个人档案管理制度范本

第页共页个人档案管理制度范本第一章总则第一条为了规范个人档案的管理和使用，加强个人档案的保密，保证个人档案的真实有效性，特制定本制度。第二条本制度适用于全公司所有员工的人事档案管理工作。第三条档案室是公司专门负责人事档案管理的机构，由专职人员负责管理。第四条员工个人档案是反映员工基本情况、工作经历、业绩评价、奖惩情况等内容的一套完整的文件。第五条公司对每位员工建立相应的个人档案并妥善保管，个人档案包括：聘用申请表、入职登记表、身份证复印件、学历证书、工作经历证明、职称证书、岗位聘任通知书、奖惩证明、离职手续、相关证件复印件等。第六条公司要对个人档案进行分级保密，分为绝密、机密、秘密和内部文件4个级别，具体内容根据实际情况而定。第七条个人档案由其所在部门负责建立和保管，部门负责人应当对所属员工的个人档案进行定期检查和整理。第八条公司建立的个人档案必须真实、全面、准确，不得夸大或隐瞒事实。第九条个人档案的查阅和使用必须符合相关法律法规的规定，必须经过相关部门的批准和签字同意。第十条个人档案应当严格保密，不得随意外借或转交他人，不得用于任何违法违纪行为。第十一条个人档案的保管期限为员工离职后5年，到期后档案由公司决定是否归档或销毁。第十二条个人档案的遗失或损毁需及时向档案室报告，寻找原档，并填写遗失或损毁情况的报告。第十三条个人档案管理工作由公司人事部门负责，公司人事部门需进行定期监督检查。第二章个人档案的建立和保管第十四条公司新员工入职时，所在部门负责将员工个人信息填写在聘用申请表上，包括基本情况、学历、工作经验等，并附上相关证明材料。第十五条所在部门将填写完毕的聘用申请表及相关证明材料交由公司人事部门，由人事部门将其整理登记并建立个人档案。第十六条个人档案的保存方式可以采用电子档案和纸质档案相结合的方式，同时备份保存在档案室内。第十七条个人档案应按照标准分类进行整理，分类标准由公司人事部门制定并下发通知。第十八条个人档案必须按照部门及人事部门的要求归档，归档后需办理相应手续，将档案位置、借阅记录等信息登记在档案管理系统中。第十九条个人档案在借用期间应保持档案完整、无缺页、无涂改，借阅期限为3个工作日，逾期需重新申请借阅。第二十条个人档案离职前不得外借，离职员工需将个人档案交回管理机构。第二十一条纸质档案须统一存放于档案柜中，柜门应上锁并保持钥匙具有保密性。第二十二条档案室内应设有专门人员负责档案的借阅和归还工作，借阅档案时，需经过批准，并填写借阅登记表，归还时需经过核对。第三章个人档案的查阅和使用第二十三条对于个人档案的查阅需有正当理由，并经过档案室和相关部门的同意，查阅期限一般不超过3个工作日。第二十四条个人档案的查阅应在档案室指导下进行，不得外带档案材料。第二十五条个人档案的内容不得通过复印、照相等方式外借或制作副本。第二十六条个人档案的查阅和使用必须对所得资料保密，不得泄露个人隐私。第二十七条个人档案的使用应仅限于工作需要，不得违反相关法律法规和公司规定。第二十八条个人档案遗失或损毁的，以档案室原有的文件为准，需填写遗失或损毁情况的报告，并报公司人事部门备案。第四章个人档案的保密第二十九条公司对个人档案应严格保密，并确保个人档案的使用人员具备相应的保密意识和保密能力。第三十条个人档案室及其管理人员在个人档案工作中必须保证档案的保密，不得私自查阅和泄露个人档案信息。第三十一条个人档案的电子版备份必须保存在安全可靠的设备中，且备份文件应加密存储。第三十二条个人档案的传输和交接过程中，应采取保密措施，防止档案信息被窃取或泄漏。第三十三条个人档案室应定期对档案备份、存储和传输过程进行安全审计，确保个人档案的保密性。第三十四条对于个人档案的不当使用和泄露行为，公司将追究相应人员的责任并依法处理。第五章个人档案的保管期限和处理方式第三十五条个人档案的保管期限为员工离职后5年。第三十六条个人档案保管期满后，由档案室根据实际情况决定是否归档或销毁。第三十七条个人档案归档时，需填写归档手续，将归档日期、位置等信息登记在档案管理系统中。第三十八条个人档案销毁时，需按照公司规定进行销毁，并填写销毁手续，将销毁日期和方式等信息登记在档案管理系统中。第六章附则第三十九条