8、崇左-降低公文差错率 QC资料

——精益求精QC小组降低公文差错率本小组由崇左市公司综合部4名员工组成，分别是综合文秘（2名）、公关资讯（1名）及安全管理（1名），小组成员在部门扮演的角色各不相同，有利于各成员结合自身工作情况进行小组工作开展。小组名称精益求精QC小组成立时间2010年3月课题名称降低公文差错率

课题类型现场型活动时间2010年4月-10月成员情况注册号：GX-CZ-2010-017序号姓名性别文化程度小组分工职责1张振南男本科组长组织实施2周林燕女本科组员原因分析，具体实施3阮美珠女本科组员数据收集、具体实施4黄宇男本科组员资料整理、实施验证QC活动背景及小组简介

名词解释☆公文差错率＝出错公文件数/报送公文总数×100％☆本课题公文主要包括：公司公文、签报、情况汇报、情况通报、党委发文及工会发文一、选择课题提高公文质量和公文处理工作效率公司要求降低公文差错率实际状况选定课题选题理由：崇左市公司成立时间较短，文秘核查经验欠缺，公文差错情况较普遍，影响了公司公文整体质量，为尽快与其他地市公司保持一致，在公司2010年计划中，公文质量提升也是工作重点之一。现状平均值23.79%由于公司目前的公文平均差错率较大，严重影响了公司公文质量，因此特选择以下课题：二、现状调查（一）结论：从右图看，1-4月份公司公文差错率平均值为23.79%，其中天等分公司、龙州分公司、宁明分公司、运营建设中心、客户服务营销中心、集团客户/高价值客户部、江州州分公司7个部门差错率高于平均值。差错率均值23.79%二、现状调查（二）序号差错项目数量所占

百分率累计

百分比1公文排版5552%52%2附件格式3432%84%3公文流转88%92%4公文内容55%97%5公文文种22%99%6退文11%100%为深入了解公司公文差错情况，小组对各单位2010年1-4月公文差错情况进行分析，结果如下公文差错项目排列图结论：排列图显示“公文排版”和“附件格式”占公文差错率总数的84%,是造成公文差错率高的主要症结。只要集中精力解决这两个问题，公司公文整体差错率将大幅降低。小组讨论分析认为经过努力现阶段可解决以上两个问题85%，经测算得：

23.79%×（1-84%×

85%）≈7%主要症结公文差错率=7%三、设定目标综合各方面因素，我们设定本次活动的目标值为7%。四、分析原因公文排版差错未按要求上载附件未按要求排版培训不到位使用其他版本办公软件格式出现乱码重视程度不够附件格式差错OA版本不兼容附件基本要求不明办公软件操作不熟练审核不严格排版要求不明确公文拟写和审核缺乏要点根据症结，小组召开诸葛亮会，进行了详细的分析，得到5条末端因素，并整理关联图：差错率考核力度不够核查经验欠缺公文基本格式无标准五、要因确认序号末端原因确认内容确认标准确认

方法确认情况责任人是否

要因1差错率考核力度不够公司对差错率是否有考核差错率与各单位每月绩效挂钩率达到90%走访

调查公司定期对各单位差错情况进行通报，明确了考评标准，并将差错率纳入各单位绩效考核，挂钩率达到100%张振南不是2公文培训不到位是否开展系统的公文培训1.公文培训培训普及率达到95%；2.员工对培训内容的掌握程度达到90%走访

调查1.公文基础知识培训普及率仅为40%，员工对基础知识掌握程度不足60%周林燕是3公文基本格式无标准是否制定公文基本格式规定是否制定下发公文基本格式规范走访

调查公司已制订下发《公文操作细则》阮美珠不是4使用其他版本办公软件使用其他版本办公软件情况使用其他版本办公软件电脑占比低于6%走访

调查公司目前使用非2003年版办公软件的人员仅占5%，且在上文时会注意进行文件转换黄宇不是5公文拟写和审核缺乏要点是否梳理公文拟写和审核要点公文拟写和审核要点知晓率达到90%走访调查公司至今未下发公文拟写审核要点。约10%的员工会主动整理公文拟写要点，大部分员工都是凭借个人经验进行公文拟写和公文审核。周林燕是

主要原因六、制定对策评估标准序号评价表示★（5分）●（3分）▲（1分）1可行性小组能自行解决需要其他部门协助难度大，需外单位合作2有效性预计很有效效果一般效果不好3可靠性彻底改造较彻底改造临时措施后还会发生4经济性费用低需一定费用但尚能承担费用很高，难以承担要因方案可行性有效性可靠性经济性总分选择方案公文培训不到位方案1：聘请专业培训机构开展员工公文培训333312×方案2：开展内部针对性培训、考核活动553518√公文拟写和审核缺乏要点方案1：外聘专业文秘人员协助开展公文拟写和审核要点梳理工作333312×方案2：由市公司综合部牵头开展公文拟写和审核要点梳理工作553518√方案评估表针对要因确定对策方案：六、制定对策确定方案后，QC小组按照5W1H原则制定了对策表。要因对策目标措施地点负责人完成时间培训工作不到位开展内部培训95%员工参加培训，培训合格率达90%1.组织开展公文基础知识培训2.组织各单位登录网络学习平台进行公文基础知识考试3.到公文差错率较高单位开展针对性培训崇左市公司周林燕2010-8-31公文拟写和审核缺乏要点梳理公文拟写和审核缺乏要点公文拟写和审核要点知晓率达到90%1.梳理公文拟写和审核要点，并发全员学习，同时张贴海报提醒。2.不定期发送公文基础知识要点学习短信崇左市公司周林燕2010-8-31七、对策实施一1.开展内部公文基础知识培训活动2.开展内部公文基础知识考试组织各县（市）公司综合部经理、文秘人员及市公司本部相关人员共60多人进行公文管理电视电话会议培训，并将培训材料下发到各单位进行二次培训。结合《中国移动广西公司崇左分公司公文管理实施细则（2010年V1版）》及《中国移动广西公司崇左分公司公文评价办法》，制定公文基础考试试题，并组织各单位人员登录网络知识学习平台进行考试。七、对策实施一3.到公文差错率较高单位开展针对性培训江州、宁明、天等分公司也结合市公司前期公文基础培训要求及《公文评价办法（试行）》执行情况通报案例，相继开展针对性培训。到市公司运营建设中心开展公文差错针对性培训，共22人参加培训应市公司集团客户/高价值客户部邀请，针对该单位公文差错情况组织开展培训到市公司客户服务营销中心组织开展公文培训，重点对该部门常见公文差错进行讲解结合市公司本部差错率较高单位差错情况整理差错案例，并组织针对性培训。七、对策实施一1.各县（市）公司综合部经理、文秘管理人员及各单位员工代表均参加了市公司组织的公文基础知识培训，并及时组织部门员工开展了二次培训，培训普及率达到95%。2.从参加公文基础知识考试情况看，考试达标率达到100%。3.经过对差错率较高单位的现场指导和针对性培训，以上单位的公文差错情况逐月下降培训普及率考试及格率小目标达成实施一效果检查七、对策实施二1.下发梳理公文拟写和审核要点梳理公文拟写和审核要点。通过邮件、飞信等平台发给全员学习，并制作成海报下发到各单位进行张贴提醒。2.不定期发送公文拟写和审核要点学习短信不定期发送公文拟写和审核要点知识短信，提高员工对公文处理要点的重视及掌握程度。累计发放短信2000多人次。七、对策实施二小目标达成经过一段时间的推广，公文拟写和审核要点得到了新老员工的积极认可，员工知晓率达92%，各单位员工表示参照“要点”，大大提高了公文拟写和审核效率，也降低了公文差错率。公文拟写和审核知晓率前后对比实施二效果检查八、效果检查一经过3个月的效果检查，截至到10年8月底公文差错率已由23.79%降低到2.8%，完成目标值。目标实现了！八、效果检查二实施前实施中实施后结论：2010年6-8月的月均公文差错率稳定在3%以下，说明活动措施是行之有效的。结论：从右图看，5-8月份公司公文差错率平均值为2.8%，公文差错率有效降低。差错率均值2.8%

平均值2.8%八、效果检查三将各单位培训情况纳入公司《公文评价执行情况通报》。将公文拟写和审核要点整编入《公文基础知识手册》，并下发。公文差错率针对性培训用时少，效果佳，可在各单位推广。定期发送公文基础知识学习短信，对于提高员工公文格式的重视意识具有积极的推动作用。经验推广形成规章制度九、巩固措施十、活动总结通过本次QC活动，小组成员团结一致、共同完成了既定目标，有效地提升了公司公文差错率；活动过程中，小组成员积极学习QC理论知识和具体方法解决实际问题，增强了工具运用及解决问题的能力；同时，小组成员发挥了集思广益、互帮互助、取长补短的工作作风，大幅度