人员和档案使用人员应当履行档案管理职责，保守档案秘密，不得泄露档案信息。第二十四条档案管理人员和档案使用人员违反档案管理规定造成损失的，应当承担相应的法律和经济责任。