办公用品采购管理规定

最新办公用品采购管理规定

一、总则

1、为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程,

明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特

制定本制度；

2、本制度所指的办公用品系指用于公司日常办公所需之耐用物

品和消耗品，包括：文具、纸薄、办公室自动化耗材、食堂宿舍等生

活用品、劳保用品、卫生清洁用品等。

二、权责

1、办公用品由行政部办公室（以下简称行政办）集中管理，实行

统一采购、统一发放、统一回收处理；

2、行政专员具体负责办公用品的采购和日常管理；

3、行政部经理负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等

情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购；

4、财务主管负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公

用品台账；

5、总经理对行政部的办公用品采购管理实施严格监督，发现问

题应及时纠偏。

三、申购

1、各部门根据本部门对办公用品的需求，于每周的最后一个工

作日提报下一周办公用品领用计划，经部门负责人审签后报行政专

员;

2、行政专员依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，

对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，经询价、比价后，确

定合适的供应商；

3、填写《办公用品申购表》，报行政部经理和总经理审批后实

施采购；

4、凡一次性购买金额预计超过600元的，行政办必须安排两人

一起外出采购；

5、对于大宗办公用品，由行政部经理负责询价和议价、选择合

格供货商，并签订购销合同。行政专员在过程中实施配合。

四、核销

1、采购物资时，行政专员必须向供应商索取正规发票和物品清

单，如供应商未能开具正式物品清单的，行政专员须依据实际购买的

物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报

销凭证；

2、物资采购完毕，须在10个工作日内，填写《费用报销单》，

经行政部经理、总经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对

报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应

予拒销。

五、领用和发放

1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，行政专员按

照《办公用品领用单》发放办公用品；

2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政专员统一

调换或回收；

4、员工离职时，须根据有关规定与行政专员交接办公用品。

六、登记和管理

1、行政专员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、

发放和库存管理；

2、财务部须会同行政专员定期或不定期盘点，查对台账与实物,

保证账实相符；

3、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证

办公用品的功用和性能；

4、行政专员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合

理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

七、其他

1、本制度由行政部制订，并负责解释；

2、今后若有未尽事宜，由行政部另行发文通知。

办公用品采购管理规定

一、总则

为了加强对行政行政采购活动的管理和监督，合理申购与领用，

节约办公费用，特制定本管理办法。本管理办法适用于公司各部门。

二、管理细则

1、归口管理部门：采购由公司行政人事部按审批权限实行按需

采购制度，公司行政人事部负责公司管理各部门的采购，财务资产部

分别进行核算与实施监督。

2、请购程序:

（一）日常办公用品请购：由行政部在每月初根据各部门库存状况

分别编制''请购单"，直接财务资产部审核批准后实施采购。

（二）特殊办公用品请购：如需对日常办公用品目录之外的办公用

品进行采购，由使用部门在每月初报送“请购单”（突发请购可特殊

处理，但需提前3天申请，给予一定的采购时间）。

（三）如因开展单个项目，如：招标会议、大型活动、人力资源培

训等，请购数量较大时，除在单项预算中对办公用品预算作出单独说

明外，在请购或领用时须单独填制请购单或办理领用手续。

（四）除日常办公用品外的其它请购单的报送流程：各子公司报

送流程：公司各部门第一负责人公司财返行政部；

（五）请购单的报送时间：各部门每月第一个工作日报送到行政

部，行政部汇总后报送财务部，财务部审核后于当天报送常务副总经

理，返集团行政部（遇节假日顺延），经集团行政部负责人复核确认后

于三个工作日采购到位。

（六）所有请购单需注明“品名、单价、数量、金额”等内容，不

得随意涂改。

3、内部管理：

（一）办公用品领用时间为全天。各部门、公司员工根据每月申请

及实际

工作需要至行政部领用办公用品。

（二）所有员工对办公用品必须爱护，厉行节约，杜绝浪费，禁止

贪污，降低消耗费用。办公室用品只能用于办公，不得移作他用或私

用。

（三）行政部负责办公用品管理;做到办公用品齐全、量足质优、

库存合理、开支适当、用品保管规范。

（四）办公室用品管理一定要做到干净、清洁、注意安全、防火、

防盗、严格按照规章制度办事。

4、收发管理：

㈠验收：

采购人员按请购单的要求进行采购后，应将采购物品、采购有关

发票及有效票据协同请购单交予办公用品管理人员进行核对，并办理

入库手续，办公用品管理人员应核对采购物品数量、质量（是否符合

请购要求），填写入库单（入库单采取订本式、一式三联、且连续编号），

入库单应详细填写品名、单价、数量、金额。三联单一联存根联、一

联采购员、一联记账联）。

所有入库单均应有验收人、采购员两人签字。办理入库后除存根

联外其他二联均交予采购员作为费用报销原始凭证附件。所有办公

用品采购均需办理入库手续。

（二）领用：

所有办公用品领用均须办理领用手续;领用时均需在行政的领用

登记本上签。

行政领用登记本需有“领用日期、品名、单位、数量、单价、金

额、部门负责人签字领用人签字”等内容。

领用人领用日常办公用品，按附件2“办公用品领用规定”办理;

特殊办公用品的领用遵循“谁请购、谁领用”的原则。

文印室公用耗材领用由文员办理领用手续，由行政部门负责人签

核。部门负责人对领用真实性、合理性负责，行政文员对领用真实

性、合规性（是否超出领用标准）实施监督，对存在质疑之领用可以拒

绝并向上级领导报告。

各部门办公用品领用的费用统计以领用登记本的内容为依据。

（三）采购借支与报销：

采购员借支实行备用金制，采购回后及时办理入库并到财务报

销，特殊情况可酌情另行借支。

在办理入库手续后，采购员应将采购发票及其他有效票据连同入

库单（记账联）、请购单交予财务费用会计审核。针对采购未完之请购

单，费用会计审核时可根据入库单情况在请购单上作已报销标志，并

将请购单退回采购员。

财务核算与监督：费用会计在审核采购报销凭证时，在编制记账

凭证时，应将入库单抽出单独留存，所有已入库采购物品均先计入“材

料物资”科目，当月材料物资增加额应等于当月入库单金额合计。费

用会计根据文员报送的“办公用品领用汇总表”，对当月入库、领用

进行核对，必要时可对期末库存进行监盘，核对无误后，赛用会计根

据部门费用统计表填制当月部门办公用品领用分摊凭证，如借：营业

费用一办公赛用-营销中心，贷：材料物资。由于各部门费用统计是

根据各部门各品种领用数量*计划价格（固定）进行核算，而财务材料

物资是以实际成本入账，所以应定期（季度）按期末库存*计划价格计

算结果与材料物资余额比较，将价差视同消耗转为费用。

5、行政台账管理：

（一）建立各子公司库存明细表；

（二）入库分开，入库单以各子公司区别，各子公司有各自一本入

库单；

（三）报销分开，除公用文印资料无法分开外。

（四）针对员工领用，如对非消耗品，可重复使用物品应建立个人

台账，员工离职时应办理退还手续（作负数领用单），如同品种部门再

领回可不重计部门费用，如该部门内部已调剂使用，部门负责人应确

认已收回。

（五）办公用品管理文员应在月终作统计核算（核算期间为当月1

日-31日），于次月2日前公司完成“办公用品领用汇总表”和