档案管理制度编写指导文本

《档案管理制度编写指导文本》2023-10-28引言档案管理制度基本框架档案收集与整理档案保管与保护档案利用与服务档案移交与销毁档案管理职责与监督附录和参考文献contents目录01引言目的为了规范公司档案管理工作，提高档案管理效率，防范档案遗失、损坏、泄露等风险，为公司各项业务提供可靠的档案支持，特制定本指导文本。背景随着公司业务的快速发展，档案数量和种类不断增加，档案管理难度也随之提高。为了确保公司档案管理的规范性和高效性，制定了一套全面的档案管理制度编写指导文本。目的和背景本指导文本适用于公司内部各部门、各分支机构的档案管理，同时也可为其他组织或机构提供档案管理方面的参考和指导。适用范围定义和术语档案指公司内部产生的具有保存价值的各种形式的历史记录，如文件、凭证、合同、照片、音像制品等。密级指根据档案的重要程度和保密要求，将档案分为机密、秘密、绝密等不同等级。档案管理指对公司各类档案进行收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的管理。02档案管理制度基本框架1档案分类方案23将档案分为人力资源、财务、采购、生产、销售等多个类别，方便对不同业务领域的档案进行分类管理。按照业务领域划分将档案分为文件、合同、图片、音频、视频等不同类型，便于对不同类型的档案进行分类存储和管理。按照档案类型划分根据企业实际情况和档案管理需要，制定明确的档案分类标准，确保档案分类的规范性和科学性。制定分类标准档案管理流程档案销毁对于无需永久保存的档案，经过鉴定后进行销毁，确保档案的安全性和保密性。档案利用根据实际需要，对档案进行查阅、借阅、复印等操作，提供档案利用服务。档案保管将整理好的档案按照分类方案进行存储，确保档案的安全性和保密性。档案收集定期对各部门产生的档案进行收集，确保档案的完整性和及时性。档案整理对收集到的档案进行整理，分类、编目、装订等，以便于后续的档案保管和利用。档案保管与利用制度档案利用制度制定档案利用的程序和规定，规范档案利用行为，确保档案的安全性和保密性。档案复印制度规定复印程序和责任，确保档案复印的有序进行，防止档案遗失和损坏。档案借阅制度规定借阅程序和责任，确保档案借阅的有序进行，防止档案遗失和损坏。档案保管制度制定档案保管的措施和方法，确保档案的安全性和保密性，防止档案遗失和损坏。03档案收集与整理档案来源与收集方法档案的来源包括公司内部各个部门、上级单位、合作方、员工个人等。档案来源定期收集、随时收集、主动收集等。收集方法档案整理原则与方法档案整理应遵循真实性管理原则、及时性原则、标准化原则等。整理原则分类整理、归纳整理、数字化整理等。整理方法档案编号为方便档案管理，对每份档案进行唯一编号，编号可按照档案形成年份、月份、日期等要素进行。归档程序各部门按照规定的时间节点将档案送至档案管理部门，档案管理部门进行档案登记、分类、编号等处理，最后形成完整的档案数据库。档案编号与归档程序04档案保管与保护档案保管场所确保档案保管场所具备防火、防盗、防紫外线、防潮、防尘、防高温、防污染等安全措施，以及适宜的温湿度环境。档案保管设施根据档案的重要性和类型，设置不同等级的保管设施，如普通档案柜、防火档案柜、防磁档案柜等。档案保管场所与设施采取窗帘、百叶窗等遮光措施，以防止档案受到阳光直接照射。防光措施控制档案室的湿度，配备除湿机、吸湿剂等防潮设备，保持档案的干燥环境。防潮措施使用樟脑丸、驱虫剂等防止虫蛀，确保档案的保存安全。防虫措施配备自动喷淋灭火系统、灭火器等消防设备，并定期进行消防演练。防火措施档案保护措施与方法VS对档案进行定期检查，包括档案的数量、完整性、安全性等方面，确保档案的保存状态良好。档案修复针对损坏或老化严重的档案，及时进行修复工作，包括更换纸张、修复破损部分等，以延长档案的保存寿命。定期检查档案定期检查与修复05档案利用与服务借阅规定应明确借阅程序、借阅期限、借阅权限、借阅收费等。在借阅程序上，需制定详细的流程，包括借阅申请、审批、领取档案等环节。在借阅期限上，应根据档案类型和重要程度设定合理的期限。在借阅权限上，应明确哪些人员有权借阅哪些档案。在借阅收费上，应对超出免费借阅范围的借阅行为进行收费。程序细节对于一些重要的档案，应制定特别的借阅程序，如需经过特别审批或由特定人员进行陪同参观等。同时，应注意对借阅过程中的档案保管和归还程序的监管。档案借阅规定与程序应明确复制程序、收费标准、复制权限等。在复制程序上，需制定详细的流程，包括申请、审批、复制、领取等环节。在收费标准上，应根据复制的档案类型、数量、复杂程度等设定合理的价格。在复制权限上，应明确哪些人员有权进行复制操作。复制服务为提高档案利用效率，可提供数字化服务，包括纸质档案的扫描、录入，以及录音录像档案的转录等。应明确数字化服务的程序、收费标准、数字化权限等。在数字化程序上，需制定详细的流程，包括申请、审批、数字化、领取等环节。在收费标准上，应根据数字化档案的类型、数量、复杂程度等设定合理的价格。在数字化权限上，应明确哪些人员有权进行数字化操作。数字化服务档案复制与数字化服务根据档案的性质和重要程度，应设定合理的开放范围。对于一些涉及国家机密、商业机密和个人隐私的档案，应严格控制其开放范围。对于一些具有普遍利用价值的档案，应尽量扩大其开放范围。在开放和公开档案时，应注意保障公众的知情权和隐私权。可采取多种方式进行公开，如通过档案馆网站、公共图书馆、新闻媒体等渠道进行公开。同时，应注意对公开过程中的信息安全和知识产权保护问题进行监管。开放范围公开方式档案开放与公开范围06档案移交与销毁规定档案移交应按照规定的程序进行，不得私自转移、毁损、丢失档案。要点一要点二程序档案移交包括清缴档案、制作档案清单、核对档案、办理移交手续等步骤。档案移交规定与程序规定档案销毁应遵循规定的程序，并经过严格的审批和监督程序。程序档案销毁包括提出销毁申请、审批、制作销毁清单、实施销毁等步骤。档案销毁规定与程序规定对于遗留的档案问题，应按照规定的程序进行处理，确保问题得到妥善解决。程序遗留问题的处理包括提出遗留问题、制定处理方案、实施处理等步骤。档案遗留问题的处理07档案管理职责与监督制定档案管理规定和流程，明确各级人员的职责和权限。制定档案管理规定和流程建立完善的档案管理网络，确保档案的收集、整理、保管和利用等环节的有效衔接。建立档案管理网络定期对档案管理人员进行培训，提高其专业素质和技能水平。定期进行档案培训档案管理职责与权限定期监督检查定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作的规范和高效。对档案进行定期的清理与维护对档案进行定期的清理与维护，保证档案的长期保存和使用。不定期抽查不定期对档案进行抽查，确保档案的完整性和准确性。档案管理监督与检查制定考核标准制定档案管理工作的考核标准，明确各项指标和要求。根据考核结果进行奖惩根据考核结果对档案管理人员进行奖惩，激励其积极性和创造性。进行定期考核定期对档案管理人员进行考核，评估其工作表现和水平。档案管理考核与评估08附录和参考文献相关法律法规和标准《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《企业档案管理规定》《电子档案管理规定》《档案数字化规范》《档案分类方案编写规范》《档案工作标准》《档案安全保护标准》《档案分类方案编写规范》《档案工作标准》《档案安全保护标准》《档案借阅制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案销