时间管理技巧

时间管理技巧课程目标领悟时间需要管理有效地利用时间03-05-042课程内容时间失控原因有效利用时间方法善用时间的良好习惯

03-05-043送你两句话：人生的遗憾来自劣质的时间管理时间管理就是人生管理、优先管理03-05-044一﹑时间失控原因03-05-045王延亮是一间贸易经理。他花了半小时和女友美儿商量晚上双方家长见面谈论婚事的事宜。放下后，他即忙于在凌乱的台面上找寻稍后开会的议程。正当他打算草议一封信的时候，铃一响，他接听后便和朋友在聊天，另又要应酬突然到访同事。结果，他迟到赴宴。会议进行时，王延亮不能够控制开会程序，让同事提出些不应该在该次会议讨论的事情。结果大家既不能依时讨论各项议程，也不能如期结束会议。美儿在保险公司任职经理，虽然她有一个报告须要在第二天早上交给上司，但她仍然花时间向同事提供有关顾客礼物的意见。另一方面，她又不懂得组织其他同事帮助她完成报告，终于须要在当天加班工作，才能完成报告。因为王延亮和美儿两人不懂得管理时间，结果他们同时迟到，弄得两家人不欢而散。王延亮的同事罗经理提醒他做事要有计划，应尽量减少应酬同事和聊天的。此外，他应该利用秘书推却不重要的约会；同时，主持会议要根据议程，不要临时讲未有充分资料的事项。王延亮转而教导美儿不要只顾帮助其他同事而忽略自己的工作；同时亦要学习将工作分派给下属与其他同事，应促使小组合作。03-05-046思考：1．工作计划是个人在公事上的承诺，而时间管理是有关如何运用自己宝贵的资源。两者怎样互相配合呢？2．假如发现工作任务的权责不相符时，应该怎样办呢？3．美儿在故事中将估价的任务交给估价部门去处理，假如估价部不合作，美儿应该如何处理？4．虽然花时间和同事聊天会影响生产力，但是和同事融洽相处亦很重要，王延亮应该如何在两者之间求取平衡？5．成功的时间管理可以让个人腾出不少时间，在这情况下，是否应该向公司表示自己有空闲时间，要求加派工作呢？这个要求有没有其他副作用呢？03-05-047启示你不可能再有*年*月*日的今天成功的人会抓住时间失败的人会没感觉地让时间流走03-05-048时间管理浅释以高明的方法活用时间自我管理，按时把工作完成古人以“一寸光阴一寸金”比喻时间之宝贵，力诫世人应该珍惜分秒，好好利用不断流逝的岁月。此理念，至今仍是放之四海皆准。03-05-049经验交流内容：您如何管理时间时间：每组人发言不超过5分钟03-05-0410征兆忙于杂事、琐事，重要工作没有时间做被工作追赶，无余裕时间事情无法准时开始、准时完成把事情延到最后03-05-0411征兆时间管理不能增加时间工作重新再做工作无法依时完成不能预计要做什么而先行准备03-05-0412征兆今天不做没关系，明天也能做无工作计划等前手完成工作后再进行无法同时进行多项工作03-05-0413三大杀手缺乏时间管理意识缺乏沟通弄不清优先顺序03-05-0414讨论1题目：时间失控原因形式：分组讨论时间：5分钟03-05-0415时间失控原因缺乏计划缺乏组织用人不当缺乏控制03-05-0416时间失控原因习惯拖延时间大小事必躬亲不好意思拒绝文件满桌病03-05-0417二、有效利用时间的方法03-05-0418方法1：时间管理训练预估时间测量实际所花时间比较预估时间与实际时间找出差异原因排除延迟原因订下新标准03-05-0419时间记录表时间工作内容重要性干扰类型8：30-9：009：00-9：3003-05-0420方法2：创造有效时间使用更好工具工作提升工作熟练度03-05-0421方法3：依工作的重要度分配工作重要度-指对实现目标的贡献大小工作顺序-重要且紧迫的事-不重要但紧迫的事-重要但不紧迫的事-不重要也不紧迫的事03-05-042280/20原理80%的价值----20%的因子20%的时间----80%的成效03-05-0423方法4：先明确工作的目的及目标目标的确立-是你自己的-切合实际-用书面形式列明-具有期限-相互协调03-05-0424目标金字塔年目标月目标周目标日目标03-05-0425方法5：并行您的工作将工作细化，可依时间允许同时交错进行多件工作03-05-0426方法6：认清工作的特性把握工作的特性-持之以恒才会有结果的工作-短时间完成的工作投入恰当的时间与方法03-05-0427方法7：培养气氛转换的方法精神不专注转换气氛恢复有效率工作03-05-0428方法8：拒绝自己任何拖延理由拖延的原因-不愉快的事-困难的事-含重大决策的事03-05-0429克服拖延的方法各个击破法-困难、不愉快的事细分为许多小事平衡表法-列出拖延理由与办妥事情的潜在好处思维方式改变法避免过分追求尽善尽美03-05-0430方法9：准备八分，当日二分任何工作先准备好八成当日执行时只要做剩下的二成03-05-0431方法10：订定长远目标有了长远目标规划集中时间朝目标投入03-05-0432方法11：把握工作进行的程序分解出工作进行的优先顺序找出最恰当、最省时的工作进行程序03-05-0433方法12：从错误中学习错误使用时间从错误中改善提升自己时间管理的能力03-05-0434自检作业内容1：勤务时间检查内容2：时间管理检查时间：10分钟03-05-0435检查要点1上班不迟到，上班开始立刻工作下班前收拾好工作，准备回家提醒自己不在上班时间打私人上班时间朋友打进来长话短说上班时间不与同事闲聊各项会议准时参加03-05-0436检查要点1（续）与客户约会，一定准时到达上班外出，一定向主管报告外出理由及所需时间预定时间内无法返回公司，一定用与上司联络交办的工作能在指定时间完成03-05-0437检查要点2每月制定月计划表用工作时间进度表控制工作的进行重要工作分配较多时间进行每项工作能依工作优先顺序进行和他人共同完成工作，事先充分沟通03-05-0438检查要点2（续）工作有预做准备的时间拖延的习惯同时分段处理多项工作工作间隙也能利用采用节省时间的工作方法及工具03-05-0439三、善用时间的良好习惯1、做事有计划--明白自己将要做什么。2、真正把时间看得很宝贵--时间是财富。3、懂得处理事情的轻重缓急—懂得做先做的事。4、凡事不能拖拉—今天能做的事今天做—并让您的下属也知道您的习惯。5、重点的事重点对待—懂得关门做事。03-05-0440三、善用时间的良好习惯（续）6、要为下属形成一些习惯和程序—让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。7、懂得分工授权—实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。8、不要贪大求全和拘泥形式—做事看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。03-05-0441三、善用时间的良好习惯（续）9、不要去处理重复出现的事情—这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。10、善于利用零星时间—一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。11、有的事情可以一心几用—如边看电视边整