采购风险与控制

采购风险与控制采购，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。物资采购，主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动,对于组织产品生产、基本建设和专项工程而言尤为重要，因为采购活动关系到这些物资的成本及质量，对于生产、建设等过程也有重大影响。任何组织在经营管理活动中都要涉及采购业务，以保证组织的正常运转。采购往往是企业经营管理中薄弱的一环，也最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等等；也最容易“跑、冒、滴、漏”，积压浪费。因此，通过对采购与付款全过程的监控，加强对物资采购环节的内部控制，为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。从中天恒管理咨询公司内部控制与风险管理咨询的实践来看，企业采购业务至少存在着：采购计划程序失控；采购计划依据不当；采购计划分解不到位；采购计划执行不彻底；采购计划与其他计划不协调。在物资采购过程中，采购计划程序失控、采购计划依据不当、采购计划分解不到位、采购计划执行不彻底、采购计划与其他计划不协调等是影响物资采购风险发生的重要因素，企业内部控制人员在对物资采购计划管理时应该予以关注。在采购合同管理中还存在着盲目签定采购合同风险；合同无效风险；合同条款不利风险；合同违约风险；合同档案管理混乱风险。归纳起来，采购业务存在的主要风险包括：采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊；采购行为违反法律法规和企业规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失；验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失；付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损等方面的风险。企业在建立与实施采购内部控制中，至少应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制：一是职责分工与授权批准控制。企业职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范，机构设置和人员配备应当科学合理。具体控制政策和措施包括：企业应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。企业采购业务的不相容岗位至少包括：请购与审批；供应商的选择与审批；采购合同协议的拟订、审核与审批；采购、验收与相关记录；付款的申请、审批与执行。企业应当建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。有条件的企业或企业集团，采购职责权限应当尽量集中，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。企业可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。二是请购与审批控制。企业请购事项应当明确，请购依据应当充分适当。具体控制政策和措施包括：企业应当建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。有条件的企业应当设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。企业应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应当由审批人对请购申请进行审批，设置请购部门的，应当由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。和行为方式；组织结构的适当性、权责划分的明确性、奖惩的分明性、岗位设置的合理性、人员素质的适当性；组织人力资源政策的适当性等。二是采购风险评估。采购风险评估包括：物资采购风险识别；风险评估；风险应对策略。三是采购控制活动。物资采购活动包括以下内容：业务授权；职责分离；质量验收控制；物资采购招标控制；凭证和记录控制；资产接触和记录使用控制；独立检查；物价信息控制。四是采购信息与沟通。物资采购相关信息除了涉及财务信息外，还涉及非财务信息，如物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息、业务流程再造信息等。