项目管理手册之采购管理

PAGEPAGE26工程管理手册采购管理目录一、概述二、工程采购管理的内容与目标三、工程采购管理流程四、工程采购管理组织与职责分工五、工程采购的招标管理六、工程采购的合同管理七、工程采购的信息管理八、工程采购的监督管理九、工程采购管理的文件、表单一、概述1.1工程采购管理的定义1.1.1采购采—选择；购—取得。采购是指采购单位根据需求提出采购方案，确定供应商，经过商务谈判确定价格、交货期及相关条件，签订合同并按要求收货付款的过程。1.1.2工程采购其含义不同于一般概念上的商品购置，它特指工程组织以不同方式从系统外部获得货物、工程和效劳的整个采办过程。1、货物采购指购置工程所需的投入物〔如机械、设备、材料等〕及与之相关的效劳。2、工程采购是通过招标或其它商定的方式选择工程承包单位及其相关效劳〔含勘察、设计和施工〕。3、咨询效劳采购主要指聘请咨询公司或咨询专家。工程采购的形式如以下列图：材料设备材料设备工程施工有形采购工程采购咨询效劳工程管理工程设计无形采购1.1.3工程采购管理工程采购管理是指工程组织在整个工程过程中，为了实现工程目标而从外部获取工程所需各种资源的管理过程。本工程采购管理是特指龙岩烟草工业有限公司〔简称龙烟公司〕精品“七匹狼〞卷烟专用生产线技术改造工程〔简称七匹狼技改工程〕甲方〔业主、总承包方〕——龙岩烟草工业有限公司技改办的本工程管理团队为了实现本工程目标而从外部获取工程所需各种资源对本工程采购活动的全过程管理。1.2工程采购管理的意义任何工程的执行都离不开工程的采购活动。采购工作是工程执行中的关键环节和主要内容。采购工作能否好、快、省地进行，直接影响着工程的质量、进度和本钱、效益。科学、有效的工程采购管理可以实现：为龙烟公司七匹狼技改工程提供一个适时的，连续不断的原材料、产品和效劳供应；维持采购单位所必须的质量标准；用最低〔合理〕价格为龙烟公司购置所需产品和效劳；为龙烟公司寻找或培养可靠的供应商、合作伙伴；以最低的管理本钱到达采购目的；为采购单位创造竞争优势；有效防止和杜绝采购活动中的违法和不标准行为。1.3工程采购管理的主要过程：工程采购管理是对采购内容和活动的管理，主要过程包括：1.3.1确认需求。在采购前，应先确定买哪些物料?买多少?何时买?由谁决定?1.3.2需求说明。在确认需求后，对需求的内容如品质、规格型号、需要日期、包装、售后效劳、运输及检验方式等，均需加以明确说明，以便对供应商选择和价格谈判等作业能顺利进行。1.3.3选择采购方式和可能的供应来源。以合法、适宜的方式选择业绩良好的厂商，通知其报价。其方式可以根据工程的实际情况和管理规定，选择公开竞争招标、有限竞争招标〔邀请招标〕、议标〔谈判招标〕、询价采购等多种方式。1.3.4适宜价格的决定。在决定可能的供应商后，和其进行价格谈判。1.3.5订单安排。在价格谈妥后，应办理订货签约手续，如订单或合约，均属具有法律约束力的书面文件，对供需双方要求、权利及义务须说明清楚。1.3.6订单跟踪和审计。签约订货后，为保证供应商能够如期、包质、按量交货，应及时与供应商保持联系，防止发生意外变故而造成的供货不及，以便及时采取补救措施。货到应严格检验入库。1.3.7核对发票。供应商交货验收合格后，应及时开具发票；要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对后，财务部门才能办理付款手续。1.3.8不符与退货处理。但凡供应商所交货物清单与订单不符或货物经检验部门验收不合格时，应按合约规定办理退货手续。并立即重新采购，予以结案。1.3.9结案。凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须与该供应商办理结案手续，并清查各项书面资料是否完整，绩效如何，报请高层管理或相关主管部门审核批示。1.3.10记录与档案规定。但凡结案批示的采购，应列入档案登记，编号分类，予以保存，以便参阅或事后发生问题时查考。此外，档案有一定的保管期限。二、工程采购管理的内容与目标2.1本工程采购管理的主要内容：1组建工程采购管理团队，明确职责权限；2确定科学的工程采购管理流程；3选择采购方式；4选定采购单位的；5签订采购合同、进行合同管理；6采购进度跟踪管理；7采购与工程相关工作的沟通协调；8全过程审计监督。2.2工程采购管理的目标业主〔总承包方〕在工程前期主动、积极参与工程的采购管理，界定工程功能需求与目标，选择适宜的采购方式和单位，整合、协调及沟通采购所需的资源，运用方案、组织、监督及控制等工程管理手段，通过对采购战略、策略与采购活动的管理，在既定的预算内及时有效地解决问题，力争好、快、省地实现工程预定目标。2.3工程采购方式2.3.1工程采购方式的定义1工程采购方式是指工程组织以从系统外部获得货物、工程和效劳采办活动所选择的模式，应用的方法和过程。工程采购方式通常分为二大类：非招标采购和招标采购。非招标采购包括：直接采购、询价采购〔含密封报价〕、竞争性谈判〔单一来源采购〕；招标采购包括：公开竞争招标、有限竞争招标〔邀请招标〕。2非招标采购〔1〕直接采购不通过竞争的方式直接进行采购或签订合同。单一来源方式采购是直接采购方式的一种：〔2〕询价采购是指比较几家〔通常是3家以上〕供应商报价的根底上，综合评价各供应商的条件和价格，最终选择一个适宜供应商所进行的采购。〔3〕密封报价采购采购方发出邀请函，邀请潜在的供应商进行报价，供应商对邀请文件进行充分研究后，参加采购方组织的现场一次性密封书面报价，采购方根据报价综合评价后选择中标人。密封报价可以视为询价采购的衣着形式，也可作为搜集市场价格的一种手段应用于询价采购中。〔4〕竞争性谈判采购〔单一来源采购〕是指采购方与多个供应商进行直接谈判并从中选择满意供应商的一种方式。〔如果只有一家供应商可供选择那么成为单一来源采购〕3招标采购：〔1〕公开竞争招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。〔2〕邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。以上各项适用于本工程在国内与国际范围的采购。2.3.2本工程对采购方式的具体规定：依据?中华人民共和国政府采购法?、?中华人民共和国招标投标法?、?福建省依法必须招标工程具体范围和规模标准规定?、?福建中烟工业公司物资采购管理方法?和龙烟公司的相关规定，结合本工程的实际情况，选择采购方式的原那么如下：1适用非招标采购的采购内容〔1〕直接采购这种方式适用于在具体规定下，考虑已经实施的工程或用过货物、设备的增加，合同的延续；设备配套，设备标准化的一致性；所需货物、设备的专营性；为保证工程质量，设计方指定的关键部件等因素，不通过竞争的方式直接进行采购。?中华人民共和国政府采购法?规定于直接、单一采购的条件是：1〕只能从唯一供应商处采购的；2〕发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3〕必须保证原有采购工程一致性或者效劳配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；4〕在特殊情况下，经龙烟公司领导班子集体讨论研究确定的事项。〔2〕询价采购这种方式适用于采购现货或价值较小的标准规格设备，或用于小型、简单的土建工程。〔3〕竞争性谈判这种方式通常用于紧急情况下或采购特殊受限商品。优点是节约时间，容易达成协议，迅速开展工作；缺点是无法获得有竞争力的报价。2本工程组织对非招标具体采购内容和采购金额的相应规定〔1〕工程建设工程的勘察、设计、监理等效劳的采购〔≦30万元〕；〔2〕工程建设工程的施工以及与工程有关的重要设备、配套安装、材料等的采购〔≦50万元以下〕；〔3〕烟草行业特殊规定及特殊定价的产品的采购；〔4〕单一来源采购情况；〔5〕在特殊情况下，经龙烟公司领导班子集体讨论研究确定的事项。3适用招标采购的采购内容〔1〕不适用于非招标采购条件的：〔2〕国家、省、市或国家烟草专卖局及省公司规定的必须招标的经济事项；〔3〕龙烟公司规定的其他适宜招标的经济事项；〔4〕在特殊情况下，经龙烟公司领导班子集体讨论研究确定的事项。4本工程组织对招标具体采购内容和采购金额的相应规定1〕工程建设工程的勘察、设计、监理等效劳的采购〔＞30万元〕；2〕工程建设工程的施工以及与工程有关的重要设备、配套安装、材料等的采购〔＞50万元〕；3〕在特殊情况下，经龙烟公司领导班子集体讨论研究确定的事项。5招标活动的准那么招标活动应当遵循公开、公平、公正、老实信用和竞争择优的原那么，严格按照有关规定和程序进行。三、工程采购〔非招标〕管理流程工程采购流程就是工程组织为完成特定的采购任务而开展的一系列相互关联的活动过程。它始于技改办的采购申请，终于计算机中心的结案归档。工程规模越大，采购金额越高，对流程设计要求就越严格。作为烟草生产行业，其过程要受到全程的审计监督。3.1工程采购〔非招标〕管理方式又可以分为：直接采购、密封报价采购和谈判采购。其相应的管理流程与职责如下：3.1.1直接采购管理流程如图06-1。图06-1直接采购管理流程3.1.2直接采购管理责任矩阵如表06-1。表06-1直接采购管理责任矩阵责任部门工作任务工程经理技改办财会科监察科审计科法律部门1制定采购实施方案▲☆2确定价格，草拟合同▲☆●△3签订合同★▲☆●△4订单执行▲☆△5收、验货▲☆●6执行合同，付款申请▲☆●7核对发票，付款履约★▲☆△8结案▲☆9记录与档案规定▲☆图例：▲—负责●--审核★—批准△—协助☆—监督3.1.3密封报价如图06-2。图06-2密封报价采购管理流程3.1.4密封报价采购管理责任矩阵如表06-2表06-2密封报价采购管理责任矩阵责任部门工作任务工程经理技改办财会科监察科审计科法律部门1制定采购实施方案▲☆2密封询价▲☆●△3确定价格，草拟合同▲☆●△4签订合同★▲☆●△5订单执行▲☆△6收、验货▲☆●7执行合同，付款申请▲☆●8核对发票，付款履约★▲☆△9结案▲☆10记录与档案规定▲☆图例：▲—负责●--审核★—批准△—协助☆—监督3.1.5如图06-3。图06-3谈判采购管理流程3.1.6谈判采购管理责任矩阵如表06-3。责任部门工作任务工程经理技改办财会科监察科审计科法律部门1制定采购实施方案▲☆2谈判询价▲☆●△3确定价格，草拟合同▲☆●△4签订合同★▲☆●△5订单执行▲☆△6收、验货▲☆●7执行合同，付款申请▲☆●8核对发票，付款履约★▲☆△9结案▲☆10记录与档案规定▲☆表06-3谈判采购管理责任矩阵图例：▲—负责●--审核★—批准△—协助☆—监督四、本工程采购管理组织与职责分工4.1本工程采购管理组织4.1.1本本工程采购管理采用3级组织，分层实施的方式，如图06-4。公司公司技改办公室分包单位采购组织分包单位审计监察部门精品七匹狼技改工程采购组织公司招标办公室公司审计科公司监察科图06-4工程采购管理组织架构4.1.2招投标工程采购组织招投标工程采购采用由招标办负责，工程团队〔技改办〕配合的方式。同时龙烟公司招标办在技改办派驻工作人员与技改办负责采购的经理、专责人员组成招标工作组，共同工作。4.1.3非招标采购组织其他非招标采购由工程团队负责。在实施中按本工程采购管理规定的流程和审批程序执行。4.1.4分包单位采购组织合同规定由分包单位进行的采购，由分包单位组织实施，龙烟公司工程管理团队负责监督、协调管理。4.1.5采购审计监督组织公司审计科、监察机构对工程采购活动实施全过程监督。分包单位进行的采购，由分包单位审计监督重点组织实施。4.2工程采购审批职责与权限4.2.1招标工程按招标审批职责与权限执行〔见招标管理〕。4.2.2非招标工程的审批职责与权限如图06-5所示。图06-5非招标工程的审批职责与权限4.2.31本次技改工程为特定工程，由公司主管领导作为工程经理专项负责，技改办作为主要主办单位，招标办作为公司对外招标公告部门，并抽调局部人员参与技改办的采购当中，与技改办采购、财务工程专人、法律工程专人共同组成工程联合采购小组一起工作。2在采购管理中，招标办负责组织实施企业所有招标活动。依法应委托社会第三方招标代理机构办理招标的工程，由招标办委托具有资质的招标代理机构办理招标事宜，其余的招标工程由招标办组织实施。3在采购管理中，对于所有进行采购工程〔包括招标和非招标〕，审计、监察部门都要对采购活动的事前、事中和事后进行监督。4特殊情况下或招标不能引起竞争或不适宜招标的经济事项可不实行招标，由工程团队联合采购小组提出申请，履行规定的流程和审批程序实施。5所有采购过程中的信息，由各个主管专人及时汇总到计算机平台，统一管理并最终汇制成档案〔客户信息档案、采购过程信息档案等等〕，专项专存，方便查阅。6在特殊情况下，经龙烟公司领导班子集体讨论研究确定具体采购事项，同时报纪检监察部门和上级备案。五、工程采购的招标管理 5.1本工程招标管理的定义本工程招标管理是特指精品“七匹狼〞卷烟专用生产线技术改造〔简称精品七匹狼技改工程〕甲方〔业主、总承包方——龙岩卷烟厂技改办的本工程管理团队〕对本工程招标工作的全过程管理。5.2工程招标管理的意义招标投标是一种强制约束性的公共采购制度，但凡在中华人民共和国境内，法律规定为必须进行招标的，就必须实行招标采购，否那么，该工程不能得到财政资金的支持，也得不到审批部门批准。招标投标是实现要约、承诺的方式中的一种方式，它的特点我们可归纳为:“充分竞争，程序公开，时机均等，公平、公正地对待所有投标人，并按事先公布的标准，将合同授予最符合授标条件的投标人〞。在精品七匹狼技术改造整个工程实施过程中，作为业主和总承包商，通过招标管理可以促进市场公平竞争，从而表达技改工程实施的公开、公平、公正原那么，提高资金的使用效率、提高技改工程的质量、保证工程的实施进度；另一方面也可以保证工程组织和团队成员廉洁自律，防止发生违法违纪行为。5.3本工程招投标管理的主要内容和流程：5.3.1本工程招投标管理的主要内容1提出招标要求，明确招标需求与目标；2组建工程招标管理团队，任命负责人；3组织招标或选定招标代理单位，签订招标代理协议；4招标申请及备案；5招标文件、资格审查文件的编制并报审；6工程量清单的编制及工程标底价格或控制价确实定；7发布招标公告，接受报名并出售招标文件，招标前期资料〔含工程量计算底稿〕备案；8资格审查〔预审或后审〕；9勘察现场，发放答疑纪要；10组建评标委员会；11接收投标文件，开标，评标；12定标，公示；13发放中标通知书，签订合同；5.3.2工程招投标管理流程可以分为3个阶段分别列出:1招标准备阶段流程，如图06-6。2招标实施阶段流程，如图06-7。3定标签约阶段流程，图06-8。图06-6招标准备阶段流程图06-7招标实施阶段流程图06-8定标签约阶段流程5.4工程招标管理责任矩阵工程招标管理责任矩阵如表06-4。责任部门工作任务工程经理技改办财务部招标办监察科审计科法律部门1制定采购实施方案▲☆2发布招标公告、标底寻找招标代理△▲☆●△3签订合同、收取履约保证金★△▲☆●△4订单执行▲☆△5收、验货▲☆●6执行合同，付款申请▲☆●7核对发票，付款履约★▲☆●△8结案▲☆●9记录与档案规定▲☆表06-4工程招标管理责任矩阵图例：▲—负责●--审核★—批准△—协助☆—监督5.5做好招标管理的费用控制工作5.5.1合理拟定招标方案。招标方案的拟定主要包括工程标段的划分及承发包模式的选择、招标方式和计价方式的选择等，以及科学确定评标标准及方法，重视评标、定标工作。评标标准和方法也是招标文件的重要组成局部，科学合理的评标指标和方法是维护招标公正性，合理确定合同价格，保证招标效果的前提和根底。5.5.2努力完善招标文件、标准编制工程量清单。招标文件是联系、沟通招标人与投标人的桥梁。能否编制出完整、严谨的招标文件，对工程投资的合理确定和合同履行阶段投资的有效控制有着重大影响。工程量清单的编制应遵守?建设工程工程量清单计价标准?(CB50500—2024)的有关规定，遵照统一的工程编码、工程划分、统一的计量单位和工程量计算规那么的“四统一〞原那么，为有关各方信息沟通和今后实施网络平台的投资控制打好根底。此外，工程量清单作为招标文件的组成局部，还必须与招标文件的原那么保持一致，与招标须知、合同条款、技术标准等相互照应，以较好地反映本工程的特点，表达工程意图；确保其编制的全面、准确性，为合理确定和有效控制开发工程投资打好根底。5.5.3做好招投标过程的审查工作。重点审查招投标程序的合法性、合理性；审查招投标文件和合同条款中是否有大的漏洞和隐含的风险，把好合同审查关，尽量减少工程实施过程中的变更与索赔；审查是否由合理的最低价中标；针对工程量清单工程、措施工程、其它工程、主要材料的“量〞和“价〞分开进行审查，并与标底进行比照分析，发现其中的问题并及时解决。5.5.4进行严谨的合同筹划。合同筹划主要包括合同种类的选择和重要合同条款的拟订。合同种类和合同条款决定了合同双方的责任分配、风险分配和开发商对招标工程投资控制的程度。工程招投标不仅仅是一个定价的问题，而是要把设计文件、合同条件、文本管理和招标、投标都结合起来，要通过合同价格的形式固定下来，通过合同管理实现对招投标价格的有效控制。为保证招标工程投资控制目标的实现，招标文件应事先对付款方式、合同双方风险的分担，特别是主要材料及设备供应方式及价格确实定、合同质量等级、合同工期、计量程序和方法、变更和索赔的处理等重要合同条款进行分析，才能合理确定合同双方的责任、权利与义务，保证合同实施阶段投资控制的顺利进行。5.5.5索赔管理是招投标投资控制的一个重点。索赔是法律和合同赋予的正当权利，工程招投标的索赔有其独特的规律，是一种先算账后干活，算好账再干活或边算账边干活的动态控制方法。我们应当树立起索赔意识，重视索赔、善于索赔，建立健全索赔与反索赔管理机制。5.5.6审计部门参与招投标的全过程的监督为促进工程招投标的标准运作，确保建设资金得到有效运用，防止经济活动中的无序状态和腐败行为的滋生、蔓延，审计部门应参与招投标的全过程，实行事前、事中、事后的全程同时监督，使招投标中的每一个环节，都置于审计部门的监督之下。〔参考表单5.6-1、5.6-2、5.6-3、5.6-4〕5.6做好工程招标的进度控制工程招投标是工程实施阶段的先锋工作，招投标工作的进度情况将直接影响到整个工程的周期。在工程招投标前，工程管理人员应根据工程总体方案和招标程序要求，综合分析各项任务和各种设备的招标进度特点，编制详尽的招标方案，在招标期间依据方案开展工作，通过工程管理的组织、协调、控制、监督等手段，对工程招投标的进度进行控制，使工程实施阶段的工作顺利开展，工程周期满足要求。5.6.1技改办编制工程前期采购的进度方案在工程前期阶段由业务部门〔技改办的采购管理组〕根据工程总体进度方案要求编制各具体业务包采购的进度方案，与招标要求同时提交招标办；〔参考表单.2招标办组织招标工作招标办根据招标实际日程需求和技改办提交的资料，编制详细的招标方案，简化内部手续程序，整合一切力量，合理安排各业务包的招标工作，争取以最快捷的路径完成招标工作。5.6.3技改办配合招投标工作在工程招投标过程中，技改办应根据招标办编制的招标方案，对招标过程的关键节点进行提示、控制，配合招标方案的实施。在招标过程积极配合招标办或招标代理机构开展工作，当发现偏离时应提示招标办、审计科采取纠偏措施，使实际进度满足采购要求；〔参考表单5.7-2、5.7-3、5.7-4、5.7-5〕工程招投标进度控制应用的主要流程表单见附表。5.7做好工程招标的质量控制工程招投标的目的是引进先进的资源，为工程的实施效劳。引进资源的质量优劣程度将直接影响到整个工程的质量状况。所以招投标阶段的质量控制对整个工程的质量控制起到关键的作用。招标的原那么应该是“质量优先，价格为次〞，在质量保证的前提下工程的投资才能得到更好的控制。5.7.1确定招标适用的质量准那么根据工程功能要求,熟悉各级质量标准，确定招标适用的质量准那么；〔参考表单5.8-1、5.8-2〕5.7.2将资格预审落到实处坚持招标“质量优先，价格为次〞的原那么,在投标单位的资质和技术能力不能到达要求时，一律不予考虑。资格预审落到实处，防止资格预审的形式化，真正通过资格预审使技术力量强、资金雄厚、信誉良好、施工业绩优异的企业入围参加投标。5.7.3严谨制定评标标准为了保证指标权重系数评定的公正性、真实性和科学性，成立指标权重系数评价小组。小组成员应该包括不同知识背景，如技术、财务、管理等方面专家组成，小组成员一般为7人以上。5.7.4确保评标工作的公正性在招标过程中应确保评委的公正性，充实招标评委库，扩大评委的数量和范围，对评委的资格、业绩进行严格审查。对从抽取评委到通知评委进入现场这一环节应加强控制，采用封闭抽取、禁止通讯联系、专车接送等方式，保证评委名单不泄露。在评标过程中，要用严格的评标纪律和职业道德对评委进行约束，从源头上确保招投标工作的公平、公正。5.7.5加强中标工程的跟踪管理和监督管理，防止层层转包加强中标工程的跟踪管理和监督管理，着重把好合同的审查关，防止层层转包；通过履约过程的监控，把好履约关和纠纷的调解关；将中标方的履约情况与资质的动态管理挂起钩来，真正使招投标工作落到实处，防止“走过场〞现象的发生。5.8做好工程招标的合同管理工程的实施，主要是通过签订一系列的承发包合同来实现的。通过对承包范围、价款、工期和质量标准等合同条款的制订和履行，业主可以在合同环境下调控工程的运行状态。因此招投标阶段业主方应对招标承包合同的内容作全面细致的准备，把合同(文本草案)作为招标文件之一，供投标单位认真研究，通过竞标使合同文本细化、量化后再行签订。5.8.1配备合同专职管理人员设立工程的合同管理机构或者配备合同专职管理人员，建立合同台帐、统计、检查和报告制度，发挥合同管理的纽带作用，从而使得工程合同的订立、履行、变更和终止等活动的结果，成为法定代表人做出工程工程管理决策的科学依据。5.8.2进行合同法制教育，培训合同管理人才作为市场主体的法定代表人或分管负责人及各级管理人员都应该认真学习和熟悉必要的合同法律根底，在观念上要明确合同管理在工程管理中处于核心地位，以便合法地参与市场经济活动。〔参考表单5.9-1、5.9-2、5.9-3〕5.8.3积极推行合同示范文本制度推行合同示范文本制度，一方面有助于当事人了解、掌握有关法律、法规，使得工程合同的签订符合标准，防止缺款少项和当事人意思表示不真实，防止出现显失公平和违法条款；另一方面便于合同管理人员管理，保障业主方的利益。本手册编制过程中收集和整理了局部合同文本供使用参考〔另附〕。5.8.4借鉴和采用国际通用标准和先进经验现代的工程管理活动，国际性是承发包活动的一项重要特征，国际市场吸引着各国的业主和承包商参与其流转活动。这就要求我们的工程管理人员学习、熟悉国际市场的运行标准和操作惯例。例如，国际咨询工程师联合会(FIDIC)编制的?FIDIC施工合同条件?、?FIDIC永久设备与设计/建造合同条件?、?FIDIC简明合同条件?；美国建筑师学会(AIA)、英国土木工程师学会(ICE)等国际著名组织编写的有关合同文本。5.8.5采用信息化技术方法来管理合同合同管理在工程管理中具有十分重要的作用。技改工程规模大，合同标的庞大，合同内容、条款复杂，国内采用的传统合同管理手段和方法，己经无法适应工程动态管理的要求。因此在招投标阶段就应开始结合专业工程管理软件，采用信息技术对合同进行管理。5.8.6围绕合同条款开展工程管理工作在定标签订合同后，通过对合同管理目标责任的分解，标准工程管理机构的内部职能，紧密围绕合同条款开展工程管理工作。更详尽的内容参考本手册的合同管理。5.9工程招投标的信息管理工程的管理也是对工程工程信息的管理。在技改工程中，来自各阶段和各参与方的信息量非常大，管理和利用好这些信息是技改工程管理中非常重要的内容。5.9.1制定信息管理制度对信息的合理分类、编码，制定信息管理制度，促进迅速准确地传递信息，全面有效地管理信息，在此根底上建立完整的文档系统，以客观记录反映工程建设的进程；〔参考表单5.10-1〕5.9.2利用工程管理软件建立计算机信息管理系统利用专业工程管理软件，通过计算机系统进行信息管理，使信息在工程团队中得到共享，充分发挥信息在工程管理过程的作用；5.9.3注重信息的收集、加工和使用1从工程管理控制工作职能的角度来看，为了到达有效的控制，准确性、及时性、可靠性、适用性是工程管理信息的的根本要求。收集的信息必须真实、客观地反映实际情况；信息的加工、检索和传递一定要快；信息的收集和加工处理应有一定的目的性和针对性，应当是有方案地收集和加工；〔参考表单5.10-2、5.10-3〕2来自各工程管理职能部门的记录，如输出或输入的工程事例、存储记录、实施方案、开停工报告、工作日志、业务会议记录及信件等，这些记录可从档案或工作记录本及工程作业现场所提供的方案、指标和定额完成情况的原始记录以及各类凭证和实时的统计资料中取得；〔参考表单5.10-4、5.10-5〕3招标需求方案的编码与采购合同的编码应该一一对应；工程财务信息管理系统的科目设置与概预算工程划分编码应该一一对应；采购合同编码与概预算编码及财务科目编码在连结点上必须一一对应；4及时建立好一些重要资料的文档系统，如合同文本及其附件，合同分析资料，信件，会谈纪要，各种原始工程文件(如工程日记，备忘录)等。文档系统是管理信息系统的根底，是管理信息系统有效率运行的前提条件。5做好资料特征编码和索引系统,对作为信息载体的资料文档进行有序地收集、加工、分解、编目、存档，并为工程各参加者提供专用的和常用的信息。更详尽的内容参考本工程信息管理分册。5.10工程招投标的组织协调组织协调，就是联接、整合、调和所有的力量，疏导各相关方的关系。主动协调相互作用的假设干系统间的能量、物质和信息交换，使工程的实施朝着健康有序的方向开展，以实现系统目标。工程招投标阶段的组织协调主要包括组织内部的协调和组织外部的协调。组织内部的协调是指工程内部各种关系的协调，组织外部的协调是指与工程以外的各种利益相关方的协调。5.10.1组织内部人际关系的协调任何协调工作最终表现为人与人之间的往来，而良好的人际关系可以使双方相互信赖相互支持，容易沟通，同时人际关系的渗透和扩散性能更加提高工程管理工作的效率，和谐的人际关系是做好工程管理工作的根底。每个人的工作效率，在很大程度上也取决于人际关系的协调程度，做好人际关系的协调工作，可以充分调动组织内部各个组成局部的积极性；5.10.2组织内部组织关系的协调就是技改工程中假设干个工程组之间的协调。使得这些工程组都能从整个工程的质量、进度和投资控制等的总体目标出发，积极主动地完本钱组的工作，使整个工程处于有序的健康状态。组织关系的协调，可以在招投标过程通过召开一些工作例会、业务碰头会、专业协调会等，会议后有会议纪要或者采用信息卡的方式来沟通，这样可以使局部了解全局，消除误会，服从并适应全局的需要。通过及时有效地对组织关系的协调，可以节省人力、物力和财力，防止资源的浪费；〔参考表单5.11-1、5.11-2、5.11-3、5.11-4、5.11-5、5.11-6〕5.10.3组织内部需求关系的协调在招投标过程招标办应对人员需求、材料需求、硬件设备和软件需求、其它资源需求进行的协调，到达内部需求的平衡，实现内部资源的合理整合；〔参考表单5.11-7、5.11-8〕5.10.4组织外部关系中合同因素的协调主要是协调业主与招标代理方的关系。在不同的阶段，如招标准备阶段的协调、招标实施阶段和定标签约阶段等等，需要协调的内容也不尽相同，做好与招标代理方的协调将有利于招投标工作的顺利进展；5.10.5该工作涉及政府主管单位、新闻媒体、效劳单位、金融机构、社会团体等机构。虽然在工程实施过程中这些机构与业主和承建方无合同关系，但它们的作用不可低估，对工程建设的某些方面、某些场合起着一定的控制、监督和支持作用，甚至起着很大的决定性作用。因此，做好这些机构的协调工作，对工程招投标的工作开展有事半功倍的效果。5.11工程招标的风险控制5.11.1工程招标中风险控制的意义招投标是工程从无形转换为有形的关键环节，是缩小不确定性和剔除不利因素的过程。由于通过招投标根本确定了工程工程的造价、工期、质量标准，因此招投标无疑是工程前期工作的重中之重。然而，由于招投标本身受到很多方面的影响，存在诸多的风险，而且其产生的风险可以在工程实施环节得到进一步的放大和叠加。因此就要用风险识别和分析的技术来评价招标中存在的问题，研究控制招标风险的方法，并对这些方法加以比较和总结，得出风险应对措施，从而躲避和减弱招标给工程实施带来的风险。5.11.2招标阶段风险控制的方法和措施工程招标常用的风险应对方法有：风险躲避、风险转移、风险缓解、风险自留和风险利用，以及这些方法的组合。1招标准备阶段的风险控制招标准备阶段的工作主要有选择招标方式，编制招标文件及标底，办理招标审批等工作。这阶段的风险控制措施主要有：〔1)对于不特别复杂的、深化设计完善的工程，应采取固定总价合同，由于招标人的设计变更较少，因此，工程的造价风险根本上转移到承包方。〔2)对于复杂、容易出现洽商变更的、深化设计不完善的工程，应采取固定单价合同，由于工程变更在所难免，采取固定单价合同，运用了风险自留方法，将造价的变化控制在合理的范围。〔3)资格预审文件对投标人的限制，要视具体情况而定，如果招标方对工程质量的要求高，就需要对近些年的业绩，工程受表彰情况，资质等级等进行较高的限定，如果对工程中标价有较高期望，就需要对上述条件进行较宽的设置。〔4)技术及特定性要求，往往来源于招标人的经验积累。如：投标文件中采用的工程经理及其工程部专业人员非经发包人批准，不得随意更换；工程量清单中，涉及环保、平安、新技术、装饰风格的材料，均需在开标同时提交样品，备招标人日后比照检验等。〔5)招标文件由专业人员编制完成后，其非通用条款，还需经过专家论证和审计，尽量做到完整、系统、准确、明了、标准。2招标实施阶段的风险控制招标实施阶段的主要工作是发布招标公告，资格预审，发放招标文件，踏勘现场，召开答疑会，接收投标文件等。这阶段的风险控制措施主要有：〔1)资格预审的条件要具有公平性、公正性，防止设置特殊性的条款，对其他投标人进行不合理限制。〔2)改进招投标方式，将公开招标和邀请招标方式相结合，将行业排名前几位的潜在投标人，发出邀请性的公告，这样的作用主要是设立投标典范，打破可能存在的围标格局。〔3)对所有投标人单位进行隶属关系、合作关系调查，排除其连带关系和隐形合作关系，对处于同一系统范畴的投标单位数量进行限制，最大限度的降低围标的可能性。〔4)尽量将竞争剧烈的投标人同时选入最后竞标名单中，竞争剧烈的投标人之间很难进行战略联合，利用其充分竞争的特点，降低围标的可能性。〔5)本工程为国有投资的工程，招标人应防止参加资格预审，采用专家评议的方式。3定标签约阶段的风险控制定标签约阶段的主要工作是开标，评标，定标和签订合同。这阶段的风险控制措施主要有：〔1)对工程复杂程度不高和深化设计完善的工程，尽量采用固定总价合同，对工程复杂程度高和深化设计不完善的工程，可以采取固定单价合同，并尽量防止采用可调价款合同。〔2)对非通用条款的设计，应当进行充分的论证，确保合同条款的设置系统、完整、明了、准确，确保其特定条款能够起到风险转移和缓解的作用。〔3)加强合同的鼓励机制，对充分履行合同的承包人提出明确的奖励方法，加大对不履约承包人的惩罚力度。〔4)在合同中明确规定索赔的范围和期限，发生索赔和提出索赔之间，是有时限性的，一般规定28天，利用好索赔的时限性，可以减少索赔的发生，防止结算价远远超过中标价的风险，同时可以采取风险利用的策略，对承包人提出反索赔。〔5)在合同中确立履约担保条款，利用风险转移这一重要手段，确保工程建设的顺利进行。六、工程采购的合同管理6.1、概述6.1.1本工程合同管理的定义本工程合同管理是特指精品七匹狼技改工程甲方对工程合同起草、审批、执行的全过程管理。属于工程采购管理的范畴，并贯穿于整个技改工程的始末，是工程全生命周期的管理。6.1.2工程合同管理的意义合同管理是指参与工程各方均应在合同实施过程中自觉、认真、严格地遵守所签订合同的各项规定和要求，按照各自的职责行使各自的权利、履行各自的义务，发扬协作精神，处理好“伙伴关系〞，做好各项管理工作，使工程目标得到完整的表达。在精品七匹狼技改工程的实施过程中所进行的合同管理是对整个工程的全生命周期的管理的一个重要组成局部，也是工程采购管理乃至工程管理的核心。它不仅明确了合同主体各方所要承担的权利和义务，更是为工程实施提供了法律上的支持和保障。全面的合同管理涉及到质量、进度、费用控制三个方面，这三个方面既是互相影响，又是相对独立的，通过合同管理可以把这三个方面有机的形成一个整体，并效劳于技改工程的总体目标。6.1.3本工程合同管理的范围首先我们要对效劳于技改工程的所有合同进行分类，然后根据不同类别的合同，实施各自的合同管理方法。此次技改工程中所涉及到的合同包括：工程设计合同、工程施工合同、工程采购货物合同、工程管理咨询合同。因为本次技改工程中所涉及到的标的额金额都是比较大的，所以在具体实施中根本都是采取招投标的形式来进行的。龙烟公司在所有合同中所处的位置定性为：甲方——工程业主和总承包商。本工程合同管理的工作范围主要包括：1确定本工程合同管理范围2制定工程合同管理流程3明确工程合同管理职责分工4合同归口管理5合同资源调查6合同适用管理7合同监督管理8合同变更管理9合同信息管理10合同的跟踪效劳管理11合同的验收管理6.2工程合同管理的内容6.2.1工程合同管理的主要内容：1建立健全规章制度。要使合同管理标准化、科学化、法律化，首先要从完善制度人手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托方法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序标准，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

2加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的上下，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但能增强合同管理人员的责任感，也可以提高合同管理的法律意识。

3重大合同审查管理。按不同时期的工程需求分类，对于标的金额巨大、实施期间过长、对整体工程起到关键作用的合同分解、筛选出来。作为合同的重点管理对象，从合同的工程论证、对方当事人资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都由法律参谋部门参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业和工程的合法权益。

4履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以企业法律参谋对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反响，排除阻碍，防止违约的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，法律参谋部门同财务部门密切配合，把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督，具体可采取或制定货款支付复核程序，实施有效的管理。

5违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法律参谋部门审查合同时选择适宜的违约条款和纠纷处理条款显得很重要，一旦发生违约情形，法律参谋要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。6附加值管理。作为工程的业主和总承包人，在合同执行期间的商品的配套组件、随机附件以及相关的文字标示都要做到统一管理、归档备查。在合同执行完毕后，工程还要涉及到大量的售后效劳、维护保养等问题，这也是合同管理的延伸局部。6.2.2工程合同管理的目标工程合同管理的目标首先是维护当事人、特别是本工程业主〔总承包商〕的合法权益。同时要使参与工程各方均应在合同实施过程中自觉、认真、严格地遵守所签订合同的各项规定和要求，按照各自的职责行使各自的权利、履行各自的义务，发扬协作精神，处理好“伙伴关系〞，做好各项管理工作，使工程目标得到完整的表达。6.3工程合同管理流程见图06-9。开始开始确认工程需求确认工程需求确定合同条款〔法律部、财务部协同〕确定合同条款〔法律部、财务部协同〕信息集成领导信息集成领导审批谈判及合同谈判及合同正式签订合同执行合同执行合同变更合同变更合同纠纷解决〔法律部、财务部协同〕合同纠纷解决〔法律部、财务部协同〕合同附属资料移交相关部门合同附属资料移交相关部门总结存档以便查询总结存档以便查询结束结束图06-9工程合同管理流程注：1在此流程中，审批环节与信息集成两个节点是十分重要的。在审批环节中技改办可以引进审计部门协同申报，在信息集成中采用工程管理软件及时更新，以保证资料的及时、完整和可视性。2虚框线中的合同纠纷如果发生才适用，此项为不确定情况。3流程中的双箭头为信息互动关系，单箭头为逻辑顺序关系。4如果在技改办工程组引入法律部、财务部人员将可以优化流程。6.4工程合同管理职责分工见表06-5工程合同管理责任矩阵。表06-5工程合同管理责任矩阵责任部门工作任务审计科技改办法律部门财务工程经理总经理1根据工程的不同阶段确定具体得需求▲★2根据需求寻找潜在合作伙伴△▲★3根据不同的情况选择不同的合同格式●▲★4合同审批、签订及存档备案●▲△△★★5合同监督执行及突发事件纪录备案●▲△●★6合同外增加工程及合同内变更调整●▲△●★7整理合同履行资料送报相关部门▲△△8提供合同纠纷的文字证据资料▲△△9登记合同工程附加内容〔维保、配件等〕▲△10信息录入、分类存档以备查寻△▲△△★图例：▲--负责△--协助●--审核★—批准6.5合同的归口管理合同作为双方当事人履行权利和义务的依据，也是双方产生纠纷时最好的法律证据，合同的参与者必须包含一个公司的法律部门。但是合同本身主要表达的还是双方当事人的经济业务关系，所以在本技改工程中，合同的管理应该归为技改办管理的范畴。从龙烟公司的角度，公司的经济法律部门应归口管理公司的一切合同。以工程需求为主体，辅以法律部门的严谨的条款和法律依据做把关参考，审计与监察部门实施监督，将有利于工程合同的顺利履行。6.6、合同的资源调查管理作为工程的总承包商，技改办不仅要在事先选择合同签署对象时，对对方进行筛选，还要在合同执行的过程中对其进行动态调查。这种调查可以与工程招投标管理协同进行或者资源共享。资源调查依据可以包括：产品质量调查产品价风格查企业资信调查业界口碑调查合作关系满意度调查技术支持满意度调查纠纷发生频率调查其他可以搜集到的信息6.7、合同适用管理订立一个完善的合同不仅要以满足双方利益为根底，而且要考虑到以后产生法律纠纷的可能性，同时还要以条款的可行性为原那么。因此在订立合同条款时应该考虑如下因素：工程融资方式——付款方式、合同类型工程进度方案——时间、地点工程质量要求——质量、数量、维保、安检法律适用文件——签约地、适用法律、纠纷、仲裁、法院其他应注意的事项6.8、合同监督管理此项管理包含二个局部。一个是公司对合同签订的审批监督管理；一个是技改办对合同履行过程的监督管理。6.8.1合同签订的审批管理在公司对合同签订的监督管理中，实行合同签订权限划分、审批制度：按合同标的金额来进行合同分级按公司管理人员职责不同授予签订不同级别合同的权限超过自身签订权限的合同按管理信息平台逐级审批审计、财务进行监督6.8.2合同履行过程中的监督管理现场会议制度日、周、月报表制度突发事件应急制度信息记录制度情况追踪制度6.9、合同变更管理变更管理包括合同条款的变更以及追加局部的变更，具体可分为：合同签订主体的变更合同标的数量的变更合同标的金额的变更合同执行进度的变更双方协商以及法律允许情况下的变更以上变更可能导致工程的质量、进度，特别是投资的改变，事关重大，都要经过严格、科学的管理流程和合同的监督管理，并把所有变更及时纪录备案，以备上级领导、财务部门、法律部门、技改部门以及其他相关人员查阅、周知。6.10、合同信息管理做好合同的信息收集、档案整理、及时更新、资料备查以及经验总结积累。工程整体信息的培训〔合同局部〕合同签订前期信息收集合同签订的文件正本保管合同履行中最新情况的及时更新合同附属资料的统一收集、整理、备案各种相关单据的整理收集工程完结的得失总结〔通过信息平台展示来实现〕这一局部既可以单独列项，也可以在工程信息管理平台上与其他专项管理共享信息来实现。6.11、合同的跟踪效劳管理此局部管理与合同信息管理息息相关，是合同信息管理的延伸和执行局部，具体为：产品生产商备案管理质量跟踪退还备案管理产品维修年限备案管理敏感纠纷事件资料保管管理工程合同资料年限管理6.12合同范本本手册编制中收集、整理了局部合同范本〔或编制大纲、目录〕，供参考。七、工程采购的信息管理〔具体参考工程手册信息管理分册〕八、工程采购监督管理〔具体参考工程手册监督管理分册〕九、工程采购管理的文件、表单〔详见附件〕5.4-1工程招标通知〔申请〕书 245.4-2工程不招标申请表 245.4-3 工程招标审核表 255.4-4 工程招标评标情况表 275.6-1工程费用申请表 285.6-2目标本钱预算根本表 295.6-3目标本钱预算附表：主要材料控制方案表 295.6-4目标本钱预算附表：主要设备控制方案表 305.7-1工程进度方案表 305.7-2工程工作周报 315.7-3工程进度偏差控制表 325.7-4月工程进度汇报表 335.7-5工程工作包进展抽查表 345.8-1质量交底书 355.8-2质量管理工作方案表 365.9-1合同评审表 375.9-2合同评审报告单 385.9-3合同会审表 395.10-1工程文档分类表 405.10-2工程信息接收责任明细表 405.10-3工程业务联系单 415.10-4卷内目录 425.10-5文件和资料借阅登记表 425.11-1会议通知表 435.11-2通知回执表 445.11-3回执统计表 455.11-4会议签到表 465.11-5会议记录表 475.11-6会议纪要签收单 485.11-7部门来往记录表 495.11-8人员协作申请单 505.12-1工程所有识别风险一览表 515.12-2风险应对方案表 525.12-3基于挣值分析的风险监控表 535.12-4采购合同验收报告 54招标相关流程与文件结构 55工程工程采购招标文件结构 55合同条件的内容 56标准可分为总体规定和技术标准两局部。 57工程量清单原理与内容 57工程量清单一般包括： 57工程建设招标投标合同〔投标邀请书〕 59协议书、履约保证和预付款保函的格式 60协议书 60履约保函〔无条件〕 61预付款银行保函 62建设工程施工招标文件 68建设工程监理招标文件 70建设工程施工设计招标文件 72原材料、机电设备招标文件 74投标函 78投标一览表 79货物简要说明一览表 80规格、技术参数偏差表 81商务偏差表 82法定代表人授权书〔原件〕 83制造商售后效劳承诺 83经销商售后效劳承诺 84进口部件证明文件及产品质量承诺 84投标保函 85合同一般条款 865.4-1工程招标通知〔申请〕书招标办：根据，我科〔部〕拟对〔工程〕进行招标，请给予办理。招标工程的要求如下：〔完成时间、规格、型号、质量、技术等〕建议招标形式：推荐投标人及根本情况：〔邀请招标的列示〕经办人：业务部门〔盖章〕：年月日5.4-2工程不招标申请表填报日期：年月日编号：〔经办部门填列〕项目名称业务部门金额经办人不招标的理由申请部门负责人意见：审计科意见：监察科意见：分管领导批示：公司领导批示：工程招标审核表填报日期：年月日招标编号：〔招标办填列〕项目名称业务部门金额招标形式招标文件主要内容〔后附详细材料〕：评标原那么和方法：如邀请招标，拟推荐投标单位〔后附投标单位根本情况〕：审核意见经办人员经办部门负责人意见业务人员意见业务部门负责人意见审计监察科意见分管领导审批公司领导审批

工程招标评标情况表开标日期：年月日工程名称招标编号评标情况综述：投标单位投标报价〔万元〕中标候选人排序评标委员会成员〔签字〕：审计监察科意见公司领导审批5.6-1工程费用申请表〔技改办〕申请模块名称申请时间年月日会计科目资金用途申请金额审批意见申请人工程经理技改办主任财务部经理招标办主任分管厂领导审批时间年月日5.6-2目标本钱预算根本表序号工程名称单位单价数量合价合计审核人：日期：制表人：日期：5.6-3目标本钱预算附表：主要材料控制方案表序号材料名称单位数量5.6-4目标本钱预算附表：主要设备控制方案表序号设备名称单位数量5.7-1工程进度方案表文档编号制表人制表日期工程名称工程经理工作内容负责人方案开始时间方案完成时间方案工期备注5.7-2工程工作周报编号报告人报告日期工程名称工程经理本周工作进展问题及解决方案问题列表解决方案备注下周工作安排技改办主任意见签字：抄送5.7-3工程进度偏差控制表编号填表人填表日期工程名称工程经理实际进度情况进度偏差偏差描述偏差原因责任人员签字赶工措施技改办主任意见签字：5.7-4月工程进度汇报表编号报告人报告日期工程名称工程经理报告期〔开始日期〕至〔结束日期〕本月进度情况报告下月工作方案复核人复核日期技改办主任意见签字：分管领导意见签字：备注5.7-5工程工作包进展抽查表编号调查人调查日期工程名称工程经理工作包编号工作包内容方案开始时间方案完成时间实际开始时间实际完成时间方案耗时实际耗时工作包完成比例现耗时预计完成时间工作包完成的详细情况工作包未按方案完成的原因该工作包负责人意见签字：技改办主任意见签字：抽查结论签字：5.8-1质量交底书工程名称：年月日招标内容质量标准技术要点主要附件1．设计图纸4．其他2．标准5．3．标准6．招标代理负责人招标办负责人技改办负责人交底人交底时间年月日5.8-2质量管理工作方案表年月日部门负责人工作包目前质量概况：不良原因分析：改善方案：审核人：制表人：5.9-1合同评审表工程名称：文件编号：评审方式：部门内容存在问题解决建议评审结论评审人/评审时间领导/签认时间招标办财务部技改办审计监察部物资部设备部劳安部其他备注：分包人资质、资信、相关工程经验、标书符合性由招标办评审；技术、施工方案由技改办评审；设备规格、性能、数量由设备部评审；组织运输方式由物资部评审；主要人员组织由劳安部评审；财务能力方面由财务部进行评审。招标办综合意见向工程分管领导汇报。5.9-2合同评审报告单文件编号：第页〔共页〕工程部：经我部组织各有关人员对工程合同进行了合同评审。现根据各参加评审部门意见〔见附件〕，我们确信该合同中的商务条款、技术要求均满足，符合招标文件的标书有：1．2．3．特此报告，请工程部领导审批！招标办：评审主持人：年月日5.9-3合同会审表合同名称合同内容乙〔甲〕方合同编号签订日期年月日经办部门部门负责人部门会签〔合同执行过程中主要涉及的部门必须阅知并提出意见，重要条款必须修改〕招标办技改办物资部设备部办公室质保部财务部其他工程经理分管领导归档附件5.10-1工程文档分类表文档类型文件名称编码规那么文档用途招标准备招标实施评标定标……制表人：制表日期：5.10-2工程信息接收责任明细表信息名称接收部门接收时间接收人接收方式接收格式提交人制表人：制表日期：5.10-3工程业务联系单编号：年月日工程名称联系事由联系单位抄送单位联系事项联系单位签复备注批准人经办人5.10-4卷内目录第页共页序号文件编号责任人文件材料题名日期页次备注5.10-5文件和资料借阅登记表序号名称及编号领导签批借阅者借阅日期归还时间备注5.11-1会议通知表会议名称会议时间会议地点会议主题会议主持会议议程时间安排分主题主讲人/发言人本卷须知5.11-2通知回执表会议名称会议时间会议地点会议主题被通知人所属部门联系方式能否参加能不能建议或不能参加的原因5.11-3回执统计表会议名称会议时间会议地点会议主题通知人数人回执共计份其中，各部门预计参会人员列表部门预计参会总人数负责人联系方式总计人因故无法参会人员列表姓名所属部门联系方式原因总计人无回执人员名单：总计人统计人5.11-4会议签到表会议名称会议时间会议地点会议主题姓名部门职务联系方式手机E-mail5.11-5会议记录表会议名称会议时间会议地点会议主题出席人列席人缺席人主持人记录人发言记录发言人 发言纪要审阅签字：年月日5.11-6会议纪要签收单会议名称会议时间会议地点会议主题会议纪要接收人员姓名部门职务联系方式5.11-7部门来往记录表时间：年月日沟通次数：第次需求部门〔甲〕：解决部门〔乙〕：事由：双方建议：处理结果：需求部门主管意见：解决部门主管意见：5.11-8人员协作申请单年月日申请人员部门所需协助人员申请人员协助原因起讫日期自年月日起至年月日止协助人员担任工作部门意见人力部门分管领导5.12-1工程所有识别风险一览表编号填表人填表日期工程名称工程经理风险编号风险名称风险类别发生概率风险后果风险期望值风险等级5.12-2风险应对方案表文档编号填表人填表日期工程名称工程经理风险编号风险名称风险提出人提出日期风险负责人风险概率风险影响值风险期望值风险等级风险影响描述为防止风险发生所应采取的措施风险发生时的应对措施应对风险的本钱分析技改办意见签字：招标办分管领导5.12-3基于挣值分析的风险监控表表单编号报告人报告日期工程名称工程经理正在进行的工作包名称方案工作预算费用〔BCWS〕已完工作实际费用〔ACWP〕已完工作预算费用〔BCWP〕费用偏差(CV)进度偏差(SV)可能风险备注监控结果综述5.12-4采购合同验收报告采购合同编号工程名称供应商名称联系人交货地点验收地点验收日期验收内容是否到达要求备注交货时间和地点是否符合合同要求交付设备的规格型号是否和合同一致交付物品的数量和质量是否符合合同要求交付物品的技术指标是否到达要求招标办意见：负责人：技改办意见：负责人：分管领导意见：负责人：招标相关流程与文件结构工程工程采购招标文件结构

第一卷 第1节 招标邀请书 第2节 投标者须知 第3节 招标资料表 第4节 第一局部：通用合同条件 第5节 第二局部：专用合同条件第二卷 第6节 技术标准第三卷 第7节 投标书格式、投标书附录与投标保证格式 第8节 工程量清单 第9节 合同协议书格式、履约保证格式 与发动预付款银行保函格式〔附件〕第四卷 第10节 图纸招标资料表的内容招标资料表是对前面投标人须知中的核心内容的总结，以世行招标文件为例，招标资料表的内容包括：合同条件的内容作为招标文件以及作为今后签订合同的核心内容，合同条件是整套招标文件中最重要的一局部，它规定了在签订合同后各方的权利、义务、责任以及相关程序。我国也有施工合同标准范本，相关内容介绍如下：我国建设部的?建设工程施工合同范本?中的合同条件〔条款〕分11个单元，47条，177款。目前参考FIDIC合同条件，正在修订当中。1一般性规定2业主3工程师4承包商5.指定分包商6人员与劳工7工程设备，材料与工艺8开工，延误与暂停9竣工检验10业主的接收11 缺陷责任12 竣工后的检验13 变更与调整14合同价格与支付15 业主终止合同16 承包商暂停与终止合同17 风险与责任18 保险19 不可抗力20 索赔，争端与仲裁标准可分为总体规定和技术标准两局部。一般包含以下七个方面内容：工程的全面描述；工程所采用材料/设备的技术要求；施工质量要求；工程记录；计量方法；验收标准和规定；其它不可预见因素的规定工程量清单原理与内容工程量清单，又称为工程量表，是工程中施工合同的一种通行的计价方式，是对合同规定要实施的工程的全部工程和内容按工程部位、性质或工序列在一系列表内，其编制方法一般与相适用的标准计量规那么一致。每个表中既有工程部位和该部位需实施的各个工程，又有每个工程的工程量和计价要求，以及每个工程的报价和每个表的总计等，后两个栏目留给投标人投标时去填写。它的用途之一是为投标人〔承包商或分包商〕报价用，为所有投标人提供了一个共同的竞争性投标的根底。投标人根据施工图纸和技术标准的要求以及拟定的施工方法，通过单价分析并参照本公司以往的经验，对表中各栏目进行报价，并逐项汇总为各部位以及整个工程的投标报价；用途之二是在工程实施过程中，每月结算时可按照表中序号、已实施的工程、单价或价格来计算应付给承包商的款项；用途之三是在工程变更增加新工程时或处理索赔时，可以选用或参照工程量表中的单价来确定新工程或索赔工程的单价和价格。工程量清单和招标文件中的图纸一样，是随着设计进度和深度的不同而有粗细程度的不同，当施工详图已完成时，就可以编得比较细致清单中的计价方法一般分为两类：一类是按“单价〞计价的工程，如模板每平方米多少钱，土方开挖每立方米多少钱等。另一类是按“项〞总价包干计价的工程，如工程保险费，竣工时场地清理费等，也有将某一项设备的采购和安装作为一“项〞计价的。如闸门采购与安装〔包括闸门的采购与运输、预埋件、启闭设备、电气操纵设备及仪表等的采购、安装和调试〕。编写这类工程时要在括号内把有关工程写全，最好将所采用的图纸号也注明，以方便投标人报价。工程量清单一般包括：前言；工作工程；计日工表；汇总表。前言1、应将工程量表与投标人须知、合同条件、技术标准、图纸等资料综合起来阅读。2、工程量表中的工程量是估算的，只能作为投标报价时的依据，付款的依据是实际完成的工程量和订合同时工程量表中最后确定的费率3、除合同另有规定外，工程量表中提供的单价必须包括全部施工设备、劳力、管理、燃料、材料、运输、安装、维修、保险、利润、税收以及风险费等，所有上述费用均应分滩入单价内。4、每一行的工程内容中，不管写入工程数量与否，投标人均应填入单价或价格，如果漏填，那么认为此工程的单价或价格已被包含在其他工程之中。5、标准和图纸上有关工程和材料的说明一般不必在工程量表中重复和强调。当计算工程量表中每个工程的价格时应参考合同文件中有关章节对有关工程的描述，但也有的招标文件在工程量表的总那么中对计算各类工程量〔如土方开挖、回填、混凝土、模板、钢结构、油漆等〕时应包含什么内容和注意什么问题进行了说明，以防止日后的纠纷。6、测量已完成的工程数量用以计算价格时，应根据业主选定的工程测量标准计量方法或以工程量表前所规定的计量方法为准。所有计价支付的工程量均为完工后测量的净值。7、工程量清单中的暂定金额，为业主方的备用金，按照合同条件的规定使用和支付。8、计量单位。建议使用计量单位和缩写词。工作工程、计日工表和汇总表可以根据技术部门与人力资源部门协商后，参考自己企业与行业规定制定工程建设招标投标合同〔投标邀请书〕投标邀请书

日期：＿＿

招标号：＿＿

1＿＿＿〔业主名字〕〔下简称“业主〞〕已安排了一笔以多种货币构成的资金，用于＿＿＿＿〔工程名称〕建设费用的合理支付。所有如资格预审文件规定的来自合格货源并经资格预审合格了的投标人均可参加本工程的投标。

2业主邀请资格预审合格的投标人就以下工程施工和竣工所需的劳务、材料、设备和效劳进行密封投标：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿〔工程概况、主要工程及工程量等〕。

3凡有兴趣的资格预审合格的投标人，可从以下地址获取进一步的信息及查阅招文件：＿＿＿＿＿＿＿＿＿〔查询和出售招标文件的机构名称、地址等〕。

4任何有兴趣的资格预审合格的投标人在向上述机构提交书面申请并在交纳了一笔不可退还的费用＿＿＿＿〔货币名称和数量〕后可购得一套完整的招标文件。多购的招标文件收费相同。

5所有投标书必须于19＿＿年＿＿月＿＿日＿＿时之前送达以下地址：

＿〔投标书接收地点〕。并必须同时交纳招标文件中规定的5接受的格式，数量为2％投标价的投标保证金。

6开标仪式定于19＿＿年＿＿月＿＿日＿＿时在以下地点举行＿＿＿＿＿＿＿＿＿〔开标地点〕，投标人可派代表出席。协议书、履约保证和预付款保函的格式协议书在招标文件中，这三种格式文件均已经由业主或其咨询人员编制完毕。通用的格式如下：本协议书于____年____月____日由________________〔以下称为“业主〞〕为一方与作为另一方的________________〔以下称为“承包商〞〕签订。鉴于业主欲委托承包商实施一项工程，即：____________________，并已接受了承包商为承担该项工程的实施、竣工及其缺陷的维修而提交的投标。兹就以下事项达本钱协议：1、本协议书中的措词和用语具有的含义与下文提及的合同条件中分别赋予给它们的含义相同。2、以下文件被认为构本钱协议书的一局部，并应作为其组成局部来阅读和理解：〔a〕中标函；〔b〕投标书和投标书附录；〔c〕合同条件〔第二局部〕；〔d〕合同条件〔第一局部〕；〔e〕标准；〔f〕图纸；〔g〕标价的工程量表；〔h〕投标书附录中所列的其他文件。3、鉴于业主向承包商支付下文提及的各笔款项，承包商特立此约向业主保证，在各个方面均按照合同的规定来进行工程的实施、竣工及其缺陷的维修。4、鉴于承包商进行的工程实施、竣工及其缺陷的维修，业主特此立约保证，按合同规定的时间和方式向承包商支付合同价格或其他应付金额。为此，于本协议书文首所载日期，双方签署本协议书。在____________在场的情况下盖____________的公章，或

在____________在场的情况下，由上述________签字、盖章并交送。

业主有约束力的签字________________承包商有约束力的签字________________履约保函〔无条件〕

致：________〔业主名称〕________〔业主地址〕

鉴于：______〔承包商的名称、地址，以下称“承包商〞〕根据______〔签约日期〕签署的编号为_______的合同已保证实施____________〔合同名称及工程简述，以下称为“合同〞〕；又鉴于：你方在上述合同中规定，承包商应向你方提交一份由被认可的银行开具的银行保函，按规定的金额作为履行其在合同中的义务的保证；又鉴于：我们已同意为承包商开具此类银行保函；在此我们确认：作为保证人，我们代表承包商向你方负责，保证金额最高为______〔用数字表示〕___