医院外事管理办法

医院外事管理办法第1章总则1.1目的为进一步提高医院（以下简称“我院”或“医院”）外事管理工作规范化、制度化、科学化水平，促进对外交往与合作，保障外事各项手续办理及时有效，根据国家相关法律法规、大学相关制度规定和要求、结合我院实际，制定本办法。1.2适用范围本办法所称外事管理（含港澳台事务）工作，包括员工因公出国（境）执行公务，外国及港澳台专家管理，国际会议管理，以及外国、港澳台的机构或人员来访等管理工作。1.3工作原则(1)统一领导、归口管理、分级负责、协调配合的原则；(2)依法依规、务实高效、精简节约的原则；(3)境内涉外活动本着友好、对等、互利原则进行；(4)外事无小事的原则；(5)严守纪律、保守国家和医院秘密的原则。第2章外事管理体系2.1归口管理我院外事管理工作接受大学领导，医院院长办公室统一归口管理。遵循大学和市相关管理规定开展外事工作。2.2院长办公室外事工作职责(1)根据医院实际情况和政策要求制定和修订外事管理制度；(2)梳理各项外事手续流程，接受咨询，提供指导；(3)审核并汇总派出申请材料、外专申请材料等外事相关材料；(4)负责院级主管相关外事手续办理；(5)负责医院外事工作培训；(6)建立医院外籍及港澳台籍人员管理档案，与国内工作居留许可的有关证件的有效期记录及按时程提醒人员并办理延期；(7)传达落实大学、市医管局等上级单位有关外事工作的通知和要求；(8)负责涉外接待工作；(9)与我院国际合作与交流委员会协同推进我院国际合作交流事项。2.3其他部门外事工作职责(1)各出访团队负责出国（境）任务事项拟订、人员选派、相关手续办理及人员管理工作，并对承接的外事活动负责；(2)行政助理负责协助Attending医师及科室办理有关外事手续；(3)医技、护理、行政有关外事工作由部门专人协助办理；(4)科教处负责审核我院召开的国际学术研讨会举办申请，审核和管理我院人员出国（境）参加学术会议、在职进修及短期培训事项；(5)会计处负责因公出国（境）人员的外汇申领和外汇核销工作；(6)国际合作与交流委员会负责我院国际合作交流、国际化的推动和促进；(7)人资组负责外籍及港澳台专家合同签署、薪酬发放，并依医院制度督导工作考核；(8)总务处及保卫处负责外籍及港澳台专家后勤及安全保障工作，并按国家要求办理备案与登记手续；(9)医院监察、审计等部门负责外事工作的监督检查工作。第3章外事工作内容3.1因公出国（境）我院因公出国（境）手续依照大学相关管理规定办理，实行大学、医院两级管理。医院因公出国（境）事项由部门或个人申报，院长办公室审核，审核通过后，向学校提交申请办理有关手续。因公出国（境）应有明确的公务目的和实质内容，出访任务应与出访人员本人业务范围相一致，按照任务饱满、务实高效、精简节约的原则合理安排。因公出国（境）应提前向院长办公室申报计划及预算，由院长办公室组织公示。具体出访前，由出访团队向大学申请办理因公批件及相关证照，院长办公室组织行前培训。出访归来，由出访团队提交出访报告等材料后进行费用核销。3.2外国及港澳台专家事务管理我院外国及港澳台专家按在院时间分为长期外专、短期外专及临时来访。均应根据国家法律法规、大学有关规定以及市外国专家局有关规定办理相关证照。海外人员来我院从事包括全职、兼职、短期等各类有关工作，需及时书面报院长办公室备案；与我院签订聘用合同的外专，在其入职后，除依医院有关人事管理规定向人资组提供相关材料外，应于院长办公室进行相关证照及资料的备份留存。科室或部门因工作需要邀请外宾进行技术交流、业务洽谈或考察访问，应及时报送《机关团体参访申请表》至院长办公室，以便院长办公室协调安排相关事项。医院为在我院工作的外国及港澳台专家营造良好的工作和人文环境，并为其提供必要的后勤及安全保障。3.3国际会议举办国际会议是指邀请演讲者为两国（含本国）以上的会议。我院科室或部门如需举办国际会议，需提交举办申请，及经费补助申请（经费筹集困难时），并缴交相关材料办理报销。申请表需呈我院主管外事的院级主管审核。3.4涉外兼职我院员工或单位申请加入国际行业协会或其他国际组织、在海外机构/团体兼职、获得名誉学位/学衔情况，需在院长办公室备案并备份相关证明材料。3.5涉外合作项目部门或科室如与海外机构签订合作协议，应提前向院长办公室报备，并及时将文件在院长办公室归档，以便院长办公室协调安排相关事项。3.6接受海外媒体采访我医院人员接到境外媒体采访申请的应及时将基本情况及采访提纲报部门主管领导及外事主管领导，采访必须得到外事主管领导批准和授权，我方应自主确定接受采访内容、选定接受采访人员，制定采访接待方案。未经批准或授权，不得擅自代表本单位接受境外媒体采访。3.7其他涉外工作其他与医院相关的涉外工作都属于医院外事工作范畴，如本院员工有办理本办法未规范之外事工作，应及时与院长办公室沟通，明确工作原则及办理办法。第4章外事纪律4.1遵守法律法规涉外人员必须严格遵守法律法规，忠于祖国、坚持原则、执行政策、站稳立场，自觉维护国家主权和民族尊严和祖国声誉，不做有损国格人格的事；应具备较高的政治觉悟和辨别是非的能力，坚决抵制国内外一切反华势力的活动。对违反有关法律法规和外事纪律的单位和个人，视情节给予处罚，直至移送司法机关追究法律责任。4.2遵守医院有关规定涉外人员在外事工作中要严格执行请示报告制度，不得越权处理涉外事项。原则上不允许个人单独参加各类涉外活动。4.3保密规定参加外事活动时应遵守以下保密规定：(1)不得携带秘密文件、资料和其他秘密载体。因工作需要必须携带的，要按规定报批，并严加保管；(2)不得暴露不宜公开的身份和任务；(3