Access数据库技术及应用课件第6章 报表

第6章报表

内容简介教学目标6.1报表基础知识

6.2自动创建报表

6.3设计器创建报表

6.4预览和打印报表

本章小结

习题六

Access数据库技术及应用

2内容简介报表是Access2000的特色之一，虽然它的创建要以表或查询以及其中的数据为依据。但是，报表却使原先复杂的数据表形式有了很大的简化，使之适用于各种形式的数据打印。利用报表可以控制数据内容的大小及外观、排序、汇总相关数据，选择输出数据到屏幕或打印设备上。本章主要介绍报表的一些基本应用操作，如报表的创建、报表的设计、分组记录及报表的存储和打印等内容。

3教学目标了解报表的分类及其组成结构掌握使用向导创建报表掌握使用Access2000的设计器定制报表了解报表的打印预览窗口

46.1报表基础知识6.1.1报表的定义和功能6.1.2报表的视图6.1.3报表的组成6.1.4报表的分类56.1.1报表的定义和功能报表是Access数据库的对象之一，它根据既定规则打印输出格式化的数据信息。例如，学校的学生信息表、教师信息表等。报表的功能包括：可以呈现格式化的数据；可以分组组织数据，进行汇总；可以包含子报表及图表数据，可以打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表；可以进行计数、求平均、求和等统计计算；可以嵌入图像或图片来丰富数据显示。

66.1.2报表的视图Access的报表操作提供了3种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。“设计”视图用于创建和编辑报表的结构；“打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形态；“版面预览”视图用于查看报表的版面设置。3个视图的切换可以通过“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮位置的3个选项：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图来进行切换。

76.1.3报表的组成与窗体类似，报表也是由称为“节”的组件组成，主要包括报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、主体5个节，如下图所示。

86.1.4报表的分类报表主要分为以下4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。91．纵栏式报表纵栏式报表（也称为窗体报表）一般是在一页中主体节区内显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示。纵栏式报表记录数据的字段标题信息与字段记录数据一起被安排在每页的主体节区内显示。102．表格式报表表格式报表是以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多行记录。表格式报表与纵栏式报表不同，其记录数据的字段标题信息不是被安排在每页的主体节区内显示，而是安排在页面页眉节区显示。113．图表报表图表报表是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图标，可以更直观地表示出数据之间的关系。如下图所示是各部门教师人数统计图表报表输出。124．标签报表标签是一种特殊类型的报表。在实际应用中，经常会用到标签，例如，物品标签、客户标签等。如下图所示是学生标签报表输出。136.2自动创建报表6.2.1利用“自动报表”创建报表6.2.2利用“报表向导”创建报表6.2.3利用“图表向导”创建报表6.2.4利用“标签向导”创建报表146.2.1利用“自动报表”创建报表“自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。Access能够自动创建纵栏式和表格式两种报表。设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。

【例1.6.1】在“学生成绩管理系统.mdb”中使用“自动报表”创建学生信息报表。156.2.2利用“报表向导”创建报表如果在创建报表的过程中需要对报表的数据来源进行适当的筛选，那么可以使用报表向导来创建报表。16【例1.6.2】以“学生成绩管理系统.mdb”数据库中“教师表”为数据源，创建教师基本信息报表，按性别进行分组，按参加工作日期降序排序。176.2.3利用“图表向导”创建报表如同图表窗体一样，在Access中也可以应用“图表向导”将数据以图表形式显示出来。18【例1.6.3】用图表的方式从“教师”表中将各系教师的人数显示出来。196.2.4利用“标签向导”创建报表在Access中，用户使用标签向导可以创建标签式报表，这样就可以根据需要打印各种标签。例如在日常工作中，可能需要制作“物品”标签之类。20【例1.6.4】使用标签向导创建一个标签式报表，内容仅包含学生的学号和姓名。216.3.1报表的格式设定1．报表属性2．节属性3．设置报表格式4．创建多列报表221．报表属性用户可以单击工具条中的“属性”按钮或依次单击“视图”→“属性”菜单命令来显示“报表”属性对话框。如下图所示为报表的属性对话框。231．报表属性下面简单介绍报表中几个常用属性：记录源：将报表与某一数据表或查询绑定起来（为报表设置表或查询数据源）。打开：可以在其中添加宏的名称。“打印”或“打印预览”报表时，就会执行该宏。关闭：可以在其中添加宏的名称。“打印”或“打印预览”完毕后，自动执行该宏。242．节属性节的属性对话框中常用的属性有：强制分页：把该属性值设置成“是”，可以强制换页。新行或新列：设定这个属性可以强制在多列报表的每一列的顶部显示两次标题信息。保持同页：设成“是”，一节区域内的所有行保存在同一页中；“否”，跨页边界编排。可见性：把这个属性设置为“是”，则可以看见区域。253．设置报表格式在报表的“设计”图中可以对已经创建的报表进行编辑和修改，主要操作项目有：设置报表格式、添加背景图案、页码及时间日期等。263．设置报表格式（操作方法）（1）在“设计”视图打开报表，选择格式更改的对象。若设置整个报表格式，单击报表选定器；若设置某个节区格式，单击相应节区；若设置报表中一个或多个控件格式，按下【Shift】键单击这些控件。（2）单击工具栏上的“自动套用格式”按钮或依次单击“格式”→“自动套用格式”菜单命令。（3）在打开的“自动套用格式”对话框中选择一种格式。274．创建多列报表报表中的数据如果只取了数据库中的少量字段，在打印或预览时数据会集中在页面的左侧，而右侧是空白，产生浪费。Access提供的多列报表可以将左侧的数据移动一部分到右侧显示。286.3.2报表中的控件使用1.报表中添加分页符2．在报表中添加页码3．绘制线条和矩形4．添加日期和时间5．报表添加计算控件291.报表中添加分页符通常报表的页面输出是根据打印纸张的型号及页面设置来决定输出页面内容多少，内容满一页后才输至下一页。但如果表格中的数据较多，一页显示不完时就会自动的分页。但有时又希望分页时，能够根据用户的意愿进行分页。【例1.6.6】将“学生”报表改成每个学生信息占一页。302．在报表中添加页码【例1.6.7】在“学生”报表每页下方页脚位置添加显示格式为“第3页，共10页”的页码。操作提示：在“控件来源”后面的文本框中输入“=第&［page］&页，共&［pages］页”。如下图所示。313．绘制线条和矩形在实际应用中，报表中总是要用线条将其适当分隔，通过Access相关控件，可以设计一个带有表格线的报表。324．添加日期和时间（两种方法）1.在“设计”视图打开报表，单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令。在弹出对话框中，选择显示日期及显示格式，单击“确定”按钮。2.也可以在报表上添加一个文本框，通过设置其“控件源”属性为日期或时间的计算表达式（例如，=Date（）或=Time（）等）。该控件位置可以安排在报表的任何节区。335．添加计算控件报表设计中，可以根据需要进行各种类型统计计算并输出显示，操作方法就是使用计算控件设置其控制源为合适的统计计算表达式。文本框是最常用的计算控件。346.3.3创建子报表（两种方法）1．通常采用拖拽动的方法将某个已有报表添加到其他报表即可。2．利用子报表控件。

【例1.6.9】为教师报表创建子报表，子报表显示教师所教授的科目。356.3.4报表的排序和分组在实际操作中，组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。依次单击“视图”→“排序与分组”菜单命令，打开如下图所示的数据“排序与分组”窗体进行设定。366.4预览和打印报表6.4.1预览报表6.4.2打印报表376.4.1预览报表1．预览报表的页面布局2．预览报表中的数据381．预览报表的页面布局在报表“设计”视图中，单击工具栏中“视图”按钮右侧的向下箭头，然后单击“版面预览”按钮。如果选择“版面预览”按钮，是对于基于参数查询的报表，用户不必输入任何参数，直接单击“确定”按钮即可，因为Access数据库将会忽略这些参数。如果要在页间切换，可以使用“打印预览”窗体底部的定位按钮。如果要在当前页中移动，可以使用滚动条。392．预览报表中的数据在“设计”视图中的预览报表的方法是在“设计”视图中，单击工具栏中的“打印预览”按钮，如果要在数据库窗体中预览报表，具体操作步骤如下：（1）在数据库窗口中，单击“报表”对象。（2）选择需要预览的报表。（3）单击“打印预