工程项目项目接口和协调管理规定

第4页共3页 08AQS312-2008 公司标准版本号：A/0项目接口和协调管理规定QB/NYAS10016-2016第2页共3页公司标准版本号：A/0项目接口和协调管理规定QB/NYAS10016-2016第1页共1页1目的本标准规定了项目实施过程中的接口和协调的具体内容和相关要求。2适用范围本标准适用于公司承担的工程总承包项目和工程设计项目。3职责3.1项目经理负责整个项目的接口管理和协调工作，负责组织编制“项目协调程序”，并确保其有效执行。应保证项目工作衔接、协调关系明确，避免因分工界限不清而造成扯皮拖延；应建立顺畅的项目沟通渠道，确保相关信息的及时发出、传递、共享、处置和保管；应保证与顾客及合同中约定的、或在协调程序中规定的、项目管理咨询商（PMC）和其它项目关系人正式联系渠道的畅通；应保证项目组内部信息交流、工作协调渠道的畅通。3.2项目经理代表公司负责与业主的协调、联络工作，部门经理协助项目经理处理与业主对口部门的接口关系事宜。3.3项目经理代表项目向公司报告工作，接收公司发出的信息，包括各种决策、计划、管理程序、指示和要求、会议纪要等。3.4项目组与公司各部门间是矩阵式管理关系，项目组负责项目运作，公司各部门进行职能配合，节点是项目组的各岗位负责人。3.5设计经理负责与设计分承包商的协调、联络工作，设计各专业负责人协助设计经理处理与设计分承包商的接口关系事宜。3.6采购经理负责与设备、材料分承包商的协调、联络工作，采购专业工程师协助采购经理处理与材料分承包商的接口关系事宜。3.7施工经理负责与施工分承包商的协调、联络工作，施工专业工程师协助施工经理处理与施工分承包商的接口关系事宜。3.8控制经理组织费用、进度、材料、合同控制工程师参与设计、设备材料、施工分承包商的进度、费用、合同等相关事宜的协调管理。3.9HSE经理、质量经理根据岗位职责规定开展项目内、外的协调管理工作。4项目信息的传递和共享4.1项目应按照合同或项目协调程序中约定的内容和频度，向顾客单位等发出项目实施的相关信息。4.2项目应按照公司有关规定要求的内容和频度，向公司发出项目实施的相关信息。4.3项目各部门应按照有关规定，定期完成各种周（月）报表及专题汇报；各成员应向部门领导定期报告工作。4.4来自于公司本部、地方政府、顾客等信息由项目经理负责根据信息的具体情况进行处理。4.5来自于设计、采购、施工分包方的信息分别由设计、采购、施工经理对口处理，必要时报项目经理处理。4.6从项目内部以项目名义向外部发送的信息，需经项目经理签署。4.7项目内部之间的信息传递与共享，项目组应通过各种报表、会议等有效沟通协调方式，做到相关信息的及时发出,传递,共享和处置。4.8项目经理或项目内各部门和人员在收到信息时要进行签署和记录，并按公司《项目文件和资料控制程序》，对收到和发出的信息进行归类整理、造册和保存，在项目结束后，进行归档。5沟通、协调方式5.1面沟通：以纸张为载体进行的信息交换，包括：信函、备忘录、传真、电传、记录和纪要等；5.2电子沟通：以IT技术为手段的进行的信息交换，包括：电子邮件、手机短信、以光盘、软盘、U盘、移动硬盘等为载体的电子文件等；5.3口头沟通：以口头表达方式进行的信息交换，包括：会议、电话、面谈等。5.4为提高工作效率，项目沟通方式可以采用书面沟通、电子沟通、口头沟通等形式。在时间许可的情况下，尽量采用书面沟通和IT沟通。在时间紧迫或者事情紧急的情况下，可以先行口头沟通，对于重要的口头沟通，应形成备忘录、纪要或者记录，并经双方有关当事人签字确认后备案，从而转化成书面沟通。5.5正式沟通必须是在项目经理或其授权代表之间传递的、并且经过相关负责人或其授权代表签署的书面形式，必要时同时抄报相关单位。6项目协调程序编制项目协调程序由项目经理组织编制，项目经理校核，设计事业部会签，公司主管经理批准。主要用于规定与顾客等项目主要干系人之间的接口管理及协调的具体内容和相关要求。必要时，应获得顾客等主要干系人的签署，作为项目合同的补充文件，约束相关各方共同执行。项目协调程序的主要内容（根据项目情况适当取舍）明确与顾客（包括项目管理咨询商（PMC）或监理公司）等各方的责任关系。明确各方有效联络人的姓名、地址、电话、传真。与项目管理和协调相关的内容：各种定期或不定期会议；报告制度；进度测量与进度款的批复；顾客变更的处理。与设计相关的内容：设计基础资料，如水文地质报告、气象资料、地形地貌图、原料数据等的提供；送顾客审查的图纸目录；设计文件的交付。与采购相关的内容合格制造厂商短名单的选择；检验程序（含出厂检验和到货检验）；备品备件；制造厂商资料的移交；设备材料的移交。与施工相关的内容施工分包方的选择；施工开停工的手续；与施工监理的协调；与地方关系的协调；施工方案的审批；施工过程管理；施工HSE和质量的