绿色能源开发运营有限公司印章管理规定

PAGE印章管理规定（试行版）KY-GL-G-14-A版次A/O分发号持有人状态受控■非受控□作废□密级秘密■机密□绝密□编制/日期审核/日期批准/日期2008年8月日发布2008年8月日试行目录1目的 12范围 13定义 14职责 15程序 25.1印章的申请 25.2印章的制作与启用 35.3印章的管理 35.4印章的使用 45.5印章的缴销 65.6罚则 65.7用印流程图 76相关文件 87记录 81目的为规范武汉xx绿色能源开发运营有限公司（下简称运营公司）印章的保管和使用，保证印章使用的合法性、严肃性、可靠性和及时性，保护运营公司利益，降低经营风险；明确印章保管人、使用人的权利和责任，特制定本规定。2范围本规定适用于公司及各生物质电厂所有印章的管理。3定义3.1监印人员指由公司领导核定指派的负责保管、使用和管理印章的人员。3.2印章是指公司向主管机关登记的公司印章或涉及特定业务的专用印章，包括法人章（包括公司董事会）、合同专用章、财务专用章和部门印章、公司因经营管理需要所制作的法人代表印章和其他因履行职务需要以个人姓名刻制的印章以及刻有公司名称的各类印章。3.3公章是指公司向上级主管机关登记的公司印鉴及以公司名义使用的公司印章，如行政章、公司合同专用章、董事会专用章、技术协议章等。3.4签字印章指刻有公司法人代表名字或职务的印章，如法人章、法人代表手签章等。3.5部门章指刻有公司部门名称的印章。3.6其他特定类型印章指涉及特定业务用途的专用印章，如财务专用章、发票专用章、附件章、保密章、正、副本章等。4职责4.1运营公司总经理工作部负责运营公司及各生物质电厂印章的归口管理。4.1.1指定专人负责印章的制发、换发、补发和检查等管理工作；4.1.2设立“印章登记簿”，所有印章必须拓具印模样本存档；4.1.3负责印章的保管、使用和维护工作。4.2申请用印的部门负责用印的审核工作，对其用印的内容进行监督管理。5程序5.1印章的申请5.1.1印章制发的申请因业务需要或组织变更需制作印章时，由申请部门填写“制发印章申请表”，经部门负责人审核，运营公司相关领导批准后按本规定第5.2条进行制发。5.1.2印章换发的申请印章的印文磨损申请换发时，由监印人员填写“制发印章申请表”，于“印章模印”栏拓具印模，标明制发日期，经印章保管部门负责人审核，运营公司总经理工作部负责人批准后按本规定第5.2条进行制发。5.1.3印章补发的申请印章毁损或遗失时，监印人员除向该印章的登记机构报备并依法公告作废外，应填写“制发印章申请表”，附件说明原印章的种类、名称、毁损或遗失经过及失职人员的处理，经印章保管部门负责人审核，运营公司相关领导批准后按本规定第5.2条进行补发。5.1.4印章制作的核定与批准a)印章申请制作部门或保管部门的负责人审核申请时，应对印章的类型、名称、形式、规格、使用范围及管理权限进行核定。b)一级印章，如法人章、法人代表手签章、法人代表章、董事会专用章、行政章、合同专用章、财务专用章，由运营公司董事长或其授权人批准同意后方可制作。c)部门印章、特定章等二级印章的制作，由运营公司总经理工作部负责人批准。d)对于印文磨损需换发印章的制作，由运营公司总经理工作部负责人批准。e)如遇印章需急办但相关签批领导不在的特殊情况时，申请部门电话申报，批准后可先由部门负责人代签，并标注，之后补办。f)如实现办公自动化，以上流程以OA承办。5.2印章的制作与启用5.2.1运营公司印章的制作和启用必须遵守国家的相关规定5.2.2运营公司印章由总经理工作部指派专人，持介绍信到公安机关指定地点统一制作。未经批准，任何部门、个人不得以任何理由制作有公司名称的印章。5.2.3新印章启用时，应及时拓具印模样本，填写“印章样本记录表”和“印章保管登记表”交运营公司档案员存档备查5.2.45.3印章的管理5.3.1印章实行专人负责保管。a)运营公司财务专用章及法人代表章由董事长或其授权人指定财务部2名专人分别保管；b)运营公司人力资源部印章由人力资源部负责人保管；c)运营公司部门章及蓝色、非圆形业务联系章由各部门负责人保管；d)除以上三类印章外的所有运营公司印章均由档案室监印员保管。f)各生物质电厂在未正式委任总经理之前，所有相关印章必须存于档案室。正式任命后，经该生物质电厂总经理申请由运营公司总经理指派专人考察，如该生物质电厂已建立的档案室符合印章保管条件、有专人管理且制度健全，则由该生物质电厂总经理与运营公司签订“印章管理使用授权委托责任书”，领回该电厂除合同章专用章之外的所有印章。如发现违规用章运营公司有权随时收回所有印章，对于给公司造成财产或者其他损失的，公司依法追究该生物质电厂总经理的法律责任。5.3.2所有印章必须在印章保管部门和档案管理部门留样，填写“印章保管登记表”注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、监印人员、批准人、印样等信息，按规定年限保存。5.3.3监印人员应与公司签订“印章管理使用授权委托责任书”，严格遵守国家法律和公司各项管理规章制度，不得利用印章谋取私利或从事对公司不利的活动，如发生违规行为，监印人员无条件承担法律责任。5.3.4公司配备专门的印章存放设施，由监印人员负责管理和使用。监印人员负责所保管的公司印章和印章存放设施的完好性及安全性。如公司印章发生毁损、被盗或者丢失等情况，监印人员应当保护现场并立即向公司董事长和总经理报告，并办理相关法律手续，重要印章应在公众媒体公告。在公司未解除监印人员责任之前，监印人员不得以任何理由离开岗位或者向公司提出辞职。5.3.5监印人员应坚守工作岗位，如果因故需要离开岗位，须事先报请公司董事长或者总经理批准，办理印章移交手续，由监印人员、公司指定临时监印人员和监督人（监督人由总经理指定）共同完成，签署“公司印章移交记录单”，临时保管人对代理期间印章的使用承担全部责任。监印人员返回岗位时应办理同样的移交手续。5.3.6监印人员工作岗位变动时，应自觉接受公司的检查，并办理印章移交手续，并继续对任职期间的印章管理工作承担法律责任。5.3.7有下列情况，印章必须停止使用：a)机构变动导致机构名称改变；b)有关部门通知改变印章图样；c)印章损坏；d)印章遗失或被盗，一级印章在公众媒体公告声明作废，二级印章内网公告作废。5.3.8印章的停用由使用部门提出书面申请，经运营公司总经理工作部审核，总经理批准后，由总经理工作部及时停用印章，封存或者销毁，建立印章清退、存档、销毁的登记档案。5.4印章的使用5.4.1公章、签字章以红色印泥或红色印水用印；部门章或其他特殊章可用蓝色。5.4.2印章的使用流程：a)用印申请人详细填写“用章申请单”，经部门负责人审核，报运营公司相关领导批准。b)签批后，用印申请人向监印人员提交“用章申请单”和需加盖公章文件的原件及一份复印件。c)监印人员检查“用章申请单”是否完备，提交的需加盖公司印章的文件数量是否与批准用印的数量一致。无误后，请用印申请人填写“印章登记簿”，然后用章。d)监印人员将“用章申请单”和加盖公司印章的复印件存档备查。5.4.3印章使用的签批：a)用印签批流程分类表：印章类型使用范围签批流程公司法人章（行政公章）用印人申请—→部门负责人审核—→总经理或其授权人批准合同专用章30万以上用印人申请—→部门负责人审核—→总经理或其授权人批准30万以内用印人申请—→部门负责人审核—→燃料副总批准人力资源部章涉及到中型及以上规模培训、招聘事项（超过10人）用印人申请—→部门负责人审核—→总经理批准人力资源部章日常联系事宜用印人申请—→部门负责人核准财务专用章、法人代表章对帐单、银行往来函等用印人申请—→部门负责人审核—→财务副总批准财务专用章、法人代表章支票办理完财务支出手续后执行部门章日常联系事宜用印人申请—→部门负责人核准其他业务联系章日常联系事宜用印人申请—→部门负责人核准b)如遇急需使用公章但签批领导不在的特殊情况时，经电话向签批领导申请。领导同意后，直接电话或签字传真给监印人，方可用印。c)如实现办公自动化，以上流程以OA承办。5.4.4监印人员对不符合用印审批程序的文件有权拒绝使用公司印章。对于私人事务、空白介绍信、不同字迹、涂改或字迹不清坚决不予用印。5.4.4监印人员应当由本人对需要加盖公司印章的文件使用印章，严格将所保管的印章交由用印申请人或者其他人员代为使用。5.4.5监印人员发现使用公司印章有错误，不论错误是否因监印人员自己造成，应当立即向用印申请人收回错误的已加盖公司印章的文件并予以纠正。监印人员应当将有关情况予以记录。5.4.6公司印章原则上不允许携带到外地使用，如确因工作需要必须在外地使用，由使用人向董事长或者其授权人提出书面申请，并签订“印章外带使用授权委托责任书”，办理印章移交手续后，由保管人将封存好的印章交总经理指定人员携带。印章在外地使用时，必须有两名以上公司员工同时在场，打开封包，用印完毕后，将公司印章封包，由在场员工在封包上签字，注明使用情况，申请人将加盖印章的文件复印件带回公司存档备查，经总经理工作部检查封包无误并办理印章移交手续后，将印章交公司监印人员，申请人对印章携带期间的管理承担全部责任。如需在外地签订合同并加盖公司合同专用章的，被授权签订合同的人员不得同时携带合同专用章。5.5印章的缴销5.5.1废旧、撤消或者遗失寻获的印章，应由监印人员填“印章移交记录单”，送印章管理部门依本程序第5.3条的规定呈请核定后，检具缴销之印章，送缴上级管理部门撤消。5.5.2印章管理部门收到缴销的印章，即斟酌实情予以保存或解角注销。5.6罚则5.6.1监印人员（包括临时监印人员，下同）不认真履行保管职责，致使所保管的公司印章发生毁损、丢失或者被盗等情形，监印人员应当承担赔偿公司因此所遭受的所有损失。如果给公司造成重大财产或者其他损失的，公司依法追究监印人员的民事责任和刑事责任。5.6.2监印人员不认真履行职责，致使公司印章被盗或者被不正确使用，监印人员应当承担相应的责任。5.6.3用印申请人故意隐瞒事实真相或者采取其他方式骗取使用公司印章，不论是否给公司造成经济或者其他损失，均应当承担相应的责任。5.6.4监印人员或者用印申请人未经法人代表书面特别批准，携带印章异地使用，不论是否给公司造成损失的，均应当承担责任。5.7用印流程图开始开始公司成立，按工商局要求制作重要印章（法人章、合同专用章、财务专用章、法人代表章）公司成立，按工商局要求制作重要印章（法人章、合同专用章、财务专用章、法人代表章）总经部安排制发相关领导批准部门负责人审核部门因需求申请制章总经部安排制发相关领导批准部门负责人审核部门因需求申请制章结束用章登记，结束用章登记，相应人员保管部门负责人审核用章申请相关领导批准部门负责人审核用章申请相关领导批准制新章重要印章的遗失或工商部门通知变更办制新章重要印章的遗失或工商部门通知变更办变更手续其他印章停用、损坏、作废总经理批准旧章其他印章停用、损坏、作废总经理批准旧章缴销、封存6相关文件7记录7.1制发印章申请表(KY-GL-G-14-A-01)7.2用章申请单(KY-GL-G-14-A-02)7.3印章登记簿(KY-GL-G-14-A-03)7.4印章管理使用授权委托责任书(KY-GL-G-14-A-04)7.5印章外带使用授权委托责任书(KY-GL-G-14-A-05)7.6印章保管登记表(KY-GL-G-14-A-06)7.7印章移交记录单(KY-GL-G-14-A-07)7.8印模样本记录表(KY-GL-G-14-A-08)制发印章申请表表格编号记录编号申请时间印章制发申请人制发印章名称制发印章类型印章规格及要求印章使用范围申请部门负责人审核印章制发批准印章模印用印申请单表单编号：用印部门申请人日期年月日印章类型份数用印理由:部门领导/日期批准人/日期

印章登记簿表单编号：用章日期印章名称申请部门申请人用印文件内容份数备注

印章管理使用授权委托责任书因工作需要，武汉xx绿色能源开发运营有限公司法人代表肖义平先生将“武汉xx绿色能源开发运营有限公司”印章、“肖义平”法人名章授权给保管使用，将依照公司《印章管理规定》，正确使用上述印章处理公务，保证不利用上述印章谋取私利或从事其他危害公司利益的活动。因本人内工作失误或过错发生违规行为对公司利益造成损失时，将愿意无条件承担相关法律责任