第十二项目沟通及文件记录

第十二章项目沟通及文件记录主要内容与学习目的内容目的加强沟通的建议有效聆听使项目会议有效的建议有效讲演的建议有价值的项目报告的建议项目文件记录及跟踪变化了解人员沟通的主要形式；掌握有效聆听的技巧；掌握项目会议的类型，了解举办有效会议的注意事项；了解讲演的技巧；掌握项目报告的类型。人员沟通12有效聆听会议34讲演报告56项目文件及变更控制1、人员沟通人员沟通的作用保持项目进展识别潜在问题征求意见以改进项目绩效满足客户需求避免意外沟通的方式和媒介面对面使用媒介：电话、有声邮件、电子邮件、书信、备忘录、电视会议、通用软件系统1、人员沟通面对面的沟通，或通过电话进行。面对面沟通时，身体语言是非常有用的；不仅被讲话者使用，而且被听者作为提供反馈的方法使用；肯定的身体语言否定的身体语言了解来自不同文化的身体语言是非常重要的口头沟通应该坦白、明确；口头沟通的时间选择很重要；口头沟通1、人员沟通备忘录和信件是书面沟通的两种主要形式；书面沟通仅在必要和不会增加文书工作的情况下使用；在面对面会谈或电话交流后，以备忘录或信件形式确认决策和行动是有必要的；口说无凭作为项目资料留存书面沟通大多用来进行通知、确认和要求等活动；备忘录或信件必须清楚、简洁。书面沟通3、会议项目会议的类型情况评审会议解决问题会议技术设计评审会议3、会议参与人员项目经理、团队成员、客户或公司的高级管理人员目的：通报情况、找出问题和制定行动方案应定期召开情况评审会议（1）3、会议会议主题：自上次会议以来所取得的成果；成本、进度计划和工作范围的情况进展趋势预测纠正措施改进的机会行动细目分配情况评审会议（2）3、会议项目开始时，由项目经理和项目团队设立解决问题会议的准则：由谁召开？什么时候召开？所需权限会议过程：描述问题找出问题的潜在原因收集数据并找出最可能的原因找出可能的解决方案解决问题会议（1）3、会议会议过程（续）：评价备选方案确定最佳解决方案修订项目计划实施解决方案确定问题是否得到了解决解决问题会议（2）3、会议包括设计阶段的项目，通常要进行技术评审会议。两种技术评审会议初步设计评审：在承包商订购交货期较长的原材料之前，获得客户对设计方案的认可；不至于延误项目进度；详细设计评审：在承包商开始建设、装配和生产项目交付物之前获得客户的批准。技术设计评审会议3、会议会前确定会议是否真正必要；确定会议的目的；事先将会议议程表分发给与会者；准备直观教具或分发的资料；安排会议室。使会议有效3、会议会议期间按时开会；指定记录员；评论会议的目的和议程表；主持而不是支配会议；总结会议成果；不要拖长会议的时间；评价会议进程。使会议有效3、会议会后在会后24小时内公布会议成果。对总结文件的要求：简洁，如果可能，尽量写在一张纸上；列出行动细目，包括谁负责、预计完工日期和预计的交付物；列出参加及缺席的人员；将会议成果分发给所有被邀请参加会议的人员。使会议有效4、讲演为讲演做准备确定讲演目的；了解听众；做一个讲演提纲；使用听众听得懂的简单语言；准备一些在讲演时用的或要参考的便条或最终提纲；练习、练习、再练习；准备直观教具并进行测试；复印分发材料；事先准备好设备；当会议室空着或无人使用时，进去感受一下环境。4、讲演讲演过程克服紧张感——记住，对于讲演的问题，你比大多数听众了解的更多；开场白很重要；使用3-T（Tell）方法：首先，告诉听众你要讲些什么；其次，讲给他们听；最后，告诉他们你讲了些什么。面对听众讲，做到脱稿；讲话要清楚、自信，语速得当；适当地运用气势、面部表情和身体语言；4、讲演讲演过程不要遮挡直观教具；按逻辑推理讲“故事”，引人入胜；提纲中列明要点，不要偏离主题；讲到要点时，向听众解释它们为什么重要；结束一个细目前总结一下；结束语：以有说服力和自信的方式结束演讲；在适当的情况下，留出时间与听众交流；回答问题时，要真诚、率直、有信心。5、报告某些必要报告的类型、内容、格式、报告期和分发，是在合同中指明的。写报告要以读者为出发点，而不是写报告的人。两种常用的项目报告类型：进度报告最终报告5、报告进度报告通常有特定的报告期；进度报告内容：自上次报告以来的成果；目前项目的执行情况；解决以前发现的问题的进展；自上次报告以来的问题和潜在问题；计划采取的改进措施；在下一个报告期内期望达到的里程碑。进度报告5、报告最终报告是对项目的总结，而不是进度报告的汇总；最终报告内容：客户的最初需要；最初的项目目标；作为项目结果，客户的实际利益和预期利益的对比；初始项目目标实现的程度，如果没有实现，应附有说明；项目的简要描述；今后的考虑；交付物清单；系统或设备最后通过测试的测试数据。最终报告5、报告准备有用的报告的建议：报告要简明；所写的和所讲的要保持一致；在报告中和每一段中先写出最重要的论点；多用图、表、图片；注意报告格式。6、项目文件及变更控制项目