费用管理制度

广州市中舜商贸有限公司费用管理制度费用管理制度文件编号：ZS/GA-01-01-20140120编制：审核：审批：发行日期：第一次修订：修订人：第二次修订：修订人：费用管理制度第一条：费用报销流程部门岗位工作内容单据流转①②③报销人按财务要求，准确填写、粘贴费用报销单，交部门经理转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差任务审批单①①②③报销人按财务要求，准确填写、粘贴费用报销单，交部门经理转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差任务审批单①报销人按财务要求，准确填写、粘帖费用报销单，交部门经理审批，公司规定应事前签报的费用应事前签报报销人转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差程序审批单转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差程序审批单─①②①②转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差任务审批单转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差任务审批单②部门经理负责对报销人填列报销事项、报销金额、预算情况等认真核定费用事项，无误后交还报销人转财务主管部门部门经理③③③③财务主管对报销单进行审核，包括填写是否规范，要素是否齐备，粘贴票据是否整齐、合要求，欲列支费用是否在部门预算范围内，特殊费用附件是否齐全等，复核后交财务部经理转出单据转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差任务审批单财务财务主管⑧④④转出单据转出单据：费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差任务审批单财务经理财务经理⑤⑥⑦财务经理根据财务主管审核后并提供建议的报销单，审签报销意见，同意报销的将报销单转交总经理─⑥⑥⑥⑥⑤⑤⑥总经理审批后转交财务经理，财务经理把原始单据转给出纳支付款项转出单据⑤⑥总经理审批后转交财务经理，财务经理把原始单据转给出纳支付款项转出单据：费用报销单、内部签呈单、出差程序审批单总经理⑦总经理⑦⑧⑦⑧出纳按费用报销单据填写的金额、支付单位、支付方式等内容，支付相应款项，将相关支付票据附在报销单据后，交会计进行账务处理，及时登记现金、银行台帐出纳转出单据：费用报销单、支付票据、内部签呈单、出差任务审批单出纳转出单据：费用报销单、支付票据、内部签呈单、出差任务审批单转出单据：费用报销单、会计凭证、内部签呈单、出差程序审批单转出单据：费用报销单1．审批权限规定如下：财务部核准：（1）公司固定费用：每月的房租及管理费、办公室水电费、电话费、上网费及其它固定租金等；如初次发生的房租及管理费、办公室水电费、电话费、上网费等必须总经理审批；（2）非固定费用款项，由款项使用部门签呈申请，财务部核定，总经理批准后方可执行（可远程请示）；（3）财务手续费和税金由财务部审核生效；2．费用报销的原则（1）审批各项费用的报销，均需要经总经理审批。如总经理因公出国或出差，由指定的授权人进行审批；同时由财务部以邮件形式或电话告知总经理费用报销的情况，后继由总经理补签字。（2）合规性原则a、符合国家有关规定，发票必须有国家税务局的监制章（车船票除外），开票单位发票专用章、收票单位名称、开票日期、品名、数量、大小写金额相符等内容；自制凭证必须符合有关会计制度的规定；b、所有报销需填列有关的报销单，报销单的各项内容要填列清楚，摘要一定要注明所办理的公司事务明细，按财务要求粘贴好各报销单据，并按规定签名或盖章。各报销项目有发票，若发票上的金额包括若干项目的，需附清单；粘贴单据时，收据或小票与发票分开粘贴，有发票的填写费用报销单，收据或小票填写支出证明单；c、符合公司有关规定，公司制度有规定的，以公司制度为准则，超过规定不予报销；特殊情况要写签呈报总经理特批；各部门在固定费用报销的，不用写签呈，只需填报销单；在非固定或额外发生的报销的，需事先办理费用申请的签呈，经各部门领导、财务部门、总经理签批后方可报销；（3）除出差费填差旅费报销单和付款供应商款项填写付款审批单外，其他费用报销填写费用报销单，格式如下：（4）节约性原则费用开支必须厉行节约原则，尽可能为公司节省开支；本着对公司所有股东负责的原则，各部门总体招待费、公关费等超出月度额度时，各部门负责人必须配合财务部填写费用超标调查表。费用超标调查表各部门XX分支机构姓名XX职位总经理本月主要开展业务说明1、原业务接口部门XX升职/调动，需重新稳定通道关系，故交际费增大（或佣金大幅提高）。10分5分2分2、为了开拓XX城市新市场，差旅费大幅提高。10分5分2分3、为了解决XX城市投诉问题，提高公司通道稳定性，业务交际费大幅提高。10分5分2分4、其他：（5）时效性原则公司规定每周星期三为报销日，平时可将报销单据递交到财务主管处审核（在报销单登记表上登记），下午14：00-17：30统一发放报销款，差旅费的报销不能超过一星期；一般费用的报销（不包括市内的交通费）不能超过两个星期；超过规定时间不予报销。（6）事前请示原则超过公司规定及预算将要发生的费用，应以签呈形式报批，如总经理不在公司本部则须以电话或邮件方式请示总经理并抄送财务部，经批准的费用应告知财务部以便准备资金（需填写借支单）；（7）费用报销的周期规定费用报销的自然月为一个周期。3.市内打车费报销规定(1)外出办事乘车原则：所有员工外出办理公事原则上以乘坐地铁、公交车为主；因特殊情况不能乘坐公交车的，可视实际情况申请乘坐出租车，但必须经相关领导批准方可；(2)打车费标准及规定为严格控制打车费用支出，员工的打车报销是因外出送货办理公事或加班时发生的市内打车费用，同时必须附上打车清单，并写明打车事由，方可报销。(3)打车费报销流程：完整填写《费用报销单》及《交通费清单》，打车发票一并粘贴后交部门领导确认签字，传送财务部主管审核，由财务部经理统一提交至总经理签字，否则，不予报销。打车费（包括加班打车费）在次月第一周周三集中报销一次，不能跨月报销，否则当自动放弃；(6)市场部及销售各部原则上不报销市内交通费（5)报销交通费清单模板：交通费清单部门：报销人：报销时间：附件张数：张序号日期金额乘车人起点―终点证明人乘车事由123合计4．招待费报销规定(1)各部门的招待行为（对外）须经总经理后方可执行，依照招待对象对公司的重要程度，分为两个级别，每个级别对应的基本招待标准为50元/人/餐、100元/人/餐；（2）招待费发生之前必须先要填写呈报审批表，呈报审批表的流程：招待人部门经理总经理；(3)超限接待VIP时须提前呈报签呈；(4)上述规定以外的费用公司不予报销；(5)每笔招待费报销必须是招待费发生地的发票；(6）报销招待费在单据中注明：事由、时间及招待对象，招待费发生需事先经主管领导审批，不得事后补报；事后补报的无效，发生的相关费用自行解决。(此单据大家可自行打印)；业务招待费清单报销部门：报销人：报销时间：附件张数：张序号就餐人日期报销金额备注123合计5．礼品费报销规定外购礼品须由市场部提出申请。外购礼品的申请流程：市场部填写礼品费支出审批清单，说明外购原因并明细到各店面，报部门负责人审批后，由财务审核，总经理批准后，交事业部采购人员购买(采购人员填写借款审批单)，礼品到货后由总仓负责清点入库后，按店面需求发放。6.维修维护费(1)公司机械设备、电器、办公设备、工具器具等固定资产和低值易耗品的维护保养及维修统一由人力资源部负责。各部门如发现设备器械损坏应报请人力资源部联系维修。(2)公司器械、设备、电器等固定资产或低值易耗品可选择厂家或正规定点维护点的，应尽量选择定点、正规的维护点。(3)低值易耗品、固定资产的维护费用未超出财产本身价值的20%或在200元以内的，人力资源部可直接向部门负责人申请同意即可联系维修，超出200元的需报请总经理同意。(4)维修维护时如有采购或更换零部件的，报销时需在发票背后附详细更换、采购零配件明细清单。7．费用报销的其他规定(1)(2)报销广告宣传费（包含制作费），必须附上广告合同复印件（含电台、电视、报纸等），监播、监看记录或样报；(3)报销办公用品及其他日常费用，必须附物品清单、费用明细清单；(4)所有合同的付款一律以银行转账或支票形式支付；且所签合同、开具发票单位与收款方名称、三者必须一一对应；(5)其它费用必须按财务管理规定予以报销；8．出差报销的原则（1）出差任务审批单的流程：出差人部门经理总经理人力资源｛备案办理订票（飞机票）事宜）｝（2）出差人员持公司领导批准的《出差任务审批单》，一份交公司财务部预借差旅费（不借款不用）；一份交人力资源部办理订票事宜；一份自留，差旅费报销时附在报销单后面；（3）出差任务完成后出差人三至五天内办理差旅费报销、销账，差旅费报销的原始凭证，除车、船、飞机和住宿票据必须提供外，其它以实际取得发生的票证附在报销费用表内，连同自留的《出差任务审批单》附在报销单后，提交部门领导审核出差任务完成情况，并认定实际出差天数，到财务部复核出差餐补等标准规定的应发数，同时票据必须齐全；审核无误后交财务部签批后据实报销；（4）出差餐补按实际出差天数计算，以车、船、飞机或住宿期为复核依据。如果实际出差天数超过原核定天数或出差线路变动等未经所属领导同意的，一律按原定日期、原定地点计算应发餐费补贴、住宿费、交通费等相关费用报销；（5）差旅费报销标准：a:乘坐车、船、飞机和住宿的等级标准如下表:项目等级职务交通住宿住宿住宿火车飞机其它交通工具一类城市二类城市三类城市副总以上软席车经济舱高速快客实报实销实报实销实报实销总监/经理软席车经济舱高速快客230200180主管硬（卧）经济舱先经批准高速快客200180150其他员工硬（卧）经济舱先经批准高速快客180150130b:一类城市包括：直辖市、深圳；c:上表所列“其它交通工具”不包括出租汽车。出差人员乘坐出租车要从严控制；d:总监/经理和员工出差一般不得乘坐飞机，如需乘坐飞机，事前报总经理批准后方可乘坐，否则高于标准的费用差额自理；e:住宿费标准是单人一室标准，凡同性别偶数人员同时去一地出差需同住一室，住宿费一律按标准减半计算，住宿费超标部分一律自理；到公司有宿舍住处的城市出差，原则上住公司住处，不再报销住宿费；f:出差的市内交通费，均以公交车、专线、地铁、小巴为主，无特殊情况不得打出租车；g:出差员工餐补一餐补助20元，一天补助最多二餐，即40元/天,如发生招待费用，不享受该次的伙食补贴；以上的e、f、g三项，具体标准请看上面的规定，同时出差发生票据必须齐全，且是正规发票，如丢失一律不得报销；h:因公长期（20天及以上）在同一地方出差，餐费补贴按标准减半，住宿按租住费报销；i:参加由本公司或厂家承担全部费用的会议及培训、学习，不享受公司的出差伙食补贴；“出差任务审批单”内容如下：出差任务审批单申请人部门职位申请日期出旅目的及原因出差地点出差的起止日期交通工具预支差旅费部门领导：分管领导：总经理：(6）出差人员发生的交通费、住宿费、餐费补贴费用的报销，填写报销如下单：(7）报销出差市内交通费需在单据中注明：事由、时间及往返地点、同行人数等（附件二）；交通费清单部门：报销人：报销时间：附件张数：张序号日期金额乘车人起点―终点证明人乘车事由12合计(8）报销出差补助附上餐费补助清单,此表格自行打印，格式如下表:餐费补助清单报销部门：报销人：报销时间：附件张数：张序号日期报销金额备注1合计10．报销各项费用粘贴单的要求(1)单据粘贴的顺序为：a:费用报销单或差旅费报销单（此报销单填写的是出差发生的交通费、住宿费、餐费补贴）；b:发票:票据需用空白的粘贴单粘紧；c:《交通费清单》、《业务招待费清单》、《出差任务审批单》、《餐费补助清单》、物品清单、费用明细等其他财务管理制度要求附上的资料，最后是未能取得发票的收据；(2）关于“粘贴单”的使用方法：a:票据粘贴从粘贴单的右到左，从上到下粘贴，票据的粘贴不能超过粘贴单，超过的票据右方或下方多余的部分请折叠；b:差旅费：按单上的金额每一类贴一张“粘贴单”，如交通费、住宿费、机票三项报销，需要分类粘贴、填写整齐，而且按费用发生时间的先后顺序粘贴；c:招待费：按招待费发生时间的先后顺序粘贴；其他费用按这要求粘贴；11:填写报销单需用黑色签字笔，禁止报销单有涂改。第二条、借支流程部门岗位工作内容单据流转①②③借款人根据工作需要，按财务要求，准确填写借款审批单，提交部门经理借款人①②③借款人根据工作需要，按财务要求，准确填写借款审批单，提交部门经理借款人转出单据借款审批单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差任务审批单转出单据借款单、借款依据的有关资料、内部签报单、出差程序审批单②②部门经理负责对借款人填列借款事项、预算情况等进行初审，无误后交还借款人转财务主管②部门经理负责对借款人填列借款事项、预算情况等进行初审，无误后交还借款人转财务主管转出单据借款审批单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差任务审批单部门部门经理转出单据借款单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差程序审批单①转出单据借款单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差程序审批单①⑧财务主管③④财务主管③④财务部主管对借款审批单和相关资料，进行审核后交财务经理转出单据借款审批单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差任务审批单④转出单据借款审批单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差任务审批单转出单据借款审批单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差任务审批单⑤⑥⑦财务经理根据财务主管的审核后审签意见，同意借款的将借款审批单转总经理财务财务经理⑤⑤⑥转出单据借款审批单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差任务审批单转出单据借款审批单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差任务审批单⑤⑥总经理审批后转财务经理总经理⑦总经理⑤⑤转出单据借款审批单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差任务审批单转出单据借款审批单、借款依据的有关资料、内部签呈单、出差任务审批单⑦⑧按借款审批单的金额、支付单位、支付方式等内容，支付相应款项，将相关支付票据附在借支单后，交会计进行账务处理，及时登记现金、银