公司ERP运行管理制度

公司信息化管理_ERP运行管理制度目录一、 总则二、 数字化管理操作使用管理制度三、 计算机上机操作记录制度四、 数字化管理人员管理（岗位责任制）制度五、 数字化管理帐务办理制度六、 数字化管理报表管理制度七、 数字化管理系统（软件及硬件）保护制度八、 数字化管理档案管理制度总则数字化管理的最后目的是利用核算手段及剖析手段的现代化， 实现公司管理工作的现代化，为公司管理的现代化供给基础。 ERP系统是由系统各种人员，计算机硬件系统、机房、核算软件，及各种会计信息构成的一个有机整体，为保证已成立的ERP系统的安全、靠谱、正常稳固的运行，并且在运行过程中不停提高运行效率，增强信息系统的运行成效，有必需对系统进行科学、严实的管理，即：1、成立、健全各样组织控制举措，保证系统安全、正常、靠谱、稳固运行;2、 增强对已成立的信息系统的管理，提升系统的运行效率；3、 充足利用系统供给的各样手段，便利灵巧地为管理供给服务。依据以上目的，并联合财政部对公司财务数字化的规定和FAS2000ERP系统的特别性与我公司的实质状况，拟订出我公司ERP系统的管理制度。本制主要包含ERP系统的使用管理、帐务系统管理、报表系统管理、人员组织管理、保护管理及档案管理等内容。本制度由XX部负责解说说明及监察实行。本制度是依照财务的相关规定并联合目前ERP系统的运行实质状况拟订的，为知足本公司数字化管剪发展的客观需要应实时进行增补改正。本制度从宣布之日开始履行。数字化管理操作使用管理制度数字化管理就是把物料控制、生产计划和管理等管理系统工程、电子计算机应用技术、INTERNET、网络等学科与会计理论和方法融为一体，经过钱币计量信息和其余相关信息的输入、储存、运算和输出，运用最新科技成就，以现代机器工作代替手工操作，实现公司整体工作方式的改革和人的解放，并按期或 不为此，为保证数按期地供给计划和控制经济过程需要的会计信息和生产信息等，字化管理正常运行并达成预约的任务，特拟订数字化管理操作使用管理制度。为此，为保证数此制度主假如经过对系统运行的管理，保证系统正常运行达成预约的任务，保证系统内各种资源信息的安全与完好，只有增强使用管理才能防止非法作弊行为和公司商业奥密泄漏等的发生，防止系统内数据因为误操作而被损坏或丢失，保证发生故障后能实时恢复，出现错误后能实时发现，实时纠正，保证输出信息正确、真切。一、机房的管理：计算机属公司惯例而又重要办公设施，应创建一个优秀的运行环境，为保护计算机设施，软件与数据的安全靠谱，现规定以下：1、 机房由系统管理人员和系统保护人员分工负责、协调管理、非工作人员禁止入内；2、 保持机房环境卫生，按期洁净（每周末下午）微机以及其余设施的灰尘和赃物；3、 禁止在微机前用水和抽烟，免得惹起短路、火灾或其余操作；4、 为防备不测事故的发生，机房内根绝全部火源，机房内所有电器设施须经电工安装，其余人员不得任意拆迁或安装；5、 在工作中忽然停电，应注意实时封闭相关设施电源，在操作人员走开微机时应封闭微机电源，下班前应检查电源的封闭及 UPS使用等状况；6、禁止在微机内安装或运行游戏盘;7、 未经赞同，禁止对外服务，以防病毒传入；8、 机房无人时应加锁，保证主机安全。二、操作使用管理：本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度，主要任务是成立、健全和完美数字化管理运行环境，保证主系统内各种信息资源的安全、靠谱及完好，防备违规操作，防止因误操作而致使数据失真和丢掉，保证发生故障时能实时发现、实时纠正、实时恢复，同时保证数字化管理信息资源的正确性、实时性、完好性和连续性。1、上机运行系统的规定：（1） 系统管理员、系统操作员、系统保护员、数据录入员、数据审查员及经系统管理员赞同的相关人员，有权上机操作运行系统；（2） 非指定人员不可以上机运行系统；（3） 上机使用注意事项见附录：（上机注意事项规定）；（4） 上机使用人员一定使用其真切姓名，操作密码注意保密，一旦泄漏，操作人员有权改正自己的口令，不然，出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推辞的责任；（5）上机人员一定依照各自的操作权限进入，不得越权，为防备此类状况的发生，上机人员操作完成后，一定退出系统；（6）应实时作好各自的备份工作，以防备不测事故的发生；（7）不可以使用来路不明的软盘和各样非法拷贝工作，以防备病毒的传入；（8） 未经赞同，不可以使用初始化格式命令和删除等DOS命令；（9） 对各应用软件wordexcel等的使用，一定成立自己的子目录，存入自己的文件，系统文件目录不该存任何非系统文件， 保护人员有权删除这些非系统文件。如被删除，文件编写者自负结果。2、上机使用人员职责和权限：A、系统管理员：对整个系统的运前进行负责。♦系统管理员一定依据天心财务软件的特色和本单位会计核算的实质状况成立本单位的数字化系统和核算方式。会计科目的设置一定切合会计度与本单位的核算管理要求，报表数据格式一定切合财政部门和其余相关部门的要求。♦协调系统内各种人员之间的工作关系;♦负责组织和监察系统运行环境的成立和完美以及系统成即刻的各项初始化工作。♦负责保证计算机系统操作的安全性、正确性和实时性的检查，并做好上机记录的整理工作，应按规定实时性归档。♦负责作好系统运行状况的总结，提出更新软件或改正软件的需求报告。B、 系统保护人员：负责系统运行中硬件和软件的保护工作：♦负责系统保护工作，包含各环境库的改正和更新操作；♦负责按期或不按期地检查硬件和软件的运行状况；♦负责系统的安装和调试工作；♦按规定程序实行软件的完美性、适应性和正确性的保护；♦系统保护人员除实行数据保护外，不一样意任意翻开数据库运行操作，实施数据保护时禁止改正数据库构造，其余上机人员一律禁止实行数据库操作。C、 系统操作人员：系统操作人员是指有权进入目前运行的数字化系统所有或部全功能的员。♦负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作。♦严格依照系统规定进行操作；♦负责软盘备份及归档工作；♦负责输出打印凭据、帐簿和报表，并管理及归档工作；♦日志帐应该天登录，登录后即打印出当天的日报表，做到日清月结；♦月尾满页可打印所有的帐簿和会计报表；♦记帐凭据按规定随时打印。D、 数据录入人员：♦检查专职会计人员供给的记帐凭据能否合理、合法与正确，关于违规记帐凭据不得录入；♦数据录入过程中，如发现有疑问或错误时，应实时咨询相关人员，不得私自改正和作废。♦仔细录入数据，录入完成后检查查对，查对无误后交复核人员进行复核;♦日志帐数据录入应做到日清月结。E、 数据审查人员：♦负责数据录入的审查工作，包含各种代码的合法性、纲要的规范性和数据的正确性；♦复核人员不得进行数据录入操作，复核时如发现录入错误时，应通知录入人员改正，待改正后再进行复核；♦负责输出数据的审查；♦对不切合要求的凭据和不正确的输出数据，不予署名确认。F、 专职会计人员：依据原始凭据编制记帐凭据，编制记帐凭据应切合财务制度的要求，做到内容完好、数据正确、代码正确、纲要简洁规范；G、 档案管理人员：♦负责数字化管理各种系统软盘、各样文档、种类数据软盘及输出打印的记帐凭据，帐簿和报表等相关会计资料存档管理；♦按规准时间催交入档；♦对不切合要求的会计资料及软盘不予接收；♦做好安全保密工作；♦未经赞同，不得外借。上机操作注意事项一、 开机步骤：1、 翻开电源开关；2、 翻开UPS电源开关；3、 翻开打印机开关；4、 翻开显示器开关；5、 翻开主机开关。二、 关机步骤：1、 关上主机开关；2、 关上显示器开关；3、 关上打印机开关；4、 关上UPS电源开关；5、 关上电源开关。三、 每次关机后再一次开机应间隔一至三分钟;四、工作完成后必定要完好退出系统后走开;五、停电后UPS不中断电源会发出警示，要实时将数据存盘，履行上述操作步骤；六、 使用键盘时要轻击，牢记不行重打；七、 禁止使用游戏盘，违者重罚。计算机上机操作记录制度实质应用ERP管理软件的公司在实践中发现，一定规定对数字化管理单位要求有“必需的上机操作记录制度”，作为天心 FAS2000ERP系统也不例外，为保证我公司数字化管理的正常发展，更好地达成系统保护任务，认识故障发生原因、地址、时间以及办理方法和办理结果等状况，严格微机管理制度，现规定如下：一、 所有上机操作人员一定登记所有上机操作状况，要求填写日期、操作员姓名、操作内容，运行时间和运行状况。二、 登记操作记录要仔细详尽，操作过程中没有问题，运行状况及备注栏填写运行正常字样，如有问题则应实时登记录，并向系统保护员报告。三、 不得进行未作登记记录的任何软硬件保护工作。四、 系统保护员在保护过程中发现的异样现象和办理方法， 办理结果都应有明确记录，关于严重或重要运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。并向系统总负责人报告。五、操作记录每个月装订成册，平时文档由管理人员妥当保留，年关整理归档。六、要真切完好地填写操作记录，发生问题不登记者，按相关制度依据问题的严重程度予以办理，请所有操作人员及保护人员一定严格依照履行。附录二：上机操作记录上机时间操作员姓名操作内容运行时间运行状况备注数字化管理岗位责任制为使我公司数字化管理工作进度不停加速，保障数字化工作正常展开，保证此项工作的合法性、正确性、安全性，特拟订数字化管理岗位责率性。一、 数字化管理岗位：依据公司的内部物料、制造管理和会计核算的特色及公司对数字化管理岗位设置的要求，在系统总管理员的领导下，从各个岗位出发环绕数字化来展开工作，更好地发挥其应有的作用，特设以下管理岗位：主管会计、财务负责人、系统管理与保护、业务经办与操作录入、业务复核、业务稽核、业务数据管理、档案管理。二、 岗位职责：（一）主管会计：对公司数字化发展方向、规模及重要硬件、软件、使用、应用项目进行决议，保证数字化管理工作的健康发展。（二） 财务负责人：制定财务数字化发展规划，为主管会计供给重要硬件、软件使用、应用项目的决议依照，依据本公司特色合理的设置数字化管理岗位及装备岗位人员，检查岗位人员的工作状况，严格按各岗位标准进行考评。（三） 系统管理保护岗：1、 参加拟订本厂财务数字化发展规划及数字化管理制度；2、 履行对操作人员的管理和计算机档案管理职能，对会计软件进行平时维护，保证计算机软件、硬件财富安全靠谱；3、 实时认识计算机故障状况，并采纳相应办理举措，碰到重要的系统运行故障一定依据故障的发展，办理状况填写故障报告单并实时报给数字化主管人员；4、 正确分派系统操作人员的使用权限及此后软件开发工作；5、 开发的软件应充足利用本公司已经应用的信息系统、报表系统的功能，并应以易接受、易掌握为原则；6、 未经各样主管、系统管理员赞同的开发项目，不得上机；7、 保证各样数字化管理规定的正的确施。（四）业务经办与操作:依照科目负责制的原则，设置成本核算、花费核算、资料、销售、债权债务来往的核算、现金、银行存款、固定财富、记帐、二级核算等岗位，各岗位严格依照本公司财务拟订的业务工作标准进行平时工作。做好记帐前对明细帐的审查，保证录入数据正确。充足使用计算机对帐、核销等功能来达成工作，并按《帐务管理制度》要求打印帐簿、报表。（五） 数据录入：1、 履行系统管理对岗位工作的详细指挥、要求；2、 实时、正确地按规定标准输下手工记帐凭据、生成体制凭据及帐表；3、 经过系统管理员实时正确地为领导供给所需数据；4、 系统管理员给本岗位设置的口令不得见告其余任何人；5、 正确履行数字化管理中的相关操作，使用等各项规定；6、 发现问题，实时向系统管理员及财务主管负责人反应；（六） 数据复核岗：1、 对输入计算机凭据质量把关，保证手工凭据与体制凭据的一致性；2、 对已录入的凭据实时复核，最迟不得超出第二天复核完成；3、发现凭据错误，剖析责任原由，通知相关岗位人员进行改正，复核人员不得私自改正;4、填好上机操作及其相关事项登记表，发现问题通知相关人员协调办理;5、 按日整理复核后的手工凭据，交数据管理员进行汇总、打印汇总凭据；6、 复核后的凭据要加盖岗位人员印章，并对审查结果负责。（七） 数据稽核：1、 审查原始凭据的合理、合法性及能否有经办人、查收人、主管领导署名；2、 审查记帐凭据能否切合会计制度要求，借贷关系式能否均衡，各样帐表互相之间数据能否一致，保证帐帐符合、帐表符合；3、发现不合法的原始凭据及手工记帐凭据填写有误时，退回业务经办人员进行协调办理；4、 每周对所有原始凭据、体制凭据、报表进行一次稽核，保证录入数据正确无误；5、 稽核后的凭据要加盖岗位人员印章，并对所有因人为要素造成而未实时稽核发现的凭据问题负责。（八） 数据管理岗：1、 履行系统管理员对本岗位工作的详细指挥、要求；2、 依据复核后的计算机凭据，按本汇总、打印、输出体制凭据汇总表，粘贴在体制凭据上，保证体制凭据在内容、编号、金额上的正确性。3、 对存贮在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭据、帐表等要实时备份，备份软盘要编号及盖印归档；4、 依据《帐务管理制度》相关规定，进行实时对帐结帐、结转下年；5、对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不一样意任何人进行非会计系统赞同的任何操作；6、 注意保留、查察计算机操作记录，发现问题实时向系统管理员报告并负责操作记录的整理、装订及归档；7、 按档案管理要求移交档案，填写档案移交单；8、 对本岗位负责，在档案移交单上盖印。（九）档案管理岗：1、 严格依照《档案管理制度》要求进行平时工作；2、 对会计核算结果的历年资料要保留三份，分别寄存在不一样地址；3、 对购买或自制开发的会计软件，要作为会计档案妥当保留，并负责敦促计算机凭据、帐薄、报表的装订归档；4、注意查察《档案移交登记表》，对接收的计算机档案资料负责。各岗位严格履行制度要求，互相协调工作，发现问题实时反应，提出有益于数字化发展的建议，保证我公司财务数字化向着健康有效的方向发展。三、监察、落实本规定由财务主管及系统管理员监察履行。帐务系统管理制度为保证帐务系统安全、正常、靠谱的运行，依据天心软件的实质要求及我公司的实质状况，特拟订帐务系统管理制度。本制度包含帐务系统人员组织、操作管理、业务管理工作标准等内容。一、人员的组织系统装备系统保护员、录入员、操作员、复核员、稽核员、数据管理员，从业务管理及财务办理流程来分，系统装备系统管理员，系统保护员，数据管理员，财务主管，主办会计，出纳，来往会计，存货会计，销售管理员，详细装备见下表：编号 岗位 姓名1系统管理员系统管理阎勇2系统保护员系统保护阎勇3数据管理员数据管理阎勇4财务主管稽核员张经理5主办会计复核、录入、操作张经理6出纳录入、操作张娴静7来往会计录入、操作张娴静8存货会计录入、操作吴宝刚、梅冲9销售管理员录入、操作张淑京详细职责参看《数字化系统岗位责任制》。二、操作管理制度（一）平时事务管理1、一定严格依照《FAS2000天心公司管理软件操作流程》达成各项工作；各操作人员及财务主管须依照《天心FAS2000业务流程管理规范》及《日上FAS2000操作员分工操作流程规范》达成自己的工作，详尽操作流程及方法可参照《FAS2000天心公司管理全能系统》操作手册（黄皮书）。2、 一定以自己的名称、密码进入本系统，工作完成后应实时退出系统，以免别人利用系统进行其余操作；3、不得将口令泄漏给别人，并按期改正自己的口令;同时，一定4、各操作员一定正确输入属于自己的工作范围内的单据内容，同时，一定输入本系统中起主要作用的号码，如：单据号、订单号（即大号）、制令单号、凭据号等。（二）平时业务管理各操作员一定依照《日上FAS2000操作员分工操作流程规范》中业务分工一览表中的步骤单据及主营业务操作流程来操作。一般操作流程以下：月初：输出上月财务报表，报税，上缴收益。月中：输入以下单据，查问相关帐表步骤及单据操作员审查相关帐表1进货单存货会计存货会计采买明细表采买统计表进销存统计表存货明细表现存量明细表2进货退回单存货会计存货会计3进货折让单存货会计存货会计4销售订单销售管理存货会计受订明细/统计表5制令单存货会计6领/退料单存货会计存货会计领料/退料明细表进销存统计表存货明细表现存量明细表销货明细表销货统计表销货年度统计表销货毛利剖析表借入还出明细表借入租金明细表借出还入明细表借出租金明细表调拨明细表 ，调整明细表7成品缴库单存货会计存货会计8销货单存货会计存货会计9销货退回单存货会计存货会计10销货折让单存货会计存货会计11借入单存货会计存货会计12借入还出单存货会计存货会计13借出单存货会计存货会计14借出还入单存货会计存货会计15库存调拨单存货会计存货会计16库存调整单存货会计存货会计17单/多厂商付款单出纳主管会计付款明细表，对付帐款明细表/统计表/汇总表/帐龄剖析表厂商帐户改动表18单/多客户收款单出纳主管会计收款明细表，应收帐款明细表/统计表/汇总表/帐龄剖析表客户帐户改动表19其余花费收入/支出单出纳主管会计其余花费收入明细表/其余花费支出明细表20帐户进出单出纳主管会计帐户进出明细表，帐户进出汇总表21帐户调拨单出纳帐户进出明细表，帐户进出汇总表22单据异动出纳23审查凭据主管会计科目总帐，科目明细帐，日志帐，现金帐，分录帐，销货帐，进货帐，汇总表，对象别帐24过帐、结转凭据调整凭据主办会计月底：1、 存货会计监察库房清点，将实质库存数日经过清点办理，有偏差时调整实质库存数目及金额。2、 存货会计进行资料出库成本计算，并结转生成会计分录传达给总帐系统。3、 出纳依据银行送来的对帐单生成银行余额调理表。4、 主办会计审查完所有的会计凭据后结转花费、成本，形成本月收益，输出内部报表（如：花费表，成本表，现金流量表等）。制作财务报表。要求：能由系统自动生成的会计凭据不可以直接存总帐中输入， 一般性非主营业务的收付款在银行帐户进出单中进行办理，不可以直接在总帐中输入凭据。附录六：业务办理工作标准现金：1、 核敌手工凭据与输入计算机凭据的正确性；2、 要求日清月结（启动现金日报表，每天打印，现金日报表，查对无误后打两份，一份上交主管负责人署名，一份自己保留，并随时接受不按期检查）；3、 现金日志帐满页打印；4、 出纳员每天五点一定结帐，与库存现金查对，打印日报表；5、 出纳员应每天核查原始凭据与记帐凭据；6、 严格履行现金管理制度，库存限额按要求储存；支票管理：1、发放及填写支票，随时进行录入，新购入支票第一按整本、分帐户一次性录入，待支票使用时修他日期、限额及用途，使用部门及个人；2、报帐时实时核销支票;3、 月底按部门、经办人供给未核销支票的明细，催交报销；4、 作废支票应随正式支票作为凭据的附件。预支帐款、对付帐款、其余对付款：（收付款系统）1、 按拟订的标准纲要正确录入；2、 随时对新增单位进行目录保护，并每整理一次，每个月28日前交部门目录管理员；3、 记帐完成后，按期（每个月一次）对单位来往帐进行核销；4、 依据管理的需要，对欠帐单位，用款部门，金额大小，供给相关数据，常常通知公司内相关部门和人员清理债权债务。5、 依据业务量大小，随时与对方单位进行核清帐目；6、 一定进行参照录入，严格控制来往单位分户；7、 属一般帐，一致打印；预提花费、待摊花费：严格划清业务内容，做到实时冲销预说起摊销花费。生产成本:1、依据设置的明细科目，按标准纲要正确填制;2、 利用总帐表进行成本核算（包含聚集花费、分派花费、成本计算）；3、 依据管理的需要，供给成本核算的相关数据；4、 按期进行成本剖析；实时向领导供给成本核算资料，对带有偏向性的成本变化要实时反应，以便于改良；5、 属一般帐，一致打印。6、 准时查对明细帐，记帐凭据审查，当天业务不超出第二天。其余应收款、应收帐款：1、 按拟订的标准纲要正确录入；2、 随时进行目录保护，并每个月整理一次，于月终28日前交部门目录管理员；3、 输入单据时或在一准期间内对应收帐款余额进行核销；4、依据管理的需要，每个月进行一次帐龄剖析，关实时交部门领导（包含清理欠款单位的实时核销）；5、随时与销售部门查对应收及预收货款，实时、正确供给欠款单位及金额；6、一定进行参照录入，严格控制来往单位分户;7、属一般帐，一致打印。管理花费：1、 依据设置的明细科目，按标准纲要正确录入；2、 实时进行部门目录保护，每个月整理一次，并于月终28日前交部门内目录管理员；3、 依据管理需要，实时进行花费估算剖析，按部门分项目列出节俭与超支数额；4、 联合报表，填好数据反应表，反应到相关部门；5、 属一般帐，一致打印。银行存款：1、 录入银行对帐单，随时录入银行对帐单；2、审查银行帐，审查未记帐银行明细帐，（依据银行结算单及银行存款的标准纲要）；3、 打帐要求月清，月结，月打帐；4、对帐，要求依据计算机产生的待核银行帐与银行对帐单进行对帐， 对帐后打印出余额调理表及单位未达帐和银行未达帐；5、银行帐业务剖析，关于单位未达帐要求按部门，经办人等明细打印，送交各部门催办，银行未达帐，送开户银行办理；产品销售收入：1、 依据已拟订的标准纲要制票；2、 每个月登记销售收入明细帐；3、 依据管理需要实时供给销售收入及应交税金的金额；4、 属一般帐，一致打印；5、 按规定正确计算收益及应交税金；资料核算：1、 原资料、低值易耗：1） 录入依照标准纲要输入；2） 联合总帐报表供给内部报表；3） 明细帐和总帐进行查对，与库存资料明细帐进行查对;4） 按一般帐一致打印；2、 对付帐款：1）按标准纲要制票录入；2）属一般帐一致打印;3、其余业务收入：1） 按标准纲要正确录入；2） 正确供给其余销售业务的相关数据（包含销货单位、内容及金额）；3） 属一般帐，一致打印；固定财富：1、 固定财富清理，输入：1） 按拟订的标准纲要及财富名称逐笔制票；2） 随时与固定财富明细帐进行查对冲销并结转盈利；3） 帐簿打印一般明细帐打印；2、 固定财富原值、折旧：1） 充足利用固定财富子系统实现其功能；2） 随时利用帐务系统对固定财富进行核实与调整；3） 按期与实物行查对，做到实时清理；4）按期与使用部门进行实物查对实时办理;在建工程:1、 凭据依照标准纲要实时进行填制；2、 依据工程项目的增减实时改正项目目录；3、 按资本根源及用途与相关部门进行查对；4、 依据管理需要，联合总帐报表成立专项管理报表，反应专项资本状况；5、 供给各项工程的竣工程度及支款状况；6、 实时进行工程结转；7、 帐簿一致打印；总帐、会计报表、应交税金、对付薪资、其余应交款、今年收益、营业外收入、营业外支出、长久投资、短期投资、长久借钱。1、 严格履行会计制度、税务制度，正确设置会计科目；2、 按标准纲要正确录入，能正确反应各科目的业务内容；3、 实时查对总帐与明细帐，做到帐帐符合；4、 按规定正确填制报表，准时报送；5、正确反应公司应交及已交款数额;6、随时供给长久、短期借钱科目的根源、金额、限期、送还时间、支付利息等状况；7、 按单位、投资构成掌握“长久投资”科目内容及投资回收状况；8、 属一般帐，一般打印；9、 查对明细帐；10、 负责所有会算帐务的总稽核，并对会计凭据、帐簿常常性的审查；数字化管理报表管理制度一、 依据上司主管部门一致设计和部署的格式来编制上报的会计报表。二、内部管理的会计报表，依据公司管理需要经主管会计审查设定。关于内部期层单位需要上报的会计报表格式也要由财务部、主管会计一致规定，一经确定不一样意轻易改动。三、依据帐簿数据正确填制或由机器自动生成会计报表。帐表之间的数据必须连接一致。四、 内部基层单位上报的会计报表应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，保证表与表之间的勾稽严实，数据一致。五、 每个月的会计报表一定软盘和书面两种形式保留。软盘报表和书面报表的数据一定一致。六、存贮在硬盘上的会计报表数据一定成立软盘备份。备份次每个月不得少于一次。要做双备份，做备份前要填写《备份数据登记表》（附录八）。七、 每个月的会计报表一定以书面的形式打印出来一致整理，并经会计主管领导批阅署名或盖印。九、每年年关时，一定将一年会计报表数据（包含备份软盘和打印书面报表）一致整理并与档案管理员办理存档手续，详细详见《数字化管理档案管理制度》说明。附录七：会计报表系统业务流程图填制记帐凭据益表的数据录入 记帐（记帐凭据）帐中取数取损填制转帐凭据欠债表录入 记帐（转帐凭据）帐中取数财富财富欠债表（续）应上交及应填补表表中取数财务状况改动表工业公司指标表附录八：备份数据登记簿备份日期 备份内容 备份盘序号和盘数 备份状态操作员ERP系统的保护制度目前ERP系统已投入运行，为实时发现系统出现的问题，知足财务管理适应工作的改动，进一步增进系统的功能等，一定增强对系统的保护。系统的保护包含：保护任务、人员装备、保护人员的权限及软硬件的保护。一、 系统保护的任务：1、 实行对系统硬件设施的平时检查和保护，以保证系统的正常运行；2、 在系统发生故障时，实时清除故障和恢复运行；3、 依据数字化工作实质需要提出系统扩大报行，报财务主管；4、 在系统扩大时负责安装、调试，直至运行正常；5、 在系统环境发生变化时，随时做好适应性的保护工作；二、 人员装备：1、配系统保护员一名，达成以上工作;三、 系统保护人员的权限：1、系统保护只好由系统保护人员或指定的专人履行，系统其余人员不可以实施；2、 一定按规定的程序进行软件的改正操作；3、 不得进行任何未作登记的软硬件保护操作；4、 保护人员有权指正操作人员的违规操作。四、 硬件设施的保护是指对主算机硬件进行检查，修复。一） 硬件设施配置数字化管理设施是指特意用于计算机及其配套设施，包含计算机主机、显示器、打印机等。二） 硬件设施的管理：会计电算专用硬件设施由财务一致管理和使用，其余部门一般状况下，不得使用，确需使用时一定经财务部负责人赞同，并确认不影响数字化管理的正常工作，操作时一定进行操作登记，并在上机登记表上注明赞同人姓名、赞同时间。会计电算硬件设施特意用于运行帐务办理系统，报表办理系统及其余会计事务办理软件。任何人不得用于游戏，不得用于对外服务。为了防止计算机染上病毒，所有软盘一定进行病毒检测，如有病毒杀毒后才可进行其余操作。为保证硬件的安全，不得带电拔插任何接口线路，包含打印线，显示器连线等。三） 硬件设施的保护会计电算硬件设施的保护工作由系统保护人员负责进行，一般保护人职工作需登记《系统保护登记表》即可，大的硬件保护需做系统保护报告，报财务负责人及系统管理员。《系统保护登记表》见附录。四） 硬件系统的安全与保护1、 组织操作人员对计算机，键盘和打印按期进行全面的检查，冲洗计算机和打印机。2、 为了保障计算机安全正常运行，机房应装置调温设施，以保持适合温度。3、 机房内禁止抽烟，根绝全部火源。为防不测事故的发生，机房内应装备灭火设施。4、 机房内的全部电器设施一定经过用电技术管理部门赞同后能安装。5、 工作中忽然停电时一定实时关掉所有电器设施的开关。6、 操作人员走开机房时应封闭所使用设施。下班时一定封闭电源开关。7、 上机一定依照以下次序：第一开UPS电源，其次开打印机、第三开显示器、第四开主机；下机次序相反。五、软件的保护制度会计软件的保护，提指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实行的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的改正与恢复等工作。一） 会计软件配置状况依照分步实行的目标，财务部装备了天心软件。。二） 会计软件的保护与管理1、 因为财务部用天心公司的商品软件，程序修正和会计软件的参数调整一般由天心公司实行，会计数据的改正与恢复一般由系统保护人员负责，其余操作人员一律不得进行保护操作。保护人员实行数据改正与恢复一定作好详尽记录。2、 程序修正与会计软件参数的调整手续♦操作使用人员在实质工作中发现《天心软件》的原设计功能未能正常现时，立刻作详尽记录后报告系统管理员；♦系统管理员向天心公司提出程序修正和会计软件参数调整要求；♦财务部在收到天心公司修正程序或调整参数后的正确软件时，应由系统管理员进安装和运行，测试后才能交操作人员使用运行。♦软件保护后进行系统保护登记。3、会计数据的修正与恢复♦会计数据的修正与恢复操作一定由系统保护人员或天心公司专职保护人员负责，其余人员均不得进行保护操作。♦因为凭据填制或录入错误而致使会算帐簿数据的错误只好经过凭证改正方法进行数据的修正，不得经过保护操作赐予修正。♦下述状况下只有保护人员才能实行数据的修正操作：A、 未录入年初余额或年初余额未平但已记帐；B、 记帐时中止；C、 错误操作惹起的数据错误；♦一般状况下不一样意实行数据恢复操作，只有当硬盘数据已损坏，并没法修正或改换硬件设施时才能实行数据的恢复操作。A、 数据修正与恢复的程序B、 系统管理员对保护人员提出数据改正和恢复要求；C、 系统保护人员在系统管理员和会计人员的指导下修正或恢复会计数据；D、 系统管理员对检查修正或恢复后的数据，确立正确无误后通知操作使用人员。4、会计科目的保护:会计科目不得任意改动、增删，每年年末或年初，经会计主管赞同后并受权相关人员进行一次性改动，原则上年中不准改动、增删会计科目。确需增修改的，需报赞同，并做相应的并帐、分帐、撤帐等办理。5、 会计软件的升级：应由系统管理保护人员报财务主管赞同，由系统管理员组织，保护人员详细实行，并编写升级报告，形成文档进入档案。6、 会计软件的管理：♦财务部门在获取会计软件后一定做很多套软盘备份，并分别寄存在档案室、机房和财务人员办公室的专有铁柜内，寄存在档案室的备份由档案管理员管理；寄存在其余两处的备份软件由数据管理员一致保留。♦运行中的会计软件一定安装在计算机硬盘上，一般状况下不得从头安装。三、软件系统的安全与保护♦操作人员运行的会计软件一定是经过编译的程序；会计数据文件寄存的子目录一定加密码。♦依据软件供给的功能和工作需要设置操作人员的操作权限和密码，操作人员一定对自己的操作密码严格保密，不得泄漏。系统保护登记表时间报请人审批人保护人保护种类一、 保护原由：二、 保护操作：三、 结果：四、 备注：数字化管理档案管理制度数字化管理档案是指存贮在磁盘（硬盘和软盘）或其余存贮介质上的会计数据和程序，以及打印输出的各样帐簿、报表、凭据等核算数据和系统开发运行中的全套文档资料。数字化管理档案是ERP活动的产物，又是数字化管理活动的客观表现，在经济活动中拥有史料和查证作用。因此增强数字化管理的档案管理，是数字化公司管理工作连续进行的保障，是ERP信息管理系统内数据安全完好的保证，是数字化会计信息系统正常运行的保证。、档案管理的任务:♦采集和整理应入档的会计资料；♦保留和利用好会计档案；♦恪守会计档案的保留限期。二、档案管理制度的内容：1、会计凭据的采集和整理：会计凭据是会计档案的重要构成部分，是记录经济活动的书面证明，是会

计核算的重要依照。对凭据要做到装订齐整、完好、坚固，妥当保留，便于查阅。第一，要把所有应归档的会计凭据采集完好，按凭据次序序号和本号检查能否有欠缺，剔除不属于会计档案范围和不用要归档的一些资料， 增补遗漏的必不行少的核算资料。其次，与主要负责凭据打印，装订工作的数据管理员办理存档手续；第三，依据适合厚度按本一致装订，防止装订过厚或过薄，过厚则过后翻阅不便，过薄则不好保留简单消散。